O planejamento tem como objetivo principal garantir que os trabalhos estejam prontos para serem executados. Na gestão da manutenção, o planejamento é usado para minimizar atrasos desnecessários por meio de uma preparação antecipada.
O planejador elabora um plano de trabalho após receber uma solicitação, que contém informações relevantes para o técnico responsável por realizar o trabalho no futuro. Esse plano inclui o escopo do trabalho, habilidades necessárias e estimativas de tempo. Além disso, pode conter procedimentos e requisitos especiais.
Implementar um sistema de planejamento envolve lidar com diversos desafios, e muitas empresas não conseguem reconhecer e abordar esses aspectos sutis que atrapalham a melhoria da produtividade. É por isso que, neste artigo, vamos te ajudar a superar essas dificuldades, aprendendo os 6 princípios para alcançar um planejamento eficaz.
Princípio 1: Estabelecer departamentos separados
“Os planejadores não fazem parte das equipes técnicas e muito menos realizam tarefas manuais.”
O primeiro princípio apoia que os planejadores não devem fazer parte da mesma equipe dos técnicos que realizam o planejamento. Eles têm um supervisor diferente e formam uma equipe separada.
A pressão dos supervisores dos técnicos poderia levar os planejadores a se desviarem para tarefas já iniciadas, mas eles devem se concentrar em preparar trabalhos ainda não iniciados para evitar a manutenção reativa.
O supervisor pode se sentir tentado a atribuir ao planejador tarefas operacionais ao invés de planejamento, por ter acesso direto às suas habilidades superiores. Isso reduz a quantidade de trabalho atribuído e leva a uma abordagem reativa.
A dedicação insuficiente ao planejamento estimula uma execução apressada e compromete a prevenção de problemas. Reconhecer esse desafio e priorizar adequadamente as tarefas de planejamento é vital para otimizar a eficiência da equipe de manutenção.
As empresas devem organizar os planejadores em um grupo separado para facilitar sua especialização em técnicas de planejamento. Trabalhando juntos, os planejadores garantem uma execução adequada e consistente do trabalho de planejamento.
Ao separá-los dos supervisores da equipe técnica, evita-se que sejam atribuídas tarefas de campo, permitindo que eles se concentrem no planejamento para o futuro.
Princípio 2: Focar no Trabalho Futuro
“O Departamento de Planejamento deve sempre se concentrar no trabalho futuro, ou seja, no trabalho que ainda não começou.”
A manutenção é um ciclo repetido ao longo da vida de um equipamento.
Os técnicos realizam tarefas e aprendem sobre o equipamento e suas peculiaridades. Por exemplo, eles podem descobrir que um rolamento de uma bomba só pode ser removido de um lado, aprendendo isso após uma manhã de tentativa e erro.
Em seguida, eles fornecem feedback sobre o design e os atrasos no pedido de trabalho. Com esse feedback arquivado, o planejador pode antecipar problemas e soluções em futuras intervenções. Dessa forma, os atrasos anteriores podem ser evitados.
No caso do rolamento, em sua próxima substituição, a equipe já saberá como agir, evitando perda de tempo. Cada intervenção em um equipamento específico pode trazer novos aprendizados úteis para trabalhos futuros.
Princípio 3: Criar arquivos em Nível de Componente
“O Departamento de Planejamento deve manter um sistema de arquivos simples e seguro baseado nos números de etiqueta dos equipamentos.”
O conceito de arquivos em nível de componentes, ou "minifiles", é fundamental para um planejamento bem-sucedido. O princípio 3 estabelece que os planejadores não devem arquivar informações em nível de sistema, mas sim em nível de componente individual.
Um minifile é um arquivo criado exclusivamente para um equipamento individual na primeira vez em que a manutenção é realizada.
O termo minifile transmite a ideia de que o arquivo não contém informações de vários equipamentos juntos. Os planejadores criam um novo minifile para cada equipamento quando ele é adquirido e etiquetam o arquivo com o número de etiqueta do componente que está ligado ao equipamento no campo.
Os planejadores consultam o minifile para cada novo trabalho, a fim de aproveitar lições e informações obtidas em trabalhos anteriores. Esse princípio se baseia no fato de que o equipamento requer atenção repetida ao longo de sua vida útil na planta.
Cuidado com a informatização ou digitalização!
Embora os sistemas informatizados, como o CMMS, potencializem as capacidades de manutenção, é crucial o manuseio consciente deles. Um CMMS facilita o acesso às ordens de serviço e agiliza tarefas como classificação e cálculos de custos, mas não substitui o planejamento em si, que requer habilidades e processos que vão além da tecnologia.
Não devemos confundir a digitalização com melhorias no planejamento. Um CMMS por si só não garante um melhor planejamento. Antes de abandonar sistemas de arquivos em papel, é preciso avaliar os benefícios e necessidades do planejamento.
A chave para planejar de forma eficaz está em atribuir números únicos aos equipamentos e contar com um sistema de arquivo preciso que facilite o acesso dos planejadores às informações necessárias.
E aqui têm três aspectos a serem considerados:
1. Se você não sabe planejar sem um sistema informatizado, tê-lo não vai te ajudar.
2. Cometer erros é muito mais fácil e rápido com um sistema informatizado.
3. É necessário aprender primeiro a planejar sua manutenção e, em seguida, informatizá-la.
Princípio 4: Estimar com base na experiência do planejador
“Os planejadores devem ter, no mínimo, experiência de alto nível, capacitados em técnicas de planejamento.”
O princípio 4 estabelece que a empresa deve selecionar entre seus melhores técnicos para se tornarem planejadores. Esses planejadores confiam muito em suas habilidades pessoais e experiência, além das informações dos arquivos, para desenvolver os planos de trabalho.
Em primeiro lugar, a empresa deve decidir que nível de habilidade é necessário para o planejamento. As opções variam desde habilidades de nível relativamente baixo até habilidades de engenharia de nível mais alto.
Em segundo lugar, a empresa deve decidir o método adequado para estimar os requisitos de tempo de trabalho.
Em terceiro lugar, a identificação adequada do escopo de trabalho é de grande importância, então é necessário que o técnico tenha experiências anteriores de sucesso em atividades semelhantes. Mesmo que o planejador não tenha trabalhado na tarefa em particular, um técnico experiente pode pesquisar ou fazer uma estimativa inteligente do que a tarefa poderia exigir.
E, por último, os planejadores não podem se limitar a serem meros funcionários de escritório ou bibliotecários nesse sentido. Novamente, no mínimo, eles devem ser técnicos habilidosos para, ao revisar as informações em um arquivo, obter toda a ajuda possível para o trabalho atual.
Princípio 5: Reconhecer a habilidade dos técnicos
“Neste ponto, é necessário questionar o quê e o porquê antes do como. Também é importante considerar que a habilidade e o feedback dos técnicos ajudarão a evoluir os planos de manutenção.”
Este princípio enfatiza que os planejadores devem confiar na habilidade da equipe de trabalho, planejando o trabalho com um nível mínimo de detalhes nos planos iniciais. O estrito acompanhamento do plano não é necessário se os técnicos fornecerem feedback ao concluir o trabalho.
A escolha crítica consiste em desenvolver planos altamente detalhados para técnicos com habilidades mínimas ou planos menos detalhados para técnicos altamente capacitados.
Os planejadores devem respeitar o conhecimento dos técnicos em relação às suas tarefas. Às vezes, o planejador elabora uma "especificação de desempenho", descrevendo o que deve ser feito, mas não necessariamente como fazer.
Existem diferentes formas de executar um trabalho, e embora a engenharia clássica afirme que existe uma melhor maneira, os padrões de engenharia aumentam a produtividade em tarefas repetitivas, não em tarefas ocasionais.
O planejamento de manutenção visa evitar atrasos e auxiliar no escopo e programação, em vez de examinar a técnica de cada técnico em cada trabalho.
Às vezes, os técnicos aperfeiçoam seus próprios métodos em tarefas rotineiras. Exigir que eles realizem tarefas menores de maneira menos familiar, mesmo que não necessariamente superior, pode reduzir a qualidade devido à falta de familiaridade.
Princípio 6: Medir o desempenho com amostragem de trabalho
“Medir o desempenho do planejamento através da análise de atrasos com amostragem de trabalho.”
O Princípio 6 enfatiza que medir o tempo que os técnicos dedicam ao trabalho em comparação com outras atividades, como obter ferramentas ou peças, determina a efetividade do planejamento de manutenção.
Este princípio enxerga os atrasos não como parte do trabalho do técnico, mas sim como obstáculos a evitar.
A direção da gestão deve resolver duas considerações cruciais:
Trabalhar em uma área de atraso, como obter peças ou ferramentas, é simplesmente parte do trabalho ou é um atraso que deve ser evitado?
A visão estratégica da direção implica em realocar os técnicos fora das áreas de atraso e levá-los para os locais de trabalho, ou a visão apenas implica que os técnicos devem trabalhar duro para fazer tudo?
O propósito do planejamento é ajudar a garantir que todos estejam prontos para trabalhar em suas tarefas, em vez de viajar, esperar por peças ou outras formas de atraso.
A análise do tempo de trabalho efetivo ("Wrench time") mostra como o planejamento é útil. O tempo que os funcionários passam em seus locais de trabalho realizando tarefas é trabalho produtivo.
O importante não é tanto o tempo que o técnico gasta em trabalho produtivo, mas sim a análise do tempo improdutivo, por exemplo, o tempo de espera por peças, ferramentas ou instruções. Se o técnico está esperando por uma peça, ferramenta ou instruções, o trabalho não está progredindo. Estudos periódicos indicam se o planejamento melhora ou piora a redução desses atrasos.
Reduziu o tempo de espera por peças?
Reduziu o tempo de espera por ferramentas?
Reduziu o tempo de espera por instruções?
Curiosamente, ao medir os técnicos, estamos analisando a eficácia da função de planejamento, não avaliando diretamente os técnicos em si. A ferramenta de planejamento sempre deve impactar positivamente os técnicos.