Gestionar el mantenimiento en organizaciones públicas es una tarea compleja que exige planificación, control y transparencia. En un contexto donde cada inversión debe ser justificada y auditada, el uso de herramientas tecnológicas se vuelve esencial para asegurar eficiencia y continuidad en los servicios prestados a la ciudadanía.
Más allá de mantener equipos e instalaciones en funcionamiento, la gestión del mantenimiento en el sector público cumple un papel estratégico: garantizar que hospitales, colegios, dependencias y otros organismos sigan operando con seguridad y calidad, incluso con restricciones presupuestarias y altos volúmenes de demanda.
La importancia de la gestión del mantenimiento en el sector público
En cualquier institución pública, el mantenimiento es esencial para preservar la funcionalidad y la calidad de sus instalaciones y equipos. En hospitales y centros sanitarios, asegura el funcionamiento de equipos vitales; en centros educativos, contribuye a disponer de entornos seguros; en edificios administrativos, evita interrupciones que afectan la atención al ciudadano.
La gestión del mantenimiento en este ámbito va mucho más allá de intervenir cuando algo falla. Incluye planificación preventiva, gestión de activos y control de contratos externalizados, lo que permite un uso más eficiente y sostenible del patrimonio público.
Mientras que en el ámbito privado las decisiones suelen ser más ágiles y centralizadas, las organizaciones públicas se enfrentan a procesos de licitación, obligaciones estrictas de rendición de cuentas, limitaciones presupuestarias y estructuras administrativas más complejas.
Esta realidad hace aún más relevante el uso de tecnologías especializadas, especialmente aquellas que garantizan trazabilidad y transparencia en las operaciones de mantenimiento.
Principales desafíos en la gestión del mantenimiento en empresas públicas
En muchas instituciones públicas, la gestión de activos sigue marcada por procesos fragmentados y poco estandarizados. Órdenes de trabajo registradas manualmente, hojas de cálculo dispersas entre departamentos y comunicaciones informales con proveedores complican el control efectivo de las operaciones.
La falta de trazabilidad es uno de los mayores obstáculos. Sin una base de datos centralizada, resulta difícil seguir la ejecución de las órdenes de trabajo, identificar mejoras o medir el rendimiento de los equipos responsables.
Otro punto crítico es la comunicación con proveedores externos, que a menudo se realiza por múltiples canales como correos, mensajes o formularios en papel, dificultando el seguimiento y la validación de los servicios ejecutados.
Además, la ausencia de un historial estructurado y de indicadores fiables limita la capacidad de análisis y la toma de decisiones. Sin datos precisos sobre la vida útil de los activos, la frecuencia de fallos o los costes de mantenimiento, los gestores públicos acaban actuando de forma reactiva, solo cuando el problema ya ha ocurrido.
Este fue exactamente el escenario encontrado por la Secretaría de Estado de Salud de Goiás (SES-GO) en Brasil, responsable de formular políticas públicas de salud en el estado además de gestionar la atención sanitaria de media y alta complejidad.
Según Teddy Henrique Borges, Gerente de Mantenimiento, “La Secretaría se enfrentaba a la falta de información actualizada sobre la ejecución de las órdenes de trabajo, ausencia de un historial accesible y múltiples canales informales de comunicación con proveedores externos”.
Cómo la tecnología puede transformar la gestión del mantenimiento en el sector público
Los desafíos descritos evidencian la urgencia de digitalizar la gestión del mantenimiento en instituciones públicas, centralizando datos y garantizando transparencia en cada etapa.
Para resolver estos problemas, la Secretaría decidió implementar Fracttal, la plataforma especializada en gestión de mantenimiento y activos, con el objetivo de centralizar información, estandarizar procesos y disponer de datos fiables para auditorías y control financiero.
La contratación se realizó mediante licitación pública y Fracttal One destacó por cumplir con los requisitos exigidos:
- Solución SaaS con almacenamiento en la nube
- Acceso vía navegador y móvil, con distintos niveles de permiso
- Posibilidad de abrir solicitudes mediante QR
- Registro completo del historial de mantenimiento
- Gestión de órdenes con aprobación digital de los servicios ejecutados
Según Teddy Henrique Borges, responsable de la implantación, “Era esencial contar con un sistema auditado y fiable que nos permitiera consolidar la información del área, vigilar indicadores de rendimiento y gestionar aspectos financieros de los contratos externalizados”.
La decisión marcó un punto de inflexión en la transformación digital de la Secretaría, que pasó a operar con una base única y segura para gestionar contratos, activos y procesos de mantenimiento en decenas de unidades distribuidas por el estado.
Cómo fue la implantación de Fracttal en la Secretaría de Salud de Goiás
Fue un proceso estratégico que incluyó desde el inventario detallado de activos hasta la formación de los equipos internos y de los proveedores externos.
Con 40 unidades distribuidas por el estado y más de 3.500 activos registrados, el proyecto exigió una planificación rigurosa para asegurar que toda la información quedara correctamente mapeada e integrada en el sistema.
Según Teddy Henrique Borges, la fase de implantación requirió dedicación por parte del equipo y tuvo que compatibilizarse con el trabajo diario, que no podía detenerse, pero el acompañamiento cercano del equipo de Fracttal resultó fundamental.
Durante ocho días de soporte presencial, los especialistas de Fracttal ayudaron a crear los planes de mantenimiento, configurar los flujos y capacitar a los profesionales involucrados. La formación abarcó a 33 colaboradores internos y a equipos de 13 contratos externalizados, garantizando que todos comprendieran el uso de la herramienta y sus funcionalidades.
Teddy destaca la importancia de este soporte para el éxito del proyecto: “El apoyo y trabajo del equipo de Fracttal fue esencial para la implantación. Participaron en la creación de los planes de mantenimiento, que ahora nos permiten dar continuidad, y consiguieron transmitir los conocimientos básicos a nuestro equipo".
Resultados iniciales y próximos pasos
Aunque el proyecto aún está en fase inicial, la centralización de datos en una única plataforma ya ha supuesto una mayor estandarización, trazabilidad y fiabilidad en los procesos.
Con la operación digitalizada, las órdenes de trabajo pueden seguirse en tiempo real y el historial de cada activo está disponible con pocos clics, un avance importante para la transparencia y la gestión de contratos externalizados.
Los próximos pasos incluyen monitorizar e informar sobre indicadores de mantenimiento y utilizar los datos de forma estratégica para las decisiones de compras e inversiones. La Secretaría también pretende automatizar fases del proceso, como la estandarización de la gestión de órdenes de trabajo y la previsión de picos de demanda.
Teddy concluye: “Recomiendo la plataforma a otros organismos públicos por las funcionalidades y el control que ofrece en la gestión de activos y contratos”.
Lleva más eficiencia a tu institución pública con Fracttal
La experiencia de la Secretaría de Salud de Goiás demuestra que digitalizar el mantenimiento no es solo una tendencia, sino una necesidad para asegurar eficiencia, transparencia y continuidad en los servicios públicos.
Con Fracttal, organismos públicos de distintos tamaños pueden estandarizar procesos, seguir órdenes de trabajo en tiempo real, monitorizar indicadores y reducir fallos operativos, todo desde una única plataforma segura y auditada.
La transformación digital de la gestión de activos permite que los equipos se centren en lo que importa: ofrecer servicios de calidad a la ciudadanía y optimizar el uso de los recursos públicos.
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