Porque deveria deixar de utilizar o Excel para a manutenção e gestão de ativos

Se está a utilizar modelos em Excel para a manutenção e gestão de ativos da sua empresa, deixe-me dizer-lhe que não está sozinho. De acordo com a Gartner®, 90% das empresas NO MUNDO não possuem um software CMMS e são obrigadas a utilizar papel e folhas de cálculo.

Neste artigo, explicar-lhe-emos por que o uso do Excel na manutenção faz parte do passado.

Que tipos de manutenção existem?

Diga adeus às folhas de cálculo

Software CMMS vs Folhas de Excel

Quais são os passos a seguir para escolher o melhor CMMS?

Que tipos de manutenção existem?

Numa empresa, existem vários tipos de manutenção, dependendo da tarefa. Este conceito baseia-se geralmente na revisão dos ativos. Estes tipos de manutenção são aplicados conforme necessário, mas o facto de ter um software CMMS terá um impacto na otimização da utilização destes tipos dentro do plano de manutenção.

  • Manutenção preventiva: Tarefas de manutenção que têm como objetivo reduzir riscos. Graças a estas tarefas, previnem-se falhas, erros ou avarias no funcionamento dos equipamentos e ferramentas.  
  • Manutenção corretiva: Como o seu nome indica, consiste em reparar a avaria uma vez que esta tenha ocorrido. É recomendável que uma empresa dedique recursos a elaborar um plano de manutenção para evitar, na medida do possível, estas ações corretivas.
  • Manutenção preditiva: Quando é possível recolher e interpretar dados estatísticos dos ativos que possuímos, é possível desenvolver uma estratégia de manutenção em que, por exemplo, são detectados valores anómalos e se procede à revisão ou substituição de algum componente antes que ocorra uma avaria.  

Outros tipos de classificações de manutenção:

A organização das equipas de manutenção e as tarefas que realizam variam de acordo com o setor e o tipo de atividade a que a empresa se dedica. Embora a maioria das tarefas seja assumida pela equipa interna, em algumas ocasiões, recorre-se a empresas externas para apoiar tarefas que a equipa interna não consegue realizar.

  • Manutenção interna: Quando toda a equipa interna de manutenção possui os conhecimentos necessários e a capacidade de lidar com todas as tarefas de manutenção.
  • Manutenção externa: Quando as empresas não podem assumir todas as tarefas de manutenção. Pode ser por várias razões:  
  • Externalização por falta de tempo: Algumas tarefas implicam que os funcionários de manutenção tenham de destinar recursos económicos em formação, um tempo que não têm devido à carga de trabalho.
  • Externalização legal: Às vezes, a lei obriga as empresas a externalizar e certificar que a manutenção de alguns ativos foi realizada de acordo com a regulamentação vigente, por isso confiam esta tarefa a uma empresa especializada.
  • Externalização por falta de meios: Atualmente, alguns departamentos de manutenção optam por não investir em material e ferramentas e externalizam as tarefas que requerem o uso de ferramentas específicas.

 

Diga adeus às folhas de cálculo

O Excel tem um processo de introdução de dados muito manual, o que requer dedicar uma grande parte do tempo de trabalho para ajustar esses fluxos de trabalho.

 

Embora várias pessoas possam aceder ao mesmo documento de Excel, nem todas podem colaborar simultaneamente. As atualizações em tempo real não são possíveis com os modelos do Excel e, se várias pessoas editarem a folha ao mesmo tempo, os dados dos outros membros podem ser comprometidos ao guardar.

 

A falta de integração automática com a gestão de inventário torna todo o processo manual, tornando mais complicado para o gerente e a equipa quantificar se têm os materiais adequados para realizar o trabalho necessário.

 

O Excel não realiza atualizações preditivas com base no histórico anterior de manutenção de ativos. É o gerente ou responsável pela manutenção que deve dedicar parte do seu tempo a fazer previsões complicadas que serão incluídas em relatórios para tentar demonstrar que o cronograma precisa de ser atualizado.

 

O seu e-mail não é um gestor de tarefas 

Como gestores ou supervisores, quando sentimos a necessidade de sermos mais organizados, tendemos a usar as mesmas ferramentas que já estávamos a utilizar para outros fins. Utilizar uma ferramenta para um propósito muito diferente para o qual foi concebida implica um custo muito elevado em termos de eficiência e tempo. Usar o bloco de notas para gerir tarefas? O bloco de notas apenas gere notas, e o Google Calendar? Este é um calendário concebido para gerir eventos, uma parte mínima da sua atividade diária.

 

De que forma usamos inadequadamente o e-mail? 

Se reparar, no e-mail, temos tarefas impostas por outras pessoas. Você apenas reage ao que entra. É mesmo possível organizar as suas tarefas aqui? Além disto, todas as ações que surgem de uma conversa ou reunião não ficam automaticamente refletidas aqui. 

 

O e-mail é uma grande fonte de distração.

Se o mantiver aberto, receberá muitas notificações que podem levá-lo a interromper uma tarefa em que já estava a trabalhar. E se não o mantiver aberto, sempre que entrar vai perder muito tempo a responder e eliminar e-mails.

 

O e-mail pode ser muito avassalador e uma grande fonte de stress.

Pode reduzir a sua caixa de entrada, mas em pouco tempo voltará a ter uma grande quantidade de e-mails não lidos.

 

A natureza do e-mail, enquanto ferramenta de comunicação, faz com que fique preso(a).

Receber muitos e-mails faz com que, de certa forma, sinta que a equipa precisa de si. No entanto, responder e eliminar e-mails constantemente é muito improdutivo.

 

As suas tarefas no e-mail não estão bem definidas.

Os assuntos dos e-mails que recebe não foram escritos por si, e isso não pode mudar. Portanto, se a informação for ambígua, imprecisa ou confusa, será muito mais difícil organizar as tarefas adequadamente.

 

Um e-mail não equivale a uma tarefa.  

Um e-mail pode originar várias tarefas ou projetos ao mesmo tempo. Não poderá ter uma sequência clara do que precisa de ser feito e não poderá eliminá-lo até que essa tarefa ou tarefas estejam concluídas.

 

Não tem uma forma ágil de classificar, ordenar e encontrar e-mails.

Para organizar toda esta quantidade de informação, terá de criar várias listas ou pastas e geri-las. Isto tira tempo que poderia dedicar a outras tarefas relacionadas diretamente com o correto funcionamento dos serviços de manutenção na sua empresa. Embora tenha tudo organizado, a ordem e conjunto de e-mails serão muito limitados, tornando-se muito complicado o acompanhamento de prazos e prioridades.

 

Como foi dito por Ricardo Román, Chief Revenue Officer & Europe Territory Manager da Fracttal em Espanha, 60% das tarefas de um responsável pela manutenção referem-se à coordenação.

 

Como lhe explicámos, os modelos do Excel e os e-mails estão desenhados para funções específicas, mas a manutenção e gestão de ativos não é uma delas. Embora possam ser utilizados para algumas funções de gestão, para gerir eficazmente a manutenção dos ativos, é necessário olhar para além dos dados e compreender o contexto por detrás de cada atividade de manutenção. Este contexto é fornecido por indicadores como o tempo médio entre avarias, tempo médio de reparação, disponibilidade e fiabilidade, que surgem a partir das tarefas de manutenção, avarias, utilização pelos funcionários, etc.

 

Um software CMMS faz toda a diferença, pois permite aceder a este contexto com um esforço mínimo e de forma instantânea.

 

Comparação: Software CMMS vs modelo de manutenção em Excel e e-mail 

A seguinte tabela apresenta as necessidades básicas na manutenção e gestão de ativos. INFOGRAFIA. (No site)

 

A manutenção e gestão de ativos é uma atividade que, devido à sua complexidade, requer a implementação de ferramentas especialmente desenhadas para abranger as suas diversas necessidades. Este é o caso do Fracttal One, a nossa solução CMMS 100% cloud, que o irá ajudar a manter um registo detalhado de todos os dados correspondentes aos ativos, os seus históricos e desempenho.

 

Infografía comparativa CMMS vs Excel vs Email

 

¿Qué pasos seguir para elegir el mejor CMMS/GMAO?

Que passos seguir para escolher o melhor CMMS?

Depois de tomar a decisão de abandonar as folhas de Excel para sempre e adquirir um software CMMS para a manutenção e gestão de ativos, irá perguntar-se: o que devo fazer com todas as informações que tenho atualmente? 

  1. Defina as suas necessidades: O que necessita de um CMMS?
  2. Planeie o seu projeto.
  3. Consciencialize os colaboradores sobre esta implementação.
  4. Aplique uma regra de três soluções a um problema.
  5. Defina o seu calendário de objetivos, compromissos e responsáveis.
  6. Levantamento e carregamento de informação.
  7. Testes em ambiente de simulação.
  8. Formação e acompanhamento.

 

1. Defina as suas necessidades: O que necessita de um CMMS?

Ao escolher um CMMS, faça a si mesmo estas 5 perguntas:
  • Quais são as minhas necessidades principais?
  • Quais são os processos críticos que desejo que o meu CMMS abranja?
  • O CMMS oferece 100% de mobilidade?
  • O CMMS pode ser facilmente integrado com outras soluções ou ferramentas atuais na minha empresa?
  • O CMMS é transversal? Posso gerir qualquer tipo de ativos e de manutenção?

2. Planeie o seu projeto

Sem deixar nenhum cabo solto:

  • Determine os alcances do seu projeto e os prazos dos responsáveis pelos processos de cada área designada.
  • Tenha claro quais são os KPIs que deseja obter.
  • Defina os detalhes dos dados a serem recolhidos, por exemplo: como os ativos (equipamentos, localizações, veículos, ferramentas e consumíveis) serão codificados.
  • O segundo motivo de uma má implementação de um software CMMS tem muito a ver com uma má criação de planos de manutenção.

3. Consciencialize os colaboradores sobre esta implementação

É muito importante sensibilizar os colaboradores sobre os benefícios que a implementação de um CMMS trará como consequência nas suas atividades quotidianas.

 

4. Aplique uma regra de três soluções a um problema

Se se deparar com uma situação que requer tomar uma decisão, além de identificar a necessidade, pode sempre apresentar três possíveis soluções para o problema.

 

5. Defina o seu calendário de objetivos, compromissos e responsáveis

Tudo o que não é documentado e não é partilhado com a equipa é informação que pode perder-se ao longo do tempo. É muito importante manter os envolvidos nos processos devidamente informados e conscientes dos objetivos que precisam de cumprir.

 

6. Levantamento e carregamento de informação

O tempo que levará a realizar esta tarefa depende em grande parte da quantidade de ativos que tenha, do detalhe da informação a recolher, da quantidade de tempo disponível, etc.

Após ter toda a informação recolhida, encaminhe-a para uma etapa de revisão por parte dos envolvidos, incluindo a equipa técnica que irá trabalhar com o CMMS.

 

7. Testes em ambiente de simulação

Considere um intervalo de datas para realizar testes piloto com o seu CMMS, de forma a poder ajustar os processos com insuficiências de informação.

 

8. Formação e acompanhamento

Permita que o expert em CMMS partilhe os conhecimentos e experiências adquiridas consigo e com a sua equipa. Contar com o apoio de colaboradores com vasta experiência garante a implementação bem-sucedida do software.

Se deseja saber em detalhe por que um software CMMS é essencial para a manutenção da sua empresa, explicamos-lhe isso e muito mais nesta
 entrada de blog. 

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