O que é um CMMS e quais são suas vantagens

Como funciona um CMMS?

Um CMMS é um software que mantém um banco de dados de informações sobre todas as operações de manutenção de uma empresa ou organização para tomar decisões.

Ele atua como um repositório para todos os dados associados aos ativos de sua organização, como quando um ativo foi comprado e colocado em operação, quando a manutenção programada foi realizada, o que um membro da equipe de manutenção trabalhou, a frequência de avarias de ativos, peças usadas e muito mais. Um registro detalhado de seu inventário fornece informações que sua organização pode usar para tomar decisões informadas sobre onde alocar recursos.

Quais são os componentes de um CMMS?

Refere-se ao fato de que com um CMMS as informações de manutenção são armazenadas em um banco de dados que reside em um computador, o que não é um conceito surpreendente hoje.

Informatizado

No entanto, antes da década de 1980, os dados de manutenção eram geralmente registrados em lápis e papel (algo que continua sendo o caso em muitas organizações). Por causa disso, a manutenção foi principalmente reativa. A manutenção preventiva era menos comum porque rastrear quais ativos precisavam de manutenção de rotina não era uma realidade, até porque todos os registros de manutenção eram mantidos em papel em um arquivo.

Quando as soluções CMMS surgiram no final dos anos 1980 e início dos 1990, grandes empresas e corporações começaram a migrar do lápis e papel para os computadores para que pudessem rastrear ordens de serviço, gerar relatórios e determinar quais dos ativos exigiam manutenção preventiva. Isso levou a uma vida útil mais longa desses recursos, diminuição dos custos e aumento dos lucros para as empresas.

Manutenção

A manutenção é o que os usuários do software CMMS fazem todos os dias, seja planejando tarefas, respondendo a uma solicitação de serviço ou preenchendo detalhes de uma ordem de serviço.

O software em si não é uma solução mágica que o trabalho de um técnico qualificado pode fazer, no entanto, o que ele pode fazer muito bem é garantir que as tarefas sejam priorizadas corretamente e que tudo esteja organizado, (peças de reposição, fornecedores, mão de obra, ferramentas) e, assim, garantir o sucesso do departamento. As soluções CMMS oferecem ao pessoal de manutenção a liberdade de se concentrar menos na papelada e mais na manutenção prática.

Administração

O gerenciamento de manutenção é a função essencial de uma solução CMMS, que é projetado para fornecer aos usuários uma visão imediata da integridade de seus ativos físicos, necessidades de manutenção com programações de ordens de serviço completas, previsões de estoque precisas e acesso a relatórios de gerenciamento. As soluções CMMS facilitam o gerenciamento de manutenção ao equipar os gerentes com informações para que possam tomar as decisões mais informadas possíveis.

Software de sistema

Um sistema pode ser considerado a combinação geral de recursos e funcionalidades em um CMMS. Diferentes soluções CMMS oferecem recursos diferentes, mas o melhor sistema é aquele que permite aos usuários realizar suas tarefas de manutenção existentes de forma mais eficaz, ao mesmo tempo que apresenta recursos que economizam tempo e reduzem custos.

Nosso software de manutenção Fracttal One, facilita o gerenciamento de ordens de serviço, tarefas de manutenção preventiva, ativos, ordens de compra, frota, níveis de estoque e muito mais com a mobilidade de um APP e o imediatismo da Internet das Coisas, oferecendo o controle de todos os ativos de sua empresa em um só lugar.

O Fracttal One é um software completo, moderno, seguro, intuitivo, fácil de usar e 100% baseado em nuvem, projetada para oferecer controle sobre todos os ativos de sua empresa, facilitando seu trabalho e proporcionando uma agradável experiência de usuário, em a qualquer hora e de qualquer lugar.

Com a Fracttal, as empresas podem planejar, organizar e executar a manutenção de todos os tipos de equipamentos, controle de fornecedores, gestão de recursos humanos, gestão de estoque de peças e sobressalentes, despesas de manutenção, gestão de orçamentos, emergências e garantias. Tudo isso com indicadores estatísticos e KPIs poderosos, em uma interface web amigável e ágil. Fracttal One é um APP desenvolvido para oferecer aos funcionários que trabalham constantemente fora das instalações, uma ferramenta para acessar instantaneamente as rotas de manutenção ou inspeção, receber alertas e realizar tarefas por meio de dispositivos móveis.

Tipos de CMMS existentes

Atualmente, você pode encontrar dois tipos de CMMS. Por um lado, existem os CMMS On-Premise, que precisam ser instalados nos computadores locais. No entanto, os CMMS mais novos e modernos rodam 100% na nuvem como software como serviço (SaaS) e possuem soluções habilitadas para dispositivos móveis..

Relatórios, alertas e notificações em tempo real

O CMMS gera relatórios e gráficos com todas as informações relevantes e no momento certo, para que possamos tomar decisões precisas e corretas com base em suas métricas.

O CMMS tem a funcionalidade de enviar alertas e notificações automáticas a diferentes grupos de trabalho, avisando-os na hora de efetuar manutenções e inspeções quando se aproxima o prazo de validade da garantia ou mesmo quando ocorrem avarias em unidades, equipamentos e instalações. O CMMS também pode ser configurados para enviar alertas automáticos quando as ordens de serviço não forem respondidas dentro de um período de tempo especificado ou mediante a identificação de leituras fora do intervalo.

Rastreabilidade de ativos em todos os momentos

Os modernos sistemas de gestão da manutenção garantem a rastreabilidade da informação na medida em que registram de forma automática e em tempo real o momento em que um pedido ou ordem de serviço foi emitido, recebido e executado, assim como cada mudança que possa ocorrer durante a OS.

Uso mais eficiente de recursos

É possível ser muito mais preciso na economia de recursos destinados à manutenção preventiva e reduzir despesas de manutenção corretiva evitando reparos onerosos, paradas ou falhas em linhas de produção e custos relacionados a acidentes de trabalho.

Mobilidade, agilidade e dinamismo na gestão

Ficará muto mais fácil priorizar, monitorar e planejar as atividades relacionadas ao gerenciamento da manutenção, sem que nada escape.

Além disso, poderemos gerenciar nossos documentos e níveis de estoque para obter acesso às informações em tempo real, o que nos ajudará a perceber as operações em andamento, concluídas ou atrasadas

Todas as informações consolidadas em um só lugar

A documentação eletrônica de aplicativos concluídos, ordens de serviço e tarefas não apenas garante a integridade das informações, mas também elimina a necessidade de rastrear documentos e folhas de papel.

Visão 360º do status de seus ativos

Poderemos acompanhar as inspeções e procedimentos de segurança, prolongando a vida útil dos equipamentos e validando a quantidade de ferramentas e recursos que estão em uso, bem como o tempo estimado para manutenção industrial.

Automação do processo

O CMMS permite estar em contato com os técnicos responsáveis pela manutenção e organizar a mão-de-obra para realizar as tarefas necessárias. O sistema envia notificações e os mantém atualizados com seu trabalho, evitando qualquer tipo de atraso.

Quais elementos e funcionalidades um CMMS deve ter?

Existe uma grande variedade de ofertas de software CMMS no mercado, mas nem todas são convenientes. Além de saber o que é, você deve ter em mente as seguintes características que um CMMS deve ter:

• Sistema na nuvem.
• Design responsivo e / ou aplicativo móvel.
• Gerenciamento centralizado de ordens de serviço.
• Monitoramento de IoT e Inteligência Artificial (IA).
• KPIs e relatórios.
• Automação.
• Registro de ativos físicos.
• Integrações com outros programas ou ERP's.

Cloud CMMS

Em 2019 estimava-se que 90% das empresas já estavam na nuvem. Quando a Fracttal optou por um sistema de gerenciamento de manutenção em nuvem, permitiu o acesso aos dados de qualquer lugar, facilitando a tomada de decisões a qualquer momento.

Além disso, vale destacar que um sistema de gerenciamento de manutenção em nuvem oferece diversos benefícios como máxima segurança do computador, otimização de custos (de desenvolvimento e infraestrutura) e agilização de processos, entre outros.

Design responsivo

Hoje, dispositivos móveis e operações de campo fazem parte do dia a dia dos negócios. Por isso, é fundamental contar com soluções que possam ser operadas a partir de smartphones e similares.

Isso permitirá que todos os envolvidos no gerenciamento de manutenção façam login no sistema a partir de seus telefones, otimizando a mobilidade e ajudando as equipes a serem mais produtivas.

Gerenciamento centralizado de ordens de serviço

Para que o sistema CMMS seja realmente eficiente, ele deve permitir o planejamento, atribuição, execução, relatório e monitoramento de todas as ordens de serviço a partir da mesma interface. É também fundamental que o sistema proporcione a possibilidade de obter todas as informações do RH, fornecedores e clientes, sem alterar a plataforma.

Monitoramento de IoT e Inteligência Artificial (AI)

Atualmente, é complexo pensar em um sistema de gerenciamento de manutenção que não incorpore Internet das Coisas e Inteligência artificial para coletar e processar informações sobre a atividade de equipamentos e máquinas. Assim, é possível realizar manutenções proativas de forma a antecipar ocorrências e avarias, garantindo a continuidade das operações.

Horário de uso, qualidade de energia, nível de lubrificante e temperatura de certas máquinas são apenas alguns dos fatores que devemos ser capazes de monitorar com um sistema CMMS.

KPIs e relatórios

É muito difícil melhorar o que não é medido. O software CMMS deve fornecer a opção de estabelecer indicadores de desempenho de manutenção e gerar relatórios associados a eles para otimizar o gerenciamento diariamente.

Automação

O objetivo central da implementação de um software CMMS é economizar tempo e recursos no gerenciamento de manutenção. Portanto, no mínimo, você deve ter a capacidade de automatizar o gerenciamento de notificações e determinados processos.

Registro de ativos físicos

Para um bom gerenciamento das tarefas de manutenção, os locais, equipamentos, estoque de peças de reposição ou materiais, ferramentas e informações-chave dos ativos físicos devem ser documentados.

Integrações com outros programas ou ERP's

O sistema também deve ser de fácil integração com outros softwares - como um ERP, por exemplo -, para otimizar a coleta de dados como warehouse ou informações de warehouse, relatar o custo das atividades ou coletar leituras, entre outras possibilidades.

Em termos gerais, isso é o que é um sistema CMMS faz e essas são as características que devem ser consideradas ao avaliar alternativas. Basta certificar-se de que é de fácil implementação e que a empresa fornecedora oferece apoio para esclarecer quaisquer dúvidas a qualquer momento.