¿Qué es el backlog en mantenimiento y cómo calcularlo?

El Backlog es un indicador empleado en la gestión de mantenimiento que expresa el tiempo de trabajo que un equipo de mantenimiento necesita para terminar todas las tareas pendientes. Este índice relaciona las demandas de servicio y la capacidad para atenderlas.

 

Se obtiene a través de la suma del tiempo (horas- hombre) atribuido a las órdenes de trabajo pendientes y programadas, dividido por el total de horas disponibles considerando como factor de improductividad el total de H.H. disponibles en las que el profesional no está realizando las actividades de mantenimiento.

 

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¿Para qué sirve el backlog?

Ejemplo:

  • Horas - Hombre= 440 horas/semana
  • Factor de improductividad = 20 %
  • H.H disponibles (total)= 352 horas/semana
  • H.H OTs planeadas = 500 horas
  • H.H OTs pendientes = 300 horas
  • Backlog = (500 + 300)/352 = 2,2 semanas
  • El tiempo necesario para que el equipo de mantenimiento cierre todas las OTs pendientes es de 2,2 semanas sin considerar las nuevas OTs adicionales/programadas.

Normalmente, el Backlog presenta seis modelos diferentes de comportamiento observados a través del gráfico Backlog/meses del año.

 

Backlog en mantenimiento

 

Modelo A

El Backlog presenta un comportamiento estable, indicando un control del proceso, quedando por saber solo si el valor del Backlog se encuentra en un nivel aceptable. En caso de que no lo esté, se pueden realizar algunas acciones puntuales relativamente simples para establecer los valores en niveles aceptables, como por ejemplo la reubicación interna entre equipos, horas extras o contratación de equipos temporales. 

 

Modelo B

Hay una disminución de la demanda de servicio a lo largo del tiempo, lo que señala la ociosidad de los equipos de mantenimiento, a su vez causada por la disminución de las OTs programadas, el aumento de la productividad de mantenimiento, la adquisición de nuevas herramientas, la capacitación y formación de los equipos. 

 

Modelo C 

Indica un aumento de las órdenes de trabajo pendientes, señalando posibles problemas en el equipo de mantenimiento como la ausencia de motivación y capacitación del personal, la falta de equipamientos y herramientas, la planificación de acciones preventivas ineficientes, y la obsolescencia de los equipamientos, entre otros. 

 

Modelo D 

La curva acentuada señaliza un fallo crítico, es decir, un largo periodo de downtime del equipamiento objeto de mantenimiento que retrasa la finalización de las demás actividades.

  

Modelo E

La caída abrupta en la curva de Backlog indica una posible contratación de empleados, la movilización interna del personal o la reubicación de recursos o activos.

 

Modelo F

Oscilación de la curva (onda de sierra). Demuestra un descontrol en la planificación del mantenimiento y problemas con el PCM. 

 

El Backlog puede estratificarse por especialidades y personal de mantenimiento electricista, mecánico, técnico de refrigeración. Así, se obtiene una mejor organización del análisis y gestión de los recursos humanos de mantenimiento, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y los puntos de mejora, como por ejemplo la falta de mano de obra, la ociosidad o la planificación inadecuada del PCM. 

 

Complementariamente, la estratificación del Backlog por equipos ofrece estimaciones más precisas del tiempo necesario para la finalización de las actividades. Esta es una información importante que el PCM puede enviar a los clientes internos, informando sobre los plazos necesarios para atender sus demandas.

 

 

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El Backlog es:

Horas

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