Capex y Opex en la gestión del mantenimiento

En el multifacético ámbito de la gestión de activos industriales, comprender los desembolsos financieros es fundamental. Esto se ejemplifica en los dos pilares del Gasto de Capital (CAPEX) y el Gasto Operacional (OPEX).

En este artículo, exploramos estas piedras angulares financieras en profundidad, enfatizando su importancia, matices e implicancias en la gestión moderna del mantenimiento.

La Naturaleza Indispensable de CAPEX y OPEX

Cada activo industrial, ya sea una máquina CNC de última generación o una turbina con décadas de antigüedad, tiene un ciclo de vida. Este ciclo incluye la adquisición, operacionalización, mantenimiento, actualización y retiro eventual. Es aquí donde los conceptos de CAPEX y OPEX se vuelven esenciales para gestionar este ciclo de vida de manera eficiente.

Entender la asignación y utilización distintas de los fondos para CAPEX y OPEX asegura:

• Longevidad Estratégica: Protegiendo la longevidad y relevancia de la organización en un panorama competitivo.

• Excelencia Operacional: Asegurando que los activos operen constantemente en niveles máximos de rendimiento.

• Responsabilidad Fiscal: Optimizando los recursos financieros mientras se asegura el cumplimiento de las normas contables y fiscales.

CAPEX - Capital expenditure

Tambien definida como gastos de Capital, se refieren a los desembolsos significativos realizados con la expectativa de un beneficio futuro. En el mundo de la gestión de activos, CAPEX a menudo se manifiesta como:

• Adquisición de Activos: Costos asociados con la adquisición de máquinas o infraestructura nueva.

• Revisiones Mayores: actualizaciones profundas que extienden la vida de un activo o aumentan su valor.

• Inversiones Tecnológicas: Integración de tecnologías, como sensores IoT, plataformas de gestión de indicadores o herramientas de mantenimiento predictivo impulsadas por IA.

Implicaciones de CAPEX en el mantenimiento

Las inversiones iniciales en equipos, maquinaria e infraestructura caen bajo CAPEX. Esto implica evaluaciones técnicas detalladas para seleccionar el equipo adecuado, lo que afecta directamente los futuros costos y necesidades de mantenimiento.
Además, la decisión de invertir en tecnologías de monitoreo de condición o en sistemas avanzados de mantenimiento predictivo también se considera un gasto de capital.

Por otra parte, las decisiones sobre si reemplazar un activo o continuar con reparaciones mayores se toman en función de análisis de CAPEX. Si el costo de reparación o actualización de un equipo supera un cierto porcentaje de la inversión necesaria para un equipo nuevo, puede ser más prudente financieramente proceder con la adquisición de un nuevo equipo.

Algo importante a destacar es que cuando una empresa invierte en un activo a largo plazo bajo CAPEX, este activo se deprecia con el tiempo. La depreciación se refiere al proceso contable de asignar el costo de un activo tangible a lo largo de su vida útil.

La estrategia de mantenimiento puede influir en la velocidad a la que un activo se deprecia. Por ejemplo, un buen programa de mantenimiento puede prolongar la vida útil de un activo, afectando así las tasas y métodos de depreciación.

Finalmente, las inversiones de CAPEX se evalúan en función de su retorno de inversión. Si se invierte en un nuevo activo, se espera que genere un cierto retorno ya sea en eficiencia, reducción de costos operativos o en capacidad de producción. El mantenimiento juega un papel crucial aquí porque un activo bien mantenido es más probable que alcance o exceda las expectativas proyectadas de ROI.

OPEX - Operational Expenditure

Los Gastos Operacionales representan los costos diarios de ejecutar y mantener las operaciones dentro de una organización. Dentro de la gestión del mantenimiento, OPEX encapsula:

• Mantenimiento Rutinario: Tareas de mantenimiento predictivo, preventivo y reactivo.

• Costos de Mano de Obra: Salarios, beneficios, capacitación y otros costos asociados al personal.

• Servicios Públicos y Consumibles: Costos relacionados con la energía, lubricantes, refrigerantes y otros consumibles.

• Licencias de Software: Cuotas recurrentes por el uso de Sistemas de Gestión de Mantenimiento Computarizados (CMMS) o plataformas de Gestión de Activos Empresariales (EAM).

Implicaciones de CAPEX en el mantenimiento

Dentro de la planificación y programación del mantenimiento, el OPEX cubre las tareas regulares de mantenimiento, desde las preventivas hasta las reactivas. Esta inversión recurrente asegura que los equipos se mantengan en buen estado y que los tiempos de inactividad imprevistos se minimicen.

También impulsa decisiones sobre qué tareas de mantenimiento se deben realizar internamente y cuáles pueden ser subcontratadas, afectando directamente la estructura de costos.

A continuación, se mencionan otras implicaciones relacionadas al gasto operacional:

• Recursos Humanos y Formación: Desde salarios hasta formación, caen bajo el OPEX. Una inversión adecuada aquí garantiza que el personal esté bien capacitado y pueda abordar problemas complejos.

• Consumibles y Repuestos: El stock de repuestos y consumibles, como lubricantes, sellos y filtros, se financian con el OPEX. Una gestión eficaz del inventario es crucial para garantizar que los componentes críticos estén disponibles cuando se necesiten, evitando paradas prolongadas.

• Herramientas y Equipos Menores: Las herramientas que no tienen una vida útil prolongada y que se desgastan o se consumen en un período más corto generalmente se adquieren con fondos del OPEX.

• Software y Sistemas: Las licencias y suscripciones de software, como los sistemas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (CMMS), se cubren con el OPEX. Estas herramientas son esenciales para programar, rastrear y analizar tareas de mantenimiento.

• Impacto Financiero y Estratégico: Las decisiones sobre cuánto gastar en OPEX frente a CAPEX pueden tener implicaciones fiscales. Mientras que los gastos de capital (CAPEX) se amortizan con el tiempo, los gastos operativos (OPEX) se deducen en el año fiscal en que se incurren.

Una gestión eficiente del OPEX puede mejorar el rendimiento operativo y la rentabilidad a corto plazo. Sin embargo, una reducción drástica del OPEX en mantenimiento puede generar más problemas a largo plazo si los equipos no reciben el cuidado adecuado.

Perspectiva Comparativa: CAPEX vs. OPEX

En la gestión de activos, el debate entre CAPEX y OPEX no es sobre superioridad sino sobre sinergia. Cada uno cumple un rol único:

• Informes Financieros: Mientras que CAPEX influye en el balance general a través del valor del activo y la depreciación, OPEX impacta directamente el estado de resultados.

• Ciclos de Presupuesto: CAPEX a menudo implica crear un presupuesto enfocado a varios años, considerando la naturaleza a largo plazo de los activos, mientras que OPEX requiere una presupuestación anual o incluso trimestral, reflejando las necesidades operativas.

CAPEX y OPEX en la práctica

A continuación, se explica un caso practico de cómo se aplica el CAPEX y OPEX en la gestión del mantenimiento.

CAPEX en Mantenimiento

En una organización llamada AutoMach Industries decide expandir sus capacidades de producción para satisfacer la creciente demanda. Para lograr esto, planean comprar una nueva máquina CNC (Control Numérico por Computadora) de última generación.

• Gasto de Capital: La empresa gasta $500,000 para comprar la máquina CNC. Esta es una inversión significativa única destinada a obtener beneficios durante varios años. Se categoriza bajo CAPEX.

• Instalación y Configuración: $50,000 para instalar e integrar la máquina en la línea de producción existente.

• Capacitación: AutoMach gasta $10,000 en un programa de capacitación especializado para asegurarse de que sus técnicos estén bien equipados para operar la nueva maquinaria.

• Depreciación: La máquina CNC tiene una vida útil esperada de 10 años. AutoMach decide usar la depreciación en línea recta. Por lo tanto, depreciarán $55,000 (precio de compra de $500,000 dividido por 10 años) del valor de la máquina anualmente en su balance.

OPEX en Mantenimiento

Ahora, veamos los costos operativos asociados con el mantenimiento de esta máquina CNC anualmente.

• Mantenimiento Rutinario: AutoMach programa revisiones de mantenimiento trimestrales para asegurar que la máquina opere sin problemas. Cada revisión cuesta $2,000 en mano de obra, partes y consumibles. Anualmente, esto suma $8,000.

• Servicios públicos: La máquina CNC consume electricidad por valor de $12,000 anuales.

• Licencia de Software: La máquina opera con un software especializado que requiere una renovación de licencia anual con un costo de $3,000.

• Reparaciones de Emergencia: Debido a circunstancias imprevistas, la máquina sufre una avería una vez durante el año. La reparación de emergencia, incluyendo mano de obra y repuestos, cuesta $6,000.

• Salarios de los Operadores: Se contratan dos operadores capacitados para gestionar la máquina en turnos. Sus salarios anuales combinados ascienden a $80,000.

Considerando todos los costos OPEX, AutoMach gasta $109,000 anualmente para operar y mantener la máquina CNC.

Desde la perspectiva del CAPEX, la inversión inicial de AutoMach en la máquina CNC, incluyendo compra, configuración y capacitación, ascendió a $560,000. Este gasto de capital proporcionará valor durante la vida útil esperada de la máquina y será depreciado con el tiempo en el balance de la compañía.

Por otro lado, el OPEX ofrece una imagen clara de los costos anuales recurrentes, que suman $109,000, asociados con la operación y mantenimiento de la máquina. Estos gastos operativos afectan directamente la cuenta de resultados de la empresa y requieren una planificación y asignación de presupuesto meticulosas.

En la gestión del mantenimiento, conocer las diferencias entre CAPEX y OPEX no solo dicta la estrategia financiera sino también la excelencia operacional. Una sólida comprensión de estos gastos asegura que los activos se adquieran sabiamente, se mantengan diligentemente, se actualicen oportunamente y, lo más importante, proporcionen valor de manera constante.