Como calcular o ROI do seu CMMS?

A importância do ROI ao contratar um CMMS

Para qualquer organização, uma questão essencial ao implementar novas tecnologias é:

Isso vai aumentar o meu retorno sobre investimento (ROI)? E de que forma?

No final, o que realmente importa é otimizar os custos e maximizar os lucros. Se uma iniciativa não contribuir para a rentabilidade da organização, não será relevante para os gerentes de manutenção e outros responsáveis pela tomada de decisões.

Normalmente, a escolha de um CMMS (Computerized Maintenance Management System) envolve a comparação com sistemas ou ferramentas mais antigas em operação.

O custo inicial de novas ferramentas costuma ser uma questão, especialmente quando há incertezas sobre aspectos como usabilidade, compatibilidade de integração com sistemas existentes e, claro, o ROI.

Quando implementado corretamente, isso não deveria ser um problema quando se trata de um Sistema Informatizado de Gestão de Manutenção (CMMS, sigla em inglês). Este sistema tem o potencial de melhorar o ROI e tornar as operações de manutenção mais eficientes, eliminando problemas significativos, como tempo de inatividade, controle de estoque e falta de visibilidade nas tarefas de manutenção de ativos.

Se você ainda não possui um CMMS, como pode demonstrar ao departamento financeiro que adquirir um economizaria tempo e dinheiro?

É por isso que vamos te explicar como calcular de forma conclusiva o ROI do seu CMMS.

Entendendo a fórmula de ROI para um CMMS

Para calcular o ROI de um sistema CMMS, é necessário considerar os seguintes custos e também economias:

• Custos do CMMS: Isso pode ser calculado somando os custos de implementação, o próprio software, custos de treinamento e possíveis custos de hardware.
  
  
• Ganhos do CMMS: Isso pode ser calculado somando os ganhos em produtividade, economias em tempo de inatividade ou redução no estoque de peças de reposição.

Sabendo dos custos e economias da implementação de um sistema CMMS após um período de tempo, é possível calcular o ROI da seguinte forma:

ROI CMMS = ((Ganhos do CMMS - Custos do CMMS) / Custos do CMMS) x 100

O resultado do ROI é um valor percentual que deve ser analisado da seguinte forma::

• Se ROI > 0: O investimento vale a pena👍
• Se ROI = 0: Existe um ponto de equilíbrio😐
• Se ROI < 0: O investimento não está gerando valor suficiente👎

Quais são os custos de um CMMS?

Os custos iniciais, como a licença de software e a implementação do sistema, são os mais evidentes e fornecem um sólido ponto de partida para calcular o ROI. Para uma análise mais detalhada, temos abaixo outros custos associados.

Custos de implementação

• Custo da licença de software: Relacionado à compra ou assinatura do CMMS. Pode haver duas alternativas: licença vitalícia ou assinatura anual e mensal. Neste caso, multiplica-se o valor da assinatura pelo período contratado.

• Custo total de hardware: Custo de servidores, computadores, telas de LED e outros dispositivos necessários para executar o software.

• Custos de consultoria: Associados a qualquer serviço externo necessário para a implementação do CMMS.

• Custo de treinamento: Custos de treinamento, seja presencial ou online. Custos de materiais ou qualquer outro método que permita que a equipe use o CMMS de forma eficaz. Nesse caso, deve-se multiplicar o custo por hora de treinamento pelo número total de horas de treinamento. Lembre-se de considerar o número de usuários do software.

• Custo de migração de dados: Após a aquisição do sistema CMMS, surgem despesas e a necessidade de investimento de tempo para a transferência de dados existentes de um sistema ou ferramenta anterior para o novo sistema CMMS. O cálculo envolve a multiplicação das horas/homem de TI necessárias pelo custo por hora. Além disso, é importante considerar a inclusão de possíveis custos de software de integração, caso necessário.

• Custos de personalização: As despesas associadas à personalização, de acordo com as necessidades específicas do cliente, podem exigir adaptações no software CMMS, implicando em tempo de desenvolvimento com custos correspondentes.

• Custos de testes: São os gastos destinados a testar o sistema durante um período prévio à implementação. Em alguns casos, muitos fornecedores de sistemas CMMS oferecem uma demonstração gratuita ou prova de conceito do CMMS.

Custos operacionais

• Custo de renovação da licença de software: Custos contínuos para a licença de software, que podem ser renovados mensalmente, trimestralmente ou anualmente, dependendo do plano contratado.

• Custo de atualizações: Os CMMS estão sempre evoluindo para oferecer a melhor experiência aos usuários. Portanto, estão sujeitos a atualizações ou adição de novos módulos para melhorar a usabilidade do sistema. Em alguns casos, essas atualizações ou novos módulos representam custos adicionais .

• Custo de treinamento contínuo: Como mencionado anteriormente, os sistemas CMMS são atualizados frequentemente, portanto, é necessário manter os usuários devidamente treinados para obter o máximo desempenho da ferramenta.

• Custos de suporte técnico e manutenção: Alguns fornecedores podem cobrar pelo fornecimento de suporte técnico especializado ou taxas de manutenção da plataforma. No entanto, hoje em dia, esse é um serviço que geralmente está incluso no valor da licença de uso.

• Custos de inatividade do sistema: Neste ponto, estimam-se os custos relacionados a falhas e períodos de inatividade no sistema, que afetam negativamente a produtividade nas operações diárias da área de manutenção e produção.

Em resumo, os custos de um sistema CMMS são compostos pela soma dos custos de implementação e dos custos operacionais.

Custos do CMMS = Custos de implementação + Custos operacionais

Quanto você pode economizar com um CMMS?

Determinar os números exatos com a economia é um desafio, pois a estimativa de ROI antes da implementação é apenas um número aproximado. Faça o seu melhor para afinar essa estimativa o máximo possível. Além disso, os benefícios de um CMMS não se limitam apenas a aspectos financeiros, pois existem outros fatores que contribuem para a rentabilidade geral do sistema.

Economia em eficiência laboral ou produtividade

As soluções CMMS podem melhorar seu fluxo de trabalho, fornecendo uma estrutura sólida, acesso rápido a informações importantes sobre ativos e um fluxo constante de comunicação. Para calcular ganhos de produtividade, você precisa saber quatro coisas:

1. Qual é o custo por hora de trabalho por técnico/usuário?
2. Quantas pessoas vão usar o CMMS?
3. Quantas horas o software CMMS pode economizar em um determinado período de tempo?
4. Quantos dias úteis há em um ano?

Economia devido à redução da inatividade

Para muitas empresas, o CMMS serve como um trampolim para o sucesso na manutenção preventiva. Essa ferramenta permite, entre outras coisas:

• Melhoria da eficiência;
• Integração de sistemas;
• Tomada de decisões baseadas em dados;
• Orçamento eficaz;
• Priorização de ordens de serviço;
• Implementação de procedimentos estabelecidos;
• Organização de ativos em diferentes dispositivos;
• Gestão de diferentes equipes de manutenção.

Para avaliar a redução de custos devido à inatividade, você deve considerar as seguintes três perguntas:

1. Qual é o custo financeiro da inatividade por hora?
2. Quanto tempo de inatividade você enfrenta mensalmente?
3. Quanto tempo de inatividade você planeja eliminar com o uso de um CMMS?

Economia no custo de inventário

Um CMMS pode ajudar na automação da gestão de estoque por meio de funcionalidades como alertas de nível de estoque, localização de itens e rastreamento automático do consumo de peças. Isso pode reduzir aspectos como o custo de manter itens obsoletos e o custo de pedidos de emergência quando um item não estiver disponível.

Para calcular as economias no custo do inventário de peças de reposição, você precisa saber duas coisas:

1. Quanto você gasta em estoque de peças de reposição por mês?
2. Quanta economia você pode esperar com um CMMS?

Manter peças de reposição em estoque tem um custo. O espaço de armazenamento deve ser mantido e, em alguns casos, mantido sob certas condições (iluminação/temperatura), o que também gera gastos.

Economia na gestão de ativos

Existem outras economias indiretas das quais você pode se beneficiar ao implementar um CMMS moderno. Dois pontos que se destacam são o aumento em:

1. Vida útil dos ativos.
2. Redução nos custos trabalhistas.

Ambos resultam da redução de falhas inesperadas. Menos falhas, combinadas com manutenção proativa, aumentam a vida útil dos ativos. Menos falhas em máquinas resultam em menores custos de mão de obra, seja pela diminuição das horas extras ou pela redução das chamadas a prestadores de serviços independentes.

Embora esses aspectos geralmente sejam considerados opcionais e raramente sejam incluídos nos cálculos de ROI de um CMMS, é importante considerá-los.

Economias de conformidade com regulamentações

Muitas Empresas em diversas indústrias são frequentemente auditadas pelo governo ou por agências reguladoras, e aquelas que não podem fornecer documentação adequada ou manter a conformidade podem enfrentar multas altas.

Um CMMS fornece listas de verificação de manutenção preventiva, horários e históricos de manutenção, e ter acesso a essas informações pode ajudar as empresas a manter a conformidade.

Fatores de risco por não alcançar o ROI esperado

Abordar os riscos associados por não alcançar o ROI esperado é essencial para qualquer organização que esteja considerando a implementação de um CMMS. Aqui estão vários fatores de risco e estratégias para reduzi-los.

Fatores de risco

1. Implementação incompleta ou inadequada: A falta de uma implementação completa e eficaz pode resultar em custos operacionais mais altos e menos benefícios, afetando negativamente o ROI esperado.

2. Resistência à mudança: Funcionários que não adotam o novo sistema podem prejudicar sua eficácia, afetando diretamente o ROI esperado.

3. Custos ocultos: Custos adicionais de treinamento, suporte técnico e atualizações podem anular os benefícios projetados. Hoje em dia, a maioria dos fornecedores oferece atualizações, suporte técnico e treinamento incluídos no custo da licença.

4. Dados incorretos: Usar dados desatualizados para o cálculo inicial do ROI pode resultar em projeções infladas.

5. Obsolescência tecnológica: A tecnologia avança rapidamente e um CMMS pode se tornar obsoleto, exigindo novos investimentos que não foram considerados.

6. Desalinhamento estratégico: Antes da aquisição, certifique-se de que o CMMS esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa, pois o ROI desejado pode não se concretizar.

Como reduzir os riscos?

1. Planejamento e gestão do projeto: Alocar uma equipe dedicada para a implementação do CMMS pode ajudar a garantir que seja concluída de maneira eficaz e eficiente.

2. Treinamento e suporte: Fornecer treinamento adequado e contínuo aos funcionários facilitará a adoção mais rápida e eficaz do sistema.

3. Análise detalhada de custos: Realizar uma análise abrangente de todos os custos potenciais, incluindo os ocultos, para obter um cálculo mais preciso do ROI.

4. Validação de dados: Garantir que os dados usados nos cálculos de ROI sejam precisos, atuais e no período de tempo correto.

5. Avaliação regular: Realizar avaliações periódicas de desempenho do CMMS para fazer ajustes conforme necessário.

6. Flexibilidade e escalabilidade: Escolher um CMMS que possa se adaptar a mudanças tecnológicas e ao crescimento da empresa para evitar a obsolescência.

7. Alinhamento com objetivos: Garanta que o CMMS esteja em sintonia com a estratégia da empresa antes da aquisição.

Ao considerar esses fatores e estratégias, as organizações podem estar melhor preparadas para reduzir os riscos associados a não alcançar o ROI projetado de um CMMS.

Caso de sucesso - ROI do Fracttal One no Facility Management

O caso apresenta depoimentos e resultados da experiência de dois clientes que implementaram o Fracttal One em sua gestão de operações de manutenção.

No caso da empresa A, o ROI no primeiro ano foi de 34%, equivalente a um valor de 0,34. Isso significa que a empresa não apenas recuperou seu investimento inicial, mas também obteve um lucro adicional de 34% sobre ele, ou seja, US$ 10.635.

Ao estender o cálculo do ROI para um período de dois anos, os benefícios foram consideravelmente maiores: o ROI aumentou para 182%, o que representa uma redução de custos de US$ 78.735. Essa redução se concentra, em grande parte, na eliminação de atividades que não agregavam valor ao trabalho dos técnicos.

→ Leia o estudo completo aqui: ROI da implementação do Fracttal One no setor de Facility Management

Para a empresa B, o ROI no primeiro ano foi de -0,10 ou -10%, ou seja, durante esse período, o investimento não foi recuperado. No entanto, o software melhorou significativamente o fluxo das atividades de manutenção. Já no segundo ano, o ROI alcançou 0,63 (63%), ou seja, a empresa recuperou seu investimento e gerou benefícios equivalentes a US$ 23.968.