KPI`s essenciais em um software de gestão de ativos e manutenção EAM

Os indicadores chave de desempenho, ou KPIs (key performance indicators), são instrumentos de quantificação e avaliação, que nos ajudam a mensurar o desempenho de diferentes tipos de processos, para determinar sua eficácia e conformidade, ou não, com as metas e objetivos. Eles definem quais critérios das métrica que está sendo analisada, e se ela se encaixa ou não nas expectativas da organização

Esses indicadores oferecem uma visão bastante clara do desempenho e da produtividade em vários aspectos da organização e ajudam os gerentes, a diretoria e cada membro da equipe de trabalho a ter uma visão clara sobre a situação de um departamento, bem a situação  geral da empresa.

Indicadores chave de desempenho no gerenciamento de manutenção

O gerenciamento da manutenção é uma tarefa complexa. Sua execução depende da integração e interação oportuna de vários elementos. A coleta, armazenamento e organização de grandes quantidades de dados e informações sobre garantias, características técnicas, indicações do fabricante, diagramas, histórico, planejamento, datas de vencimento de peças e materiais, atribuição e cumprimento de tarefas de manutenção, são alguns dos aspectos que são essenciais em um software CMMS / EAM para o desempenho eficiente do departamento de gerenciamento da manutenção.

Esse processo de coleta e organização de todas as informações inerentes ao processo de gerenciamento da manutenção, oferece ao software CMMS / EAM a possibilidade, que permite calcular automaticamente os indicadores chave de desempenho, KPIs, com base nos aspectos econômicos, técnicos e organizacionais que caracterizam e ao mesmo tempo afetam o processo, e que podem nos ajudar a mensurar a eficácia da manutenção, bem como melhorar sua eficiência e eficácia.

Os indicadores chave de desempenho nos ajudam a determinar varias relações, como os custos inerentes ao departamento de manutenção, o desempenho de atividades e tarefas relacionadas a ele e os benefícios que, em termos de ganho, eficácia e produtividade, são obtidos a partir dele. Nesse sentido, eles têm a capacidade de ilustrar, através de diferentes tipos de dados e informações, o nível de eficácia do departamento, o desempenho de seus membros, se os planos e procedimentos estabelecidos e seguidos forem beneficos, ou se é necessário fazer ajustes no planejamento e procedimentos do departamento.

Quais são os indicadores chave de desempenho essenciais em um software de gerenciamento de ativos e manutenção CMMS / EAM?

A lista de indicadores chave de desempenho que podem ser usados para mensurar a eficácia do departamento de gerenciamento de manutenção é tão ampla quanto o número de aspectos da organização afetados por sua atividade. Um dos vários documentos que podem servir como um guia abrangente sobre os indicadores chave de desempenho é a Norma Europeia EN 15341, chamada Maintenance Key Performance Indicators

Embora cada organização e departamento deva ter um conjunto de indicadores de desempenho, adaptados às suas necessidades, é possível generalizar um pequeno grupo que pode ser útil, em qualquer caso:

• Disponibilidade: O indicador chave do desempenho da manutenção é a disponibilidade dos equipamentos, instalações e ativos físicos em geral. É definido como uma medida percentual do grau em que um ativo físico está em um estado operável e utilizável, no momento em que é necessário. Este controle incorpora todos os aspectos de atrasos relacionados ao equipamento, mau funcionamento e problemas das instalações. Ou seja, no cálculo da disponibilidade, todos os tempos de parada para manutenção, planejados ou não, são levados em consideração. Assim, por exemplo, os tempos de parada para manutenção preventiva têm um impacto negativo nesse indicador.

HTP = Horas Totais de um Período

Σ HPM = Somatório das Horas de Parada para Manutenção

• Confiabilidade: Confiabilidade é definida como a probabilidade de que o ativo físico não falhe. É sinônimo de "Disponibilidade de falha", isto é, permanece, assim como a disponibilidade, uma medida de porcentagem do nível em que um ativo físico está em um estado operável e utilizável, no momento em que é necessário, mas ao contrário da disponibilidade em seu cálculo, leva em conta apenas as horas de parada para manutenção não planejada, ou seja: falhas ou incidentes que impactam no bom funcionamento do ativo.

HTP = Horas Totais no Período
Σ HPA = Somatória Horas de Parada por Avarias

• MTBF ou tempo médio entre falhas: É um indicador que estabelece a medida da confiabilidade real de um ativo físico. Refere-se à quantidade média de tempo que um equipamento funciona corretamente antes de ocorrer uma falha. Esta unidade de medida inclui apenas o tempo de operação entre falhas e não inclui o tempo de reparo (supondo que o ativo possa ser reparado e comece a funcionar novamente). O MTBF é frequentemente usado para mostrar a probabilidade de um ativo falhar em um determinado período de tempo.
  

HTP = Horas Totais no Período
AP = Nº de Avarias no Período

• MTTR ou tempo médio para reparação: É o tempo médio necessário para reparar um ativo físico, após uma falha, e deixá-lo operacional novamente. O tempo médio de reparo inclui o tempo necessário para avaliar a falha, o tempo de inatividade, os tempos de diagnóstico dos problemas, os tempos de reparo e os testes. O MTTR é uma medida básica de quão eficaz é o ativo físico e pode ser um reflexo da eficiência com que o departamento de manutenção pode resolver um problema. O tempo médio de reparo também é um indicador de risco, se o tempo médio de reparo é baixo, isso indica que este ativo físico pode ser reparado de forma rápida e eficiente. Pelo contrário, se é alto, é um indicador de risco operacional, onde todas as condições devem ser criadas para evitar futuras falhas. Esse indicador é amplamente usado para medir SLAs (Acordos de nível de serviço).

HPA = Horas de Parada por Avaria
AP = Nº de Avaria no Período

Exemplo de visualização de tarefas programadas vs tarefas realizadas no Fracttal

• Ordens de Serviço programadas, finalizadas ou pendentes: Este indicador chave de desempenho mostra os detalhes das ordens de serviço programadas, quais delas foram concluídas e quais ainda estão pendentes, incluindo informações sobre as tarefas executadas, a hora em que foram concluídas e a quem foram atribuídas e até quanto tempo passou desde a hora inicial da tarefa até que seja concluída. O armazenamento desses dados ocorre automaticamente em um CMMS / EAM, uma vez que os técnicos verificam o início e o fim de uma tarefa no sistema, e é de vital importância para a tomada de decisões sobre a priorização de certas tarefas ou equipamentos, bem como manter a agenda de serviços atualizada.
  
  Controlar com maior eficiência os tempos de realização das tarefas, ajuda a empresa a reduzir notavelmente os gastos relacionados à hora extra de recursos humanos, bem como as perdas geradas na produção pelo tempo de parada. É importante notar que, se o tempo do serviço começar a se acumular para certos técnicos ou equipamentos específicos, isso pode ser um sinal de que um dos dois está tendo problemas. Esta é uma ferramenta essencial para gerar relatórios de produtividade, não apenas do equipamento, mas também de seus operadores, bem como da equipe de manutenção.

Exemplo de visualização de tarefas programadas vs tarefas realizadas no Fracttal

Exemplo de visualização de OSs criadas vs OSs concluídas no Fracttal

Além destes, há uma longa lista de indicadores que geram valores para as operações de manutenção e gestão de ativos, tais como: indicadores de planejamento de conformidade, indicadores de OSs Corretivas, indicadores de OSs com falhas, tempo médio programado, tempo médio realizado de uma OS, taxas de falha com danos aos funcionários, custo da manutenção, valor peças de reposição, custo de recursos humanos, tarefas planejadas versus tarefas não planejadas, tempo médio de falhas, OSs criadas versus OSs planejadas, qualificação de solicitações de serviço criados / resolvidos, etc.

Exemplo de exibição de análise de falhas no Fracttal

Exemplo de visualização de análise de solicitações de Serviço Fracttal

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O cálculo de um único indicador pode envolver o investimento de inúmeras horas, dias, e até semanas de trabalho, mas com FRACTTAL você tem a um clique de distância todos os indicadores e informações vitais para fazer comparações e diagnósticos, a identificação de objetivos, a definição de metas a alcançar, o planejamento de ações e melhorias, bem como a medição de mudanças no desempenho continuamente ao longo do tempo.

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