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Quais são os fatores mais importantes para a implementação de um CMMS

Por mais de 15 anos, tive a oportunidade de colaborar na implementação de sistemas de gerenciamento de manutenção e ativos físicos (CMMS) (EAM) em empresas de diferentes setores, como Hospitalidade, Farmacêutica, Manufatura, Produção, Mineração, Energia, Restaurante e muitas outras.

Durante cada um desses processos, pude ouvir e aprender experiências e conhecimentos de diretores, gerentes, técnicos e gerentes de manutenção, produção, áreas de qualidade etc. Conversando com eles, concordamos que a grande maioria sempre ouviu as mesmas desculpas do pessoal responsável pela implementação (CMMS).

Palavras ou frases que você provavelmente já ouviu falar se já esteve envolvido nesses tipos de processos, como: Relutância em mudar, complexidade dos processos, por que mudar se o fizermos bem, nesta empresa é muito complicado, não é como nas outras, isso levará muito tempo, o sistema não se adapta às minhas necessidades e um número infinito de frases ou pretextos que complicam as primeiras tarefas e estágios de implementação de um sistema de gerenciamento de ativos e / ou manutenção.

Deixe-me compartilhar minha experiência com você e mostrar a você que isso realmente não deve ser o caso e que, embora este trabalho exija um planejamento cuidadoso e colaboração de todos os envolvidos nas diferentes áreas, a implementação de um (CMMS) pode ser mais simples do que pensam. Existem vários fatores-chave para uma implementação bem-sucedida de um CMMS, do meu ponto de vista os mais importantes são os seguintes:

1. Defina suas necessidades, o que você precisa de um CMMS?
A contratação de um CMMS não deve ser tomada de ânimo leve, muito menos quando estamos iniciando ou aprimorando os processos de nosso departamento ou área de manutenção; a má escolha de um CMMS pode ser a principal causa do motivo pela qual nossa implementação pode falhar ao escolher um CMMS. Recomenda-se que você faça estas 5 perguntas principais a você mesmo:

- Quais são minhas principais necessidades e o que eu quero que um CMMS cubra?
- Quais são os processos críticos que eu quero que meu CMMS cubra?
- O CMMS me oferece 100% de mobilidade?
- O CMMS pode ser facilmente integrado a outras soluções ou ferramentas da minha empresa?
- O CMMS é transversal, posso controlar e gerenciar qualquer tipo de ativo e tipo de manutenção?

2. Planeje seu projeto.
- Faça o seu melhor para não deixar pontas soltas:
- Determine qual é o escopo do seu projeto e os horários dos responsáveis ​​por cada um dos processos atribuídos.
- Seja claro sobre os indicadores ou KPIs que deseja obter.
- Defina os detalhes dos dados a serem coletados, por exemplo, como seus ativos são codificados (equipamentos, locais, veículos, ferramentas e suprimentos)

Do meu ponto de vista, a segunda causa de má gestão de ativos ou falha na implementação de um CMMS tem a ver com a criação incorreta de planos de manutenção, por isso é importante que você defina o nível de exibição e detalhe explodidos nos quais você deseja chegar na geração de seus planos de manutenção, recursos para usar, etc.
Uma configuração e programação incorretas dos seus planos de manutenção podem levar a um atraso considerável na implementação e ao trabalho duplo nesse estágio.

3. Prepare o terreno para sua implementação (aumente a conscientização)
É muito importante conscientizar a equipe de “BENEFÍCIOS” de que a implementação de um CMMS resultará em seu trabalho diário, redução da manutenção corretiva, controle de tempo, obtenção de informações com rapidez e eficiência, redução no cálculo de indicadores, etc.

4. Aplique uma regra de 3 soluções a um problema.
Do meu local de trabalho até a intervenção nos processos de implementação, sempre que um colaborador me apresenta um problema ou situação que requer uma decisão, peço que, além de apresentar a necessidade, eu possa apresentar três soluções possíveis para o problema. Problema, esse que ajudará, em primeiro lugar, a fazer com que a pessoa responsável se sinta mais envolvida e, acima de tudo, a criar uma atitude e uma mentalidade proativas.

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5. Defina seu calendário de metas, compromissos e responsabilidade.
Sempre tente trabalhar com um calendário de atividades (Gráfico de Gantt). Este ponto é muito importante e posso lhe dizer que isso faz parte do sucesso do seu projeto, tudo o que não é documentado e compartilhado com a equipe é uma informação da meta e processos que podem ser perdidos ao longo do caminho.

É por isso que é sempre importante manter os envolvidos informados sobre os processos e objetivos a serem alcançados, especialmente se houver mudanças durante a implementação, o líder do projeto será um dos pilares mais importantes quando for verificar se as atividades planejadas são executadas e aplicar as ações corretivas pertinentes em caso de não cumprimento das datas estipuladas.

6. Levantamento e carregamento de informações
A pesquisa de inventário de seus ativos físicos é, sem dúvida, uma tarefa titânica. A partir daqui, as informações com as quais você pode trabalhar e obter informações do seu CMMS dependerão muito, muitas das empresas nas quais eu implementei sempre perguntam quanto tempo leva tarefa, a verdade é que é muito complicado definir um horário para este trabalho, pois dependerá de dados diferentes, como; quantidade de ativos, detalhes das informações a serem coletadas, quantidade de tempo disponível para esta tarefa, número de funcionários envolvidos, entre outros.

Depois de coletar suas informações, eu sempre sugiro que elas estejam em um estágio de revisão pelos envolvidos, inclusive pela equipe técnica que trabalhará diariamente com o CMMS. O upload das informações sem essa revisão prévia pode ter consequências como recapturar dados ou a má interpretação de conceitos.

7. Testes a frio e liberação
Iniciar o CMMS depois que as informações são carregadas sem a realização de testes de verificação é algo que eu não recomendo; é sempre importante que você considere um intervalo de datas para os testes piloto, o que lhe dará a oportunidade de ajustar os processos com deficiências e informações antes de começar a gerar suas OSs e participar de suas primeiras tarefas com êxito.

8. Treinamento e monitoramento.
Sem dúvida, o treinamento é uma das atividades mais importantes e que não pode faltar na implementação de um CMMS, embora muitas empresas assumam que possam implementar e aprender por conta própria o funcionamento do CMMS.

No final elas perceberão que a curva de aprendizado e o tempo de implementação são bastante reduzidos quando permite que o especialista em gerenciamento do CMMS compartilhe o conhecimento e a experiência adquiridos, e conte com o apoio de uma equipe com ampla experiência durante a implementação e o monitoramento constante do seu processo, o sucesso do projeto.

Do meu ponto de vista, o Fracttal é um CMMS 100% transversal que facilita a implementação em todo o processo, além de ser 100% móvel e muito intuitivo para administradores e operadores na área de manutenção. Se você está atualmente em um processo de seleção de CMMS ou simplesmente deseja melhorar seu processo atual, porque possui uma solução desatualizada, tenho certeza de que o Fracttal o ajudará a alcançar seus objetivos a curto prazo.

Escrito por: Fabián Mendoza Contreras

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