Qué es un GMAO y cuáles son sus beneficios

Un GMAO es un software para planificar, llevar a cabo y controlar las actividades de mantenimiento de los diferentes activos dentro de una organización. El objetivo de un GMAO como el de Fracttal es aumentar la disponibilidad de los equipos, reducir el número de fallos y optimizar los recursos técnicos y materiales en una empresa.

Frente a herramientas como Excel, un GMAO reúne toda la información en una ubicación única y digital, donde es posible crear y gestionar órdenes de trabajo, realizar el mantenimiento preventivo, administrar el inventario e integral en tiempo real el MTTR, MTTF, MTBF, entre otros.

Este tipo de solución es crítico en sectores como el industrial, energético o facilities, donde los fallos pueden provocar costos elevados o problemas operativos.

En la actualidad, los GMAO han ido avanzando, agregando funcionalidades basadas en inteligencia artificial, IoT y movilidad, para anticipar fallos en los equipos, trabajar desde el móvil y sensores de integración.

En resumen, un GMAO permite a las organizaciones a digitalizar su mantenimiento, hacer el trabajo de manera más efectiva y tomar mejores decisiones en base a datos reales y estructurados.

 

Para qué sirve un GMAO y por qué es necesario para tú plan de mantenimiento

Un GMAO es una herramienta empleada para digitalizar todas las actividades de mantenimiento efectuadas a cualquier equipo, instalación y/o infraestructura. El objetivo de un GMAO es mejorar la eficiencia operativa, reducir las paradas y optimizar los recursos técnicos y económicos de cualquier compañía.

La implementación de un GMAO permite a las organizaciones llevar a cabo las siguientes tareas:

• Planificar mantenimientos preventivos y predictivos.
• Crear y asignar Órdenes de Trabajo de forma automática.
• Gestionar repuestos, almacenes y consumos asociados.
• Registrar intervenciones y disponer de una trazabilidad clara de los procesos
• Monitorizar KPIs básicos como MTTR, MTTF y MTBF.
• Visualizar en tiempo real el estado de los activos.

Tal y como mencionábamos antes, los GMAO más avanzados como el caso de Fracttal, ya están integrando funcionalidades avanzadas con IA y sensores IOT dando un paso más en la gestión de mantenimiento.

La IA permite automatizar decisiones complejas como la priorización de tareas, la predicción de fallos o la asignación de recursos en función del historial de los activos y los datos operativos. También facilita el trabajo de los técnicos a través de asistentes conversacionales o generación automática de órdenes de trabajo.

Los sensores conectados permiten realizar mantenimiento basado en condición, detectando en tiempo real variables críticas como temperatura, vibración, consumo eléctrico o nivel de aceite. Cuando estos sensores detectan alguna desviación anómala, el GMAO puede enviar alertas, recomendaciones o incluso órdenes de trabajo automáticas sin intervención humana.

En conjunto, un GMAO moderno no solo ayuda a controlar lo que ocurre, sino que permite anticiparse a los fallos, tomar decisiones con datos en tiempo real. En definitiva, asegurar operaciones de mantenimiento más seguras, eficientes y con costes mucho más bajos. 

 

 

¿Qué significa la palabra GMAO, y que otros nombres recibe?

Las siglas GMAO se refieren a la Gestión del Mantenimiento Asistida por Computadora, que es la forma común de llamar al CMMS en inglés, un sistema de gestión del mantenimiento muy utilizado globalmente.

Ambos términos se refieren a la misma clase de herramientas tecnológicas diseñadas para supervisar y gestionar digitalmente todas las actividades vinculadas al mantenimiento de activos físicos.

Además de GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Computador) o SGC (Software de Gestión del Mantenimiento), también es posible hallar otros conceptos vinculados.

• Enterprise Asset Management (EAM): este tipo de solución abarca más que la Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador(GMAO), ya que abarca el manejo de todo el ciclo de vida de los activos, no solo el mantenimiento.
• Plataforma de mantenimiento digital: es un concepción general que abarca soluciones avanzadas que incluyen otras soluciones como sensores IOT  o inteligencia artificial.
• Software de mantenimiento: se refiere a una denominación simple y genérica que es común en entornos no técnicos o comerciales.

En síntesis: aunque se emplea más el término GMAO en español; en inglés su equivalente es CMMS y goza de mayor reconocimiento a nivel mundial; sobre todo en ámbitos técnicos o multinacionales. 

 

¿Cuáles son las diferencias entre un GMAO, un CMMS y un EAM?

Tanto GMAO como CMMS son términos similares que se utilizan para describir un software especializado en la administración del mantenimiento de activos físicos, siendo la única distinción el idioma en el que se utilizan dichos términos. GMAO es utilizado en español  mientras que CMMS es el acrónimo en inglés de Computerized Maintenance Management System, siendo más comúnmente usado a nivel internacional.

Por otra parte el EAM (Enterprise Asset Management), es un concepto más amplio que abarca las funciones de una GMAO y también se encarga de gestionar todo el ciclo de vida de los activos desde su adquisición y operación hasta su renovación o retiro.

Un sistema EAM generalmente está más conectado e integrado en otras áreas como compras, finanzas o planificación estratégica. 

 

Resumiendo, un GMAO suele ser una parte de un EAM, pero no todo EAM se limita a un GMAO. Para el caso de empresas del sector industrial que desean digitalizar sus operaciones de mantenimiento, la contratación de un GMAO suele ir antes que la de un EAM. 

 

¿Qué tipos de mantenimiento se pueden realizar con un GMAO?

Un software de gestión del mantenimiento asistido por ordenador tiene como objetivo permitir la correcta supervisión de diversos tipos de mantenimiento utilizados en entornos industriales, logísticos o en instalaciones de todo tipo.

A continuación detallamos los tipos de mantenimiento más comunes que se pueden llevar a cabo a través de un GMAO.

• Mantenimiento Correctivo: Reparaciones correctivas que se llevan a cabo una vez ocurre un fallo o avería específica en un sistema en particular. Un GMAO facilita  la documentación de estos sucesos, la asignación de recursos correspondientes y el análisis de la frecuencia o repercusiones asociadas a los mismos.
• Mantenimiento preventivo: Mediante el uso de un GMAO es posible la programación anticipada de labores preventivas basadas en calendarios predeterminados o ciclos de operación para prevenir averías. 
• Mantenimiento predictivo:  Este tipo de mantenimiento se apoya en el análisis de datos operativos como la temperatura o la vibración. La conexión de un sistema GMAO con sensores IoT o inteligencia artificial como Fracttal pueden emitir alertas o tomar medidas ante variaciones detectadas en tiempo real. 
• Mantenimiento basado en la condición. Este tipo de mantenimiento se lleva a cabo cuando el estado del activo lo demanda, siendo la GMAO responsable de su gestión al recibir datos sobre los parámetros técnicos esenciales a través de sensores o inspecciones.

Por otro lado, también encontramos las obligaciones legales o normativas de mantenimiento , que se refieren a las tareas que se deben realizar según la ley o regulaciones de calidad establecidas por organizaciones como la ISO o las buenas prácticas de fabricación(GMP). Un GMAO ayuda a documentar estas tareas y garantizar que estas se cumplan según lo establecido.

En pocas palabras y para resumirlo de forma sencilla: un GMAO permite gestionar tanto el mantenimiento en respuesta a problemas como el planificado y estratégico para adaptarse a las operaciones específicas de cada empresa. 

 

¿En qué sectores es más habitual el uso de un GMAO?

Un GMAO suele estar implementado en empresas de diversos sectores en los que los activos físicos (tales como maquinaria, equipos, instalaciones o vehículos) desempeñan un papel fundamental en la operativa. Es particularmente importante en entornos donde la disponibilidad, la seguridad y el control de costes están directamente ligados al mantenimiento técnico.  

Los departamentos que más se benefician del uso de un software de gestión del mantenimiento son los siguientes:

• Sector Industrial: La industria manufacturera se enfoca en garantizar el correcta operación de las líneas de producción para minimizar paradas y programar los mantenimientos sin interrumpir la producción constantemente.
• Facility Management: La gestión de instalaciones y edificios de empresas incluye la administración del mantenimiento técnico, limpieza, sistemas de climatización, ascensores y acuerdos con proveedores en instalaciones de alta complejidad.
• Sector Energético:  En el ámbito de la energía y los servicios públicos se requiere gestionar activos de vital importancia como turbinas eléctricas y transformadores en cumplimiento de regulaciones rigurosas.
• Sector Alimentario: La industria de alimentación y farmacéutica destacan por los elevados niveles de calidad requeridos según normativas como GMP e ISO. La trazabilidad y el cumplimiento legal en la operatividad de las instalaciones de producción es otro elemento indispensable en estos sectores.
• Sector Logístico: En las industrias del transporte y la logística es clave garantizar que las flotas de vehículos se mantengan en buen estado y que los sistemas de carga y almacenes automatizados funcionen correctamente en el sector de la movilidad.
• Sector Minero y Materias Primas: La industria minera, petróleo y gas son sectores donde se necesita prever el mantenimiento e intervención rápida debido a los entornos desafiantes. Además se requiere cumplir con estrictas regulaciones normativas.

En pocas palabras, cualquier industria que se apoye en activos físicos y necesite mantener su operatividad de forma continua y segura puede obtener grandes beneficios de la implementación de un sistema de gestión de mantenimiento. 

 

Qué problemas soluciona un GMAO frente a los métodos tradicionales

Un GMAO soluciona la gran mayoría de los problemas habituales de gestionar el mantenimiento mediante métodos tradicionales como pueden ser hojas de cálculo, correos electrónicos o el propio papel. Este tipo de métodos suelñen terminar en falta de control humano, errores sobre costosos y paradas innecesarias

A continuación detallamos los principales problemas en mantenimiento que se pueden resolver con un GMAO:

• Falta de trazabilidad: La falta de trazabilidad se refleja en la carencia de un registro estructurado de las intervenciones realizadas, lo que dificulta la realización de análisis o auditorías.
• Tiempos de inactividad: Tiempo perdido debido a la falta de mantenimiento programado oportuno y seguimiento de fallos o paradas recurrentes.
• Pérdida de información: La filtración de datos se produce cuando se depende de individuos clave o comunicaciones dispersas y se pierde el conocimiento técnico acumulado.
• Respuestas tardías: Equipos actuando únicamente cuando se haya producido el fallo y sin alertas ni información en tiempo real.
• Descoordinación del equipo de mantenimiento: Debido la falta de un sistema centralizado para gestionar órdenes, tareas e historiales correctamente.
• Costes no previstos: Pueden surgir debido a la mala gestión de repuestos, mantenimiento de activos innecesarios o ineficiencias en la asignación de recursos.  

Con un GMAO, todo el trabajo se realiza en un entorno digital bien organizado y automatizado al cual se puede acceder desde cualquier ubicación. Esto facilita el control completo del mantenimiento y la minimización de errores. Además, permite prever fallos y paradas y tomar decisiones fundamentadas en datos concretos. 

 

¿Por qué Excel ya no es suficiente para el mantenimiento?

Durante mucho tiempo Excel se ha sido utilizado  como la herramienta para el seguimiento del mantenimiento. En la actualidad resulta insuficiente y arriesgado para las labores industriales o de instalaciones que buscan eficacia, rastreabilidad y capacidad de crecimiento. 

Algunas restricciones importantes al emplear Excel para la gestión de mantenimiento son las siguientes:

• No ha sido creado para tareas de mantenimiento como la gestión de órdenes de trabajo específicas o la planificación preventiva de inventario técnico y activos.
• No proporciona una trazabilidad real al no llevar un registro automático del historial de activos utilizados en las intervenciones técnicas ni de los tiempos de respuesta involucrados.
• No facilita la colaboración eficaz entre equipos ya que diversas versiones del documento provocan errores, superposiciones y pérdida de información.
• No se conecta con sensores ni sistemas externos. Excel no es compatible con sensores IoT, ERP's, Power BI u otras aplicaciones móviles
• No permite un análisis en tiempo real ni automatización. Es necesario que haya intervención manual para actualizar información y revisarla adecuadamente.
• Es necesario que alguien lo administre o tenga acceso a él. Si la persona encargada desaparece o se va sin dejar rastro se perderá por completo el control sobre ello.

Un GMAO es la solución ideal para reemplazar a Excel.  Hablamos de un  entorno especializado que facilita la planificación, ejecución y análisis de todas las labores de mantenimiento. Además permite automatizar dichas tareas, ofreciendo mayor seguridad, eficiencia y visibilidad en toda la organización. 

 

¿Cómo ayuda un GMAO a reducir el downtime?

Un software GMAO es una herramienta clave para minimizar los tiempos de parada al prever fallos potenciales. También permite programar intervenciones de manera más eficiente, para responder rápidamente a situaciones imprevistas en entornos industriales o técnicos. Cada minuto de detención no planificada  en este tipo de entornos puede acarrear pérdidas financieras y riesgos para la seguridad y la eficiencia en las actividades operativas.

Estas son algunas maneras específicas en las que un sistema de gestión de mantenimiento ayuda a reducir los tiempos de inactividad.

• Planificación adecuada del mantenimiento preventivo: Ayuda a evitar que los equipos alcancen un punto de fallo crítico y así reducir las incidencias inesperadas de una parada.
• Notificaciones y monitorización en tiempo real: Permiten identificar desviaciones a través de sensores IoT o registros digitales antes de que se conviertan en situaciones más críticas.
• Historial técnico disponible: Tener información sobre cómo se comportó cada activo en el pasado facilita tomar decisiones rápidas y fundamentadas frente a situaciones nuevas.
• Gestión eficiente de repuestos: En un entorno ágil es necesario mantener un control adecuado de inventario y reservas anticipadas de materiales para prevenir retrasos ocasionados por la falta del piezas.
• Automatización de solicitudes de trabajo: Permite acelerar la respuesta al reducir el lapso de tiempo entre la detención y la ejecución de una tarea.
• Coordinación del equipo técnico: Es importante que todos los integrantes estén al tanto de sus responsabilidades y recursos disponibles para evitar redundancias y maximizar la eficiencia en las labores diarias sin desperdiciar tiempo innecesariamente.

El uso de un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador puede ayudar a las empresas a implementar un modelo de mantenimiento proactivo y centrado en datos. Esto permite a las organizaciones tener menos interrupciones, mayor disponibilidad operativa y una mejor utilización de los recursos técnicos disponibles.

 

¿Cómo reducir costes de mantenimiento con un GMAO?

Una herramienta de gestión del mantenimiento impacta directamente en la disminución de los gastos operativos de mantenimiento. La implementación de este tipo de software permite optimizar la planificación para evitar averías costosas y mejorar la administración de recursos técnicos y materiales humanos.

A continuación detallamos  algunos de los impactos más significativos de un GMAO en los costes de mantenimiento.

• Menos paradas no planificadas: Las paradas no planificados suelen implicar mayores gastos económicos para las empresas. El uso de un GMAO contribuye a disminuir su frecuencia a través de medidas preventivas y predictivas.
• Gestión optimizada de inventarios: Se logra evitar gastos innecesarios por adquisiciones urgentes o exceso en el almacén gracias a la monitorización constante del stock y consumo en tiempo real.
• Gestión eficiente de recursos: Gracias a un GMAO es posible planificar, evitar redundancias y asegurar que el personal técnico no pierda tiempo ni se desplace innecesariamente.
• Automatización de labores administrativas: La automatización permite disminuir el tiempo dedicado a informes manuales, hojas de cálculo o comunicación por correo electrónico.
• Identificación de equipos problemáticos: La revisión del historial y los indicadores clave de rendimiento ayuda a detectar las máquinas que presentan fallos recurrentes y facilita la toma de decisiones sobre reparaciones o reemplazos. 
• Cumplimiento de normativas y auditorías más rápidas: Esto ayuda en la prevención de multas y errores en la documentación o intervenciones tardías. 

En resumen, un sistema GMAO permite que las empresas pasen de un enfoque reactivo y costoso hacia un modelo más planificado, eficiente y sostenible, logrando así un impacto intangible y medible en los costes de mantenimiento.  

 

 

¿Qué funcionalidades debe tener un GMAO?

Un GMAO debe incluir un conjunto de funcionalidades que facilitеn la administración eficiente dе tоdas las actividades relacionadas соn el mantenimiento dе los activos físicos y humanos en la organización. Estas funciones son vitales para que cualquier compañía en el sector industrial o de instalaciones disponga dе control, seguimientо y la capacidad dе mejоra constante.

Las características esenciales que debe tener cualquier software de gestión de mantenimiento son:

• Gestión de órdenes de trabajo: elaboración, asignación y finalización de órdenes incluyendo detalles de tareas, técnicos, piezas de repuesto y tiempos.  
• Planificación de mantenimiento preventivo automático para programar tareas en función de fechas específicas, del tiempo de uso y ciclos de producción correspondientes.
• Registro de activos es un inventario digital: incluye equipos tecnológicos y de infraestructura junto a sus especificaciones técnicas correspondientes y su estado actual en términos de funcionamiento y ubicación física.
• Administración de piezas y almacén, incluyendo supervisión de inventario, balance de consumos, mínimos de existencias y seguimiento logístico de materiales.
• Historial detallado de actividades técnicas y seguimiento de todas las acciones realizadas en cada activo.
• Recursos humanos en la empresa, asignación de personal técnico y supervisión de los plazos de respuesta o realización.
• Dashboards con métricas clave que permitan acceder a  datos como el tiempo medio de reparación  (MTTR), tiempo medio entre fallas(MTBF), cumplimiento de objetivos y coste por intervención. Todo en tiempo real.
• Control de solicitudes de otras áreas de la empresa, ya sea para reportar problemas o encargarse de tareas específicas.

Este tipo de herramientas permiten a los departamentos de mantenimiento tener un enfoque más organizado y transparente para administrar todas las tareas de manera controlada y sin depender de soluciones provisionales o procedimientos manuales difíciles de escalar. 

 

¿Qué otras funcionalidades avanzadas debería tener un GMAO?

Un GMAO moderno como es el caso de Fracttal va más allá de simplemente administrar órdenes y activos de manera básica. Gracias a la incorporación de tecnologías como la inteligencia artificial, ahora el mantenimiento puede convertirse en un proceso inteligente y altamente automatizado.

Aquí hay algunas de las características avanzadas más destacadas:

• Mantenimiento predictivo mediante IoT: implica la integración de sensores que controlan aspectos como la temperatura, vibración o consumo energético para enviar alertas automáticas antes de que se produzca cualquier fallo.
• Inteligencia artificial: necesaria para examinar registros pasados y sugerir tareas automáticamente así como priorizar órdenes o recomendar repuestos.
• Acceso remoto a través del móvil: a través del uso de una aplicación que funciona sin conexión y permite el uso de contenido multimedia como fotografías o códigos QR.
• Integraciones y conexión a ERP's: SAP, BI (por ejemplo Power BI), SCADA y plataformas IoT o sistemas de recursos humanos (RRHH).  
• Automatización de flujos y notificaciones: creación de reglas que activan acciones o generan alertas y aprobaciones basadas en condiciones específicas, como lecturas de datos, niveles de criticidad o retrasos.
• Indicadores en tiempo real: dashboards personalizados para visualizar KPIs (indicadores clave de desempeño), planes estratégicos y comparativas entre diferentes sedes o activos.
• Organización y supervisión del trabajo: seguimiento de las actividades realizadas por técnicos o contratistas externos incluyendo asignación y verificación del acceso así como las labores ejecutadas por personal externo.

Estas capacidades permitirían a las empresas avanzar hacia un mantenimiento inteligente que se adapte a entornos desafiantes y cambiantes en constante evolución.

 

 

¿Cómo se gestionan las Órdenes de Trabajo en un GMAO?

La gestión de órdenes de trabajo es crucial en cualquier GMAO. Permite la organización y seguimiento de las labores de mantenimiento correctivo, preventivo o predictivo de manera ordenada y trazable. 

El procedimiento típico de una OT's en un GMAO englobaría:

1. Creación de una orden de trabajo: puede realizarse de forma manual por un usuario o de manera automática a partir de un plan preventivo o de datos de sensores.
2. Asignación de recursos: implica asignar un técnico o un equipo específico a una ubicación determinada junto a los repuestos necesarios y el tiempo estimado necesario para completar la tarea.
3. El técnico realiza la tarea accediendo a la orden, revisa las instrucciones y registra los comentarios junto a las lecturas y materiales empleados durante el proceso.
4. Al finalizar la OT se procede a verificar la tarea realizada para luego actualizar el estado del equipo y dejar registrado el historial técnico completo.
5. Análisis posterior: para recopilar tiempos de respuesta, costes y otros indicadores relacionados al cumplimiento de las SLA para su evaluación continua.

Un GMAO efectivo posibilita la realización de todas estas tareas de manera ágil y conectada a través de dispositivos móviles y automatizados, facilitando la coordinación entre los equipos de trabajo y la documentación para impulsar mejoras continuas basadas en datos reales. 

Descubre cómo gestionar las OT's en Fracttal

 

¿Qué indicadores de mantenimiento se pueden controlar con un GMAO?

Un GMAO permite supervisar diversos indicadores clave de rendimiento en el mantenimiento que ayudan a evaluar el desempeño de los activos, la eficacia del personal técnico y la efectividad de las estrategias de mantenimiento.

Indicadores más comunes en un GMAO

• MTTR (Tiempo Medio de Reparación): este indicador evalúa el tiempo promedio que se requiere para reparar un equipo desde que se produce un fallo hasta que vuelve a estar en funcionamiento. Esto ayuda a medir la efectividad de la respuesta al problema.
• MTTF (Tiempo Medio hasta la Fallla): esta métrica representa el tiempo promedio durante el cual un activo funciona correctamente antes de experimentar una fallo, siendo una medida útil para evaluar la confiabilidad de los equipos.
• MTBF (Tiempo medio entre fallos): este KPI indica el lapso promedio entre una avería y la siguiente. Cuanto mayor sea este valor mayor será la disponibilidad operativa de un activo.

Algunos otros aspectos comunes se pueden supervisar con un GMAO son los siguientes:

• Disponibilidad operativa de los activos.
• Índice de seguimiento del programa de mantenimiento.
• Costes por solicitud de trabajo o por activos.
• Porcentaje del mantenimiento preventivo frente a el correctivo.
• Tiempo de reacción frente a imprevistos.
• SLA cumplidos (acuerdos de nivel de servicio)

Un GMAO permite la recopilación automatizada de datos y a la elaboración de informes. Esto facilita la toma de decisiones fundamentadas en datos reales,  identifica desviaciones y ayuda a optimizar la estrategia y los recursos en el ámbito del mantenimiento. 

Monitorización de indicadores clave con Fracttal

 

¿Cómo se realiza la gestión de inventarios y repuestos en un GMAO?

Un software de mantenimiento facilita el control centralizado y en tiempo real del inventario de repuestos y materiales técnicos. Este aspecto es esencial para prevenir paradas por falta de piezas y minimizar costes adicionales, al tiempo que se optimiza la eficiencia del almacén.

Funciones clave en la gestión de inventarios en un GMAO

• Catálogo en línea de repuestos: incluye información detallada para cada producto como su descripción técnica, disponibilidad en inventario, su ubicación física en el almacén, los datos sobre el proveedor y el coste.
• Vinculación con Órdenes de Trabajo: al generar una orden se realizan automáticamente reservas de los materiales requeridos y se registra el consumo una vez que se completa la ejecución.
• Alertas por falta de stock:  cuando una pieza alcanza el nivel mínimo establecido se activan procesos de reposición o notificaciones en el sistema correspondiente.
• Datos de entrada, salida y trazabilidad: todos los movimientos de inventario se registran meticulosamente para tener un seguimiento preciso de cómo se usaron y los recursos en cada actividad específica. También queda registrado en qué momento ocurrieron y la  ubicación en la que se llevaron a cabo esas intervenciones
• Gestión de múltiples almacenes: en empresas que cuentan con múltiples sedes o instalaciones, un GMAO posibilita la administración de inventarios repartidos desde una única plataforma.

Con el nivel de gestión precisa y eficiente que proporciona un GMAO se logra disminuir los errores logísticos y evitar compras urgentes no necesarias. Además permite asegurar que los técnicos cuenten siempre con los materiales requeridos para cada intervención. 

Gestión de almacenes e inventarios con Fracttal

 

¿Se pueden planificar mantenimientos preventivos y predictivos con un GMAO?

Un GMAO está diseñado específicamente para organizar y llevar a cabo tareas de mantenimiento preventivo y predictivo de forma eficiente. Esto ayuda a disminuir la necesidad de intervenciones correctivas y a aumentar la disponibilidad de los activos en general.

Con un GMAO puedes configurar planes de mantenimiento preventivos en base a los siguientes aspectos:

• Ciclos periódicos
• Lectura de datos
• Histórico de acciones 

Una vez que se establece el plan de mantenimiento preventivo, el sistema procederá de forma automática a generar las órdenes de trabajo pertinentes, y designará técnicos especializados para ejecutarlas de manera eficiente y oportuna.

Además se encargará de gestionar la reserva anticipada de los materiales necesarios para llevarlo a cabo satisfactoriamente en los plazos establecidos.

Los GMAO más sofisticados como Fracttal, se conectan a sensores IOT y cuentan con algoritmos de análisis para programar las tareas de mantenimiento según la condición actual de los activos. 

A continuación, algunos ejemplos:

• Cuando un sensor detecta una vibración inusual, el software puede emitir automáticamente una solicitud de revisión.
• Si la temperatura excede un límite establecido, se emite una alerta y se planifica una medida correctiva.

Esta habilidad para prever posibles fallos ayuda a identificar problemas antes de que sucedan y así disminuir el riesgo de detenciones repentinas y extender la vida útil de los equipos.

El uso de un software de mantenimiento puede mejorar la eficiencia al combinar la planificación preventiva con respuestas basadas en datos reales y poder avanzar así hacia modelos más efectivos.

 

 

¿Se puede registrar el histórico de un activo y la trazabailidad con un GMAO?

Una de las características más útiles de un GMAO es su habilidad para documentar automáticamente todo el historial de cada activo y proporcionar seguimiento completo sobre todas las acciones realizadas en el transcurso del tiempo. 

Lo anterior abarca:

• Cada tarea completada queda detallada en el registro, incluyendo la fecha de ejecución y el nombre del técnico a cargo. Se especifican las labores realizadas así como las lecturas obtenidas y los repuestos empleados junto a cualquier observación relevante.
• Cambios en la condición del activo como paradas planeadas o no programadas así como revisiones de componentes que han fallado o han sido reemplazados.
• Evolución de métricas importantes como el MTTR, cantidad de fallos reportados, costes acumulados y cumplimiento de mantenimientos preventivos.
• Documentos de control asociados (como manuales técnicos por ejemplo) son directamente enlazados con el activo correspondiente. Esto incluye además fotos y registros de inspecciones regulares o auditorías.
• Responsabilidad técnica: implica llevar un registro detallado de las acciones realizadas por cada individuo y los recursos utilizados en determinado momento. Esta práctica facilita el análisis interno y garantiza la conformidad con las normas legales correspondientes.

Gracias a la capacidad de seguimiento que brinda un sistema GMAO, es posible tomar decisiones fundamentadas en datos históricos reales y prever posibles patrones de fallos. Además permite respaldar todas las acciones llevadas a cabo frente a auditorías o inspecciones externas. 

 

¿Qué papel juegan los sensores IOT en un GMAO?

Los dispositivos IoT (Internet de las cosas) permiten que un GMAO pueda supervisar el estado de los activos en tiempo real, automatizar decisiones y prever fallos potenciales antes de que ocurran realmente. Los sensores IOT juegan un papel imprescindible en la transición de mantenimiento reactivo hacia uno centrado en condiciones y pronósticos. 

Un GMAO como Fracttal, que tiene la capacidad de contectarse a sensores IoT tiene la capacidad de:

• Recopilar información en tiempo real: temperatura ambiente, nivel de vibración, humedad, presión, consumo de energía o cantidad de aceite.
• Activar alertas automáticas: cuando un valor excede el límite establecido el GMAO puede generar alertas o incluso iniciar una orden de trabajo de manera inmediata.
• Mantenimiento Basado en Condición: significa que las intervenciones se llevan a cabo únicamente cuando el activo lo requiera y no según un calendario establecido.
• Registro de lecturas sin necesidad de intervención manual: ayuda a aumentar la precisión y disminuir la carga administrativa del personal técnico.
• Modelos predictivos e inteligencia artificial: implica utilizar datos históricos y en tiempo real para identificar patrones de error.

En resumen, la combinación de sensores y GMAO permite detectar irregularidades, tomar decisiones de manera autónoma y aumentar la disponibilidad de los recursos sin necesidad de una supervisión humana constante.  

 

¿Qué es el MBC y cómo se gestiona con un GMAO?

El mantenimiento basado en la condición es una forma de trabajo que implica llevar a cabo acciones de reparación únicamente cuando los equipos presentan evidencias específicas de deterioramiento o anomalías, en lugar de seguir un programa establecido de antemano.

Un GMAO de última generación puede encargarse de este tipo de mantenimiento al poder conectarse fácilmente a sensores, dispositivos IoT o inspecciones manuales que recopilan información sobre el estado actual de los activos.

Por lo tanto, permite:

• Registrar lecturas importantes de manera automatizada o manualmente, tales como temperatura ambiental o internamente registrada, presión atmosférica, vibración detectada o ciclos de funcionamiento observados.
• Detectar situaciones inusuales es cuando un valor excede un límite específico. En ese momento el sistema puede emitir una advertencia o activar directamente una tarea operativa.
• Realizar mantenimientos únicamente cuando sean requeridos, evitando tanto la sobreintervención como el peligro que implica no actuar a tiempo.
• Reducir gastos y minimizar las interrupciones al actuar solo cuando el estado del equipo lo demande.

Este método resulta muy beneficioso para activos críticos o de difícil alcance porque permite prever fallos sin necesidad de llevar a cabo mantenimientos superfluos. Gracias a un GMAO, el mantenimiento basado en la condición se convierte en una estrategia organizada y automatizable que se puede seguir paso a paso.

Mantenimiento Basado en Condición con Fracttal

 

¿Cuáles son las principales aplicaciones de la IA en un GMAO?

Los  GMAO más avanzados puede incorporar diversas formas de inteligencia artificial para optimizar la toma de decisiones y prever de manera más precisa los fallos antes de que ocurran. La IA transformará el proceso de mantenimiento en uno predictivo y adaptable que resultará mucho más eficiente.

Aplicaciones más comunes de la IA en un GMAO

• La IA puede prever averías al analizar patrones pasados y datos actuales para detectar comportamientos extraños y prevenir fallos futuros antes de que sucedan.
• La IA da sugerencias de tareas y repuestos basándose en el historial de activos, la criticidad o el contexto operativo correspondiente. De esta manera puede recomendar acciones específicas que optimizan los recursos y evitan intervenciones innecesarias.
• Priorización automática de pedidos, utilizando distintos criterios como urgencia del caso, repercusión en el proceso, importancia de los recursos afectados y disponibilidad de personal técnico para gestionar las tareas de manera eficiente y efectiva.
• Generación automatizada de órdenes de trabajo basada en lecturas de sensores y detección de incidentes repetitivos o variaciones en el rendimiento.
• Asesores virtuales para profesionales técnicos, que posibilitan verificar el estado de los recursos disponibles, obtener indicaciones precisas, emitir solicitudes o apuntar actividades a través de diálogos naturales, inclusive desde teléfonos inteligentes.

Estas habilidades permiten que un GMAO deje de ser simplemente una herramienta y convertirse en un sistema inteligente de aprendizaje que propone y toma medidas proactivamente para beneficiar la operación. 

 

 

¿Qué diferencia hay entre un GMAO cloud y uno on-premise?

La diferencia entre un GMAO en la nube y uno local radica en la ubicación y el modo de acceso al software.

Cada tipo tiene implicaciones significativas en cuanto a infraestructura, costes, escalabilidad y soporte técnico.  

GMAO cloud

• Alojamiento externo: el software se se ejecuta en servidores administrados por el proveedor del servicio.
• Actualizaciones automáticas: esto garantiza que el sistema esté constantemente actualizado sin necesidad de la intervención del cliente. 
• Menos trabajo para el equipo de TI ya que no se necesitan servidores propios ni mantenimiento técnico interno.
• Escalabilidad alta: simple de expandir hacia nuevas instalaciones, sucursales o usuarios.  

GMAO on-premise

• Alojamiento interno: el software se guarda y ejecuta en los servidores dentro de la propia empresa.
• Mayor gestión de la información, especialmente beneficioso en caso de contar con políticas internas rigurosas en materia de ciberseguridad.
• Dependiendo del equipo de IT implica la necesidad de contar con recursos internos para llevar a cabo la instalación y actualización del sistema y proporcionar su mantenimiento correspondiente.
• El coste inicial es más elevado debido al pago de licencias y la necesidad de contar con una infraestructura y soporte técnico especializado.

En términos generales los GMAO en la nube ofrecen mayor flexibilidad y accesibilidad a un coste más económico a largo plazo. Sin embargo las opciones on-premise pueden ser la elección preferida para empresas que tienen necesidades particulares en cuanto a seguridad o integración interna. 

¿Es posible utilizar un GMAO en el móvil?

Los GMAO actuales están pensadas para operar en dispositivos móviles. Esto facilita a los técnicos gestionar órdenes de trabajo y acceder a información en tiempo real mientras están en el terreno sin tener que regresar a la oficina.

Algunas de las funciones más habituales de un GMAO móvil son:

• Revisión de órdenes activas o asignadas: los técnicos pueden conocer las tareas que les esperan junto a todos los detalles relevantes (estado actual del trabajo, ubicación especificada y lista de verificación correspondiente a la labor por realizar).
• Registro y finalización de órdenes de trabajo: es posible ingresar datos para el registro de actividades realizadas, añadir comentarios o adjuntar imágenes,  escanear QR y cerrar tareas a través de una firma electrónica personalizada. 
• Trabajar sin conexión (modo offline): en situaciones donde no hay acceso a internet, la aplicación almacena la información en el dispositivo y la actualiza automáticamente una vez se restablece la conexión.
• Recibir alertas en tiempo real para estar al tanto de nuevas órdenes de trabajo o cambios de prioridad. 
• Ayuda a encontrar los lugares y orientarse para localizar los activos o instalaciones necesarios para completar la tarea.

Gracias a estas características especiales, una aplicación móvil para la gestión de mantenimiento ayuda a disminuir los tiempos de desplazamiento, evitando errores manuales y aumentando la eficiencia del personal técnico, especialmente en entornos donde se realizan operaciones dispersas o existe un alto volumen de tareas en rotación constante. 

 

 

¿Qué tipos de alertas o notificaciones se pueden configurar con un GMAO?

Los GMAO más avanzados permiten la configuración y emisión de alertas y notificaciones automáticas para asegurar que los técnicos respondan rápidamente ante cualquier problema o situación inesperada programada. Estas alertas son útiles para disminuir los tiempos de respuesta y prevenir posibles fallos críticos al mantener el flujo operativo en buen estado.

Tipos de alertas más frecuentes en un GMAO

• Alertas por fecha o frecuencia: se emiten cuando una orden preventiva está a punto de caducar o ha excedido su plazo sin ser ejecutada.
• Advertencias sobre situaciones técnicas problemáticas: son generadas a partir del análisis datos obtenidos por sensores IoT, por ejemplo alta temperatura, vibración inusualmente elevada y niveles anómalos en humedad y presión o corriente eléctrica.
• Alertas por lectura manual o inspección: cuando un técnico ingresa un valor que está fuera del rango permitido.
• Alerta de stock mínimo: se envían notificaciones cuando un repuesto alcanza su nivel crítico o se agota por completo.
• Asignación de tareas: los técnicos pueden recibir alertas cada vez que se les asigne una nueva tarea o cuando cambie la prioridad.
• Alertas sobre órdenes pendientes o vencidas: dirigidas a supervisores o encargados de mantenimiento.
• Alertas de inactividad de activos: se generan cuando un equipo permanece inactivo por un período más largo de lo usual o fuera del horario programado.

Estas alertas podrían ser enviadas por correo electrónico o a través de notificaciones en el teléfono móvil. Incluso pueden conectarse con sistemas externos como ERP o sistemas SCADA. Todo esto facilita un enfoque proactivo y completamente automatizado para el mantenimiento. 

Explora la automatización de alertas en Fracttal

 

¿Cómo protege un GMAO la seguridad de los datos?

Un GMAO cuenta con diferentes medidas de seguridad para garantizar la protección de la información técnica y personal. Esto adquiere una importancia crucial en entornos industriales, donde la precisión y resguardo de los datos pueden influir directamente en el funcionamiento, diligencia y cumplimiento de las normas establecidas.

Entre las medidas de seguridad más comunes que proporcionan las aplicaciones de gestión de mantenimiento destacan:

• Cifrado de datos en tránsito y reposo: la información se mantiene segura gracias a medidas de protección como el protocolo HTTPS y el cifrado AES de 256 bits.
• Gestión de acceso y autenticación: permiten la asignación de permisos según roles específicos o equipos y la activación de autenticación de doble factor (ADFA) para una protección adicional.  
• Copias de seguridad automáticas: se realiza una copia de datos regularmente para prevenir la pérdida de información almacenada.
• Infraestructura acreditada: un GMAO se encuentra alojado en servicios como AWS o Azure y Google Cloud cumpliendo estándares internacionales como ISO 27001 o SOC 2.  
• Auditoría de actividad: cada vez que los usuarios llevan a cabo una acción se guarda un registro de la actividad realizada. Esto facilita el seguimiento completo y la identificación de comportamientos inusuales.
• Actualizaciones automáticas: garantizan que la plataforma se mantenga segura contra vulnerabilidades sin necesidad de intervención por parte del cliente.

Estas acciones hacen que un GMAO sea una herramienta sólida y confiable para administrar el mantenimiento en sectores regulados o con operaciones altamente sensibles. 

 

¿Cómo saber si tu empresa necesita un GMAO?

La contratación de un GMAO llega en el momento que la gestión de mantenimiento comienza a presentar ineficiencias, problemas recurrentes o falta de control en los procesos. Numerosas empresas siguen utilizando hojas de cálculo, correos electrónicos o programas genéricos sin percatarse de que esto restringe la trazabilidad, la capacidad de prever fallos y la toma de decisiones.

Puede haber indicios evidentes que muestran la necesidad de un GMAO. Los detallamos a continuación:

• Paradas inesperadas frecuentes: pueden ocurrir debido a la falta de mantenimiento preventivo, de piezas de repuesto adecuadas o bien, un seguimiento inadecuado de los fallos.
• Falta de trazabilidad: implica desconocer las acciones realizadas y sus responsables o fechas correspondientes especialmente cuando hay cambios en el personal técnico.
• Repuestos sin control: esto genera situaciones de compra apresurada por exceso de stock o falta de claridad sobre el inventario disponible real.
• Dependencia en una sola persona: esto puede llevar al riesgo de operatividad y pérdida de conocimiento si únicamente un técnico posee toda la información necesaria.
• Tareas manuales repetitivas: creación de informes en Excel o coordinar a través de WhatsApp y hacer seguimientos por correo electrónico.
• Dificultad para medir el rendimiento: esto implica no poder determinar el tiempo medio de reparación, identificar los activos con mas fallos ni presentar argumentos sólidos para justificar mejoras ante la dirección.

Un GMAO es una herramienta de gran utilidad cuando la cantidad de activos o técnicos de una empresa alcanza un determinado nivel. También cuando la organización busca elevar el nivel de profesionalización en su área de mantenimiento convirtiendo esta función en un pilar estratégico importante. 

 

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un GMAO?

Elegir un GMAO va más allá de analizar sus características. Implica su adecuación a las operaciones diarias, su capacidad de adaptación al crecimiento de la empresa, su facilidad de uso y el soporte técnico. 

8 Factores a tener en cuenta al seleccionar un GMAO

Facilidad en su uso y puesta en marcha: debe resultar intuitivo para los técnicos y rápido en su implementación sin depender demasiado del proveedor o del equipo IT.

• Cobertura funcional: un GMAO debe incluir todos los procesos necesarios para los mantenimientos correctivos,  preventivos y  predictivos. Además debe permitir también el control de repuestos e indicadores correspondientes.
• Movilidad y acceso en terreno:  el software debe operar en situaciones reales sin necesidad de conexión a internet asegurando su funcionalidad total y facilidad de uso.
• Escalabilidad y presencia en múltiples ubicaciones:  esto es clave si cuentas con varias sedes operativas o equipos técnicos dispersos en distintas ciudades. Es fundamental contar con un control que sea distribuido y centralizado al mismo tiempo.
• Integraciones de sistemas externos: la integración con ERP (por ejemplo SAP u Oracle), Power BI y SCADA e IoT es cada vez más necesaria para tener una visión integral del negocio.
• Seguridad y cumplimiento normativo: son aspectos clave que incluyen preservar los datos de manera efectiva y asegurar la trazabilidad de las acciones realizadas mediante firmas digitales autorizadas conforme a las normativas ISO 27001 y GMP cuando sea pertinente.
• Ayuda y soporte personalizado: es fundamental contar siempre también con soporte técnico de calidad, formación continua y actualizaciones periódicas para garantizar su óptimo funcionamiento.
• Evolución tecnológica: hoy se habla de inteligencia artificial y en el futuro podrían destacar los gemelos digitales o la realidad aumentada junto al mantenimiento autónomo.

A la hora de elegir un GMAO, no se trata de seleccionar el más popular, sino de encontrar aquel que se ajuste mejor al tipo de tarea que realizas y concuerde tanto en cultura técnica como en visión de futuro de la empresa.

 

¿Qué diferencia a Fracttal de otros GMAO?

Fracttal destaca frente a otros GMAO por ser una solución completa y 100% cloud. Fracttal está diseñado para empresas que desean integrar el mantenimiento en sus operaciones empresariales y no simplemente administrar órdenes o activos.

Principales ventajas de Fracttal frente a otros GMAO

• Plataforma en la nube y mobile-first: Fracttal no necesita instalación ni servidores dedicados propios y es accesible desde cualquier dispositivo. Además, Fracttal cuenta con una aplicación móvil completa dirigida a técnicos que funciona incluso sin conexión.
• Interactiva y fácil de usar: Fracttal está diseñada por expertos en mantenimiento para gerentes, técnicos y supervisores de mantenimiento. No es necesario contar con conocimientos avanzados en tecnología para su manejo su uso.
• Integración nativa con sensores IOT: Fracttal cuenta con sus propios sensores IOT (Fracttal Sense) y también puede conectarse a otros dispositivos. Esto permite tener un control en tiempo real de los activos y realizar estrategias de mantenimiento predictivo.
• Inteligencia artificial: Fracttal dispone de funcionalidades basadas en IA que facilitan la priorización de tareas y ofrecen análisis de datos para sugerir mejoras operativas de forma automática.
• Integración nativa con SAP y otros ERP's: Fracttal es SAP silver partner. Además, se integra con la gran mayoría de ERP's del mercado. 
• Escalabilidad y adaptabilidad: Fracttal es una solución de mantenimiento escalable y adapatable a cualquier tipo de sector o industria. 
• Soporte técnico 24h: Fracttal cuenta con un servicio de soporte 24h y con personal cualificado para dar asistencia técnica. Asimismo, cuenta con apoyo personalizado durante toda la fase de onboarding en la plataforma.
• Compromiso firme con la sostenibilidad: Fracttal ayuda a las empresas a reducir el consumo energético y la prolongación del ciclo de vida de los activos para cumplir metas ESG. Todo ello se traduce en beneficios medibles en tan solo unos meses.

En pocas palabras. Fracttal no se limita ser solamente un programa para realizar mantenimiento, sino que es una completa herramienta para digitalizar y automatizar la gestión del mantenimiento y vincularla a los objetivos empresariales. 

 

 

¿Cómo se compara Fracttal frente a otros GMAO como SAP PM, Tractian, Maintain X o MP Software?

Fracttal es una solución completa de mantenimiento, fácil de usar y muy flexible. Está diseñada para empresas de diferentes sectores, principalmente en el ámbito industrial y en la gestión de espacios. A diferencia de otras soluciones del mercado, Fracttal destaca por sus múltiples funcionalidades, experiencia de usuario y rapidez en la implementación. 

A continuación, se muestra una tabla comparativa de Fracttal frente a otros competidores:

 

Fracttal es una solución de mantenimiento óptima para aquellas empresas que buscan un sistema completo, ágil y flexible, capaz de integrarse al ERP de la empresa, sin perder agilidad ni la exigencia de proyectos complejos por parte del departamento de IT.

 

¿Cuánto cuesta un GMAO?

El precio de un GMAO varia según lo avanzada o completa que sea la solución, la cantidad de usuarios contratados, las funcionalidades que se incluyan y el enfoque de implementación (en la nube o en local). No suele haber estándar definido, pero sí hay factores y elementos que pueden facilitar su estimación.  

¿Qué factores influyen en el precio de un GMAO?

• Licencia  del software: la mayoría de los GMAO modernos (como Fracttal) utilizan el modelo SaaS que implica pagar mensualmente o anualmente por usuario registrado.
• Número de usuarios: cuando se incrementa el número de usuarios y activos gestionados, aumenta la cantidad de datos y configuraciones a manejar. Esto afecta al precio.
• Addons: algunas soluciones tienen opciones de precios básicos limitadas e incluyen costes adicionales por funcionalidades extra. Por ejemplo BI (inteligencia empresarial), integraciones con SAP o IA (inteligencia artificial).
• Soporte técnico: algunas empresas ofrecen servicios complementarios como formación especializada en el producto o personalización del mismo. En Fracttal esto es gratis, pero en otras empresas esto podría suponer costes extra.

Rangos orientativos

• GMAO Cloud: tiene un precio que varía entre 50 € y 250 € por usuario al mes dependiendo del plan seleccionado.
• GMAO On-Premise: tiene un coste inicial que va desde 3.000€ hasta los 30.000€ en licencias iniciales. También requiere inversión en infraestructura y mantenimiento anual.

En el caso de Fracttal hay una opción gratuita para pequeñas empresas y estudiantes. Además, contamos con planes flexibles para medianas y grandes empresas. estos planes varían según el número de usuarios y requisitos funcionales específicos de cada empresa. Además al ser un software en la nube no es necesario hacer una inversión inicial en infraestructura.

 

¿Cuánto se tarda en implementar un GMAO?

El tiempo necesario para implementar un GMAO varía según el tipo de solución utilizada y la complejidad de las operaciones de la empresa. El grado de preparación de la empresa y del equipo técnico también es un factor clave en este sentido. En el caso concreto de Fracttal por ejemplo, el tiempo suele ir desde unos pocos días a unas dos semanas, pero nunca más de un mes.

¿Qué factores afectan en el tiempo de implementación de un GMAO?

• Tipo de GMAO: los software on-premise suelen requerir procesos de setup mas complejos, y en muchas ocasiones es necesario contar con un equipo de It. Esto alarga bastante los procesos. En el caso de los Software Cloud como Fracttal, la activación es mucho más rápida.
• Volumen de datos a transferir: aquí incluimos activos físicos, virtuales y planes de mantenimiento. Cuanto más ordenado esté tu inventario técnico, más rápido será el inicio del proceso.
• Número de usuarios o sedes: los tiempos de implementación puedes variar dependiendo del tamaño de la planta. En plantas pequeñas el proceso puede ser muy cortos, mientras que una empresa que tenga múltiples ubicaciones requerirá un planificación por fases.
• Integraciones complejas: en empresas donde sea necesaria hacer una integración con el ERP, los tiempos de implementación suelen alargarse. 
• Preparación equipo técnico: en muchas ocasiones, la velocidad de implementación depende de la preparación del equipo técnico. Contar con un software sencillo y fácil de utilizar y un soporte técnico de calidad ayuda a acortar mucho estos procesos. 

Normalmente, la implementación de un GMAO Cloud suele tardar entre 1 y 3 semanas en estar completamente funcional.

Para el caso de aplicaciones más complejas on-premise, estos tiempos se pueden llegar a alargar hasta los 2 y 6 meses. 

En Fracttal entendemos lo crucial que es disponer de nuestra solución operativa en el menor tiempo posible. Es por eso que ofrecemos un onboarding estructurado, plantillas para la importación de activos y planes de mantenimiento, así como acompañamiento personalizado durante el proceso. Esto ayuda a nuestros clientes a reducir los tiempos y facilita una adopción mucho más rápida.

 

¿Cuáles son los errores más comunes al implementar un GMAO?

Implementar un GMAO es más complicado de lo que parece. No se trata solo de tecnología, sino de cambiar la forma en que trabajamos y pensamos. Muchas empresas fracasan porque no se preparan adecuadamente, tienen un enfoque equivocado o simplemente no saben gestionar el cambio. Al final, no se trata de la herramienta en sí, sino de la manera en la que se integra en el día a día de la empresa.

Errores más comunes al implementar un GMAO

• Dejarse llevar por el precio o la marca: no todos las solcuiones de mantenimiento tienen por que adaptarse a tus operaciones. En este sentido, es vital evaluar la facilidad de uso de la herramienta, la escalabilidad así como el soporte técnico y la posibilidad de integrarse con el ERP de tu empresa.
• No implicar al equipo técnico: si el equipo técnico no tiene la oportunidad de participar desde el principio, es probable que tarde o temprano se sientan desconectados del sistema y lo vean como algo que se les ha impuesto. 
• Digitalizar antes de optimizar procesos: antes de migrar todos tus datos a un GMAO es necesario ordenarlos y limpiarlos. En caso contrario, la migración solo supondrá un caos mayor. 
• No realizar una formación previa y onboarding: un GMAO puede suponer una avance enorme en cuanto a la gestión de mantenimiento, pero mal utilizada no sirve para nada. De ahí, la importancia de formarse en la plataforma y contar con un soporte adecuado. En el caso de Fracttal por ejemplo, cada trimestre hacemos una capacitación a todos nuestros clientes y entregamos una certificación de la plataforma.
• No tener en cuenta los datos actuales: la falta de datos estructurados y ordenados, puede limitar la creación de informes y análisis en un primer momento.
• Implantar todo al mismo tiempo: es preferible ir paso a paso, y empezar por lo esencial (órdenes de trabajo, activos y planes de mantenimiento)
• No medir resultados desde el principio: si no cuentas con indicadores o KPI's claros, va a ser muy difícil justificar el ROI de la plataforma ni mejorar la estrategia de mantenimiento. 

Lo que realmente importa a la hora de implantar un GMO es encontrar un buen equilibrio entre la herramienta y las personas que la usarán, así como los procesos que se seguirán. Para que de verdad funcione, debes tener claro que tu objetivo principal es lograr una adopción efectiva, ver resultados que puedas medir con facilidad y, sobre todo, estar dispuesto a hacer cambios y mejoras constantemente.

 

¿Se puede integrar un GMAO con SAP?

Sí, un GMAO es perfectamente capaz de funcionar junto a SAP y otros sistemas de planificación de recursos empresariales. En la práctica, esto significa que las operaciones de mantenimiento pueden estar sincronizados con compras, inventario, finanzas y planificación. Esto nos evita tener que hacer el mismo trabajo dos veces, reduciendo errores que podrían ocurrir cuando se introducen datos a mano y problemas de comunicación entre diferentes partes de la empresa.

¿Qué procesos se pueden integrar entre un GMAO y SAP?

La integración entre SAP y una GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) puede ser muy beneficiosa. Algunos procesos que se pueden combinar de manera efectiva incluyen el mantenimiento preventivo y correctivo, la gestión de inventarios y la ordenación de compras.

• Gestión de repuestos e inventario: el GMAO te permite buscar o copiar catálogos de materiales que probablemente ya tengas en SAP. Esto incluye cosas como la cantidad disponible, dónde está ubicado y quién te lo proporciona. Esto puede ser muy útil para llevar un control más préciso de tus existencias.
• Órdenes de compra: si un técnico necesita un repuesto, puede pedirlo desde la herramienta de mantenimiento. Entonces, el sistema crea automáticamente una solicitud en el programa de gestión para su revisión. Esta solicitud llega a SAP, donde se espera la aprobación antes de proceder con la compra.
• Registro de costes y centros de trabajo: esta tarea puede ser bastante sencilla gracias a las órdenes de trabajo. Estas pueden anotar automáticamente todos los gastos en SAP, incluyendo la mano de obra, los materiales y el tiempo empleado. Lo mejor es que todo se asocia directamente con el centro de coste correcto, lo que facilita llevar un control preciso. De esta manera, tienes una visión clara de dónde se está invirtiendo el dinero y puedes tomar decisiones informadas para optimizar tus recursos. Al final, es cuestión de tener la información adecuada en el lugar adecuado para tomar decisiones sabias.
• Gestión de activos: si SAP ya lleva un registro de todos los activos, entonces el GMAO puede simplemente leer esa información de SAP. De esta manera, aseguramos que ambos sistemas tengan la misma información sobre los activos, sin necesidad de meter datos dos veces. Esto simplifica mucho las cosas y evita errores por desactualizaciones. Así, la información de activos queda actualizada y consistente en todos lados.
  Si algo sale mal, podemos mandar una notificación a SAP como un aviso técnico. Esto nos ayuda a saber qué pasa y a solucionarlo rápido.

En Fracttal, contamos con una integración nativa con SAP. Además, somos Silver Partners. Lo mejor es que no necesitas partir de cero para conectarlo, ya que es compatible con varias versiones de SAP, como PM, ECC, S/4HANA y Business One.

Esto facilita mucho las cosas, ya que no requiere un desarrollo especial desde el principio. Simplemente lo conectas y listo. La conexión es estable y reconocida oficialmente por SAP, lo que es un beneficio añadido. Además, puedes personalizarla para que se adapte a tus necesidades específicas.

 

 

La conexión entre ambos sistemas permite unir la eficiencia de la gestión de mantenimiento con el control financieros y logísticos, todo esto sin alterar el flujo actual de trabajo ni repetir tareas innecesariamente. De esta manera, se aprovechan al máximo los recursos y se evita la duplicidad de esfuerzos.