3. Hacer un inventario de activos
Después de revisar los KPIS, es idónea trazar un mapa de los activos con los que cuentas y clasificarlos.
Dentro de cada activo, tienes que contabilizar:
- Marca/Fabricante
- Recomendaciones del fabricante
- Datos de los últimos controles para verificar su estado
- Datos de reparaciones anteriores (si se han sustituido piezas, etc)
- Plazos de garantía del activo
- Criticidad del activo
- Requisitos legales
Puedes crear un listado jerárquico que te ayude a conocer qué equipos requerirán atención especial, dependiendo de su rol en los procesos productivos y siempre considerando la totalidad de los activos. Por ejemplo, puedes dividir los criterios de criticidad en tipos, dependiendo del estado del activo.
Esta parte es fundamental, para establecer los periodos propios de revisión del mantenimiento preventivo y el presupuesto.
4. Establecer un presupuesto
Al considerar los pasos para elaborar un plan de mantenimiento preventivo, este es uno de los más importantes, pues será necesario analizar los recursos con los que cuenta la compañía versus los costes estimados.
¿Cómo realizamos una estimación de estos costes?

Este presupuesto se realiza relacionando la información sobre nuestros objetivos y KPIS con el estado actual en el que se encuentran nuestros activos.
- Los activos que se encuentren en un estado más crítico y afecten de forma directa a nuestros objetivos, son sobre los que hay que realizar el mantenimiento preventivo urgente.
- Hay que tener en cuenta las acciones de mantenimiento preventivo en activos que son menos importantes para la empresa pero que están en estado crítico y también los que no están en estado crítico.
- Incluir las pruebas y verificaciones de los activos críticos y también esa parte en la que se realizará un mantenimiento correctivo programado a los activos críticos que no justifican una inversión en mantenimiento preventivo.
Algunos expertos aconsejan que se destine un 80% del presupuesto al mantenimiento de carácter preventivo y solo un 20% al reactivo.
- Por último, incluir y clasificar tanto las tareas que tu equipo puede hacer cómo las que subcontratas por que tu equipo no está especialmente cualificado para ello o porque se trata de equipos pesados propios del mantenimiento industrial, por ejemplo. Este tipo de subcontrataciones y servicios representan unos costes fijos.
Con este mapa sobre la mesa, cabe que te preguntes si es posible realizar algún cambio en la organización de tareas del equipo, que implique una reducción de costes y una optimización del plan:
- ¿Hay algún servicio que actualmente tienes subcontratado y que podría realizarlo alguien de tu equipo?
- ¿Los contratos con estas empresas externas te proporcionan toda la cobertura que necesitas?
5. Analizar la tecnología disponible
Actualmente en el mercado existen diferentes soluciones especializadas en la gestión de mantenimiento de activos, unas más completas y eficientes que otras. Por ejemplo, hay plataformas que no solo nos ayudan a gestionar los procesos, sino que también permiten registrar y analizar -de manera automática- información de los activos gracias a dispositivos IoT, Machine Learning e Inteligencia Artificial (IA).
Una vez tengas bien definidos estos pasos previos que te comentamos, puedes volcar la información de tus activos en un software de gestión de mantenimiento, y a partir de ahí, podrás disponer no solo de la información digitalizada y mucho más accesible sino también de analíticas y resultados automáticos en base a tu plan de mantenimiento.
6. Fomentar una cultura digital en tu equipo
Según Harvard Business Review, resulta vital concertar capacitaciones para darles tiempo a los colaboradores de adaptarse a las nuevas tecnologías. En ese sentido, y en línea con el punto anterior, es clave impulsar una cultura digital que permita a todos los miembros del equipo: gerentes, técnicos, planificadores y operadores, acceder y gestionar su trabajo dentro de la plataforma de mantenimiento inteligente CMMS/GMAO.
7. Apóyate en este software CMMS/GMAO para análisis decisivos
Este elemento es indispensable para el diseño de un plan de mantenimiento. Dada la cantidad de información que generarán nuestros activos diariamente, es cada vez más importante contar con un software de mantenimiento GMAO que centralice y genere reportes para nuestro correcto análisis.
En este artículo te mostramos cómo elegir un software de mantenimiento.
8. Revisar y optimizar
En Fracttal te aconsejamos que cuando empieces a utilizar un software de mantenimiento, después de haber volcado toda la información, tengas en cuenta un periodo de prueba, dónde podrás ver si todos los activos están bien integrados y la información es correcta.
Y...¡listo! cuando trabajes con este software podrás comprobar fácilmente el estado de tus activos y hacerte preguntas tales como:
- ¿Hay algún activo que ha tenido un rendimiento inferior a lo esperado?
- ¿Es necesario implementar en él, un mantenimiento preventivo?
- ¿Tengo que implantar un cambio en la distribución de tareas y en la organización de mi equipo de mantenimiento?
- ¿El nivel de riesgo de cada activo se mantiene dentro de lo esperado?
Ejemplo de plan de mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es una parte importante de la gestión de un hotel. Un mantenimiento preventivo adecuado del edificio y los equipos garantizará que las instalaciones sean seguras y cómodas para los huéspedes, además de eficientes y rentables. Por ello, debe elaborarse un plan de mantenimiento preventivo para el sector hotelero que garantice que todas las áreas del hotel se mantienen en condiciones óptimas a lo largo del tiempo.
El plan debe incluir inspecciones periódicas de todas las instalaciones: ventanas, puertas, paredes, techos, suelos y equipos. Las inspecciones deben incluir comprobaciones del cableado eléctrico o de los sistemas de fontanería, así como de cualquier indicio de plagas, como roedores o insectos. El personal del hotel también debe buscar signos de desgaste en el mobiliario y las instalaciones de toda la propiedad, señalando cualquier cambio que deba abordarse con prontitud.
Además de las inspecciones rutinarias, un plan de mantenimiento preventivo también debe incluir tareas de limpieza y mantenimiento programadas con regularidad, como aspirar alfombras, quitar el polvo de muebles y accesorios y limpiar los baños. Esto ayuda a evitar la acumulación de suciedad, que puede causar daños con el tiempo. También pueden incluirse en el plan tareas programadas de pintura y reparación cuando sea necesario para mantener todas las partes del edificio en buen estado.
Los equipos utilizados en todo el hotel -incluidos aires acondicionados, frigoríficos, inodoros, duchas y otros elementos de fontanería- deben someterse a revisiones periódicas por parte de técnicos cualificados para identificar cualquier problema antes de que empeore o se convierta en peligroso. Estos técnicos deben ser profesionales certificados que sepan cómo operar de forma segura con estos aparatos de acuerdo con las instrucciones de su fabricante.
Por último, deben establecerse protocolos de seguridad para que tanto el personal como los clientes no sufran daños mientras utilizan las instalaciones del hotel. Esto incluye:
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Establecer procedimientos operativos estándar para realizar simulacros de incendio dos veces al año, así como disponer de extintores en las instalaciones.
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Asegurarse de que los detectores de humo funcionan en todo momento.
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Instalar iluminación de emergencia en los pasillos; sustituir las bombillas de forma continua.
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Garantizar una ventilación adecuada en las lavanderías.
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Comprobar los detectores de monóxido de carbono cada seis meses.
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Realizar pruebas periódicas en los ascensores para garantizar que siguen siendo seguros.
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Instalar pasamanos en las escaleras y superficies mojadas cuando proceda.
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Mantener las puertas de salida desbloqueadas durante el horario laboral.
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Colocar barricadas de seguridad fuera de las zonas en construcción cuando sea necesario.
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Formar al personal sobre los procedimientos de evacuación de emergencia en caso de catástrofes naturales como terremotos o inundaciones.
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Mantener los botiquines de primeros auxilios siempre llenos.
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Celebrar reuniones mensuales entre los supervisores de limpieza para que puedan tratar cualquier asunto relacionado con el funcionamiento de sus departamentos.
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Programar reuniones trimestrales entre el personal de seguridad para que puedan revisar las normas de seguridad vigentes que rigen el acceso a las zonas restringidas del hotel como las secciones exclusivas para empleados).
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Realizar encuestas de satisfacción de los clientes dos veces al año sobre su experiencia general al alojarse o cenar en su establecimiento, etc.
Estos son algunos ejemplos de protocolos de seguridad que podrían incluirse en su plan de mantenimiento preventivo para hoteles.