O que é um Software de Gestão da Manutenção (CMMS) e quais são as suas vantagens

Um CMMS é um software desenhado para simplificar a manutenção e gestão de ativos numa empresa. O objetivo de um CMMS é atender às necessidades de manutenção preventiva e corretiva de uma forma uniformizada, organizada e simples.

Com um CMMS pode otimizar o controlo e o acompanhamento das operações de manutenção, a produção e a organização da documentação correspondente.

Como funciona um CMMS

Funcionalidades chave num CMMS

Porque necessita de um CMMS

Vantagens de usar um CMMS

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Como funciona um CMMS?

Um CMMS é um software que mantém uma base de dados com informações de todas as operações de manutenção de uma empresa ou organização. Automatize a gestão de ativos, controle inventários de peças de substituição e ferramentas, mão de obra, fornecedores e contratantes, gestão de pedidos, gestão de garantias e documentação, gestão de tarefas e ordens de trabalho, análise de informações com relatórios de gestão e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para tomada de decisões.

Um CMMS atua como um depósito de todos os dados associados aos ativos da sua organização, como, por exemplo, quando um ativo foi adquirido e colocado em funcionamento, quando a manutenção programada foi realizada, em que trabalhou um membro da equipa de manutenção, a frequência das avarias dos ativos, as peças utilizadas e muito mais. Um registo detalhado do seu inventário fornece informações que a sua organização pode usar para tomar decisões informadas sobre onde alocar os recursos.

 

 

Quais são os componentes de um CMMS?

Computarizado

"Computarizado" refere-se ao facto de que com um CMMS, a informação de manutenção é armazenada numa base de dados de um computador. Este não é um conceito surpreendente nos dias de hoje. No entanto, antes da década de 1980, os dados de manutenção geralmente eram registados com lápis e papel (algo que ainda acontece em muitas organizações). Devido a isso, a manutenção era em grande parte reativa. A manutenção preventiva era menos comum porque não era realista rastrear quais ativos precisavam de manutenção de rotina quando todos os registos de manutenção eram guardados em papel num ficheiro.

Quando as soluções CMMS surgiram no final da década de 1980 e início da década de 1990, as grandes empresas e corporações começaram a migrar do lápis/papel para computadores, permitindo-lhes rastrear ordens de trabalho, gerar relatórios e determinar quais dos seus ativos necessitavam de manutenção preventiva. Isso levou a uma vida útil mais longa dos ativos, uma melhor organização e, em última análise, redução de custos e aumento dos lucros das empresas.

 

Manutenção

Manutenção é o que os utilizadores do software CMMS fazem todos os dias, quer seja no planeamento das tarefas, na resposta a um pedido de trabalho ou no preenchimento dos dados de uma ordem de trabalho.

 

O próprio software não é uma solução mágica que pode substituir o trabalho de um técnico qualificado. No entanto, o que pode fazer muito bem é garantir que as tarefas sejam priorizadas corretamente e que tudo esteja organizado (peças de substituição, fornecedores, mão de obra, ferramentas), garantindo assim o sucesso do departamento. As soluções CMMS proporcionam à equipa de manutenção a liberdade de se concentrar menos na papelada e mais na manutenção prática.

 

Gestão

A manutenção e gestão de ativos é a função essencial de uma solução CMMS. O software de manutenção e gestão de ativos é desenhado para fornecer aos utilizadores uma visão imediata do estado dos seus ativos, necessidades de manutenção com agendamentos completos de ordens de trabalho, previsões precisas de inventário e acesso a relatórios de gestão. As soluções CMMS facilitam a gestão de manutenção ao proporcionar aos gestores informações para que possam tomar decisões o mais informadas possível.

 

Sistema / Software

Um sistema pode ser considerado como a combinação global de características e funcionalidades de um CMMS. Diferentes soluções CMMS oferecem diferentes características, mas o melhor sistema CMMS é aquele que permite aos utilizadores realizar as suas tarefas de manutenção existentes de maneira mais eficaz e ao mesmo tempo ofereça funcionalidades que poupam tempo e reduzem custos.

 

O nosso software de manutenção do Fracttal One, facilita a gestão de ordens de trabalho, tarefas de manutenção preventiva, ativos, ordens de compra, frota, níveis de inventário e muito mais com a mobilidade de uma APP e o imediatismo de Internet of Things, oferecendo o controlo de todos os ativos da sua empresa num único lugar.

 

O Fracttal One é uma plataforma integral, moderna, segura, intuitiva, fácil de usar e 100% cloud, desenhado para oferecer controlo sobre todos os ativos da sua empresa, facilitando o seu trabalho e proporcionando-lhe uma experiência de utilizador agradável, a qualquer hora e a partir de qualquer lugar.

 

Com a Fracttal, as empresas podem planear, organizar e executar a manutenção de todos os tipos de equipamento, controlar fornecedores, gerir recursos humanos, inventários de peças e consumíveis, custos de manutenção, orçamentos, emergências e garantias. Tudo isto com poderosos indicadores estatísticos e KPIs, numa interface web amigável e rápida. O Fracttal One é uma APP concebida para oferecer ao pessoal que trabalha constantemente fora das instalações, uma ferramenta para aceder instantaneamente a rotinas de manutenção ou inspeção, receber alertas e realizar tarefas através de dispositivos móveis.

 

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Tipos de CMMS existentes

Atualmente pode encontrar dois tipos de CMMS. Por um lado estão os CMMS On-premise, ou seja, que requerem um instalação em computadores fixos num local. No entanto, os novos e mais modernos CMMS são 100% cloud, SaaS, e têm soluções ativas para dispositivos móveis.

 

CMMS On-premise

São instalados em computadores individuais e não permitem mobilidade.

CMMS cloud (SaaS)

Proporciona múltiplos benefícios; implementação rápida, atualizações fáceis e segurança de dados.

Vídeo de demonstração do Fracttal One

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¿Cuáles son las ventajas de usar un CMMS?

Quais são as vantagens de usar um CMMS?

Os CMMS tornaram-se um componente-chave nos processos de melhoria contínua e de feedback para a gestão interna em muitas empresas, devido à facilidade e transparência da gestão da informação.

 

Algumas das melhorias que podem ser alcançadas após a implementação bem sucedida de um software de manutenção e gestão de ativos são:

  • done

    Relatórios, alertas e notificações em tempo real.

  • done

    Rastreabilidade dos ativos a todo o momento.

  • done

    Uso mais eficiente dos recursos.

  • done

    Mobilidade, agilidade e dinamismo na gestão.

  • done

    Toda a informação consolidada num único lugar.

  • done

    Visão 360º do estado dos seus ativos.

  • done

    Automatização de processos.

Relatórios, alertas e notificações em tempo real

O CMMS gera os relatórios ou gráficos com toda a informação relevante e no momento oportuno, de modo a que possamos tomar decisões de forma precisa e com base nas suas métricas.

 

Os CMMS têm a funcionalidade de enviar alertas e notificações automáticas para diferentes grupos de trabalho, avisando quando é hora de executar tarefas de manutenção, realizar inspeções, quando a data de expiração das garantias está próxima e até mesmo quando ocorrem avarias em unidades, equipamentos e instalações. Também podem ser configurados para enviar alertas automáticos quando as ordens de trabalho não recebem resposta dentro de um período de tempo específico, ou ao identificar leituras fora do intervalo normal.

 

Rastreabilidade dos ativos a todo o momento

Os sistemas modernos de gestão de manutenção asseguram a rastreabilidade das informações ao registarem eletronicamente, automaticamente e em tempo real a hora em que um pedido ou ordem de trabalho foi emitido, recebido e executado, bem como cada transação que possa ocorrer durante a ordem de trabalho.

 

Uso mais eficiente dos recursos

Seremos muito mais precisos na poupança de fundos destinados à manutenção preventiva e reduziremos as despesas de manutenção corretiva ao prevenir reparações dispendiosas, paragens ou avarias nas linhas de produção e custos relacionados a acidentes de trabalho.

 

Mobilidade, agilidade e dinamismo na gestão

Será muito mais fácil priorizar, monitorizar e planear as atividades relacionadas com a manutenção e gestão de ativos, sem que nada nos escape. Tudo isto a partir de qualquer tipo de dispositivo e localização.

 

Também podemos gerir os nossos documentos e níveis de inventário para ter acesso à informação em tempo real, o que nos ajudará a entender as operações em processo, concluídas ou atrasadas.

 

Toda a informação consolidada num único lugar

A documentação electrónica de pedidos, ordens de trabalho e tarefas concluídas, não só garante a integridade da informação, mas também elimina a necessidade de manter um registo de documentos e folhas impressas.

 

Visão 360º do estado dos seus ativos

Poderemos acompanhar as inspeções e a gestão da segurança, prolongando a vida útil dos equipamentos e validando a quantidade de ferramentas e recursos em utilização, bem como estimar o tempo de manutenção industrial.

 

Automatização de processos

O CMMS permite-nos estar em contacto com os técnicos encarregados da manutenção e organizar a mão de obra para executar as tarefas necessárias. O sistema envia-lhe notificações e mantém-no a par do seu trabalho, evitando atrasos.

Que elementos e funcionalidades deve ter um CMMS?

No mercado existe uma ampla gama de ofertas de softwares CMMS, mas nem todos são convenientes. Para além de saber o que é, deve ter em mente as seguintes características que um CMMS deve ter:

CMMS na cloud

Em 2019, estimou-se que 90% das empresas já eram cloud. Quando optamos por um sistema de manutenção e gestão de ativos cloud, não apenas aderimos a essa tendência, mas também temos acesso aos dados a partir de qualquer lugar, facilitando a tomada de decisões a qualquer momento.

Além disso, vale a pena notar que um sistema de manutenção e gestão de ativos cloud oferece várias vantagens, como máxima segurança da informação, otimização de custos (desenvolvimento e infraestrutura) e agilização de processos, entre outros.

 

Design reativo

Atualmente, os dispositivos móveis e as operações em terreno fazem parte do dia a dia empresarial. Por esse motivo, é indispensável contar com soluções que possam ser utilizadas a partir de smartphones e dispositivos similares.

Isto permitirá que todos os envolvidos na manutenção e gestão de ativos possam aceder ao sistema a partir dos seus telefones, otimizando assim a mobilidade e ajudando as equipas a serem mais produtivas.

 

Gestão centralizada de ordens de trabalho

Para que o sistema CMMS seja verdadeiramente eficiente, deve permitir planear, atribuir, executar, reportar e monitorizar todas as ordens de trabalho a partir da mesma interface. Também é imprescindível que o sistema possibilite obter toda a informação de recursos humanos, fornecedores e clientes sem a necessidade de mudar de plataforma.

 

Monitorização IoT e Inteligência Artificial (IA)

Atualmente, é complexo conceber um sistema de manutenção e gestão de ativos que não incorpore Internet of Things, ou IoT, e IA para recolher e processar informação da atividade dos equipamentos. Desta forma, torna-se possível realizar manutenções proativas com o objetivo de antecipar eventos e danos, garantindo a continuidade das operações.

Horas de utilização, qualidade energética, nível de lubrificante e temperatura de determinadas máquinas são apenas alguns dos fatores que deveríamos ser capazes de monitorizar com um sistema CMMS.

 

KPIs e relatórios

É bastante difícil melhorar aquilo que não se mede. O software CMMS tem a opção de estabelecer indicadores de desempenho de manutenção e gerar relatórios associados a estes para otimizar a gestão diária.

 

Automatização

O objetivo central de implementar um software CMMS é poupar tempo e recursos na manutenção e gestão de ativos. Por isso, pelo menos, deve oferecer a possibilidade de automatizar a gestão de notificações e determinados processos.

 

Registo de ativos físicos

Para uma boa gestão das tarefas de manutenção deve documentar-se as localizações, equipamentos, stock de peças de substituição ou materiais, ferramentas e informação chave dos ativos físicos.

 

Integrações com outros programas ou ERP's

O sistema também deve ser fácil de integrar com outros softwares -como um ERP, por exemplo-, para otimizar a obtenção de dados, como informação de adegas ou armazéns, reportar o custo de tarefas ou recolher leituras, entre outras possibilidades.

 

Em termos gerais, isto é o que é um sistema CMMS e as características que devem ser consideradas ao avaliar as alternativas. Além disso, é apenas necessário garantir que seja fácil de implementar e que a empresa fornecedora ofereça suporte para resolver eventuais dúvidas a qualquer momento.

¿Realmente Necesito un CMMS?

Necessito mesmo de um CMMS?

Se é o responsável da manutenção de uma empresa e está a planear implementar um CMMS para gerir as suas tarefas de manutenção  de mantenimiento, basta fazer-se a si próprio as seguintes questões:

  • done

    Qual o custo das paragens não programadas na sua empresa?

  • done

    Qual é a fiabilidade dos seus ativos físicos?

  • done

    Sabe qual é a avaria mais frequente e como evitá-la?

  • done

    Qual o tempo médio entre avarias?

  • done

    Qual o tempo médio por reparação?

  • done

    Qual a vida útil dos seus ativos?

  • done

    Qual o atraso médio das ordens de trabalho?

  • done

    Conhece o indicador de pedidos registados vs concluídos?

  • done

    Qual é o seu orçamento deste ano para a manutenção?

  • done

    Conhece o indicador de tarefas programadas vs executadas?

Se há 2 ou mais perguntas para as quais não tem resposta, então está numa zona de perigo e necessita de um CMMS urgentemente.
O Fracttal One é sem dúvida a opção mais recomendada do mercado.

Quem é o responsável por gerir um CMMS na empresa?

CMMS faz parte da gestão estratégica de uma empresa, sendo responsabilidade de toda a equipa garantir o seu funcionamento correto. No entanto, a responsabilidade principal de um CMMS é geralmente atribuída ao gestor de manutenção, sendo o utilizador principal o planeador de manutenção.

Algumas organizações criam um cargo de gestor de CMMS dedicado a supervisionar o bom funcionamento do sistema.

Se deseja saber mais acerca do papel do gestor de manutenção, convidamo-lo a ler este artigo.

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