Qué es un CMMS y cuáles son sus ventajas

Un CMMS es un software diseñado para simplificar la gestión de mantenimiento en una empresa.

El CMMS es un sistema que nace para administrar el mantenimiento de organizaciones sin importar su naturaleza, contemplando al mismo tiempo, los recursos materiales y humanos. Su objetivo es atender las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo bajo un esquema sistemático, organizado y sencillo.

 

Con un CMMS puedes optimizar las labores de control y seguimiento efectivo del mantenimiento industrial, la organización y la generación de documentación correspondiente.

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Cómo funciona un CMMS

Qué funcionalidades debe tener un CMMS

Ventajas de un CMMS

¿Necesito un CMMS?

¿Cómo funciona un CMMS?

Un CMMS es un software que mantiene una base de datos de información sobre todas las operaciones de mantenimiento de una empresa u organización. Automatiza la gestión de activos, control de inventario de repuestos y herramientas, mano de obra, proveedores y contratistas, gestión de solicitudes, manejo de garantías y documentación, gestión de tareas y órdenes de trabajo, análisis de información con informes de gestión y KPIs para tomar decisiones.

 

Un CMMS actúa como un depósito de todos los datos asociados con los activos de tu organización, como por ejemplo: cuando se compró un activo y se colocó en funcionamiento, cuándo se realizó el mantenimiento programado, en qué trabajó un miembro del equipo de mantenimiento, la frecuencia de las averías de los activos, las piezas utilizadas y mucho más. Un registro detallado de tu inventario proporciona información que tu organización puede usar para tomar decisiones informadas sobre dónde asignar los recursos.

 

 

¿Cuáles son los componentes de un CMMS?

Computarizado

Computarizado se refiere al hecho de que con un CMMS la información de mantenimiento se almacena en una base de datos que reside en un equipo de computo o computador, este no es un concepto sorprendente hoy en día. Sin embargo, antes de la década de 1980, los datos de mantenimiento generalmente se registraban con lápiz y papel (algo que sigue sucediendo en muchas organizaciones). Debido a esto, el mantenimiento era en su mayoría reactivo. El mantenimiento preventivo era menos común porque no era realista rastrear qué activos necesitaban mantenimiento de rutina cuando todos los registros de mantenimiento se guardaban en papel en un archivador.

 

Cuando las soluciones CMMS dieron luz a fines de la década de los 1980 y a principios de 1990, las grandes empresas y corporaciones comenzaron a migrar del lápiz/papel a computadoras, de esa forma podían rastrear órdenes de trabajo, generar informes y determinar cuál de sus activos requería mantenimiento preventivo. Esto condujo a una mayor vida útil de los activos, una mejor organización y, en última instancia, redujo los costos y aumentó las ganancias de las empresas.

 

Mantenimiento

Mantenimiento es lo que hacen los usuarios del software CMMS todos los días, ya sea planificando las tareas, respondiendo a una solicitud de trabajo o completando los datos de una orden de trabajo.  

 

El software en sí no es una solución mágica que puede realizar el trabajo de un técnico calificado, sin embargo, lo que sí puede hacer muy bien es garantizar que las tareas se prioricen correctamente y que todo esté organizado, (repuestos, proveedores, mano de obra, herramientas) y así, garantizar el éxito del departamento. Las soluciones CMMS brindan al personal de mantenimiento la libertad de concentrarse menos en el papeleo y más en el mantenimiento práctico.

 

Administración

La gestión de mantenimiento es la función esencial de una solución CMMS. El software de administración de mantenimiento está diseñado para brindar a los usuarios una visión inmediata del estado de su activos físicos, las necesidades de mantenimiento con cronogramas completos de órdenes de trabajo, pronósticos precisos de inventario y acceso a informes de gestión. Las soluciones CMMS facilitan la gestión de mantenimiento al dotar a los gerentes con información para que puedan tomar decisiones lo más informados posibles.

 

Sistema / Software

Un sistema puede considerarse como la combinación general de características y funcionalidades dentro de un CMMS. Diferentes soluciones CMMS ofrecen diferentes características, pero el mejor sistema CMMS es aquel que permite a los usuarios realizar sus tareas de mantenimiento existentes de manera más efectiva, al tiempo que presenta características que ahorran tiempo y reducen los costos.

 

Nuestro software de mantenimiento Fracttal One, facilita la administración de órdenes de trabajo, tareas de mantenimiento preventivo, activos, órdenes de compra, flota, niveles de inventario y más con la movilidad de una APP y la inmediatez del Internet de las Cosas, ofreciendo el control de todos los activos de tu empresa en un mismo sitio.

 

Fracttal One es una plataforma integral, moderna, segura intuitiva, fácil de usar y 100% basada en la nube, pensada para ofrecer el control sobre todos los activos de tu empresa, facilitando tu trabajo y brindándote una experiencia de usuario placentera, a cualquier hora y desde cualquier lugar.

 

Con Fracttal, las empresas pueden planificar, organizar y ejecutar el mantenimiento de todo tipo de equipo, control de proveedores, gestión de recursos humanos, administración de inventarios de piezas y repuestos, gastos de mantenimiento, gestión de presupuestos, emergencias y garantías. Todo esto con poderosos indicadores estadísticos y KPIs, en una interfaz web amigable y rápida. Fracttal One es una APP ideada para ofrecer al personal que trabaja constantemente fuera de las instalaciones, una herramienta para acceder instantáneamente a rutas de mantenimiento o inspección, recibir alertas y realizar tareas a través dispositivos móviles.

 

 

Tipos de CMMS existentes

En la actualidad puedes encontrar dos tipos de CMMS. Por un lado están los CMMS On-premise, es decir, que requieren ser instalados en computadores locales. Sin embargo los nuevos y más modernos CMMS se ejecutan 100% en la nube como software como servicio (SaaS) y poseen soluciones habilitadas para dispositivos móviles.

 

CMMS on-premise

CMMS On-premise

Se instalan en computadoras individuales y no permiten la movilidad.

CMMS cloud

CMMS cloud (SaaS)

Proporciona múltiples beneficios; implementación rápida, actualizaciones fáciles y seguridad de datos.

¿Cuáles son las ventajas de usar un CMMS?

¿Cuáles son las ventajas de usar un CMMS?

Los CMMS se han vuelto un componente primordial en los procesos de mejora continua y retroalimentación para la gestión interna de muchas empresas debido a la facilidad y transparencia en el manejo de la información.

 

Algunas de las mejoras que se pueden obtener tras implementar de manera exitosa un software de gestión de mantenimiento CMMS son:

  • done

    Informes, alertas y notificaciones en tiempo real.

  • done

    Trazabilidad de los activos en todo momento.

  • done

    Uso más eficiente de los recursos.

  • done

    Movilidad, agilidad y dinamismo en la gestión.

  • done

    Toda la información consolidada en un solo lugar.

  • done

    Visión 360º del estado de tus activos

  • done

    Automatización de procesos.

Informes, alertas y notificaciones en tiempo real.

El CMMS nos genera los informes, gráficas o reportes con toda la información relevante y en el momento oportuno, de modo que podemos tomar decisiones de forma precisa y acertada con base a sus métricas.

 

Los CMMS tienen la funcionalidad de enviar alertas y notificaciones automáticas a diferentes grupos de trabajo, avisándoles cuando llega el momento de ejecutar tareas de mantenimiento, realizar inspecciones, cuándo se aproxima la fecha de expiración de garantías e incluso al momento en que se presentan averías en las unidades, equipos e instalaciones. También pueden configurarse para enviar alertas automáticas cuando las órdenes de trabajo no reciben respuesta en un período de tiempo específico, o al identificar lecturas fuera de rango.

 

Trazabilidad de los activos en todo momento.

Los sistemas de gestión de mantenimiento modernos garantizan la trazabilidad de la información en la medida en que registran de manera electrónica, automática y sobre la marcha la hora en la que una solicitud u orden de trabajo fue emitida, recibida y ejecutada, además de cada transacción que pueda ocurrir durante la orden de trabajo.

 

Uso más eficiente de los recursos 

Podremos ser mucho más precisos con el ahorro de fondos destinados al mantenimiento preventivo y disminuiremos los gastos de mantenimiento correctivo al prevenir reparaciones costosas, detenimientos o fallas en las líneas de producción y costos relacionados a accidentes laborales.

 

Movilidad, agilidad y dinamismo en la gestión.

Será mucho más fácil priorizar, monitorear y planificar las actividades relacionadas con la gestión de mantenimiento, sin que nada se nos escape. Todo ello desde cualquier tipo de dispositivo y ubicación.

 

Además, podremos administrar nuestros documentos y niveles de inventario para obtener acceso a la información en tiempo real, lo que nos ayudará a percibir las operaciones en proceso, finalizadas o atrasadas.

 

Toda la información consolidada en un solo lugar.

La documentación electrónica de solicitudes, órdenes de trabajo y tareas completadas, no solo garantiza la integridad de la información, sino que elimina la necesidad de seguir rastros de documentos y hojas impresas.

 

Visión 360º del estado de tus activos

Seremos capaces de hacerle seguimiento a las inspecciones y gestiones de seguridad, prolongando la vida útil de los equipos y validando la cantidad de herramientas y recursos que se encuentran en uso, así como la estimación de tiempo para el mantenimiento industrial.

 

Automatización de procesos

El CMMS nos permite estar en contacto con los técnicos encargados del mantenimiento y organizar la mano de obra para ejecutar las tareas necesarias. El sistema les envía notificaciones y los mantiene al día con sus labores, evitando cualquier tipo de retrasos.

Conoce las ventajas de utilizar un CMMS como Fracttal One

¿Estás pensando en contratar un CMMS? Entonces este webinar es perfecto para tí. Descubre las ventajas de usar un software CMMS como Fracttal One en tu empresa.

Webinar Gratuito

¿Qué elementos y funcionalidades debe tener un CMMS?

En el mercado existe una amplia gama de ofertas en softwares CMMS, pero no todos son convenientes. Más allá de saber qué es, debes tener presente las siguientes características que debe poseer un CMMS:  

CMMS en la nube

En 2019 se estimó que el 90% de las empresas ya estaban en la nube. Cuando optamos por un sistema de gestión de mantenimiento cloud, no solo nos insertamos en dicha tendencia, sino que logramos el acceso a los datos desde cualquier lugar, facilitando la toma de decisiones en cualquier momento. 

 

Además, vale la pena acotar que un sistema de gestión de mantenimiento cloud ofrece diversos beneficios, como máxima seguridad informática, optimización de los costos (de desarrollo e infraestructura) y agilización de los procesos, entre otros. 

 

Diseño responsive

En la actualidad, los dispositivos móviles y las operaciones en terreno forman parte del cotidiano empresarial. Por esto, es indispensable apoyarse en soluciones que puedan operarse desde smartphones y similares. 

 

Eso permitirá que todos los involucrados en la gestión de mantenimiento puedan ingresar al sistema desde su teléfono, optimizando así la movilidad y ayudando a los equipos a ser más productivos.

Gestión centralizada de órdenes de trabajo

Para que el sistema CMMSresulte realmente eficiente, debe permitir planificar, asignar, ejecutar, reportar y monitorear todas las órdenes de trabajo desde una misma interfaz. También resulta imprescindible que el sistema brinde la posibilidad de obtener toda la información de RRHH, proveedores y clientes, sin cambiar de plataforma.

 

Monitoreo IoT e Inteligencia Artificial (IA)

Actualmente, resulta complejo pensar en un sistema de gestión de mantenimiento que no incorpore el Internet de las Cosas -o IoT, por sus siglas en inglés- y la IA para recopilar y procesar información de la actividad de los equipos y maquinaria. Así, es posible ejecutar mantenciones proactivas con el fin de anticiparse a eventos y daños, garantizando la continuidad de las operaciones.  

 

Horas de uso, calidad energética, nivel de lubricante y temperatura de determinadas maquinarias son solo algunos de los factores que deberíamos poder monitorear con un sistema CMMS. 

 

KPIs, reportes e Informes

Es muy difícil mejorar lo que no se mide. El software CMMS tiene que brindar la opción de establecer indicadores de rendimiento de mantenimiento y generar informes asociados a ellos para optimizar a diario la gestión. 

 

Automatización

El objetivo central de implementar un software CMMS es ahorrar tiempo y recursos en la gestión de mantenimiento. Por eso, como mínimo, debe contar con la posibilidad de automatizar la gestión de notificaciones y determinados procesos.

 

Registro de activos físicos

Para una buena gestión de las tareas de mantenimiento se debe documentar las ubicaciones, equipos, stock de repuestos o materiales, herramientas e información clave de los activos físicos.

 

Integraciones con otros programas o ERP's

El sistema también debe ser fácil de integrar con otros software -como un ERP, por ejemplo-, para optimizar la obtención de datos como información de bodegas o almacenes, reportar el costo de actividades o recolectar lecturas, entre otras posibilidades. 

 

A grandes rasgos, esto es lo que es un sistema CMMS/GMAO y las características que se deben considerar a la hora de evaluar alternativas. Por lo demás, solo se debe asegurar de que sea fácil de implementar y que la compañía proveedora ofrezca soporte para resolver eventuales dudas en cualquier momento. 

¿Realmente Necesito un CMMS?

¿Realmente Necesito un CMMS?

Si eres el responsable de mantenimiento de una empresa y te estás planteando contratar un CMMS para gestionar tus tareas de mantenimiento, tan solo hazte las siguientes preguntas:

  • done

    ¿Cuál es el costo de las paradas imprevistas en tu empresa?

  • done

    ¿Cuál es la confiabilidad de tus activos físicos?

  • done

    ¿Sabes cuál es la falla más frecuente y cómo evitarla?

  • done

    ¿Cuál es el tiempo medio entre fallas?

  • done

    ¿Cuál es el tiempo medio por reparación?

  • done

    ¿Cuál es la vida útil de tus activos?

  • done

    ¿Cuál es el retraso promedio en las órdenes de trabajo?

  • done

    ¿Conoces el indicador de solicitudes reportadas vs finalizadas?

  • done

    ¿Cuál es tu presupuesto de este año para mantenimiento?

  • done

    ¿Conoces el indicador de tareas programadas vs ejecutadas?

Si encontraste 2 ó más preguntas para las cuales no tienes respuesta, entonces estás en una zona de peligro y necesitas implementar urgentemente un CMMS. Fracttal One es sin duda la opción más recomendada del mercado. 

¿Quién es el responsable de gestionar el CMMS en la empresa?

El CMMS es parte de la gestión estratégica de una empresa, por lo tanto, es responsabilidad de todo el equipo que funcione correctamente. Sin embargo, la responsabilidad principal de un CMMS se otorga habitualmente al gerente de mantenimiento, siendo el usuario primario el planificador de mantenimiento.

 

Algunas organizaciones crean un puesto de administrador de CMMS dedicado para supervisar el correcto funcionamiento de este.

 

Si deseas saber más sobre el rol del responsable de mantenimiento, te invitamos a leer este artículo.

 

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