En el ámbito de la industria del mantenimiento, mantenerse a la vanguardia de las demandas operativas es esencial. Asegurar un rendimiento óptimo de los activos críticos es igualmente crucial. Dentro de este marco, la tecnología emerge como un factor cada vez más determinante. En este contexto, un recurso indispensable es un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora, o CMMS por sus siglas en inglés.
En este blog, vamos a explorar con detalle el impacto de aplicar un CMMS en una organización "Entre un antes y un después". Profundizaremos en cómo este sistema modifica la gestión del mantenimiento, todo ello desde la valiosa perspectiva de un técnico de mantenimiento.
Registro de Activos
Es una base de datos que cataloga todos los activos físicos y equipos que requieren mantenimiento dentro de una organización. Suele contener información detallada sobre cada activo, incluyendo su ubicación, especificaciones técnicas, historial de mantenimiento, estado actual, ciclo de vida, y cualquier otra información relevante que pueda ayudar a los técnicos durante las actividades de mantenimiento.
Antes del CMMS
Antes de la implementación de un CMMS, el registro de activos generalmente se llevaba a cabo de manera manual, utilizando hojas de cálculo, o registros en papel. Este método no solo era propenso a errores, sino también ineficiente para acceder a información crítica de los activos, como su historial de mantenimiento, ubicación actual, estado de funcionamiento y detalles relacionados con la garantía.
La falta de un sistema de registro coherente y actualizado dificultaba la toma de decisiones relacionadas con la programación del mantenimiento, la asignación de recursos y la planificación del ciclo de vida de los activos.
Después del CMMS
La adopción de un CMMS cambió radicalmente el manejo del registro de activos. Este software permite la centralización de toda la información relacionada con cada activo, desde especificaciones técnicas y manuales de operaciones hasta su historial completo de mantenimiento y reparaciones. Además, la información se actualiza en tiempo real, asegurando que los técnicos y los administradores tengan acceso a los datos más recientes.
Un CMMS también facilita la asignación y el rastreo de identificadores únicos para cada activo, lo que mejora la precisión en la programación y ejecución de tareas de mantenimiento. Los administradores pueden ver fácilmente qué activos requieren atención inmediata o programar mantenimiento preventivo en función del historial y la condición actual del equipo.
Solicitudes de Mantenimiento
Son comunicaciones formales que indican la necesidad de realizar alguna forma de mantenimiento en un activo o equipo específico. Estas solicitudes pueden originarse en observaciones del personal técnico, alertas automáticas de los sistemas de monitoreo, o informes de empleados y usuarios que detectan alguna irregularidad o falla en el equipo.
Antes del CMMS
Antes de adoptar un CMMS, las solicitudes de mantenimiento generalmente se manejaban de manera ad hoc, sin un sistema organizado por medio de llamadas telefónicas, correos electrónicos o incluso comunicaciones verbales informales para informar sobre problemas de equipo. Este enfoque carecía de estructura, lo que resultaba en una falta de seguimiento eficaz y en la demora de reparaciones críticas.
Después del CMMS
Con un CMMS, la gestión de solicitudes de mantenimiento se convirtió en un proceso formalizado y centralizado. Los técnicos pueden enviar solicitudes de mantenimiento directamente en el sistema, incluyendo detalles como la ubicación del activo, la naturaleza del problema y la urgencia de la reparación.
Estas solicitudes se priorizan automáticamente y se convierten en órdenes de trabajo, que se asignan a los técnicos más adecuados para el trabajo. Los administradores y técnicos pueden rastrear el estado de cada solicitud en tiempo real, y se notifica a los solicitantes cuando su problema se ha resuelto.
Gestión de Órdenes de Trabajo
Se refiere al proceso de crear, rastrear y administrar las solicitudes de mantenimiento y reparación de los activos dentro de una organización. Permite a los técnicos y administradores coordinar eficientemente tanto las tareas de mantenimiento preventivo como las correctivas, desde su inicio hasta su finalización.
Antes del CMMS
Previo a la implementación del CMMS, las órdenes de trabajo eran gestionadas mediante hojas de papel, correos electrónicos o incluso mensajes de voz, causando retrasos, pérdidas de información y desorganización. La asignación de trabajos a los técnicos se hacía manualmente, lo que conllevaba a errores y sobrecarga para algunos empleados.
No había un sistema eficiente para priorizar las órdenes de trabajo urgentes frente a las tareas de mantenimiento rutinario. La falta de rastreo en tiempo real del estado de las órdenes de trabajo también generaba demoras y falta de responsabilidad.
Después del CMMS
Con el CMMS, las órdenes de trabajo se digitalizan y centralizan en una única plataforma accesible para todos los técnicos y gestores. Las órdenes de trabajo se generan automáticamente en base a horarios preestablecidos, solicitudes de trabajadores y alertas del sistema de monitoreo de activos.
Los técnicos pueden recibir órdenes directamente en sus dispositivos móviles, completarlas en la plataforma y actualizar el estado en tiempo real. Esto facilita la asignación dinámica y la reasignación de trabajos según la disponibilidad y especialización de cada técnico. Además, los algoritmos avanzados de priorización aseguran que las tareas críticas reciban atención inmediata, minimizando el tiempo de inactividad del equipo y mejorando la eficiencia general.
Planificación y Control de las Actividades
Son funciones clave que permiten a una organización coordinar y monitorear todas las tareas relacionadas con el mantenimiento de sus activos y equipos. Esto incluye la asignación de recursos como personal técnico, herramientas y materiales, así como la determinación del tiempo y lugar donde se llevarán a cabo las actividades.
Antes del CMMS
Antes de la implementación de un CMMS, la planificación y el seguimiento de las actividades de mantenimiento solían ser una tarea ardua y manual. Generalmente se realizaba utilizando hojas de cálculo, pizarras o incluso papel y lápiz.
Este enfoque no solo era propenso a errores, sino que también requería una inversión de tiempo significativa para coordinar entre varios departamentos y técnicos. La falta de seguimiento en tiempo real de las tareas en curso a menudo llevaba a retrasos y solapamientos, resultando en tiempo de inactividad no planificado y aumento de costos.
Después del CMMS
La adopción de un CMMS cambió completamente la dinámica de cómo se planifican y se hacen seguimiento a las actividades. El sistema permite una programación flexible de actividades, desde mantenimientos preventivos regulares hasta tareas correctivas urgentes.
Los técnicos reciben sus órdenes de trabajo directamente en sus dispositivos móviles, con toda la información necesaria para completar la tarea, incluidos los manuales, las listas de piezas y los procedimientos de seguridad.
Gestión de Inventarios
Se refiere al manejo organizado de todos los materiales, repuestos y herramientas que son necesarios para llevar a cabo las actividades de mantenimiento en una organización.
Antes del CMMS
La gestión de inventario antes de un CMMS a menudo se realizaba de manera manual, a través de hojas de cálculo o incluso mediante registros en papel. Este enfoque presentaba varios problemas, como la falta de actualización en tiempo real, errores humanos en la contabilidad y la dificultad para rastrear la ubicación y el estado de los repuestos y herramientas.
Además, la falta de visibilidad en el inventario llevaba a compras innecesarias o a tiempos de inactividad prolongados debido a la falta de piezas críticas.
Después del CMMS
Con la implementación de un CMMS, la gestión del inventario se volvió mucho más eficiente y precisa. El software permite un seguimiento en tiempo real de todos los elementos del inventario, desde repuestos hasta consumibles. Los niveles de inventario se actualizan automáticamente cada vez que se utiliza una pieza para un trabajo de mantenimiento, lo que facilita la reordenación oportuna de suministros.
Los informes de inventario también se pueden generar fácilmente, proporcionando una visión clara de los niveles de stock, la rotación de inventario y otros indicadores clave de rendimiento (KPIs).
Análisis de Datos y Mejora Continua
Se refiere a las capacidades del software para recopilar, almacenar, procesar y analizar datos relacionados con las operaciones de mantenimiento y gestión de activos. Esta funcionalidad es crucial para entender el rendimiento actual, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para optimizar diversas áreas de la operación de mantenimiento.
Antes del CMMS
Antes de implementar un CMMS, el análisis de datos y la mejora continua solían ser procesos lentos y manuales. Los datos se recopilaban de diversas fuentes, como registros en papel, hojas de cálculo y observaciones personales. Esto hacía difícil identificar tendencias, resolver problemas subyacentes y proponer mejoras significativas.
La falta de indicadores clave de rendimiento (KPIs) bien definidos y la dificultad para acceder a datos históricos a menudo resultaban en decisiones basadas más en la intuición que en hechos concretos.
Después del CMMS
La implementación de un CMMS trajo consigo potentes capacidades analíticas. Los datos se recopilan automáticamente y se centralizan en una sola plataforma, lo que facilita el análisis de tendencias y patrones.
Los KPIs se pueden configurar y monitorizar en tiempo real, proporcionando una base sólida para la mejora continua. Informes detallados y paneles de control ofrecen una visión clara del rendimiento del mantenimiento, lo que permite tomar decisiones informadas y basadas en datos. Además, la función de análisis predictivo en algunos CMMS avanzados permite incluso prever fallas futuras y optimizar las estrategias de mantenimiento.
Integración de Sistemas
Se refiere al proceso de conectar el CMMS con otros sistemas y plataformas utilizados dentro de una organización. La integración de sistemas en un CMMS también facilita la colaboración interdepartamental, ya que los empleados de diferentes áreas pueden acceder a la información relevante de manera más fácil y rápida.
Antes del CMMS
Antes de implementar un CMMS, la integración de diferentes sistemas y plataformas era un desafío considerable. Cada departamento trabajaba en su propio ecosistema digital, lo que implicaba una gran cantidad de tareas manuales para compartir información entre sistemas diferentes. Esto no solo consumía mucho tiempo sino que también era propenso a errores, lo que podía llevar a decisiones basadas en datos incorrectos o desactualizados.
Después del CMMS
La adopción de un CMMS ha revolucionado por completo nuestra capacidad para la integración de sistemas. Gracias a su API abierta, la plataforma CMMS ahora se sincroniza de forma fluida con otros sistemas empresariales, incluyendo ERP (Planificación de Recursos Empresariales), controles de procesos industriales y soluciones de análisis de datos. Esta interoperabilidad elimina la carga del ingreso manual de datos, ahorrando tiempo y minimizando los errores.