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Dicas de como otimizar fluxos e processos na sua empresa

Entender sobre como otimizar fluxos é extremamente importante para tornar o dia a dia do seu negócio mais prático e rápido para seus funcionários, o que gera mais resultados e benefícios para a empresa. 

Poucas pessoas sabem a importância da otimização de processos e fluxos e como ele impacta a rotina de um negócio. Isso acaba interferindo diretamente na baixa produtividade e desorganização de determinados setores em uma empresa. 

Por essa razão, selecionamos algumas dicas para te ajudar a otimizar fluxos e processos na sua organização com o objetivo de ajudar sua marca a fornecer o melhor serviço ou produto aos clientes. 

O que é otimização de fluxos e processos? 

O conceito de otimização surgiu, principalmente, com estratégias digitais que ajudam na economia de tempo nas empresas e geram melhores resultados em um curto prazo por meio de determinadas estratégias.

Por exemplo, uma rede de empresas terceirizadas de limpeza escolar pode instalar um chatbot em seu site para atender os clientes de maneira mais rápida e eficaz. Isso acaba economizando um grande tempo e esforços dos profissionais desta empresa. 

Pois, enquanto o chatbot realiza os atendimento de maneira automática, os outros profissionais podem se dedicar a projetos e questões mais urgentes dentro da empresa. 

Isso nada mais é do que otimização de processos, já que os profissionais conseguem realizar outras funções ao mesmo tempo que existe um programa executando uma tarefa extremamente importante para a empresa. 

Esse é apenas um exemplo para mostrar na prática o conceito de otimização de processos e o quão valioso ele é para as marcas que o adotam. 

Maneiras de otimizar processos em sua empresa

Portanto, agora que entendeu o conceito de otimização, vamos às dicas que selecionamos para te ajudar a implementá-lo em sua empresa e gerar ainda mais resultados. Confira: 

Faça um planejamento 

Um bom planejamento é extremamente essencial para qualquer negócio e para qualquer novidade que for implementada nela. Isso porque o planejamento consegue guiar os profissionais e equilibrar os pontos positivos e negativos da novidade.

Imaginar que uma academia de natação Zona Norte deseje implementar um sistema de CRM em sua empresa, mas não estudaram sobre o assunto e nem procuraram saber sobre o que se trata, apenas contrataram o sistema.

Provavelmente, a novidade não será bem aceita na empresa e não irá gerar os resultados esperados. Pois, não houve planejamento com cautela para que aquilo fosse bem recebido na organização. 

Por isso, se planeje junto a sua equipe e veja todos os lados da moeda para que essa novidade traga os resultados que você espera e seja muito bem recebida pelos seus funcionários. 

Treinamentos 

Os treinamentos estão longe de serem apenas para novos funcionários que não conhecem os processos da empresa. Eles servem para fazer todos estarem cientes sobre tudo dentro do negócio, e se preciso, ajudar em qualquer setor. 

Por exemplo, se um profissional da área financeira de uma empresa de terceirização de bombeiros civil saber como prestar primeiros socorros, ele poderá ajudar outros setores da empresa e gerar resultados ainda mais rápidos. 

Esse é apenas um exemplo para mostrar que reparar os seus funcionários para outros setores garante a otimização de processos e gera ainda mais união e ajuda entre todos da equipe. 

Vale muito mais a pena ter dez profissionais que sabem desempenhar bem a mesma função, do que apenas um especialista nela. Pois, quando necessário, haverá sempre alguém à disposição para ajudar no que for preciso. 

Uso de tecnologias 

A tecnologia revolucionou a maneira das pessoas trabalharem e produzirem, hoje se encontra uma empresa para fazer um inventário florestal metodologias e técnicas utilizadas em poucos segundos. Existem diversas opções que podem ser usados para melhorar a rotina e otimizar os processos da sua empresa, alguns deles são: 

  • Chatbots;
  • CRM;
  • Sistemas de gestão;
  • Softwares;
  • Aplicativos;
  • Ferramentas digitais. 

Cada uma dessas opções podem atender a sua empresa de acordo com o que você precisa e garantir a otimização de tempos e processos, gerando não apenas mais resultados, mas inovação e acessibilidade para o seu negócio. 

Integração de setores 

Se você possui uma empresa, sabe muito bem que nela existem diversos setores e que cada um possui a sua importância para o negócio. Por exemplo, uma empresa de consórcio de caminhões seminovos precisa de uma área financeira para cuidar de toda a parte relacionada aos pagamentos e de uma de atendimento para prestar ajuda aos seus clientes. 

Porém, cada vez mais as empresas estão juntando setores e fazendo dois se tornar apenas um, o que gera mais objetividade nas estratégias e economia de dados e informações na empresa. Por exemplo, você pode integrar a área de recursos humanos com a área de endomarketing.

Pois, além de se ajudarem na hora de selecionar novos talentos para empresa, eles também podem criar campanhas internas para melhorar o convívio entre os funcionários. E essa integração pode acontecer entre diversos outros setores como publicidade e marketing, que já estão sendo integrados em diversas empresas devido a similaridade de suas áreas e o maior desempenho que podem gerar juntos. 

Identifique seus desafios 

Todo esse universo da otimização de processos parece maravilhoso, mas ele exige muito cuidado e profissionalismo para que a empresa não perca seu dinheiro e tempo em algo que não será útil para o negócio. 

Por isso, é fundamental que você liste os desafios que a sua empresa está enfrentando no momento e quais pontos podem ser gerados por meio de alguma ferramentas, sistema ou opção de otimização. 

Por exemplo, se um perito de carros possui um site na internet e não está dando conta de atender a todos os clientes que estão surgindo, ele pode contratar um sistema de chatbot para ajudá-lo, pois é o que ele mais precisa no momento. 

Com isso, fica ainda mais simples saber quais os pontos a serem melhorados dentro do seu negócio e se alguma das opções de otimização realmente pode ajudá-lo neste momento. 

Uma dica para isso é conversar com os seus funcionários e entender quais os desafios que eles mais enfrentam durante a rotina de processo na empresa. Portanto, com a experiência diária eles poderão apontar com mais profundidade o que pode ser mudado. 

Mantenha o RH por perto 

Muitas pessoas ainda acham que o setor de recursos humanos dentro de uma empresa é responsável apenas por contratar novos profissionais e cuidar de toda a papelada que esse processo exige, mas esse é um conceito que vem morrendo dia após dia. 

O setor de recursos humanos agora se preocupa também em construir um ambiente mais satisfatório e aconchegante para os funcionários, o que diminui as chances de desligamentos ou baixa produtividade na empresa. E mantê-lo por perto é muito importante para que eles criem uma relação próxima com os funcionários e estejamos sempre abertos a ouvir as melhorias e feedbacks que eles estão dispostos a oferecer. 

O time de recursos humanos de uma empresa de refrigeração peças e acessórios pode conversar com cada funcionário e entender como anda a satisfação e visão deles perante a empresa, perguntando sempre o que pode ser melhorado. Dessa maneira, você como líder ou gestor não precisa se preocupar tanto em alinhar essas informações com seus funcionários, pois time de recursos humanos já estará a disposição para fazer isso por você. 

Tenha um setor de auditoria de qualidade 

Um setor de auditoria de qualidade dentro de uma empresa é responsável por verificar a fundo todos os processos e fluxos do negócio para apresentar ao líder ou gestor todos os problemas que existem e possíveis soluções que podem ser adotadas. 

Um cliente que esteja a procura de um portão residencial preço e ache que o site da empresa esteja muito lento, poderá deixar um feedback que será recebido pela equipe de auditoria e levado ao gestor do negócio. 

Com isso, você consegue filtrar de maneira ainda mais objetiva os problemas que mais incomodam seus funcionários e clientes e já ter em mãos possíveis soluções para resolver isso. 

Esse setor também pode ser integrado ao de recursos humanos, caso a empresa queira. Porém, é bom reforçar que eles estão 100% focados na captação de problemas e na produção de soluções para eles. 

Essas são apenas algumas opções que selecionamos para te mostrar que há como implementar a otimização de processo e fluxos dentro da sua empresa de maneira simples e rápida, trazendo ainda mais produtividade para o seu negócio. 

Considerações finais 

Portanto, o conceito de otimização e suas opções surgiram para mudar completamente os processos e o cotidiano das empresas, gerando resultados e inovações que prometem perdurar por muito tempo. 

Tudo isso é muito mais simples do que parece, e com ajuda de profissionais e funcionários dispostos a realizar a mundial no seu negócio, será mais do que possível implementar essas opções dentro da sua empresa.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection,
onde você pode encontrar centenas de outros conteúdos informativos 


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