5W2H: o que é, como funciona e como usar na manutenção

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Quando pensamos em ferramentas de gestão simples, mas extremamente eficazes, o 5W2H costuma aparecer entre as primeiras da lista. Trata-se de um método prático, usado para planejar, organizar e acompanhar ações em diferentes áreas de uma empresa. 

Na manutenção, essa ferramenta se torna ainda mais relevante, pois ajuda a estruturar processos, evitar falhas e garantir que todos os envolvidos saibam exatamente o que precisa ser feito, quando e como.

Mais do que um checklist, o 5W2H funciona como um guia visual e objetivo para transformar ideias em planos de ação claros, facilitando a comunicação entre equipes e a tomada de decisão.

O que é a ferramenta 5W2H

O 5W2H é uma metodologia de gestão criada para responder a sete perguntas-chave que orientam qualquer ação ou projeto: What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto).

A ferramenta nasceu no contexto da administração e da qualidade, sendo amplamente utilizada por empresas que buscam organização, eficiência e padronização. Por ser simples e adaptável, rapidamente ganhou espaço em diferentes áreas, da indústria à prestação de serviços.

Na prática, o 5W2H é aplicado em forma de planilha ou checklist, permitindo detalhar um plano de ação de maneira clara e objetiva. Assim, todos os envolvidos entendem seu papel, os prazos e os recursos necessários, evitando falhas de comunicação e aumentando as chances de sucesso do processo.

Como funciona o 5W2H na prática

O 5W2H funciona como uma matriz de planejamento. A ideia é registrar, de forma objetiva, todas as informações necessárias para executar uma ação, desde o que será feito até os recursos que serão usados.

A matriz é montada em formato de tabela ou checklist com sete colunas (ou linhas), cada uma representando uma das perguntas do método. Assim, cada ação planejada pode ser descrita de forma organizada e visual, facilitando a consulta e o acompanhamento.

O preenchimento deve ser feito com informações claras e objetivas, evitando termos vagos. Por exemplo: em vez de “consertar máquina”, o ideal é detalhar “troca do rolamento da bomba hidráulica modelo X”. Quanto mais específica for a resposta, mais eficiente será a execução.

Vantagens de usar o método

  • Clareza: todos os envolvidos entendem exatamente o que será feito.

  • Objetividade: eliminar ambiguidades e facilitar a comunicação entre equipes.

  • Padronização: criar um modelo replicável que pode ser usado em diferentes processos e setores da empresa.

Quais são os 7 elementos do 5W2H

Cada letra da sigla representa uma pergunta essencial que deve ser respondida no plano de ação:

  • What (O quê): descreve a tarefa ou atividade que precisa ser realizada.

  • Why (Por quê): aponta a razão ou objetivo da ação, justificando sua importância.

  • Where (Onde): indica o local em que a tarefa será executada.

  • When (Quando): define o prazo ou período de realização.

  • Who (Quem): mostra quem é o responsável direto pela execução.

  • How (Como): detalha o método, os procedimentos ou a estratégia que será utilizada.

  • How much (Quanto): apresenta os custos estimados ou os recursos necessários para a execução.

Esses sete elementos funcionam como um guia completo para transformar ideias em ações bem estruturadas, evitando falhas e aumentando a eficiência do processo.Essa imagem representa bem o uso real da metodologia 5W2H no chão de fábrica.

Como usar o 5W2H na manutenção

Na área de manutenção, o 5W2H é um recurso estratégico para organizar processos e reduzir falhas. Ele pode ser aplicado em diferentes situações, desde o planejamento preventivo até a gestão de ordens de serviço e a análise de falhas.

Planejamento de manutenções preventivas e corretivas

Com o 5W2H, é possível estruturar planos de manutenção preventiva de forma mais clara. Cada atividade pode ser descrita com base nos sete elementos da metodologia, garantindo que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito, por que é importante e qual o prazo de execução. No caso das corretivas, a ferramenta ajuda a documentar cada etapa e a gerar um histórico mais confiável.

Gestão de ordens de serviço

Um dos maiores desafios na manutenção é a falta de detalhamento em ordens de serviço. Ao aplicar o 5W2H, as ordens de serviço ficam mais completas, descrevendo com precisão o que precisa ser feito, quem será responsável, onde ocorrerá a atividade e quais recursos serão necessários. Isso evita erros de interpretação e melhora a eficiência da execução.

Análise de falhas e planos de ação

Quando uma falha acontece, o 5W2H pode ser usado como ferramenta de registro e análise. Ele ajuda a identificar as causas, definir responsáveis, estipular prazos e organizar as ações corretivas. Além disso, pode ser integrado a outras metodologias, como PDCA ou manutenção prescritiva, para fortalecer a gestão de ativos.

Vantagens do uso do 5W2H em manutenção

Adotar o 5W2H no setor de manutenção traz ganhos concretos para a operação:

  • Maior clareza na execução das tarefas: todos sabem o que precisa ser feito, por que é necessário e quais recursos devem ser usados.

  • Redução de erros de comunicação: as informações ficam registradas em um formato simples e padronizado, diminuindo ruídos entre gestores e técnicos.

  • Otimização de custos e tempo: ao organizar ações com antecedência, é possível evitar desperdícios de materiais e retrabalho.

  • Suporte à tomada de decisão: gestores têm uma visão completa das atividades, o que facilita priorizar demandas e alocar recursos de forma estratégica.

  • Integração com softwares de gestão de manutenção: ferramentas como o Fracttal One permitem registrar o 5W2H de forma digital, conectando a metodologia diretamente às ordens de serviço e planos de manutenção.


Exemplo prático de aplicação do 5W2H na manutenção

Imagine uma situação comum: a troca de rolamento em uma máquina crítica da linha de produção. Veja como o 5W2H ajudaria a estruturar essa atividade:

Elemento

Resposta (Exemplo)

What (O quê)

Trocar o rolamento do motor principal da máquina de envase.

Why (Por quê)

O rolamento apresenta desgaste e gera ruído, podendo causar parada inesperada.

Where (Onde)

Setor de envase, linha 2.

When (Quando)

Programado para 15/11, durante a parada preventiva semanal.

Who (Quem)

Técnico de manutenção mecânica – João Silva.

How (Como)

Seguir procedimento padrão de troca de rolamento conforme manual do fabricante.

How much (Quanto)

R$ 800,00 (peça + mão de obra).

 

Esse exemplo mostra como a ferramenta transforma uma tarefa técnica em um plano de ação estruturado e transparente, que pode ser facilmente acompanhado pela equipe.

O 5W2H é uma ferramenta simples, mas extremamente poderosa para organizar planos de ação e garantir mais eficiência na manutenção. Ao responder às sete perguntas básicas, as empresas conseguem alinhar equipes, reduzir falhas e otimizar custos.

E quando essa metodologia é aplicada em conjunto com a tecnologia, o potencial é ainda maior. Com a Fracttal, é possível integrar o 5W2H diretamente às ordens de serviço, planos de manutenção preventiva e análises de falhas, garantindo mais agilidade, rastreabilidade e inteligência para a gestão de ativos.