En el acelerado mundo industrial y empresarial actual, la digitalización es la clave del éxito según datos recientes. Por ejemplo, la inversión en infraestructura eléctrica digital ha crecido en un 20% anual desde el 2014 según un reporte de la Agencia Internacional de Energía. Por otro lado, una encuesta realizada por Tech Pro Research en el 2018 arrojó que un 70% de los participantes trabajaban en empresas donde ya existía una estrategia de transformación digital o al menos la estrategia estaba en desarrollo.
Así, queda claro que la digitalización ha llegado para quedarse, y el caso del mantenimiento no es una excepción.
Además, al digitalizar tu departamento de mantenimiento, puedes agilizar las operaciones, mejorar la eficiencia y reducir los costes. Pero, ¿cómo empezar? A continuación te presentamos una guía paso a paso sobre cómo digitalizar las operaciones de mantenimiento, su gestión y la gestión de los activos de tu organización.
Los 5 pasos para lograr una digitalización efectiva
1. Evaluar el estado actual
El primer paso es evaluar el estado actual de las operaciones y gestión del mantenimiento así como de la gestión de activos de la organización. Para ello habrá que realizar entrevistas con los empleados, observar los procesos de trabajo y revisar la documentación existente. Esto proporcionará información valiosa sobre las áreas que pueden mejorarse.
Algunas preguntas que se deben contestar en este paso son:
- ¿Qué funciona bien?
- ¿Qué podría mejorarse?
- ¿Qué cuellos de botella causan retrasos o errores?
A continuación se presenta un ejemplo simple de evaluación del estado actual del mantenimiento en una empresa respondiendo a las preguntas anteriores.
- La empresa dispone de un sistema centralizado de seguimiento de las tareas de mantenimiento y de gestión de los activos.
- Las tareas de mantenimiento se realizan a menudo sin un plan ni un calendario, lo que provoca incoherencias y solapamientos.
- No existe un procedimiento estándar para el seguimiento o la notificación de las tareas de mantenimiento o los resultados. Además, la gestión de los activos se realiza caso por caso y no existe un sistema unificado de seguimiento de los activos o de su estado.
2. Desarrollar una visión holística
Una vez evaluado el estado actual, es el momento de desarrollar una visión de futuro. Esto debe hacerse de manera holística en colaboración con los empleados, las partes interesadas y otras personas clave de la organización. Según un estudio del Boston Consulting Group, solo el 30% de los proyectos de digitalización en general (no solo de mantenimiento) tienen éxito, siendo la resistencia al cambio de los empleados la principal razón para fallar. Por lo tanto, es importante crear una visión realista que pueda aplicarse con éxito.
Un ejemplo simple de visión para la digitalización del mantenimiento en una empresa podría ser el siguiente:
En cinco años, habremos digitalizado completamente nuestro proceso de mantenimiento. Todas las órdenes de trabajo se procesarán a través de un medio digital, y todas las tareas de mantenimiento se rastrearán y registrarán mediante dispositivos y sensores inteligentes. Esto nos permitirá optimizar nuestro proceso de mantenimiento y garantizar una mejor gestión del rendimiento de los activos.
3. Crear el plan de acción
El siguiente paso es crear una hoja de ruta que detalle cómo se alcanzará la visión. Esta hoja de ruta debe incluir hitos específicos, plazos y asignación de responsabilidades. Como en el punto anterior, es importante asegurarse de que la hoja de ruta es alcanzable y realista.
Un ejemplo simplificado de una hoja de ruta para la digitalización del mantenimiento en una empresa podría ser el siguiente.
- Desarrollar un plan para digitalizar los datos de mantenimiento
- Crear una base de datos de registros de mantenimiento
- Digitalizar los registros existentes
- Formar a los empleados en el uso del nuevo sistema
El plazo podría ser de un año, siendo el primer hito el desarrollo del plan de digitalización de los datos de mantenimiento. La responsabilidad de cada hito podría asignarse a diferentes equipos o personas. Por ejemplo, el desarrollo de un plan para digitalizar los datos de mantenimiento podría asignarse al departamento de TI, mientras que la creación de una base de datos de registros de mantenimiento podría asignarse al departamento de RRHH.
4. Aplicar el plan de acción
Sin quitarle importancia al resto, este es el paso de mayor peso, ya que aquí se empieza a aplicar la hoja de ruta. Esto implicará la introducción de cambios en los procesos de trabajo, el desarrollo de nuevas políticas y procedimientos y el despliegue de nuevas tecnologías. Es importante mantener a todos los implicados informados y comprometidos a lo largo de este proceso.
Entre las tecnologías disponibles que pueden ayudar a digitalizar las operaciones y gestión del mantenimiento se encuentran los sistemas GMAO o CMMS por sus siglas en inglés. Por eso, es recomendable que investigue y seleccione un software de gestión de mantenimiento (CMMS/GMAO).
Un sistema GMAO es una aplicación de software que te ayuda a gestionar todos los aspectos de tus operaciones de mantenimiento, desde la gestión de las órdenes de trabajo hasta la programación del mantenimiento preventivo.
Al seleccionar un sistema de GMAO, es importante tener en cuenta tus necesidades y requisitos específicos, información que puedes obtener en el paso 1. Hay una gran variedad de sistemas de GMAO en el mercado, por lo que es importante investigar y seleccionar el que mejor funcione para tu organización.
Además, también puede ser interesante considerar el uso de prácticas de mantenimiento inteligente. Aunque un GMAO constituye la base de la digitalización del mantenimiento, hay otras tecnologías que puede utilizar para llevar su operación al siguiente nivel, y esto puede lograrlo aplicando el mantenimiento inteligente.
El mantenimiento inteligente es un enfoque proactivo de la gestión de activos que utiliza datos y tecnología para mejorar el rendimiento de los activos y reducir el tiempo de inactividad. El mantenimiento inteligente aprovecha los datos recogidos por los sensores y otros dispositivos de supervisión para predecir cuándo los equipos necesitarán reparaciones o mantenimiento preventivo. Al implementar prácticas de mantenimiento inteligente, puedes mejorar aún más la eficiencia de tus operaciones de mantenimiento así como lograr una gestión integral de dichas operaciones y de tus activos.
Por supuesto, esto requerirá formar a los empleados en el nuevo sistema. Una vez que hayas seleccionado e implementado un sistema de GMAO y prácticas de mantenimiento inteligente, es importante proporcionar el entrenamiento y formación correspondiente a los empleados sobre que deberán operar con las nuevas herramientas y procesos. El éxito de tus esfuerzos de digitalización dependerá de la capacidad de los empleados para utilizar el nuevo sistema con eficacia.
En el sector del transporte, un sistema de GMAO y el mantenimiento inteligente pueden ser especialmente beneficiosos para garantizar la seguridad de los conductores y los pasajeros y optimizar el mantenimiento de la flota de vehículos. Por ejemplo, si una pieza de un autobús necesita ser sustituida, el sistema de GMAO puede ayudar a identificar y programar el trabajo de reparación en consecuencia. Esto puede ayudar a prevenir cualquier interrupción no planificada del servicio y a mantener la seguridad de los pasajeros. Además, el sistema GMAO y la Plataforma de Mantenimiento Inteligente pueden ayudar a la empresa a reducir su huella de carbono optimizando el uso de combustible.
5. Supervisar, evaluar y ajustar
Por último, es importante supervisar y evaluar los progresos para poder ajustar el plan cuando sea necesario. Esto garantizará que se cumplan los objetivos establecidos en la visión original y que cualquier problema se resuelva rápidamente. Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden digitalizar con éxito sus operaciones, el mantenimiento y la gestión de activos.
A continuación se indican algunos factores que deben tenerse en cuenta a la hora de supervisar, evaluar y ajustar el plan de digitalización del mantenimiento:
- La eficacia del plan de digitalización en cuanto a la mejora de la eficiencia y la calidad de las operaciones de mantenimiento.
- El impacto del plan de digitalización en otras áreas de la empresa, como operaciones, finanzas, etc.
- Si el plan de digitalización está cumpliendo las metas y los objetivos originales que se habían fijado para él.
- La necesidad de realizar cualquier cambio o actualización del plan de digitalización en función de la retroalimentación de los usuarios o de los cambios en el entorno empresarial.
El futuro del mantenimiento es digital
A medida que avanzamos hacia el futuro, está claro que las tecnologías digitales seguirán transformando la forma en que gestionamos nuestros activos y operaciones. Más aún si consideramos que la mayoría de las industrias están evolucionando hacia las llamadas Smart Factories o fábricas inteligentes con el objetivo de mantener su competitividad en la revolución industrial conocida como industria 4.0 y la más incipiente y que está en su más prometedor comienzo industria 5.0. Si se adelanta a la curva e implementa estas tecnologías ahora, podrás adelantarte a tu competencia y posicionar a tu organización para el éxito.
La digitalización de las operaciones, el mantenimiento y la gestión de activos de una organización es una consecuencia de la transformación digital que se vive en las empresas actualmente. Siguiendo los pasos descritos anteriormente, puedes agilizar tus procesos, mejorar la eficiencia y conseguir un importante ahorro de costes.
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