Integração de CMMS e SAP: chaves para aproveitar o máximo.

As integrações de software são a ferramenta chave para a indústria e um dos serviços mais solicitados pelas empresas de tecnologia. Elas unificam os ambientes digitais de maneiras flexíveis e eficientes, otimizando os fluxos de dados e informações. Podemos resumir as vantagens em: redução de custos, aumento da competitividade e maior interoperabilidade.

Muitas empresas do setor industrial utilizam o SAP como ERP para gerenciar suas operações diárias. Por isso, quando se deseja integrar o processo de manutenção como parte das demais operações dentro de uma empresa, a integração mais demandada é a integração de CMMS e SAP.

Que tipo de aplicação é o SAP?

As empresas alcançaram um nível tão elevado na gestão da informação que agora centralizam todos os dados em um software especializado. As equipes de finanças, logística, compras, engenharia e manutenção, com essa necessidade, optaram por uma solução específica de acordo com suas necessidades.

Esse passo natural no crescimento das empresas e de suas operações foi compreendido perfeitamente pelos engenheiros desta empresa na década de 1970. O SAP é uma empresa alemã que desenvolveu um ERP (Enterprise Resource Planning) para reunir todos os departamentos de uma empresa em uma única plataforma centralizada. Quando foi criado, o principal objetivo (além de organizar as informações) era ter indicadores de gestão e estatísticas para monitorar o que acontece na empresa e tomar as melhores decisões.

Como cada área da empresa gerencia diferentes dados e fluxos de trabalho, esta plataforma desenvolveu módulos que captam a essência das operações em cada caso. Por exemplo, os núcleos financeiro e logístico foram alguns dos primeiros contemplados pelo software. Outros módulos disponíveis incluem compras ou gestão de materiais, distribuição ou vendas, custos, recursos humanos, produção e manutenção.

Justamente para o caso da gestão da manutenção, os módulos mais relevantes para esse fim são o SAP MM (Materiais e Armazém) e o SAP PM (Manutenção de Planta), com benefícios como:

  • Gerenciar tudo relacionado ao abastecimento da empresa por meio do requerimento de materiais;
  • Processar os dados mestres para a gestão do inventário;
  • Verificar faturas de fornecedores, devoluções, gestão de estoque, entre outros.

A integração CMMS e SAP, explicada

Contar com um módulo de manutenção nessa solução é claramente vantajoso. Ele permite que as empresas, especialmente as industriais, tenham controle total sobre os ativos da planta, incluindo a programação das tarefas de manutenção. Além disso, permite gerenciar o inventário de peças sobressalentes e manter um registro detalhado dos históricos.

Ao mesmo tempo, esse módulo pode ser sincronizado com alguns dos módulos desta solução mencionados anteriormente: compras, armazenamento, planejamento da produção e finanças, cada um conhecido por seus respectivos acrônimos. É um nível de integração interna que, para as empresas que podem pagar por isso, maximiza a eficiência e a velocidade de suas operações.

No entanto, é aqui que se percebem as desvantagens de uma implementação tão sofisticada. Essa solução geralmente é cara e também é adotada do ponto de vista de uma grande empresa. Por isso, a capacitação da equipe também envolve uma curva de aprendizado considerável, uma vez que os fluxos de trabalho geralmente são complexos e o manuseio da plataforma é muito pouco intuitivo.

Para verificar isso, podemos perguntar aos diferentes profissionais da indústria que trabalham com os módulos desta solução o quanto dominam o sistema. Muitas vezes encontraremos que eles não usam o software adequadamente, concentrando-se nos fluxos de dados e processos necessários para cumprir suas responsabilidades diárias.

Por isso, para ter controle total sobre os fluxos de manutenção e analisar e interpretar dados, a integração de CMMS e SAP é necessária. Esses CMMS podem se comunicar bidirecionalmente com os módulos desta solução. Dependendo do tipo de processo a ser integrado, eles podem se integrar ao módulo de armazenamento ou ao SAP PM, o módulo destinado à gestão de manutenção do SAP.

Como integrar um CMMS ao SAP?

O primeiro passo para um projeto desse tipo é levantar informações sobre tudo o que falta, atrasa ou confunde os fluxos de trabalho nos módulos do SAP. Na lista de oportunidades de melhoria, destacamos as automações e a mobilidade. Também a criação de novos dados a partir de nossos ativos e infraestrutura, ou a partir de outras bases de dados já existentes.

O próximo passo para uma integração correta de CMMS e SAP é desenhar, mesmo que em papel, os fluxogramas de trabalho que queremos implementar através do novo CMMS. Nesta fase do projeto, surgem perguntas muito comuns, como:

  • É possível iniciar a tarefa de manutenção a partir de um aplicativo móvel e depois notificar a atribuição e o status ao ERP?
  • É possível que tal ou qual módulo do CMMS transmita os dados ao ERP sem risco de duplicação?
  • É viável que o módulo específico desta solução envie certos dados unidirecionalmente ao CMMS e que a partir daí sejam gerenciados os passos seguintes nas tarefas de manutenção? 
É muito importante e recomendável que estejamos atentos a essas perguntas para construir os fluxos. Ter os processos claros previamente economizará muito tempo e erros durante as reuniões de trabalho com os consultores do CMMS. Isso significa que os custos de implementação serão mais econômicos se houver clareza sobre as necessidades e requisitos desde o início do projeto.

Integre o Fracttal com o SAP e o SAP PM

Quando o CMMS em questão é o Fracttal, podemos afirmar claramente que a flexibilidade é um dos grandes benefícios desse tipo de integração CMMS e SAP.

Em primeiro lugar, o Fracttal tem vários anos de experiência integrando-se a vários ERPs, sendo o SAP o mais solicitado pelos usuários. A continuidade e o sucesso desses projetos fizeram com que a Fracttal se tornasse um Silver Partner na SAP Store. A isso devemos acrescentar o desenvolvimento de nossa ferramenta de integração, o Fracttal Hub.

Quais processos você pode integrar com o SAP?

Se você deseja centralizar e obter controle completo sobre sua gestão de manutenção, a integração SAP - Fracttal atualizará automaticamente todas as informações de seus armazéns e ordens de compra, prevenindo assim a perda de informações entre plataformas.

Você pode integrar os seguintes processos:

  • Replicar no Fracttal as informações das peças ou componentes (estoque, custos, novas peças) que estão em seu ERP;
  • Criar requisições de material em seu ERP, de acordo com as peças solicitadas pelo técnico em uma OS no Fracttal;
  • Atualizar a quantidade entregue no Fracttal, em relação à quantidade de itens realmente entregue pelo seu ERP ao técnico;
  • Criar solicitações de devolução em seu ERP, com o que não foi utilizado dos recursos entregues;
  • A gestão das operações de manutenção, bem como das OS, recursos humanos, ativos e equipamentos, pode ser realizada diretamente dentro do Fracttal.

Quais processos você pode integrar com o SAP PM?

Se você já está trabalhando com o módulo de manutenção desta suite, temos boas notícias para você. Você também pode integrar o Fracttal para assim realizar uma gestão da manutenção muito mais completa com ambas as soluções.

Essa integração agiliza a atualização automática das informações entre plataformas. Você poderá integrar as informações de seus armazéns, inventários e OS com o Fracttal.

Com o SAP PM, você pode integrar:

Processos de armazenamento:

  • Replicar no Fracttal as informações das peças ou componentes (estoque, custos, novas peças) que estão em seu ERP;
  • Criar requisições de material em seu ERP, de acordo com as peças solicitadas pelo técnico em uma OS no Fracttal;
  • Atualizar a quantidade entregue no Fracttal, em relação à quantidade de itens realmente entregue pelo seu ERP ao técnico;
  • Criar solicitações de devolução em seu ERP, com o que não foi utilizado dos recursos entregues. 

Processos de ordens de trabalho:

  • Replicar no SAP PM as ordens de trabalho criadas no Fracttal;
  • Inserir na nota das OS do Fracttal o identificador das OS do SAP PM;
  • Inserir nas OS do SAP PM os recursos e custos utilizados nas OS do Fracttal;
  • Fechar as OS quando as OS forem concluídas no Fracttal.

A Fracttal foi fundada com a visão de democratizar as tecnologias de gestão da manutenção, derrubando as barreiras de custos e complexidade das operações na indústria. Para isso, foi criado o Fracttal Hub, nossa ferramenta de integração que conecta o Fracttal a qualquer outro software, aplicativo e/ou ERP que você utilize.

Se você deseja solicitar mais informações sobre nossas integrações, solicite uma demonstração aqui.

 

Conheça o Fracttal Hub

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