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¿Cuáles son las ventajas de usar un CMMS?

El control y seguimiento de las operaciones de mantenimiento, puede llegar a ser un reto para nuestra empresa, sea manufacturera, de construcción, servicios, salud, energía u hotelería, pues implica una gestión organizada de herramientas, equipos, vehículos, maquinarias e instalaciones esenciales para el desarrollo de las operaciones.

Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS), o Software de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) es un sistema electrónico que permite a usuarios, compañías y organizaciones simplificar esta tarea, brindando una información completa de la gestión del mantenimiento empresarial.

 

¿Cómo eran los controles de gestión sin CMMS?

En otros tiempos, el control de gestión de mantenimiento de la empresa formaba parte de una actividad netamente manual, mediante el uso de papel y lápiz. Era una tarea que hacía del manejo de los recursos un trabajo pesado y arduo, y un proceso que fácilmente tomaba varias horas hombre de documentación.

Con la aparición de la Hoja de Cálculo se redujeron los errores humanos y se mejoraron las capacidades organizativas del equipo de gestión. La complicación se presentaba al momento de generar reportes. Hasta las personas más hábiles en el uso de la Hoja de Cálculo necesitaban invertir enormes cantidades de tiempo y esfuerzo para generar reportes con información detallada sobre órdenes de trabajo retrasadas, costos mensuales de mantenimiento, futuras inspecciones, niveles de inventario y análisis de ciclo de vida de los activos, entre otros.

 

Surge un nuevo y mejorado método de control

Un CMMS (Computarized Maintenance Management System), es un sistema que nace para atender la administración del mantenimiento de nuestra organización, sin importar su naturaleza, y contempla los recursos materiales y humanos.

Su objetivo es atender a las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, bajo un esquema sistemático, organizado y sencillo.

Esto ha permitido optimizar las labores de control y seguimiento efectivo del mantenimiento industrial, la organización y la generación de documentación correspondiente.

 

Las grandes ventajas de un CMMS

  • Informes en tiempo real. El CMMS nos genera los informes, gráficas o reportes con toda la información relevante y en el momento oportuno, de modo que podemos tomar decisiones de forma precisa y acertada con base a sus métricas.
  • Notificaciones y alertas automáticas. Los software CMMS tienen la funcionalidad de enviar alertas y notificaciones automáticas a diferentes grupos de trabajo, avisándoles cuando llega el momento de ejecutar tareas de mantenimiento, de realizar inspecciones, cuando se aproxima la fecha de expiración de las garantías, e incluso al momento en que se presentan averías en las unidades, equipos e instalaciones. También pueden configurarse para enviar alertas automáticas cuando las órdenes de trabajo no reciben respuesta en un período de tiempo específico, o al identificar lecturas fuera de rango.
  • Trazabilidad de la data. Los sistemas de gestión de mantenimiento modernos garantizan la trazabilidad de la data en la medida en que registran de manera electrónica, automática y sobre la marcha la hora en la que una solicitud u orden de trabajo fue emitida, recibida y ejecutada, además de cada transacción que pueda ocurrir durante la orden de trabajo.
  • Facilita las auditorías. La documentación electrónica de solicitudes, órdenes de trabajo y tareas completadas, no solo garantiza la integridad de la data, sino que elimina la necesidad de seguir rastros de documentos y hojas impresas.
  • Una visión 360. Seremos capaces de hacerle seguimiento a las inspecciones y gestiones de seguridad, prolongando la vida útil de los equipos y validando la cantidad de herramientas y recursos que se encuentran en uso, así como la estimación de tiempo para el mantenimiento industrial.
  • Uso eficiente de los recursos financieros.Podremos ser mucho más precisos con el ahorro de fondos destinados al mantenimiento preventivo y disminuiremos los gastos de mantenimiento correctivo al prevenir reparaciones costosas, detenimientos o fallas en las líneas de producción y costos relacionados a accidentes laborales.
  • Documentación ágil. Administraremos nuestros documentos y niveles de inventario para obtener acceso a la información en tiempo real, lo que nos ayudará a percibir las operaciones en proceso, finalizadas o atrasadas.
  • Una gestión sencilla y organizada. Será mucho más fácil priorizar, monitorear y planificar las actividades relacionadas con la gestión de mantenimiento, sin que nada se nos escape.
  • Trabajo colaborativo y dinámico.El CMMS nos permite estar en contacto con los técnicos encargados del mantenimiento y organizar la mano de obra para ejecutar las tareas necesarias. El sistema les envía notificaciones y los mantiene al día con sus labores, evitando cualquier tipo de retrasos.

Gracias al avance de la tecnología en sistemas de gestión de mantenimiento a través de un CMMS, la administración de nuestra empresa, lejos de implicar procedimientos rutinarios y pesados, puede convertirse en una compañía líder en labor ágil, sencilla y dinámica.

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