O(a) gerente de manutenção é a pessoa guardiã dos equipamentos, das instalações e de todos os ativos físicos envolvidos no desenvolvimento das atividades produtivas de qualquer empresa. É a pessoa responsável por garantir a continuidade da produção e pela eficiência no uso dos recursos operacionais.
Uma parte importante do sucesso de longo prazo das operações da companhia depende da disponibilidade e da confiabilidade dos equipamentos. Garantir esses dois aspectos depende da eficácia com que a gerência de manutenção desempenha cada uma de suas funções, assim como de sua capacidade de direcionar o cumprimento dos objetivos do seu departamento.
O(a) gerente de manutenção e seu papel dentro da empresa
Embora sua atuação abranja uma ampla variedade de áreas e departamentos dentro da organização, o conjunto de responsabilidades que define o papel do(a) gerente de manutenção é bem estabelecido. Entre as funções específicas que devem ser cumpridas, destacam-se:
- As políticas e práticas de manutenção são planejadas e definidas pela alta administração de cada organização. Justamente por isso, uma das principais responsabilidades do(a) gerente de manutenção é garantir seu cumprimento, realizando os ajustes necessários na estrutura interna do departamento.
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O(a) gerente de manutenção é responsável por estabelecer os sistemas computadorizados e mecanismos que permitam monitorar o desempenho dos equipamentos, além de controlar o estado das diferentes instalações. Embora zelar pelo bom funcionamento seja uma tarefa compartilhada por toda a equipe de manutenção, é o(a) gerente quem centraliza a supervisão geral e detalhada dos equipamentos e instalações.
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Esse conhecimento aprofundado e ao mesmo tempo abrangente sobre o estado e o funcionamento dos ativos oferece ao gerente de manutenção uma posição privilegiada para identificar e definir corretamente a ordem de prioridades em reparos e tarefas de manutenção. Por isso, cabe ao gestor(a) organizar a agenda de atividades por ordem de importância, considerando os equipamentos e períodos que exercem maior impacto sobre a produtividade da empresa.
- Ao estabelecer uma ordem de prioridade na execução das tarefas, o(a) gerente de manutenção também desempenha um papel fundamental no controle de custos, algo que pode ser considerado uma de suas funções essenciais. É necessário trabalhar com um orçamento definido que deve ser utilizado de forma eficiente, não apenas para evitar gastos desnecessários, mas também para garantir que haja uma relação de benefício entre o investimento feito pela empresa no departamento, as atividades de manutenção e a redução de custos e perdas decorrentes de paradas não programadas ou falhas irreparáveis que levem à perda total de equipamentos.
- Além de organizar os planos de manutenção e reparo dos equipamentos e instalações, também deve supervisionar a execução, a eficiência e a pontualidade com que a equipe técnica realiza suas tarefas. Isso envolve não apenas dirigir, mas também acompanhar de perto o trabalho dos profissionais sob sua responsabilidade.
- O(a) gerente de manutenção deve ser proativo em relação aos materiais de segurança, peças de reposição e componentes necessários para a execução das atividades de manutenção e reparo dos equipamentos e ativos físicos da empresa. Junto ao planejador de manutenção, deve ser administrado esses suprimentos e distribuí-los aos técnicos de acordo com as tarefas que lhes foram atribuídas. Isso inclui a gestão do estoque de peças e materiais, bem como o inventário deles.
- É também responsável por controlar o inventário de equipamentos, incluindo peças e componentes, históricos dos diferentes ativos e a emissão e registro das ordens de serviço.
- Também deve armazenar e organizar toda a documentação relacionada aos equipamentos: recomendações do fabricante, garantias, materiais, diagramas, instruções de uso e datas de validade de insumos.
Outras responsabilidades incluem a gestão administrativa e contratual de terceiros que apoiam as atividades de manutenção, a gestão e o controle do orçamento destinado ao setor e a criação e atualização dos diversos manuais de procedimentos do departamento.
Características e habilidades de um(a) gerente de manutenção
A gestão de manutenção é uma grande responsabilidade. Parar o funcionamento das máquinas em uma organização pode gerar perdas milionárias. Por isso, essa função exige não apenas conhecimento técnico e profissional, mas também um alto nível de responsabilidade e um conjunto robusto de habilidades para o pleno cumprimento de seu papel dentro da empresa.
Entre as características e habilidades que um(a) bom(a) gerente de manutenção deve possuir, destacam-se:
- Tomada de decisões: criar planos alinhados às políticas de manutenção definidas pela diretoria, implementar melhorias, modificar procedimentos, substituir ativos, integrar equipes de trabalho, distribuir tarefas, entre outras ações, são atividades próprias do cargo. Todas exigem a capacidade de avaliar opções, ponderar vantagens e desvantagens e tomar decisões que resultem nos melhores cenários para o setor de gestão de manutenção.
- Planejamento: a habilidade de planejar é indispensável para quem atua na liderança de manutenção. Essa função abrange desde a organização dos planos de manutenção, a execução de corretivas em caso de falhas, a compra e o armazenamento de peças e componentes, até a gestão das equipes de trabalho, contratos com terceiros e distribuição das tarefas. Neste artigo explicamos como fazer um plano de manutenção.
- Administração de recursos: é fundamental fazer uso eficiente dos recursos destinados ao departamento. Isso envolve conhecer profundamente os ativos, seus históricos, necessidades e níveis de prioridade de acordo com as metas produtivas da empresa.
- Habilidades de liderança: além de conhecimentos técnicos e habilidades administrativas e organizacionais, é necessário unir os esforços individuais da equipe em um objetivo comum, o sucesso do departamento de manutenção e, consequentemente, da organização como um todo.
- Gestão de dados e informações: a gestão de manutenção depende fortemente da forma como dados e informações são administrados, pois eles alimentam todas as atividades administrativas, de planejamento, tomada de decisões, monitoramento e controle de equipamentos, instalações e ativos físicos em geral. Portanto, o sucesso nessa função depende, em grande medida, da capacidade de manejar informações e utilizá-las de forma eficiente.
Fracttal One, o CMMS para gestores(as) de manutenção altamente eficazes
Fracttal One é uma solução CMMS especialmente desenvolvida para apoiar gestores(as) de manutenção, garantindo uma gestão simples e organizada que ajuda a priorizar, planejar e monitorar as diferentes tarefas e atividades, com base em relatórios gerados em tempo real.
Com sua base de dados 100% em nuvem, o Fracttal One é um software SaaS (Software as a Service) que oferece capacidade de armazenamento ilimitada para organizar e disponibilizar todos os dados e informações essenciais sobre os equipamentos, seus históricos, garantias, entre outros.
Nosso CMMS também ajuda a organizar os diferentes inventários do departamento, como o de peças e componentes necessários para realizar todas as reparações e tarefas rotineiras de manutenção, além da documentação relacionada a manuais de uso, garantias, manuais de reparo e procedimentos, diagramas, fotos, ilustrações e qualquer outro documento que possa ser útil aos técnicos no momento de intervir nos equipamentos e instalações.
Fracttal One é o software de gestão de manutenção que reúne e processa todas as informações relevantes, apresentando-as por meio de gráficos, métricas precisas e relatórios detalhados, no momento certo, para apoiar tomadas de decisão assertivas. Além disso, garante a rastreabilidade dos dados, registrando eletrônica e automaticamente quando uma ordem de trabalho foi emitida, por quem, e quando foi atendida e concluída, assim como cada transação ocorrida durante a execução da tarefa. Isso facilita a supervisão das equipes por parte da liderança de manutenção.
Essa metodologia de documentação eletrônica de solicitações, ordens de trabalho e tarefas concluídas facilita auditorias, além de oferecer uma visão completa dos históricos dos equipamentos e de seu estado funcional, permitindo planejar adequadamente as atividades e prolongar a vida útil dos ativos, utilizando de forma eficiente os recursos financeiros.
Fracttal One também estimula um trabalho dinâmico e colaborativo dentro do departamento, pois é o CMMS que, ao contar com um aplicativo móvel 100% nativo, facilita a mobilidade e a conectividade entre os integrantes da equipe. Por meio de seus dispositivos móveis, todos podem acessar rapidamente as informações e documentos necessários para a execução de suas tarefas.