Como calcular o ROI do seu CMMS?

Você precisa entender exatamente como a implementação de um CMMS afetará seu ROI (Retorno sobre Investimento)?

Aqui explicamos como realizar estes cálculos.

Como calcular o ROI do seu CMMS?

Você precisa entender exatamente como a implementação de um CMMS afetará seu ROI (Retorno sobre Investimento)?

Aqui explicamos como realizar estes cálculos.

 

Para qualquer organização, uma questão crucial ao implementar novas tecnologias é:

Isso vai aumentar o meu retorno sobre investimento (ROI)? E de que forma?

No final, o que realmente importa é otimizar os custos e maximizar os lucros. Se uma iniciativa não contribuir para a rentabilidade da organização, não será relevante para os gerentes de manutenção e outros responsáveis pela tomada de decisões.

Frequentemente, a escolha de um sistema de gestão da manutenção CMMS (Computerized Maintenance Management System) envolve a comparação com sistemas ou ferramentas mais antigas em operação.

 

O custo inicial de novas ferramentas costuma ser um dilema, especialmente quando não há certezas sobre aspectos como usabilidade, compatibilidade de integração com sistemas existentes e, claro, o ROI.

 

Isso não deveria ser uma questão quando se trata de um CMMS, se implementado corretamente. Este sistema tem o potencial de melhorar o ROI e tornar as operações de manutenção mais eficientes, eliminando problemas significativos, como tempo de inatividade, controle de estoque e falta de visibilidade nas tarefas de manutenção de ativos.

Se você ainda não possui um CMMS, como pode demonstrar ao
departamento financeiro que adquirir um economizaria tempo e dinheiro?

É por isso que explicaremos como calcular de forma conclusiva o ROI do seu CMMS.

 

Entendendo a fórmula de ROI para um CMMS

Para calcular o ROI de um sistema CMMS, é necessário considerar os seguintes custos e também economias:

  • Custos do CMMS: Isso pode ser calculado somando os custos de implementação, o próprio software, custos de treinamento e possíveis custos de hardware.

  • Economias do CMMS: Isso pode ser calculado somando os ganhos em produtividade, economias em tempo de inatividade ou redução no estoque de peças de reposição.

Sabendo dos custos e economias da implementação de um sistema CMMS após um período de tempo, é possível calcular o ROI da seguinte forma:

ROI CMMS = ((Economias do CMMS - Custos do CMMS) / Custos do CMMS) x 100

O resultado do ROI é um valor percentual que deve ser analisado da seguinte forma:

 

Se ROI > 0: O investimento vale a pena 👍

 

Se ROI = 0: Existe um ponto de equilíbrio 😐

 

Se ROI < 0: O investimento não está gerando valor suficiente 👎

 

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Quais são os custos de um CMMS?

Os custos iniciais, como a licença de software e a implementação do sistema, são os mais evidentes e fornecem um sólido ponto de partida para calcular o ROI. Para uma análise mais detalhada, temos abaixo outros custos associados.

 

Custos de implementação

  • Custo da licença de software: Relacionado à compra ou assinatura do CMMS. Pode haver duas alternativas: licença vitalícia ou assinatura anual e mensal. Neste caso, multiplica-se o valor da assinatura pelo período contratado.

  • Custo total de hardware: Custo de servidores, computadores, telas de LED e outros dispositivos necessários para executar o software.

  • Custos de consultoria: Associados a qualquer serviço externo necessário para a implementação do CMMS.

  • Custo de treinamento: Custos de treinamento, seja presencial ou online. Custos de materiais ou qualquer outro método que permita que a equipe use o CMMS de forma eficaz. Nesse caso, deve-se multiplicar o custo por hora de treinamento pelo número total de horas de treinamento. Lembre-se de considerar o número de usuários do software.

  • Custo de migração de dados: Após a aquisição do sistema CMMS, surgem despesas e a necessidade de investimento de tempo para a transferência de dados existentes de um sistema ou ferramenta anterior para o novo sistema CMMS. O cálculo envolve a multiplicação das horas-homem de TI necessárias pelo custo por hora. Além disso, é importante considerar a inclusão de possíveis custos de software de integração, caso necessário.

  • Custos de personalização: As despesas associadas à personalização, de acordo com as necessidades específicas do cliente, podem exigir adaptações no software CMMS, implicando em tempo de desenvolvimento com custos correspondentes.

  • Custos de testes: São os gastos destinados a testar o sistema durante um período prévio à implementação. Em alguns casos, muitos fornecedores de sistemas CMMS oferecem uma demonstração gratuita ou prova de conceito do CMMS.

Custos operacionais

  • Custo de renovação da licença de software: Custos contínuos para a licença de software, que podem ser renovados mensalmente, trimestralmente ou anualmente, dependendo do plano contratado.

  • Custo de atualizações: Os CMMS estão sempre evoluindo para oferecer a melhor experiência aos usuários. Portanto, estão sujeitos a atualizações ou adição de novos módulos para melhorar a usabilidade do sistema. Em alguns casos, essas atualizações ou novos módulos representam custos adicionais .

  • Custo de treinamento contínuo: Como mencionado anteriormente, os sistemas CMMS são atualizados frequentemente, portanto, é necessário manter os usuários devidamente treinados para obter o máximo desempenho da ferramenta.

  • Custos de suporte técnico e manutenção: Alguns fornecedores podem cobrar pelo fornecimento de suporte técnico especializado ou taxas de manutenção da plataforma. No entanto, hoje em dia, esse é um serviço que geralmente está incluso no valor da licença de uso.

  • Custos de inatividade do sistema: Neste ponto, estimam-se os custos relacionados a falhas e períodos de inatividade no sistema, que afetam negativamente a produtividade nas operações diárias da área de manutenção e produção.

Em resumo, os custos de um sistema CMMS são compostos pela soma dos custos de implementação e dos custos operacionais.

Custos do CMMS = Custos de Implementação + Custos Operacionais

Quanto você pode economizar com um CMMS?

Determinar números exatos de economia é um desafio, pois a estimativa de ROI antes da implementação é uma aproximação. Faça o seu melhor para afinar essa estimativa o máximo possível. Além disso, os benefícios de um CMMS não se limitam apenas a aspectos financeiros, pois existem outros fatores que contribuem para a rentabilidade geral do sistema.

 

Economia em eficiência laboral ou produtividade

As soluções CMMS podem melhorar seu fluxo de trabalho atual, fornecendo a todos uma estrutura sólida a seguir, acesso rápido a informações importantes sobre ativos e um fluxo constante de comunicação. Para calcular ganhos de produtividade, você precisa saber quatro coisas:

  1. Qual é o custo por hora de trabalho por técnico/usuário?
  2. Quantas pessoas usarão o CMMS?
  3. Quantas horas o software CMMS pode economizar em um determinado período de tempo?
  4. Quantos dias úteis há em um ano?

Economias devido à redução do tempo de inatividade

Para muitas empresas, um CMMS serve como um trampolim para o sucesso em manutenção preventiva. Essa ferramenta permite, entre outras coisas:

  • Melhoria da eficiência.
  • Integração de sistemas.
  • Tomada de decisões baseadas em dados.
  • Orçamento eficaz.
  • Priorização de ordens de serviço.
  • Implementação de procedimentos estabelecidos.
  • Organização de ativos em diferentes dispositivos.
  • Gestão de diferentes equipes de manutenção.

Para avaliar a redução de custos associada à diminuição do tempo de inatividade, você deve considerar as seguintes três perguntas:

  1. Qual é o custo financeiro do tempo de inatividade por hora?
  2. Quanta inatividade você enfrenta mensalmente?
  3. Quanto tempo de inatividade você planeja eliminar com o uso de um CMMS?

Economias no custo de inventário

Um CMMS pode ajudar na automação da gestão de estoque por meio de funcionalidades como alertas de nível de estoque, localização de itens e rastreamento automático do consumo de peças. Isso pode reduzir aspectos como o custo de manter itens obsoletos e o custo de pedidos de emergência quando um item não estiver disponível.

 

Para calcular as economias no custo do inventário de peças de reposição, você precisa saber duas coisas:

  1. Quanto você gasta em estoque de peças de reposição por mês?
  2. Quanta economia você pode esperar com um CMMS?

Manter peças de reposição em estoque tem um custo. O espaço de armazenamento deve ser mantido e, em alguns casos, mantido sob certas condições (iluminação/temperatura), o que também gera custos.

 

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Economias na gestão de ativos

Existem outras economias indiretas das quais você pode se beneficiar ao implementar um CMMS moderno. Dois aspectos particularmente notáveis a destacar são o aumento em:

  1. Vida útil dos ativos.
  2. Redução nos custos trabalhistas.

Ambos resultam da redução de falhas inesperadas. Menos falhas, combinadas com manutenção proativa, aumentam a vida útil dos ativos. Menos falhas em máquinas resultam em menores custos de mão de obra, seja pela diminuição das horas extras ou pela redução das chamadas a prestadores de serviços independentes.

 

Embora esses aspectos geralmente sejam considerados opcionais e raramente sejam incluídos nos cálculos de ROI de um CMMS, é importante considerá-los.

 

Economias de conformidade com regulamentações

Empresas em muitas indústrias são frequentemente auditadas pelo governo ou por agências reguladoras, e aquelas que não podem fornecer documentação adequada ou manter a conformidade podem enfrentar multas elevadas.

 

Um CMMS fornecerá listas de verificação de manutenção preventiva, horários e históricos de manutenção, e ter acesso a essas informações pode ajudar as empresas a manter a conformidade.

 

Fatores de risco ao não alcançar o ROI projetado

Abordar os riscos associados a não alcançar o ROI projetado é essencial para qualquer organização que esteja considerando a implementação de um CMMS. Aqui estão vários fatores de risco e estratégias para reduzi-los.

 

Fatores de risco

  1. Implementação incompleta ou inadequada: A falta de uma implementação completa e eficaz pode resultar em custos operacionais mais altos e menos benefícios, afetando negativamente o ROI esperado.

  2. Resistência à mudança: Funcionários que não adotam o novo sistema podem prejudicar sua eficácia, afetando diretamente o ROI esperado.

  3. Custos ocultos: Custos adicionais de treinamento, suporte técnico e atualizações podem anular os benefícios projetados. Hoje em dia, a maioria dos fornecedores oferece atualizações, suporte técnico e treinamento incluídos no custo da licença.

  4. Dados incorretos: Usar dados desatualizados para o cálculo inicial do ROI pode resultar em projeções infladas.

  5. Obsolescência tecnológica: A tecnologia avança rapidamente e um CMMS pode se tornar obsoleto, exigindo novos investimentos que não foram considerados.

  6. Desalinhamento estratégico: Antes da aquisição, certifique-se de que o CMMS esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa, pois o ROI desejado pode não se concretizar.

Como reduzir os riscos?

  1. Planejamento e gestão do projeto: Alocar uma equipe dedicada para a implementação do CMMS pode ajudar a garantir que seja concluída de maneira eficaz e eficiente.

  2. Treinamento e suporte: Fornecer treinamento adequado e contínuo aos funcionários facilitará a adoção mais rápida e eficaz do sistema.

  3. Análise detalhada de custos: Realizar uma análise abrangente de todos os custos potenciais, incluindo os ocultos, para obter um cálculo mais preciso do ROI.

  4. Validação de dados: Garantir que os dados usados nos cálculos de ROI sejam precisos, atuais e no período de tempo correto.

  5. Avaliação regular: Realizar avaliações periódicas de desempenho do CMMS para fazer ajustes conforme necessário.

  6. Flexibilidade e escalabilidade: Escolher um CMMS que possa se adaptar a mudanças tecnológicas e ao crescimento da empresa para evitar a obsolescência.

  7. Alinhamento com objetivos: Garanta que o CMMS esteja em sintonia com a estratégia da empresa antes da aquisição.

Ao considerar esses fatores e estratégias, as organizações podem estar melhor preparadas para reduzir os riscos associados a não alcançar o ROI projetado de um CMMS.

Caso de sucesso - ROI do Fracttal One no Facility Management

O caso apresenta depoimentos e resultados da experiência de dois clientes que implementaram o Fracttal One em sua gestão de operações de manutenção.

 

No caso da empresa A, o ROI no primeiro ano foi de 34%, o que equivale a um valor de 0,34. Isso significa que a empresa não apenas recuperou seu investimento inicial, mas também obteve um lucro adicional de 34% sobre ele, ou seja, US$ 10.635.

 

Ao estender o cálculo do ROI para um período de dois anos, os benefícios foram consideravelmente maiores: o ROI aumentou para 182%, o que representa uma redução de custos de US$ 78.735. Essa redução se concentra, em grande parte, na eliminação de atividades que não agregavam valor ao trabalho dos técnicos.

 

Para a empresa B, o ROI no primeiro ano foi de -0,10 ou -10%, ou seja, durante esse período, o investimento não foi recuperado. No entanto, o software melhorou significativamente o fluxo das atividades de manutenção. Já no segundo ano, o ROI alcançou 0,63 (63%), ou seja, a empresa recuperou seu investimento e gerou benefícios equivalentes a US$ 23.968.

 

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Para saber mais sobre a metodologia de cálculo do ROI para ambas as empresas, acesse o nosso estudo de ROI do Fracttal One para empresas de Facility Management.

 

Perguntas Frequentes sobre o ROI de um Sistema CMMS

Aprenda alguns aspectos importantes sobre o ROI

Aquí tienes algunas preguntas frecuentes (FAQs) relacionadas con el mantenimiento correctivo:

¿Qué es el mantenimiento correctivo?

El mantenimiento correctivo se refiere al enfoque reactivo de abordar fallos o malfuncionamientos del equipo después de que ocurran. Implica reparar o restaurar el equipo a su estado normal de funcionamiento para minimizar el tiempo de inactividad y asegurar su correcto funcionamiento.

¿Cuándo se debe realizar el mantenimiento correctivo?

El mantenimiento correctivo se debe realizar cuando se identifican fallos o malfuncionamientos en el equipo. Se activa por averías inesperadas, problemas de rendimiento u otros signos de fallo del equipo que requieren atención inmediata.

¿En qué se diferencia el mantenimiento correctivo del mantenimiento preventivo?

El mantenimiento correctivo es un enfoque reactivo que aborda los fallos después de que ocurran, mientras que el mantenimiento preventivo es un enfoque proactivo que busca prevenir fallos mediante inspecciones programadas, tareas de mantenimiento y reemplazo de componentes. El mantenimiento correctivo se realiza como respuesta, mientras que el mantenimiento preventivo se planifica con antelación para mitigar el riesgo de fallos.

¿Cuáles son las ventajas del mantenimiento correctivo?

Las ventajas del mantenimiento correctivo incluyen la rentabilidad al enfocar los recursos en equipos que realmente requieren atención, minimización del tiempo de inactividad mediante reparaciones rápidas, asignación eficiente de recursos, mayor confiabilidad del equipo a través del análisis de causa raíz, oportunidades de aprendizaje para los equipos de mantenimiento, flexibilidad para abordar fallos imprevistos e integración con estrategias de mantenimiento predictivo.

¿Cuáles son las desventajas del mantenimiento correctivo?

Las desventajas del mantenimiento correctivo incluyen un aumento del tiempo de inactividad durante las averías de los equipos, potencialmente mayores costes debido a reparaciones urgentes y posibles daños colaterales, riesgos de seguridad, imprevisibilidad en la planificación de actividades de mantenimiento, fiabilidad limitada del equipo, impacto negativo en el cliente y el riesgo de perpetuar una cultura de mantenimiento reactivo.

¿Cómo pueden las organizaciones optimizar sus esfuerzos de mantenimiento correctivo?

Las organizaciones pueden optimizar sus esfuerzos de mantenimiento correctivo estableciendo prioridades claras, implementando sistemas eficientes de gestión de órdenes de trabajo, asegurando técnicos capacitados y bien formados, gestionando eficazmente el inventario de repuestos, realizando análisis de causa raíz para fallos significativos, fomentando una cultura de mejora continua, promoviendo la colaboración y comunicación, y midiendo el rendimiento a través de indicadores clave de rendimiento.

¿Debería ser el mantenimiento correctivo el único enfoque de una estrategia de mantenimiento?

Si bien el mantenimiento correctivo es esencial para abordar fallos de equipo, no es suficiente como único enfoque de una estrategia de mantenimiento. Debe complementarse con prácticas de mantenimiento preventivo y predictivo para identificar y mitigar proactivamente posibles fallos, reducir el tiempo de inactividad y optimizar la fiabilidad del equipo.

¿Puede automatizarse el mantenimiento correctivo?

Ciertos aspectos del mantenimiento correctivo, como la gestión de órdenes de trabajo y el seguimiento del historial de mantenimiento, pueden automatizarse mediante sistemas de gestión de mantenimiento informatizados (CMMS) u otras soluciones de software. Sin embargo, las reparaciones y la resolución de problemas suelen requerir la experiencia de técnicos de mantenimiento cualificados.

¿Cómo puede el mantenimiento predictivo complementar el mantenimiento correctivo?

El mantenimiento predictivo utiliza análisis de datos y técnicas de monitoreo de condiciones para predecir cuándo es probable que ocurran fallos en el equipo. Al integrar el mantenimiento predictivo con el mantenimiento correctivo, las organizaciones pueden abordar proactivamente los posibles fallos antes de que causen interrupciones significativas o tiempos de inactividad, reduciendo la necesidad de reparaciones reactivas.

¿Qué papel desempeña la tecnología en la mejora del mantenimiento correctivo?

La tecnología, como sensores IoT, análisis de datos y software CMMS, desempeña un papel significativo en la mejora del mantenimiento correctivo. Permite el monitoreo en tiempo real, información predictiva, gestión eficiente de órdenes de trabajo, toma de decisiones basada en datos y mejora la comunicación y colaboración entre los equipos de mantenimiento.

Quais elementos são considerados no benefício líquido do CMMS?

O benefício líquido pode incluir economia nos custos de manutenção, redução do tempo de inatividade, aumento na eficiência dos ativos e qualquer outro ganho mensurável decorrente da implementação do CMMS.

Quais custos devo considerar ao calcular o ROI?

Você deve incluir todos os custos associados à aquisição, implementação, treinamento e operação contínua do CMMS. Isso pode incluir licenças de software, hardware necessário, horas de trabalho para implementação e treinamento, e custos de manutenção do sistema.

Qual período de tempo devo usar para o cálculo do ROI?

O período de tempo pode variar dependendo da escala e do alcance do projeto. Pode ser curto e durar meses para projetos menores ou se estender por vários anos para implementações maiores e mais complexas.

É possível ter um ROI negativo?

Sim, um ROI negativo indica que o sistema está custando mais do que está gerando em valor. Nesse caso, seria prudente revisar a implementação e ajustar a estratégia de acordo.

Como um CMMS pode impactar positivamente o ROI?

Um CMMS bem implementado pode aumentar o ROI ao reduzir os custos de manutenção, melhorar a eficiência dos ativos, reduzir o tempo de inatividade e fornecer dados que permitem tomar decisões mais assertivas.

O ROI é a única métrica que devo considerar ao avaliar um CMMS?

Embora o ROI seja uma métrica essencial, não é a única que você deve considerar. Outros indicadores, como tempo de atividade, vida útil dos ativos e satisfação do cliente, também são importantes para uma avaliação completa.

Quais outros fatores eu devo considerar ao calcular o ROI?

Além dos benefícios mensuráveis, é importante também considerar os não mensuráveis, como melhoria na confiabilidade da equipe, maior conformidade com regulamentações e melhor tomada de decisões estratégicas.

Como posso melhorar o ROI do meu CMMS?

A melhoria contínua, a capacitação da sua equipe e a adoção das melhores práticas podem contribuir para um ROI mais alto. Realizar auditorias regulares e ajustar a estratégia com base nos dados também pode ser benéfico.

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