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Qué es CMMS y por qué es necesario en tu plan de mantenimiento

Un CMMS es un software diseñado para simplificar la gestión del mantenimiento en una empresa.

Descubre todo lo que necesitas saber sobre un CMMS

¿Qué es un CMMS?

CMMS viene de sus siglas en Inglés Computerized Maintenance Management System que significa Sistema de gestión de mantenimiento computarizado y a veces también se le puede denominar (dependiendo de su alcance y funcionalidades) software de gestión de activos empresariales (EAM).

Para comprender mejor qué es un CMMS, dividiremos el término en cada uno de sus componentes, y explicaremos cada uno de ellos.

¿Cuáles son los componentes de un CMMS?

Computarizado

Computarizado se refiere al hecho de que con un CMMS, la información de mantenimiento se almacena en una base de datos que reside en un equipo de computo. Este no es un concepto sorprendente hoy en día. Sin embargo, antes de la década de 1980, los datos de mantenimiento generalmente se registraban con lápiz y papel (algo que sigue sucediendo hoy en día en muchas organizaciones). Debido a esto, el mantenimiento era en su mayoría reactivo. El mantenimiento preventivo era menos común porque no era realista rastrear qué activos necesitaban mantenimiento de rutina cuando todos los registros de mantenimiento se guardaban en papel en un archivador.

Cuando las soluciones CMMS dieron luz a fines de la década de 1980 y principios de la de 1990, las grandes empresas y corporaciones comenzaron a migrar del lápiz / papel a sus computadoras, de esa forma estas grandes empresas  podían rastrear las órdenes de trabajo, generar informes y determinar cuál de sus activos requería mantenimiento preventivo. Esto condujo a una mayor vida útil de los activos, una mejor organización y, en última instancia, redujo los costos y aumentó las ganancias de las empresas.

Mantenimiento

Mantenimiento es lo que hacen los usuarios del software CMMS todos los días, ya sea planificando las tareas, respondiendo a una solicitud de trabajo o completando los datos de una Orden de Trabajo.  

El software en sí, no es una solución mágica que puede realizar el trabajo de un técnico calificado. Sin embargo, lo que sí puede hacer muy bien es garantizar que las tareas se prioricen correctamente y que todo esté organizado (repuestos, proveedores, mano de obra, herramientas) para de esta manera garantizar el éxito del departamento. 

Las soluciones CMMS brindan al personal de mantenimiento la libertad de concentrarse menos en el papeleo y más en el mantenimiento práctico.

Administración

La gestión del mantenimiento es la función más esencial de una solución CMMS. El software de administración de mantenimiento está diseñado para brindar a los usuarios una visión inmediata del estado de su activos físicos, las necesidades de mantenimiento con cronogramas completos de órdenes de trabajo, pronósticos precisos de inventario y acceso a informes de gestión. Las soluciones CMMS facilitan la gestión del mantenimiento al dotar a los gerentes con información para que puedan tomar las decisiones más informadas posibles.

Sistema / Software

Un sistema puede considerarse como la combinación general de características y funcionalidades dentro de un CMMS. Diferentes soluciones CMMS ofrecen diferentes características. El mejor sistema CMMS es aquel que permite a los usuarios realizar sus tareas de mantenimiento existentes de manera más efectiva, al tiempo que presenta características que ahorran tiempo y reducen los costos.

Nuestro CMMS Fracttal One facilita la administración de órdenes de trabajo, tareas de mantenimiento preventivo, activos, órdenes de compra, flota, niveles de inventario y más con la movilidad de una APP y la inmediatez del Internet de las Cosas, ofreciendo el control de todos los activos de tu empresa en un mismo sitio. Fracttal es una plataforma integral, moderna, segura intuitiva, fácil de usar y 100% basada en la nube, pensada para ofrecerte el control sobre todos los activos de tu empresa, facilitando tu trabajo y brindándote una experiencia de usuario placentera, a cualquier hora y desde cualquier lugar. Con Fracttal, las empresas pueden planificar, organizar y ejecutar el mantenimiento de todo tipo de equipo, control de proveedores, gestión de recurso humano, administración de inventarios de piezas y repuestos, gastos de mantenimiento, gestión de presupuestos, emergencias y garantías. Todo esto con poderosos indicadores estadísticos y KPIs, en una interfaz web amigable y rápida. Fracttal Mobile, es una APP ideada para ofrecer al personal que trabaja constantemente fuera de las instalaciones, una herramienta para acceder instantáneamente a rutas de mantenimiento o inspección, recibir alertas y realizar tareas a través sus dispositivos móviles. Fracttal Box y Fracttal X, son Hardware de monitoreo de Internet de las Cosas (IoT) que te permiten conectar sensores a los activos de tu empresa en tiempo real. Con ello es posible detectar o incluso predecir fallas antes de que ocurran y alertar a los operadores de las interrupciones en tiempo real, disminuyendo significativamente los costos e incrementando la productividad.

¿Qué hace un CMMS?

Un CMMS es un software que mantiene una base de datos de información sobre todas las operaciones de mantenimiento de una organización. Automatiza la gestión de activos, control de inventario de repuestos y herramientas, mano de obra, proveedores y contratistas, gestión de solicitudes, manejo de garantías y documentación, gestión de tareas y órdenes de trabajo, análisis de información con informes de gestión y KPI para tomar decisiones.

¿Cómo funciona un CMMS?

Un CMMS actúa como un depósito de todos los datos asociados con los activos de su organización, cuando se compró un activo y se colocó en funcionamiento, cuándo se realizó el mantenimiento programado, en qué trabajó un miembro del equipo de mantenimiento, la frecuencia de las averías de los activos, las piezas utilizadas y más. Un registro detallado de su inventario proporciona información que su organización puede usar para tomar decisiones informadas sobre dónde asignar los recursos.

¿Quién es el responsable que el CMMS funcione en la empresa?

El CMMS es parte de la gestión estratégica de la empresa, por lo tanto es responsabilidad de todo el equipo que funcione correctamente. Sin embargo la responsabilidad principal de un CMMS se otorga generalmente al Gerente de mantenimiento siendo usualmente el usuario primario el Planificador de Mantenimiento. Algunas organizaciones crean un puesto de administrador de CMMS dedicado para supervisar el correcto funcionamiento del CMMS.

¿En qué industrias y tamaño de empresas puede utilizarse un CMMS?

Un CMMS se puede usar en prácticamente en empresas de cualquier tamaño y de cualquier industria, pero es más útil en aquellos que deben mantener un gran volumen de activos físicos e inventario. Algunas industrias comunes que dependen del software CMMS incluyen manufactura, servicios, petróleo y gas, energía y transporte.

¿En dónde se ejecuta un CMMS?

Aún existen CMMS on-premise, es decir que requieren ser instalados en computadores locales. Sin embargo los nuevos y más modernos CMMS se ejecutan 100% en la nube como software como servicio (SaaS) y poseen soluciones habilitadas para dispositivos móviles. Esto proporciona múltiples beneficios, incluida una implementación rápida, actualizaciones fáciles y seguridad de datos.

¿Realmente Necesito un CMMS?

Si eres el responsable de mantenimiento de una empresa y te estás planteando contratar un CMMS para gestionar tus tareas de mantenimiento, tan solo hazte las siguientes preguntas.
  • ¿Cual es el costo de las paradas imprevistas en tu empresa?
  • ¿Cual es la confiabilidad de tus activos físicos?
  • ¿Sabes cual es la falla más frecuente y como evitarla?
  • ¿Cual es el tiempo medio entre fallas?
  • ¿Cual es el tiempo medio por reparación?
  • ¿Cual es la vida útil de sus activos?
  • ¿Cual es tu presupuesto de este año para Mantenimiento?
  • ¿Cual es el retraso promedio en las Órdenes de Trabajo?
  • ¿Conoces el indicador de Solicitudes reportadas vs finalizadas?
  • ¿Conoces el indicador de Tareas Programadas vs Ejecutadas?

Si encontraste 2 ó más preguntas para las cuales no tienes respuesta, entonces estás en una zona de peligro y necesitas implementar urgentemente un CMMS. Fracttal es sin duda la opción más recomendada del mercado. Te dejamos a continuación un video demo para que conozcas al detalle todas las funcionalidades de Fracttal One

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