¿Cómo hacer un plan de mantenimiento?

Se estima que el 80% del mantenimiento de equipos es reactivo, cuando debería ser preventivo, pues, dentro del mantenimiento al que nos referimos, hay una serie de costes ocultos: altos inventarios, tarifas elevadas en compras de repuestos, mayor stock de partes críticas, tiempo desperdiciado esperando por herramientas, materiales y mano de obra, altos costes de horas extra, mayor tiempo de parada de planta, interrupciones en entrega a clientes, inventarios agotados...

El equipamiento es el corazón de cada operación del negocio, y el más mínimo fallo puede afectar no solo a los procesos esenciales, sino que también puede poner en riesgo la integridad de las personas y las instalaciones.

Todo esto puede evitarse con un programa de mantenimiento adecuado, así que te invitamos a seguir leyendo mientras te damos los detalles para crearlo.

¿Qué es el mantenimiento reactivo y por qué debería ser cosa del pasado? 

El mantenimiento reactivo consiste en un proceso de reparación al que deben someterse aquellos activos en los que se evidencian deficiencias de rendimiento funcional. Se aplica cuando los equipos necesitan reparaciones urgentes.

Cuando un activo presenta un fallo, un mantenimiento reactivo no solo es una opción sino que es la única. Las empresas que optan por este tipo de mantenimiento, donde deciden esperar a que el equipo se averíe, lo hacen porque creen que un mantenimiento preventivo o predictivo será más costoso, pero realmente no es así, pues por su condición, este mantenimiento se caracteriza por ser disruptivo y destructivo.  

Tipos de mantenimiento reactivo:

• Mantenimiento reactivo correctivo. Se lleva a cabo cuando el equipo está presentando fallos que están empezando a afectar a la maquinaria pero que no impide el total funcionamiento. 

  
  

• Mantenimiento reactivo proactivo. En este tipo de mantenimiento, se identifica la causa que origina un fallo, y posteriormente, se corrige. Es muy útil para atacar el origen del problema. Sin embargo, dicho origen ya ha ocasionado algunos efectos. 
  
  

• Mantenimiento de averías. El que se lleva a cabo cuando un activo no funciona de ninguna manera, cuando el equipo está completamente dañado. 
  
  

• Mantenimiento de ejecución hasta fallas. Consiste en permitir que un equipo funcione deliberadamente hasta que se descomponga. La máquina no es expuesta a ningún mantenimiento hasta que deje de estar operativa. 
  
  

• Mantenimiento de Emergencia. Se produce frente a la falla repentina de un equipo. Implica, a menudo, la exposición de la salud e integridad de los trabajadores, de esta forma, es mucho más complicado garantizar todas las medidas de seguridad pertinentes.  

Hay que tener en cuenta, que, aunque planeemos un mantenimiento preventivo en su totalidad, siempre habrá un porcentaje de mantenimiento reactivo. Tendremos que implantar el mantenimiento reactivo, generalmente, cuando los equipos ya estén dando fallos. De lo que se trata es de reducir el porcentaje al mínimo posible en el cuál estamos actuando de forma reactiva. Para esto, se deben combinar en un plan de mantenimiento correctivo y preventivo.

Aprende cómo puedes implementar un programa de mantenimiento eficaz

Se estima que los costes de realizar un mantenimiento no planificado son tres veces más altos que los costes de un mantenimiento planificado.

En ese sentido, ¿cuáles son los pasos para elaborar un plan de mantenimiento preventivo? Te lo mostramos a continuación.

¿Qué es un plan de mantenimiento?

Antes de darte los pasos para elaborar un plan de mantenimiento preventivo, queremos dejar claro el concepto para que logres crear tu plan maestro de mantenimiento.

Un plan de mantenimiento es un conjunto completo de instrucciones diseñadas para ayudar a mantener los equipos, la maquinaria y cualquier otro activo físico en condiciones óptimas de funcionamiento. En él se describen las medidas proactivas que deben adoptarse para garantizar que todos los sistemas operativos sigan funcionando en todo momento. 

Los planes de mantenimiento suelen incluir pasos detallados para el mantenimiento preventivo, el mantenimiento correctivo, las pruebas e inspecciones y las situaciones de emergencia. Al proporcionar servicios de mantenimiento y reparaciones a tiempo, las empresas pueden prolongar la vida útil de sus activos y evitar costosos tiempos de inactividad. 

Un plan de mantenimiento correctamente aplicado también ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad y reduce el riesgo de accidentes o lesiones debidos a un funcionamiento o uso inadecuados de los equipos.

1. Establecer objetivos

¿Cuáles son las metas que esperamos alcanzar con el plan de mantenimiento? Los principales objetivos a conseguir son los relacionados con minimizar el número y tiempo de los paros en la producción, pero en este apartado hay que ir al detalle. 

Podemos considerar objetivos como elevar la disponibilidad de los equipos un 50%, reducir las horas de espera de reparación a un 70% o mejorar la utilización de la mano de obra en un 30%, por ejemplo. 

2. Definir indicadores claves de desempeño

 Para conocer el rendimiento de nuestro plan de mantenimiento es indispensable establecer indicadores de desempeño o KPI, por sus siglas en inglés, que permitan medir los resultados. Tu estrategia debe ser específica, mesurable, alcanzable, relevante y temporal. Los KPI,s más importantes dentro de este apartado son: 

• MTBF, por sus siglas en inglés, Tiempo medio entre fallos:  

Se refiere al indicador de confiabilidad y mide la tasa de fallos aleatorios (no previstos), incluso si son causados por fallos de software o defectos de fabricación. 

En esta métrica temporal, se considera el intervalo de tiempo entre un fallo y el siguiente. Cuánto más alto sea el MTFB, más fiable es el equipo. 

• Backlog de mantenimiento:  

Es un indicador de mantenimiento que representa la acumulación de actividades pendientes o en ejecución, por cada técnico o empleado. Se tienen en cuenta tanto las tareas que están en marcha como las que están aún solo planificadas. Para determinar esta métrica es necesario tener en cuenta todo el flujo de trabajo de planificación y control de mantenimiento. 

¿Cómo se calcula el Backlog en mantenimiento? 

Esta tasa se obtiene sumando los valores hora/empleado de todas las tareas planificadas, pendientes, programadas y ejecutadas dividido por el valor total de horas/ total de empleados disponibles. 

Al tratarse de tiempo, el resultado se expresa en horas, días, semanas o meses. El promedio global del Backlog es de 2 semanas (contando días laborables) Para las empresas que trabajan sin interrupción es de 3 o 4 semanas. 

Con este indicador puedes comprobar la productividad del equipo y evaluar la causa de los retrasos, en caso de que se produzcan. 

• Tiempo medio de reparación (MTTR):  

Tiempo medio que tarda su equipo técnico en intervenir o resolver una avería después de que haya ocurrido. Se puede aplicar a un equipo, máquina, componente o sistema. El objetivo, es que este KPI se reduzca lo máximo posible y sirve como herramienta para averiguar en qué se puede mejorar tu estrategia de mantenimiento. 

¿Cómo se calcula el MTTR? 

Es necesario dividir, el tiempo que se tardó en reparar el activo entre el número de fallos producidos en un tiempo determinado. 

• Tiempo de inactividad o downtime: 

Tiempo de inactividad del equipo, es decir, el resultado de un acontecimiento imprevisto que requiere algún tipo de intervención. El promedio general de este indicador es del 10%, lo que indica que el equipo debe estar en plena actividad el 90% del tiempo para asegurar la continuidad de la producción. 

Los resultados de este KPI son un buen punto de partida para comenzar la estrategia de mantenimiento preventivo. 
 

• OEE, Eficacia general del equipo:  

Es uno de los KPI más importantes. Mide la eficacia global de la empresa. Un bueno promedio es del 77% o más. Nos ayuda a conocer la rapidez con la que se desarrolla la producción de la empresa, con qué frecuencia los equipos están funcionando... 

Se calcula multiplicando los valores de Disponibilidad, Rendimiento y Calidad. 

• PMP, Porcentaje de mantenimiento planificado: 

Este indicador relaciona el tiempo dedicado a las actividades programadas con los activos definidos. Las actividades programadas incluyen tanto las de mantenimiento, cómo las de reparación y sustitución. 

¿Cómo se calcula el PMP? 

Se calcula dividiendo el tiempo previsto para las tareas entre el tiempo total dedicado al mantenimiento y luego se multiplica por 100. 

El resultado indica el rendimiento y éxito en el sector del mercado en el que opera una empresa.

Para situarnos en un valor bueno, la tasa tiene que ser del 85% o más. 

La utilización de un software CMMS/GMAO, es clave para mejorar este KPI. 

• Tasa de cumplimiento del mantenimiento predictivo.  

Mide el rendimiento de todo el equipo, desde los responsables hasta los empleados y sus tareas, día a día. Los parámetros que se evalúan son la fecha de ejecución, el tiempo de ejecución y la eficiencia. 

El rendimiento global, debe ser, igual o superior al 90%. Si es así, significa que la productividad de tu equipo es alta con pérdidas o fallos mínimos.  

Determinar y realizar seguimiento a diversos KPI nos permitirá incrementar la productividad, extender la vida útil de los activos y, con ello, aumentar la rentabilidad del negocio. 

3. Hacer un inventario de activos

Después de revisar los KPIS, es idónea trazar un mapa de los activos con los que cuentas y clasificarlos. 

Dentro de cada activo, tienes que contabilizar: 

• Marca/Fabricante 
• Recomendaciones del fabricante 
• Datos de los últimos controles para verificar su estado 
• Datos de reparaciones anteriores (si se han sustituido piezas, etc) 
• Plazos de garantía del activo 
• Criticidad del activo 
• Requisitos legales 

Puedes crear un listado jerárquico que te ayude a conocer qué equipos requerirán atención especial, dependiendo de su rol en los procesos productivos y siempre considerando la totalidad de los activos.  Por ejemplo, puedes dividir los criterios de criticidad en tipos, dependiendo del estado del activo. 

Esta parte es fundamental, para establecer los periodos propios de revisión del mantenimiento preventivo y el presupuesto. 

4. Establecer un presupuesto

Al considerar los pasos para elaborar un plan de mantenimiento preventivo, este es uno de los más importantes, pues será necesario analizar los recursos con los que cuenta la compañía versus los costes estimados. 

¿Cómo realizamos una estimación de estos costes?  

Este presupuesto se realiza relacionando la información sobre nuestros objetivos y KPIS con el estado actual en el que se encuentran nuestros activos. 

• Los activos que se encuentren en un estado más crítico y afecten de forma directa a nuestros objetivos, son sobre los que hay que realizar el mantenimiento preventivo urgente. 

• Hay que tener en cuenta las acciones de mantenimiento preventivo en activos que son menos importantes para la empresa pero que están en estado crítico y también los que no están en estado crítico. 

• Incluir las pruebas y verificaciones de los activos críticos y también esa parte en la que se realizará un mantenimiento correctivo programado a los activos críticos que no justifican una inversión en mantenimiento preventivo. 

Algunos expertos aconsejan que se destine un 80% del presupuesto al mantenimiento de carácter preventivo y solo un 20% al reactivo. 

• Por último, incluir y clasificar tanto las tareas que tu equipo puede hacer cómo las que subcontratas por que tu equipo no está especialmente cualificado para ello o porque se trata de equipos pesados propios del mantenimiento industrial, por ejemplo. Este tipo de subcontrataciones y servicios representan unos costes fijos. 

Con este mapa sobre la mesa, cabe que te preguntes si es posible realizar algún cambio en la organización de tareas del equipo, que implique una reducción de costes y una optimización del plan: 

• ¿Hay algún servicio que actualmente tienes subcontratado y que podría realizarlo alguien de tu equipo? 
• ¿Los contratos con estas empresas externas te proporcionan toda la cobertura que necesitas? 

5. Analizar la tecnología disponible

Actualmente en el mercado existen diferentes soluciones especializadas en la gestión de mantenimiento de activos, unas más completas y eficientes que otras. Por ejemplo, hay plataformas que no solo nos ayudan a gestionar los procesos, sino que también permiten registrar y analizar -de manera automática- información de los activos gracias a dispositivos IoT, Machine Learning e Inteligencia Artificial (IA).  

Una vez tengas bien definidos estos pasos previos que te comentamos, puedes volcar la información de tus activos en un software de gestión de mantenimiento, y a partir de ahí, podrás disponer no solo de la información digitalizada y mucho más accesible sino también de analíticas y resultados automáticos en base a tu plan de mantenimiento. 

6. Fomentar una cultura digital en tu equipo

Según Harvard Business Review, resulta vital concertar capacitaciones para darles tiempo a los colaboradores de adaptarse a las nuevas tecnologías. En ese sentido, y en línea con el punto anterior, es clave impulsar una cultura digital que permita a todos los miembros del equipo: gerentes, técnicos, planificadores y operadores, acceder y gestionar su trabajo dentro de la plataforma de mantenimiento inteligente CMMS/GMAO. 

7. Apóyate en este software CMMS/GMAO para análisis decisivos

Este elemento es indispensable para el diseño de un plan de mantenimiento. Dada la cantidad de información que generarán nuestros activos diariamente, es cada vez más importante contar con un software de mantenimiento que centralice y genere reportes para nuestro correcto análisis.  

En este artículo te mostramos cómo elegir un software de mantenimiento. 

8. Revisar y optimizar

En Fracttal te aconsejamos que cuando empieces a utilizar un software de mantenimiento, después de haber volcado toda la información, tengas en cuenta un periodo de prueba, dónde podrás ver si todos los activos están bien integrados y la información es correcta. 

Y...¡listo! cuando trabajes con este software podrás comprobar fácilmente el estado de tus activos y hacerte preguntas tales como: 

• ¿Hay algún activo que ha tenido un rendimiento inferior a lo esperado?
• ¿Es necesario implementar en él, un mantenimiento preventivo? 
• ¿Tengo que implantar un cambio en la distribución de tareas y en la organización de mi equipo de mantenimiento? 
• ¿El nivel de riesgo de cada activo se mantiene dentro de lo esperado? 

Ejemplo de plan de mantenimiento preventivo 

El mantenimiento preventivo es una parte importante de la gestión de un hotel. Un mantenimiento preventivo adecuado del edificio y los equipos garantizará que las instalaciones sean seguras y cómodas para los huéspedes, además de eficientes y rentables. Por ello, debe elaborarse un plan de mantenimiento preventivo para el sector hotelero que garantice que todas las áreas del hotel se mantienen en condiciones óptimas a lo largo del tiempo.

El plan debe incluir inspecciones periódicas de todas las instalaciones: ventanas, puertas, paredes, techos, suelos y equipos. Las inspecciones deben incluir comprobaciones del cableado eléctrico o de los sistemas de fontanería, así como de cualquier indicio de plagas, como roedores o insectos. El personal del hotel también debe buscar signos de desgaste en el mobiliario y las instalaciones de toda la propiedad, señalando cualquier cambio que deba abordarse con prontitud.

Además de las inspecciones rutinarias, un plan de mantenimiento preventivo también debe incluir tareas de limpieza y mantenimiento programadas con regularidad, como aspirar alfombras, quitar el polvo de muebles y accesorios y limpiar los baños. Esto ayuda a evitar la acumulación de suciedad, que puede causar daños con el tiempo. También pueden incluirse en el plan tareas programadas de pintura y reparación cuando sea necesario para mantener todas las partes del edificio en buen estado.

Los equipos utilizados en todo el hotel -incluidos aires acondicionados, frigoríficos, inodoros, duchas y otros elementos de fontanería- deben someterse a revisiones periódicas por parte de técnicos cualificados para identificar cualquier problema antes de que empeore o se convierta en peligroso. Estos técnicos deben ser profesionales certificados que sepan cómo operar de forma segura con estos aparatos de acuerdo con las instrucciones de su fabricante.

Por último, deben establecerse protocolos de seguridad para que tanto el personal como los clientes no sufran daños mientras utilizan las instalaciones del hotel. Esto incluye:

• Establecer procedimientos operativos estándar para realizar simulacros de incendio dos veces al año, así como disponer de extintores en las instalaciones.

• Asegurarse de que los detectores de humo funcionan en todo momento.

• Instalar iluminación de emergencia en los pasillos; sustituir las bombillas de forma continua.

• Garantizar una ventilación adecuada en las lavanderías.

• Comprobar los detectores de monóxido de carbono cada seis meses.

• Realizar pruebas periódicas en los ascensores para garantizar que siguen siendo seguros.

• Instalar pasamanos en las escaleras y superficies mojadas cuando proceda.

• Mantener las puertas de salida desbloqueadas durante el horario laboral.

• Colocar barricadas de seguridad fuera de las zonas en construcción cuando sea necesario.

• Formar al personal sobre los procedimientos de evacuación de emergencia en caso de catástrofes naturales como terremotos o inundaciones.

• Mantener los botiquines de primeros auxilios siempre llenos.

• Celebrar reuniones mensuales entre los supervisores de limpieza para que puedan tratar cualquier asunto relacionado con el funcionamiento de sus departamentos.

• Programar reuniones trimestrales entre el personal de seguridad para que puedan revisar las normas de seguridad vigentes que rigen el acceso a las zonas restringidas del hotel como las secciones exclusivas para empleados).

• Realizar encuestas de satisfacción de los clientes dos veces al año sobre su experiencia general al alojarse o cenar en su establecimiento, etc.

Estos son algunos ejemplos de protocolos de seguridad que podrían incluirse en su plan de mantenimiento preventivo para hoteles.