Gerir a manutenção em empresas públicas é uma tarefa complexa que exige planejamento, controle e transparência. Em um cenário onde cada investimento precisa ser justificado e auditável, o uso de ferramentas tecnológicas se torna essencial para garantir eficiência e continuidade dos serviços prestados à população.
Mais do que manter equipamentos e instalações funcionando, a gestão da manutenção no setor público tem um papel estratégico: assegurar que hospitais, escolas, repartições e demais órgãos continuem operando com segurança e qualidade, mesmo diante de restrições orçamentárias e altos volumes de demanda.
A importância da gestão da manutenção no setor público
A manutenção é parte fundamental da infraestrutura de qualquer instituição governamental. Em hospitais, ela garante o funcionamento adequado de equipamentos vitais; em escolas, contribui para ambientes seguros e acolhedores; em prédios administrativos, evita interrupções que impactam o atendimento ao cidadão.
No entanto, a gestão da manutenção no setor público vai muito além das ações corretivas. Ela envolve planejamento preventivo, gestão de ativos e controle de contratos terceirizados, permitindo que o patrimônio público seja utilizado de forma eficiente e sustentável.
Enquanto na iniciativa privada as decisões costumam ser mais ágeis e centralizadas, as empresas públicas enfrentam desafios adicionais, como processos de licitação, prestação de contas rigorosa, limitações orçamentárias e uma estrutura administrativa mais complexa.
Essa realidade torna o uso de tecnologias especializadas ainda mais importante, especialmente aquelas que garantem rastreabilidade, padronização e transparência nas operações de manutenção.
Principais desafios na gestão da manutenção em empresas públicas
Em grande parte das instituições públicas, a manutenção de ativos ainda é marcada por processos fragmentados e pouco padronizados. Ordens de serviço registradas manualmente, planilhas espalhadas entre setores e comunicações informais com fornecedores tornam o controle das operações um verdadeiro desafio.
A falta de rastreabilidade é um dos principais gargalos. Sem uma base de dados centralizada, torna-se difícil acompanhar a execução das ordens de serviço, identificar melhorias ou medir o desempenho das equipes responsáveis.
Outro ponto crítico é a comunicação com prestadores terceirizados, que muitas vezes ocorre por diferentes canais, e-mails, mensagens ou formulários em papel, dificultando o monitoramento e a aprovação dos serviços executados.
Além disso, a ausência de histórico estruturado e de indicadores confiáveis compromete a capacidade de análise e tomada de decisão. Sem dados precisos sobre a vida útil dos ativos, frequência de falhas ou custos de manutenção, os gestores públicos acabam atuando de forma reativa, apenas quando o problema já aconteceu.
Esse cenário foi exatamente o encontrado pela Secretaria de Estado da Saúde de Goiás (SES-GO), instituição responsável pela criação e execução de políticas públicas de saúde em todo o estado, além do atendimento de média e alta complexidade.
Segundo Teddy Henrique Borges, Gerente de Manutenção, “A Secretaria enfrentava a falta de informação atualizada sobre execução das ordens de serviço, ausência de histórico acessível e múltiplos canais informais de comunicação com as empresas terceirizadas”.
Como a tecnologia pode transformar a gestão da manutenção no setor público
Os desafios citados previamente evidenciam a necessidade de digitalizar a gestão da manutenção em empresas públicas, centralizando dados, padronizando fluxos e garantindo transparência em todas as etapas do processo.
Para resolver esses problemas, a instituição decidiu utilizar as soluções da Fracttal, uma ferramenta tecnológica especializada na gestão da manutenção e de ativos, buscando centralizar informações, padronizar fluxos e obter dados confiáveis para auditoria e controle financeiro.
A escolha foi feita por meio de licitação pública, e o Fracttal One se destacou por atender aos requisitos exigidos:
- solução SaaS, com armazenamento na nuvem;
- acesso via navegador e celular, com diferentes níveis de permissão;
- possibilidade da abertura de chamados por QR Code;
- registro completo do histórico de manutenções;
- gestão de OSs com aprovação digital dos serviços executados.
Segundo Teddy Henrique Borges, responsável pela implementação do projeto, “Era fundamental contar com um sistema auditável e confiável, que nos permitisse consolidar as informações da área, monitorar indicadores de desempenho e tratar questões financeiras dos contratos terceirizados”.
A decisão representou um marco na transformação digital da Secretaria, que passou a contar com uma base única e segura para gerenciar contratos, ativos e processos de manutenção em dezenas de unidades espalhadas pelo estado.
Como foi a implementação da Fracttal na Secretaria de Estado da Saúde de Goiás
Foi um processo estratégico, que envolveu desde o levantamento detalhado dos ativos até o treinamento de equipes internas e prestadores de serviço terceirizados.
Com 40 unidades distribuídas por todo o estado e mais de 3.500 ativos cadastrados, o projeto exigiu um planejamento cuidadoso para garantir que todas as informações fossem corretamente mapeadas e integradas ao sistema.
Segundo Teddy Henrique Borges, a fase de implantação exigiu dedicação da equipe e precisou ser conciliada ao trabalho em campo, que não pôde parar, mas o suporte próximo da equipe da Fracttal foi essencial para que tudo acontecesse da melhor forma.
Durante oito dias de acompanhamento presencial, os especialistas da Fracttal auxiliaram na criação dos planos de manutenção, configuração dos fluxos e capacitação dos profissionais envolvidos. O treinamento contemplou 33 colaboradores internos e equipes terceirizadas de 13 contratos, garantindo que todos os envolvidos compreendessem o uso da ferramenta e suas funcionalidades.
Teddy ainda ressalta a importância desse suporte no sucesso do projeto: “O apoio e o trabalho do Dionésio foram essenciais para a implantação. Ele fez parte dos planos de manutenção, a partir dos quais podemos dar continuidade e conseguiu transmitir o conhecimento básico para nossa equipe".
Resultados iniciais e próximos passos
Embora o projeto ainda esteja em fase inicial,a centralização dos dados em uma única plataforma trouxe mais padronização, rastreabilidade e confiabilidade para os processos de manutenção.
Com a operação agora digitalizada, as ordens de serviço podem ser acompanhadas em tempo real, e o histórico de cada ativo está acessível com poucos cliques, um avanço importante para a transparência e para a gestão dos contratos terceirizados.
Os próximos passos envolvem o monitoramento e a divulgação de indicadores de manutenção, bem como o uso estratégico dos dados para tomada de decisões na área de aquisições e investimentos.
A secretaria também pretende automatizar etapas do processo, como a padronização da gestão de ordens de serviço e a previsão de sazonalidade das demandas.
Teddy comenta "Recomendo a plataforma para outros órgãos públicos pelas funcionalidades e controle que ela proporciona na gestão de ativos e contratos terceirizados.”
Leve mais eficiência à sua instituição pública com a Fracttal
A experiência da Secretaria de Estado da Saúde de Goiás mostra que a digitalização da manutenção não é apenas uma tendência, é uma necessidade para garantir eficiência, transparência e continuidade dos serviços públicos.
Com o Fracttal One, órgãos governamentais de diferentes portes podem padronizar fluxos, acompanhar ordens de serviço em tempo real, monitorar indicadores e reduzir falhas operacionais, tudo em uma única plataforma segura e auditável.
A transformação digital da gestão de ativos permite que equipes foquem no que realmente importa: oferecer serviços de qualidade à população e otimizar o uso dos recursos públicos.
Assim como a SES-GO, sua instituição também pode dar o próximo passo rumo à modernização.
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