¿Qué son los costos de mantenimiento y sus implicaciones para la empresa?
Los costos de mantenimiento son una parte esencial de la gestión empresarial, representan entre el 25% y el 35% del presupuesto anual de inventario de las organizaciones.
Según una encuesta realizada por la multinacional de energía y automatización ABB, los tiempos de inactividad pueden generar costos anuales de hasta 125.000 dólares.
Para alcanzar estándares de clase mundial, se recomienda que los costos laborales asociados con actividades de mantenimiento no planificadas no excedan el 10% del total de los costos para garantizar la salud financiera de la empresa.
Los costos de mantenimiento representan todos los gastos que son el resultado de sus esfuerzos por mantener los activos físicos en condiciones óptimas de funcionamiento. Ya sea un motor, una bomba centrifuga, o instalaciones físicas, cualquier activo que demande mantenimiento regular conlleva costos asociados
Mantener bajo control los costos dentro de las operaciones de mantenimiento es importante para garantizar el equilibrio financiero de la empresa. Existen diversos costos de mantenimiento asociados como:
⏱️ Tiempos de inactividad de los equipos.
👷 Mano de obra (Planificadores, supervisores y técnicos).
📦 Almacenamiento y gestión de inventario.
Al final, queremos saber:
Cuánto se gasta en mantenimiento y cómo esto se traduce en términos de disponibilidad de los equipos.
En este artículo, conoceremos a fondo los diferentes aspectos vinculados a los costos en el mantenimiento, desde el cálculo preciso de los costos por tiempo de inactividad hasta la clasificación de los costos en CapEX y OpEX.
Analizaremos cómo se pueden calcular y administrar estos costos, así como las métricas esenciales para evaluar la eficiencia y rentabilidad. También veremos cómo la tecnología, como Fracttal One, puede desempeñar un papel crucial en el seguimiento y análisis de los costos de mantenimiento.
Costos por downtime (Tiempos de inactividad)
El costo por downtime implica una evaluación exhaustiva de todos los gastos incurridos durante el tiempo de inactividad de un activo después de que este falla y queda fuera de servicio.
Calcular de manera precisa los costos por tiempo de inactividad implica considerar no solo los gastos directos de reparación, sino también los costos indirectos y factores intangibles que pueden afectar a la organización.
A continuación, mencionamos algunos de ellos:
Costos directos
En primer lugar, es importante tener en cuenta los gastos relacionados con el tiempo que los técnicos de mantenimiento dedican a reparar un activo desde el momento en que falla hasta que vuelve a estar en funcionamiento. Para calcular los costos laborales durante el tiempo de inactividad, solo multiplicas el número de horas que cada técnico dedicó a las reparaciones por su salario por hora.
Mano de obra (Downtime) = Cantidad de horas en mantenimiento x Salario / hora del técnico.
En segundo lugar, encontramos los costos por reemplazo o reparación de los equipos. Si vamos a los costos de reparación, estos pueden ser obtenidos de las órdenes de trabajo realizadas específicamente en cada uno de los activos por un periodo específico de tiempo. Es decir, se pueden obtener el costo total por piezas usadas y el valor de la mano de obra.
Por otra parte, si el activo necesita ser reemplazado porque su mantenimiento cada vez es más elevado, el indicador CPMV o Costo Total de Mantenimiento Como Porcentaje del Valor de Reemplazo del Activo, juega un papel importante.
El CPMV es la cantidad de dinero gastada anualmente en el mantenimiento de los activos, dividida por el Valor de Reemplazo del Activo, expresando su valor como un porcentaje. Es decir:
CPMV (%) = (Costo Total de Mantenimiento × 100) / Valor de Reemplazo del Activo.
Si un equipo tiene un CPMV por encima del 6%, su mantenimiento ya no es rentable para la organización.
Finalmente, también podemos tomar en cuenta los costos por servicios de mantenimiento tercerizados. Dependiendo del tamaño y de las necesidades de un departamento de mantenimiento, una organización podría necesitar de servicios de mantenimiento predictivo como:
- Termografía infrarroja
- Análisis de vibración en equipos rotativos
- Análisis de ultrasonido
Además, se pueden incurrir en gastos por servicios de instalación, alineación y balanceo de equipos.
Costos indirectos
Uno de los elementos más significativos a considerar en el costo real del tiempo de inactividad es la pérdida de ingresos durante el tiempo en que el equipo no está en funcionamiento. Para calcular esta pérdida de ingresos, se debe multiplicar la cantidad de unidades producidas por hora por el número de horas que el equipo permanezca inactivo. Luego, este valor se multiplica por el ingreso promedio generado por cada unidad.
Pérdida de ingresos ($) = Tasa de producción de piezas por hora (Pieza/horas) x Horas de inactividad (horas) x valor promedio por unidad ($/Pieza)
Por otra parte, durante el tiempo de inactividad, las organizaciones pueden requerir que los empleados trabajen horas extras para compensar el tiempo perdido de producción. Calcule los costos de horas extras multiplicando el número de horas extras por la tarifa de pago relacionada a este tipo de hora no regular.
Costo de horas extra ($) = Número de horas extras (horas) x Valor de hora fuera de turno ($/horas)
Costos intangibles
Los incidentes por tiempo de inactividad pueden generar calificaciones negativas, insatisfacción del cliente y daño a la reputación de la organización. Aunque es difícil cuantificar con precisión, es importante tener en cuenta el daño severo a largo plazo en la imagen de la marca y la lealtad del cliente.
El tiempo de inactividad puede aumentar el riesgo de incidentes de seguridad, lo que conlleva gastos adicionales como reclamaciones de compensación laboral y posibles incrementos en las primas de seguros. Considere estos posibles costos en el cálculo de los costos intangibles.
Es por todo esto, que muchas organizaciones gastan altas cantidades de dinero en certificaciones internacionales para llevar sus procesos de mantenimiento dentro de las normas ISO, para aumentar la confianza entre sus clientes y tener más competitividad y reconocimiento.
Costos relacionados al inventario
Los costos de inventario son despensas en que incurren las empresas para adquirir, almacenar y gestionar sus existencias. En el contexto del mantenimiento, los costos de inventario incluyen elementos asociados con el almacenamiento, la utilización y la reposición de piezas de repuesto y equipos necesarios para las actividades de mantenimiento.
Estos gastos se suman al precio de compra inicial de los artículos del inventario. También se incluyen los gastos de almacenamiento de existencias, manipulación, seguros, depreciación, obsolescencia, pedidos, deterioro y posibles escaseces.
Dentro de los costos de inventario, hay que tener en cuenta los siguientes:
Costos por pedido de compra
Estos costos pueden incluir el costo del propio inventario, los gastos de envío y manipulación, y los impuestos o aranceles que puedan aplicarse al pedido. Los costes de pedido también pueden incluir los gastos de almacenamiento o depósito en los que se pueda incurrir mientras se mantienen las existencias antes de su envío.
Costos por pedidos ($) = Número de pedidos realizados x Costo por pedido.
Costos de mantenimiento del inventario
Los costos de almacén y seguridad, las primas de seguros, los impuestos sobre la propiedad, la depreciación y otros gastos asociados suelen incluirse en estos costos.
Las organizaciones pueden calcular los costos de mantenimiento tomando el valor medio de las existencias y aplicando una tasa de costos de mantenimiento predeterminada.
Costos de mantenimiento ($) = Valor medio de las existencias x Tasa de costos de mantenimiento.
Costos de escasez
El cálculo de los costos por desabastecimiento puede ser más complejo e implica la estimación de la pérdida potencial de ingresos por tiempos de inactividad, y el costo de las medidas de emergencia adoptadas para hacer frente al desabastecimiento como envíos de emergencia.
Costos de obsolescencia
Estos gastos abarcan amortizaciones, tasas de eliminación y la pérdida de valor relacionada con inventarios no utilizados. Al evaluar los costos de obsolescencia, las organizaciones deben considerar tanto el valor de los inventarios obsoletos como los costos asociados con su eliminación.
Además, en dicho cálculo se pueden incorporar los costos de seguros destinados a cubrir situaciones de obsolescencia o posibles daños al inventario.
Clasificación de los costos de mantenimiento - CapEX vs OpEX
La clasificación de los costos de mantenimiento en CapEx (Gastos de Capital) y OpEx (Gastos Operativos) se realiza para diferenciar la naturaleza y el impacto financiero de estos costos en la contabilidad y la toma de decisiones empresariales.
Esta clasificación permite a las empresas gestionar y evaluar de manera más efectiva los recursos financieros, así como comprender cómo afectan a corto y largo plazo.
CapEX (Gastos de Capital)
Los costos catalogados como gastos de capital están vinculados a adquisiciones de activos a largo plazo o mejoras/expansiones significativas que se consideran inversiones estratégicas.
Es crucial resaltar que cuando una empresa invierte en un activo a largo plazo bajo CapEx, dicho activo experimenta depreciación con el tiempo. La depreciación constituye el proceso contable de distribuir el costo de un activo tangible a lo largo de su vida útil. En este sentido, todos estos costos se capitalizan en el balance de la empresa y se amortizan durante la vida útil del activo, sin registrarse completamente como gastos en el año de la adquisición.
Dentro de los costos de capital, también se engloban actividades como el mantenimiento overhaul, donde las actualizaciones profundas extienden la vida de un activo y preservan su valor. Asimismo, se incluyen inversiones tecnológicas tales como sensores IoT, plataformas de gestión de indicadores o herramientas de mantenimiento predictivo impulsadas por inteligencia artificial.
OpEX (Gastos Operativos)
Son los costos de mantenimiento rutinarios y los relacionados con la operación diaria. Dentro de la planificación y programación del mantenimiento, el OpEX cubre las tareas regulares de mantenimiento, desde las preventivas hasta las reactivas. Esta inversión recurrente asegura que los equipos se mantengan en buen estado y que los tiempos de inactividad imprevistos se minimicen.
Estos costos afectan directamente los estados de resultados y se registran completamente como gastos en el periodo en que se incurren. Al clasificarlos como OpEx, se reconoce su impacto inmediato en el flujo de efectivo y la rentabilidad a corto plazo.
En la gestión de activos, el debate entre CapEX y OpEX no es sobre superioridad sino sobre sinergia. Cada uno cumple un rol único:
Informes Financieros: Mientras que los gastos de capital (CapEx) tienen un impacto en el balance general al considerar el valor del activo y la depreciación, los gastos operativos (OpEx) impactan directamente el estado de resultados de la empresa.
Ciclos de Presupuesto: CapEx a menudo implica crear un presupuesto enfocado a varios años, considerando la naturaleza a largo plazo de los activos, mientras que OPEX requiere una presupuestación anual o incluso trimestral, reflejando las necesidades operativas.
¿Por qué se calculan los costos de mantenimiento?
Para ofrecer una visión clara y detallada de la inversión necesaria para preservar activos, equipos e instalaciones, el cálculo de los costos de mantenimiento resulta esencial. Este proceso permite a las organizaciones evaluar la eficiencia de sus planes de mantenimiento, identificar áreas en las que se pueden realizar mejoras y tomar decisiones fundamentadas sobre la asignación de recursos.
El análisis de costos también facilita la planificación presupuestaria y contribuye a reducir gastos innecesarios. Sin embargo, es importante señalar que también ejerce influencia sobre el indicador financiero CMF.
El CMF, o Costo de Mantenimiento por Facturación, hace referencia a la proporción del costo de mantenimiento con respecto a la facturación total o los ingresos dentro de una organización. Este indicador reviste gran importancia en cualquier industria donde el mantenimiento de equipos constituye una parte significativa del gasto operativo.
Para calcular el CMF porcentual, se aplica la siguiente fórmula:
CMF (%) = (Costo Total de Mantenimiento / Ingresos Totales) x 100%
Es esencial comparar este indicador con otras empresas del mismo segmento, considerando que un CMF del 5% se considera óptimo y está alineado con las expectativas del modelo de mantenimiento de clase mundial.
¿Puedo hacer el seguimiento de los costos de mantenimiento con Fracttal One?
Inteligencia de negocios o Fracttal BI es el módulo de Fracttal One dedicado al análisis de los costos de mantenimiento.
En este módulo se podrán analizar los recursos económicos que han sido ejecutados o planificados en la gestión de mantenimiento (como: inventarios, servicios y recursos humanos) en un periodo de tiempo determinado, por medio de los siguientes submódulos:
Recursos a Ejecutar
En esté submódulo se podrán analizar los distintos tipos de recursos provenientes de la planificación de tareas, en cuanto a las cantidades y costos que serán ejecutados según los tiempos estipulados en su planificación previa. El detalle de estos resultados se mostrará de manera parametrizada en periodos de tiempos como: días, semanas o meses.
Recursos Ejecutados
En esté submódulo se podrán analizar los distintos tipos de recursos que han sido agregados y ejecutados por medio de las órdenes de trabajo, según las distintas etapas en las que se puedan encontrar (proceso, revisión y finalizada).
Tabla dinámica de costos
Este submódulo está conformado por una tabla dinámica, la cual permite realizar análisis económicos de manera personalizada, ofreciendo diferentes configuraciones que incluyen gran cantidad de parámetros relacionados con las actividades de mantenimiento.
Adicionalmente, también se pueden realizar distintos tipos de gráficos, según las necesidades de la gestión.
