Diga adeus às folhas de cálculo
O Excel tem um processo de introdução de dados muito manual, o que requer dedicar uma grande parte do tempo de trabalho para ajustar esses fluxos de trabalho.
Embora várias pessoas possam aceder ao mesmo documento de Excel, nem todas podem colaborar simultaneamente. As atualizações em tempo real não são possíveis com os modelos do Excel e, se várias pessoas editarem a folha ao mesmo tempo, os dados dos outros membros podem ser comprometidos ao guardar.
A falta de integração automática com a gestão de inventário torna todo o processo manual, tornando mais complicado para o gerente e a equipa quantificar se têm os materiais adequados para realizar o trabalho necessário.
O Excel não realiza atualizações preditivas com base no histórico anterior de manutenção de ativos. É o gerente ou responsável pela manutenção que deve dedicar parte do seu tempo a fazer previsões complicadas que serão incluídas em relatórios para tentar demonstrar que o cronograma precisa de ser atualizado.
O seu e-mail não é um gestor de tarefas
Como gestores ou supervisores, quando sentimos a necessidade de sermos mais organizados, tendemos a usar as mesmas ferramentas que já estávamos a utilizar para outros fins. Utilizar uma ferramenta para um propósito muito diferente para o qual foi concebida implica um custo muito elevado em termos de eficiência e tempo. Usar o bloco de notas para gerir tarefas? O bloco de notas apenas gere notas, e o Google Calendar? Este é um calendário concebido para gerir eventos, uma parte mínima da sua atividade diária.
De que forma usamos inadequadamente o e-mail?
Se reparar, no e-mail, temos tarefas impostas por outras pessoas. Você apenas reage ao que entra. É mesmo possível organizar as suas tarefas aqui? Além disto, todas as ações que surgem de uma conversa ou reunião não ficam automaticamente refletidas aqui.
O e-mail é uma grande fonte de distração.
Se o mantiver aberto, receberá muitas notificações que podem levá-lo a interromper uma tarefa em que já estava a trabalhar. E se não o mantiver aberto, sempre que entrar vai perder muito tempo a responder e eliminar e-mails.
O e-mail pode ser muito avassalador e uma grande fonte de stress.
Pode reduzir a sua caixa de entrada, mas em pouco tempo voltará a ter uma grande quantidade de e-mails não lidos.
A natureza do e-mail, enquanto ferramenta de comunicação, faz com que fique preso(a).
Receber muitos e-mails faz com que, de certa forma, sinta que a equipa precisa de si. No entanto, responder e eliminar e-mails constantemente é muito improdutivo.
As suas tarefas no e-mail não estão bem definidas.
Os assuntos dos e-mails que recebe não foram escritos por si, e isso não pode mudar. Portanto, se a informação for ambígua, imprecisa ou confusa, será muito mais difícil organizar as tarefas adequadamente.
Um e-mail não equivale a uma tarefa.
Um e-mail pode originar várias tarefas ou projetos ao mesmo tempo. Não poderá ter uma sequência clara do que precisa de ser feito e não poderá eliminá-lo até que essa tarefa ou tarefas estejam concluídas.
Não tem uma forma ágil de classificar, ordenar e encontrar e-mails.
Para organizar toda esta quantidade de informação, terá de criar várias listas ou pastas e geri-las. Isto tira tempo que poderia dedicar a outras tarefas relacionadas diretamente com o correto funcionamento dos serviços de manutenção na sua empresa. Embora tenha tudo organizado, a ordem e conjunto de e-mails serão muito limitados, tornando-se muito complicado o acompanhamento de prazos e prioridades.
Como foi dito por Ricardo Román, Chief Revenue Officer & Europe Territory Manager da Fracttal em Espanha, 60% das tarefas de um responsável pela manutenção referem-se à coordenação.
Como lhe explicámos, os modelos do Excel e os e-mails estão desenhados para funções específicas, mas a manutenção e gestão de ativos não é uma delas. Embora possam ser utilizados para algumas funções de gestão, para gerir eficazmente a manutenção dos ativos, é necessário olhar para além dos dados e compreender o contexto por detrás de cada atividade de manutenção. Este contexto é fornecido por indicadores como o tempo médio entre avarias, tempo médio de reparação, disponibilidade e fiabilidade, que surgem a partir das tarefas de manutenção, avarias, utilização pelos funcionários, etc.
Um software CMMS faz toda a diferença, pois permite aceder a este contexto com um esforço mínimo e de forma instantânea.
