A Gestão de Instalações envolve a gestão de edifícios e seus serviços associados. Para isso, a equipe responsável pela gestão de instalações gerencia projetos, documentos e comunidades, além de garantir o desenvolvimento harmonioso da estratégia corporativa e o funcionamento adequado de todo o edifício e seu entorno.
O que é um SLA e por que ele é importante no gerenciamento de instalações?
Um Acordo de Nível de Serviço (ANS) ou, em inglês, Service Level Agreement (SLA) é um contrato entre um fornecedor e um cliente que estipula, por um lado, o serviço específico e detalhado a ser prestado e, por outro, os compromissos de qualidade que devem ser cumpridos durante a prestação desse serviço. Portanto, é um documento escrito que inclui todos os compromissos, como prazos, qualidade do trabalho, exceções e qualquer conceito que permita ao cliente ter uma ideia clara de todos os componentes do serviço contratado.
Os SLAs mais comuns são:
- Tempo de atividade: o tempo durante o qual o serviço estará disponível para o cliente;
- Satisfação do cliente: tempo máximo para concluir uma tarefa;
- Qualidade do serviço: tempo médio para restaurar o serviço após uma inatividade devido a uma pane ou incidente.
As garantias são estabelecidas para fornecer credibilidade a ambas as partes e evitar mal-entendidos.
Na Gestão de Instalações, os SLAs são essenciais, pois a empresa responsável pela gestão das instalações deve garantir que tudo esteja disponível e funcionando corretamente para que os ocupantes do edifício possam realizar seu trabalho sem problemas.
Principais áreas de conformidade na Gestão de Instalações
Conformidade consiste em aderir a um plano, regulamento, legislação ou norma preestabelecida. Portanto, a conformidade na Gestão de Instalações envolve o cumprimento de um plano de trabalho específico, normas de segurança, legislação nacional ou normas ISO relacionadas à gestão predial.
A conformidade se aplica a qualquer aspecto que se enquadre no escopo da Gestão de Instalações. Como tal, pode incluir a gestão de conformidade predial (que se relaciona ao ciclo de vida do edifício, por exemplo, remoção de amianto), protocolos de segurança, manutenção de HVAC, etc.
As principais áreas de conformidade na Gestão de Instalações são divididas em oito seções:
- Legislação: legislação sobre qualidade do ar, por exemplo;
- Requisitos: uso de materiais aprovados, por exemplo;
- Regras: uso de equipamentos de proteção individual, por exemplo;
- Normas: ISO ou OSHA, por exemplo;
- Políticas: adesão à política ambiental da empresa, por exemplo;
- Transparência: relatórios aos clientes, por exemplo;
- Regulamentações: realização de inspeções periódicas, por exemplo;
- Governança: não estipular um código de ética, por exemplo;
Além disso, também é necessário garantir a privacidade dos dados coletados para garantir que os direitos de proteção de dados não sejam violados.
Para garantir a conformidade em todas essas áreas, é necessário planejar uma estratégia de manutenção preventiva para todas as instalações, que permita gerenciar todos os recursos, equipamentos e ativos relacionados à infraestrutura de seus clientes em um único local.
5 vantagens de usar um software de manutenção na Gestão de Instalações
As instalações de uma empresa podem incluir centenas de ativos e usuários. Entre eles, funcionários, fornecedores e clientes. Para gerenciar a manutenção de todos esses elementos e garantir a segurança e a qualidade de vida dos usuários, é necessário o uso de ferramentas tecnológicas como o Gerenciamento de Manutenção Assistido por Computador (CMMS).
Especificamente, existem softwares projetados para a gestão abrangente da manutenção predial que ajudam a planejar a manutenção e os reparos, gerenciar ordens de serviço, melhorar a comunicação da equipe e obter uma visão abrangente do status do edifício. Por meio dessas ferramentas digitais, as empresas podem oferecer serviços de alta qualidade aos seus clientes, economizando custos e evitando incidentes com ativos.
Em suma, as principais vantagens de ter uma ferramenta de software para gestão de manutenção são:
- Graças ao aplicativo móvel, os trabalhadores de campo recebem as informações necessárias para realizar seu trabalho e também usam a rota mais inteligente para chegar ao seu destino;
- O departamento administrativo tem a capacidade de realizar o faturamento imediatamente;
- Os clientes recebem todos os dados em tempo real e automaticamente quando o técnico encerra a ordem de serviço. Além disso, todas as informações ficam disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, na nuvem;
- A equipe de Back Office pode agendar solicitações de serviço e ordens de serviço digitalmente para atribuí-las rapidamente ao técnico de campo mais competente.
- Relatórios de desempenho precisos e diretos são criados para aumentar a lucratividade da empresa e identificar áreas de melhoria.
A maior vantagem de usar um software de gestão de manutenção como o Fracttal One é que ele centraliza as informações de todas as áreas gerenciadas pelo Facility Management em um local 100% móvel, com todas as informações disponíveis na nuvem.
O papel de Gerentes de Instalações na digitalização da manutenção
A principal função de Gerentes de Instalações é desenvolver uma estratégia corporativa para a gestão de projetos, documentos e comunidades. Ele também deve garantir a funcionalidade e o bom funcionamento do ambiente do edifício.
Outras responsabilidades que fazem parte de suas tarefas diárias incluem a gestão de ordens de serviço, o monitoramento de incidentes, o gerenciamento de reformas e realocações e a contratação de produtos e serviços que impactarão positivamente o bom funcionamento e a manutenção do edifício.
Uma transformação digital nessa área envolve a automatização dos processos do Facility Manager. As tarefas do Facility Manager diretamente afetadas por isso são:
Otimizando as operações de manutenção por meio de sistemas digitais
Ajustar orçamentos, otimizar a manutenção e trabalhar com base em prioridades são tarefas que vão melhorar consideravelmente com a digitalização de todos os processos.
Contribuir para a melhoria da produtividade e satisfação dos funcionários
Os gerentes de instalações podem equilibrar a personalização do espaço e a eficiência por meio de ferramentas baseadas na nuvem que permitem o trabalho remoto para todos os funcionários.
Conformidade com os regulamentos
Garanta que todas as operações de manutenção estejam de acordo com as normas governamentais e padrões de segurança atuais.
Energia e sustentabilidade
Graças aos sistemas tecnológicos, Gerentes de Instalações podem implementar melhorias relacionadas a esses aspectos em novos patamares.
Para alcançar tudo isso, utilizar uma Solução de Manutenção Inteligente para Gestão de Instalações permitirá que você gerencie a manutenção de ativos de forma simples e em um único local. A Fracttal também integra três serviços: software de CMMS, software de manutenção preditiva e monitoramento de ativos via IoT.
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