Ordens de serviço: como tornar seu sistema de gestão de OS mais eficaz

O que você vai ver neste artigo?

  1. O que é um sistema de gestão de ordens de serviço e por que você precisa dele?
  2. Vantagens de uma gestão eficaz das ordens de serviço
  3. Exemplos e boas práticas de gestão de OS
  4. Considerações finais

Tornar o seu sistema de gestão de ordens de serviço mais eficiente é uma tarefa vital. Claro, essa tarefa requer tempo, esforço e paciência para acertar. No entanto, os benefícios de ter um sistema eficiente valem a pena. 

Uma maneira de fazer isso é priorizar as ordens de serviço. Isso significa que eles são agrupados em categorias de acordo com sua prioridade ou importância. Isso pode ajudar a garantir que as ordens de serviço mais importantes sejam concluídas primeiro. Também pode ajudar a evitar gargalos na linha de produção.  

Outra maneira de tornar a gestão de ordens de serviço mais eficiente é usar controles. Estas são regras ou diretrizes que ajudam a garantir que todas as ordens de serviço sejam concluídas uniformemente. Isso pode ajudar a evitar erros e garantir que todo o trabalho seja feito com o mesmo nível de qualidade.  

Finalmente, é importante ter um bom sistema de rastreamento de ordens de serviço. Isso pode ajudá-lo a controlar o que foi feito e o que ainda precisa ser feito. Ele também pode ajudá-lo a identificar quaisquer problemas que possam surgir no processo de produção. 

Neste artigo, exploraremos alguns métodos com os quais você pode tornar seu sistema de gestão de ordens de serviço mais eficiente. 

O que é um sistema de gestão de ordens de serviço e por que você precisa dele?

Como você provavelmente já sabe, um sistema de gestão de ordens de serviço é um processo formal que as organizações usam para rastrear e gerenciar ordens de serviço.   

Os sistemas de gestão de ordens de serviço ajudam as organizações a rastrear o progresso das ordens de serviço, garantir que o trabalho seja concluído no prazo e otimizar seus recursos, e são essenciais para as organizações que precisam rastrear várias ordens de serviço simultaneamente, o que é vital no caso da gestão da manutenção.  

Dito isto, vamos olhar com mais detalhes para as vantagens de alcançar uma gestão de OS mais eficaz. 

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Vantagens da boa gestão de ordens de serviço

Uma das vantagens de ter um sistema eficiente de gestão de ordens de serviço é que ele pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro. As ordens de serviço podem ser rastreadas e monitoradas para garantir que sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento. Além disso, os sistemas podem ajudá-lo a otimizar seus recursos, atribuindo-os às tarefas mais urgentes. Isso pode ajudá-lo a reduzir o tempo de inatividade e melhorar a eficiência.  

No caso da indústria hoteleira ou de transporte, por exemplo, uma vantagem de um sistema gestão é que ele pode ajudar a melhorar o atendimento ao cliente. Ao acompanhar o progresso das ordens de serviço, você pode garantir que os clientes sejam informados de quaisquer atrasos ou alterações no calendário. Isso pode ajudar a evitar mal-entendidos e manter os clientes satisfeitos.  

Finalmente, um sistema eficiente de gestão de ordens de serviço pode ajudar a melhorar a comunicação dentro de sua organização. Ao compartilhar informações sobre ordens de serviço, os funcionários podem se manter atualizados sobre os desenvolvimentos mais recentes e garantir que as tarefas sejam concluídas com eficiência. Isso pode ajudar a minimizar a confusão e promover o trabalho em equipe.  

Vejamos agora a coisa mais importante, como tornar o seu sistema de gestão de OS realmente eficaz. 

Hierarquizar e priorizar ordens de serviço

Como mencionamos anteriormente, a primeira coisa para alcançar maior eficiência ao gerenciar ordens de serviço, é hierarquizar. Em outras palavras, dê a prioridade correspondente a cada OS.

Dicas para hierarquizar OS

  1. Priorize cada ordem de serviço com base em sua urgência;
  2. Defina a prioridade mais alta para tarefas urgentes; 
  3. Agrupe ordens de serviço por prioridade e tipo;
  4. Priorize as ordens de serviço que precisam ser concluídas em uma ordem específica;
  5. Delegue tarefas de prioridade mais baixa para funcionários juniores ou parceiros de terceirização; 
  6. Monitorar o progresso de cada ordem de serviço e ajustar as prioridades conforme necessário. 

Para garantir que você atribua a prioridade apropriada a cada OS, é aconselhável responder às seguintes perguntas:

  1. Se não fizermos esse trabalho e a equipe sofrer um fracasso, qual será seu impacto na tentativa de atingir os objetivos da organização? 
  2. Se não fizermos esse trabalho, qual a probabilidade de o equipamento sofrer uma falha dentro de um período de tempo X? - o tempo deve ser predeterminado de acordo com os objetivos da organização.

Ao responder a ambas perguntas para a mesma OS, você pode combinar a probabilidade de falha e a consequência dessa falha para determinar a urgência da ordem. Quanto maior a probabilidade de falha e maior a criticidade da consequência, maior a prioridade da OS. 

Controle seu fluxo de trabalho

Controlar o fluxo de trabalho é a segunda etapa para tornar seu sistema de gestão de ordens de serviço. Controlando a sequência de tarefas, você pode garantir que elas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento. Isso pode ajudar a evitar atrasos ou mal-entendidos com os clientes. 

Dicas para controlar seu fluxo de trabalho 

O fluxo de trabalho é a ordem em que os pedidos são concluídos. Para controlar seu fluxo de trabalho, você precisa ter um plano de como as OSs serão concluídas. Este plano deve incluir:

  • A ordem em que as tarefas serão concluídas; 
  • Quem concluirá cada tarefa; 
  • Quais recursos serão necessários para cada tarefa; 
  • Quanto tempo levará cada tarefa. 

Ao criar um plano de fluxo de trabalho, você pode garantir que suas tarefas sejam concluídas em tempo hábil e eficiente. Além disso, ao planejar seu fluxo de trabalho com antecedência, você pode evitar possíveis problemas e atrasos.

Gerenciar recursos

O gerenciamento de recursos é a terceira etapa para tornar gestão de OS mais eficiente. Ao alocar recursos para as tarefas mais urgentes, o tempo de inatividade pode ser reduzido e a eficiência melhorada. Isso pode ajudar sua empresa a funcionar sem problemas e melhorar a satisfação do cliente. 

Dicas para gerenciar recursos

  1. Certifique-se de que você é claro sobre o trabalho que precisa ser feito e os recursos que são necessários para concluir a tarefa. 
  2. Planeje com antecedência e verifique se você tem recursos suficientes disponíveis para concluir a tarefa. 
  3. Garanta que os recursos sejam gerenciados adequadamente e usados de forma eficiente. 
  4. Use soluções e tecnologias para te ajudar a gerenciar recursos com mais eficiência. 
  5. Revise e atualize periodicamente seu plano de gestão de recursos, conforme necessário. 

Exemplos e boas práticas de gestão de OS

Grande fábrica capaz de reduzir o tempo de inatividade em 80%

A instalação implementou uma plataforma de software que lhes permitiu rastrear cada ordem de serviço do início ao fim. Isso lhes deu visibilidade sobre quais ordens de serviço estavam demorando mais do que o previsto e onde os gargalos estavam ocorrendo. Como resultado, eles conseguiram fazer alterações em seu fluxo de trabalho e reduzir o tempo de inatividade em mais da metade. 

Planta de processamento de alimentos foi capaz de aumentar a produtividade em 10% 

A fábrica implementou uma plataforma de software que lhes permitiu rastrear solicitações de manutenção e priorizá-las com base na urgência. Isso os ajudou a garantir que as tarefas de manutenção mais críticas fossem feitas a tempo. Como resultado, eles foram capazes de aumentar a produção em 10% sem adicionar pessoal adicional à medida que aumentavam a disponibilidade de suas máquinas. 

Concessionária de eletricidade conseguiu reduzir os custos operacionais em 15% 

A empresa implementou uma plataforma de software que lhes permitiu automatizar seu processo de gestão de ordens de serviço. Isso resultou em menos erros e melhorou a comunicação entre os departamentos. Como resultado, eles foram capazes de reduzir seus custos operacionais em 15%. 

Cada um desses estudos de caso demonstra o potencial que o software de gestão de ordens de serviço de manutenção pode ter para melhorar as operações industriais. Ao simplificar os fluxos de trabalho e aumentar a visibilidade das atividades de manutenção, essas plataformas podem ajudar as instalações a obter ganhos significativos de eficiência. 

Considerações finais

A gestão de OS pode ser mais qualificada se as ordens de serviço forem hierarquizadas, os controles forem usados com um bom sistema de rastreamento e os recursos forem alocados de forma otimizada. 

Claro, essa tarefa pode ser muito complicada e complexa para um gerente de manutenção, se feita manualmente. Felizmente, soluções como o Fracttal One simplificam o trabalho, oferecendo uma plataforma visual intuitiva e fácil de usar. 

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Ordens de serviço: como tornar seu sistema de gestão de OS mais eficaz

O que você vai ver neste artigo?

  1. O que é um sistema de gestão de ordens de serviço e por que você precisa dele?
  2. Vantagens de uma gestão eficaz das ordens de serviço
  3. Exemplos e boas práticas de gestão de OS
  4. Considerações finais

Tornar o seu sistema de gestão de ordens de serviço mais eficiente é uma tarefa vital. Claro, essa tarefa requer tempo, esforço e paciência para acertar. No entanto, os benefícios de ter um sistema eficiente valem a pena. 

Uma maneira de fazer isso é priorizar as ordens de serviço. Isso significa que eles são agrupados em categorias de acordo com sua prioridade ou importância. Isso pode ajudar a garantir que as ordens de serviço mais importantes sejam concluídas primeiro. Também pode ajudar a evitar gargalos na linha de produção.  

Outra maneira de tornar a gestão de ordens de serviço mais eficiente é usar controles. Estas são regras ou diretrizes que ajudam a garantir que todas as ordens de serviço sejam concluídas uniformemente. Isso pode ajudar a evitar erros e garantir que todo o trabalho seja feito com o mesmo nível de qualidade.  

Finalmente, é importante ter um bom sistema de rastreamento de ordens de serviço. Isso pode ajudá-lo a controlar o que foi feito e o que ainda precisa ser feito. Ele também pode ajudá-lo a identificar quaisquer problemas que possam surgir no processo de produção. 

Neste artigo, exploraremos alguns métodos com os quais você pode tornar seu sistema de gestão de ordens de serviço mais eficiente. 

O que é um sistema de gestão de ordens de serviço e por que você precisa dele?

Como você provavelmente já sabe, um sistema de gestão de ordens de serviço é um processo formal que as organizações usam para rastrear e gerenciar ordens de serviço.   

Os sistemas de gestão de ordens de serviço ajudam as organizações a rastrear o progresso das ordens de serviço, garantir que o trabalho seja concluído no prazo e otimizar seus recursos, e são essenciais para as organizações que precisam rastrear várias ordens de serviço simultaneamente, o que é vital no caso da gestão da manutenção.  

Dito isto, vamos olhar com mais detalhes para as vantagens de alcançar uma gestão de OS mais eficaz. 

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Vantagens da boa gestão de ordens de serviço

Uma das vantagens de ter um sistema eficiente de gestão de ordens de serviço é que ele pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro. As ordens de serviço podem ser rastreadas e monitoradas para garantir que sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento. Além disso, os sistemas podem ajudá-lo a otimizar seus recursos, atribuindo-os às tarefas mais urgentes. Isso pode ajudá-lo a reduzir o tempo de inatividade e melhorar a eficiência.  

No caso da indústria hoteleira ou de transporte, por exemplo, uma vantagem de um sistema gestão é que ele pode ajudar a melhorar o atendimento ao cliente. Ao acompanhar o progresso das ordens de serviço, você pode garantir que os clientes sejam informados de quaisquer atrasos ou alterações no calendário. Isso pode ajudar a evitar mal-entendidos e manter os clientes satisfeitos.  

Finalmente, um sistema eficiente de gestão de ordens de serviço pode ajudar a melhorar a comunicação dentro de sua organização. Ao compartilhar informações sobre ordens de serviço, os funcionários podem se manter atualizados sobre os desenvolvimentos mais recentes e garantir que as tarefas sejam concluídas com eficiência. Isso pode ajudar a minimizar a confusão e promover o trabalho em equipe.  

Vejamos agora a coisa mais importante, como tornar o seu sistema de gestão de OS realmente eficaz. 

Hierarquizar e priorizar ordens de serviço

Como mencionamos anteriormente, a primeira coisa para alcançar maior eficiência ao gerenciar ordens de serviço, é hierarquizar. Em outras palavras, dê a prioridade correspondente a cada OS.

Dicas para hierarquizar OS

  1. Priorize cada ordem de serviço com base em sua urgência;
  2. Defina a prioridade mais alta para tarefas urgentes; 
  3. Agrupe ordens de serviço por prioridade e tipo;
  4. Priorize as ordens de serviço que precisam ser concluídas em uma ordem específica;
  5. Delegue tarefas de prioridade mais baixa para funcionários juniores ou parceiros de terceirização; 
  6. Monitorar o progresso de cada ordem de serviço e ajustar as prioridades conforme necessário. 

Para garantir que você atribua a prioridade apropriada a cada OS, é aconselhável responder às seguintes perguntas:

  1. Se não fizermos esse trabalho e a equipe sofrer um fracasso, qual será seu impacto na tentativa de atingir os objetivos da organização? 
  2. Se não fizermos esse trabalho, qual a probabilidade de o equipamento sofrer uma falha dentro de um período de tempo X? - o tempo deve ser predeterminado de acordo com os objetivos da organização.

Ao responder a ambas perguntas para a mesma OS, você pode combinar a probabilidade de falha e a consequência dessa falha para determinar a urgência da ordem. Quanto maior a probabilidade de falha e maior a criticidade da consequência, maior a prioridade da OS. 

Controle seu fluxo de trabalho

Controlar o fluxo de trabalho é a segunda etapa para tornar seu sistema de gestão de ordens de serviço. Controlando a sequência de tarefas, você pode garantir que elas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento. Isso pode ajudar a evitar atrasos ou mal-entendidos com os clientes. 

Dicas para controlar seu fluxo de trabalho 

O fluxo de trabalho é a ordem em que os pedidos são concluídos. Para controlar seu fluxo de trabalho, você precisa ter um plano de como as OSs serão concluídas. Este plano deve incluir:

  • A ordem em que as tarefas serão concluídas; 
  • Quem concluirá cada tarefa; 
  • Quais recursos serão necessários para cada tarefa; 
  • Quanto tempo levará cada tarefa. 

Ao criar um plano de fluxo de trabalho, você pode garantir que suas tarefas sejam concluídas em tempo hábil e eficiente. Além disso, ao planejar seu fluxo de trabalho com antecedência, você pode evitar possíveis problemas e atrasos.

Gerenciar recursos

O gerenciamento de recursos é a terceira etapa para tornar gestão de OS mais eficiente. Ao alocar recursos para as tarefas mais urgentes, o tempo de inatividade pode ser reduzido e a eficiência melhorada. Isso pode ajudar sua empresa a funcionar sem problemas e melhorar a satisfação do cliente. 

Dicas para gerenciar recursos

  1. Certifique-se de que você é claro sobre o trabalho que precisa ser feito e os recursos que são necessários para concluir a tarefa. 
  2. Planeje com antecedência e verifique se você tem recursos suficientes disponíveis para concluir a tarefa. 
  3. Garanta que os recursos sejam gerenciados adequadamente e usados de forma eficiente. 
  4. Use soluções e tecnologias para te ajudar a gerenciar recursos com mais eficiência. 
  5. Revise e atualize periodicamente seu plano de gestão de recursos, conforme necessário. 

Exemplos e boas práticas de gestão de OS

Grande fábrica capaz de reduzir o tempo de inatividade em 80%

A instalação implementou uma plataforma de software que lhes permitiu rastrear cada ordem de serviço do início ao fim. Isso lhes deu visibilidade sobre quais ordens de serviço estavam demorando mais do que o previsto e onde os gargalos estavam ocorrendo. Como resultado, eles conseguiram fazer alterações em seu fluxo de trabalho e reduzir o tempo de inatividade em mais da metade. 

Planta de processamento de alimentos foi capaz de aumentar a produtividade em 10% 

A fábrica implementou uma plataforma de software que lhes permitiu rastrear solicitações de manutenção e priorizá-las com base na urgência. Isso os ajudou a garantir que as tarefas de manutenção mais críticas fossem feitas a tempo. Como resultado, eles foram capazes de aumentar a produção em 10% sem adicionar pessoal adicional à medida que aumentavam a disponibilidade de suas máquinas. 

Concessionária de eletricidade conseguiu reduzir os custos operacionais em 15% 

A empresa implementou uma plataforma de software que lhes permitiu automatizar seu processo de gestão de ordens de serviço. Isso resultou em menos erros e melhorou a comunicação entre os departamentos. Como resultado, eles foram capazes de reduzir seus custos operacionais em 15%. 

Cada um desses estudos de caso demonstra o potencial que o software de gestão de ordens de serviço de manutenção pode ter para melhorar as operações industriais. Ao simplificar os fluxos de trabalho e aumentar a visibilidade das atividades de manutenção, essas plataformas podem ajudar as instalações a obter ganhos significativos de eficiência. 

Considerações finais

A gestão de OS pode ser mais qualificada se as ordens de serviço forem hierarquizadas, os controles forem usados com um bom sistema de rastreamento e os recursos forem alocados de forma otimizada. 

Claro, essa tarefa pode ser muito complicada e complexa para um gerente de manutenção, se feita manualmente. Felizmente, soluções como o Fracttal One simplificam o trabalho, oferecendo uma plataforma visual intuitiva e fácil de usar.