Porqué deberías dejar de utilizar excel para la gestión de mantenimiento

¿Qué tipos de mantenimiento existen?

En una empresa existen varios tipos de mantenimiento en función de la tarea. Este concepto se basa generalmente en la revisión de los activos. Estos tipos de mantenimiento se aplican según se necesite, pero el hecho de contar con un software GMAO/CMMS repercutirá en una optimización de la utilización de estos tipos dentro del plan de mantenimiento. 

• Mantenimiento preventivo: Tareas de mantenimiento que tienen como objetivo reducir riesgos. Gracias a estas tareas se previene fallos, errores o averías en el funcionamiento de los equipos y herramientas.  
• Mantenimiento correctivo: Como su nombre indica, consiste en reparar la avería una vez se haya producido. Lo recomendable es que una compañía emplee recursos en elaborar un plan de mantenimiento para evitar, en la medida de lo posible, estas acciones correctivas. 
• Mantenimiento predictivo: Cuando es posible recopilar e interpretar datos estadísticos de los activos con los que contamos, es posible realizar una estrategia de mantenimiento en la que, por ejemplo, se detectan valores anómalos y se procede a realizar una revisión o reemplazo de algún componente antes de que se produzca una avería.  

Otros tipos de clasificaciones del mantenimiento:

La organización de equipos de mantenimiento y las tareas que estos realizan, varían en función del sector y el tipo de actividad al que se dedica la empresa. Si bien la mayoría de las tareas son asumidas por el equipo interno, en algunas ocasiones, se acude a empresa externas como apoyo en tareas a las que el equipo interno no llega. 

• Mantenimiento interno: Cuando todo el equipo propio de mantenimiento cuenta con los conocimientos necesarios y la posibilidad de ocuparse de todas las tareas de mantenimiento. 

• Mantenimiento externo: Cuando las empresas no pueden asumir todas las tareas de mantenimiento. Puede ser por varios motivos:  

• Externalización por falta de tiempo: Algunas tareas implican que los empleados de mantenimiento tengan que destinar recursos económicos en formación, un tiempo del que no disponen debido a la carga de trabajo. 

• Externalización legal: A veces la ley obliga a que las empresas externalicen y certifiquen que el mantenimiento de algunos activos ha sido realizado según la normativa vigente, por ello se lo encargan a una empresa dedicada especialmente a esto. 

• Externalización por falta de medios: En la actualidad algunos departamentos de mantenimiento optan por no invertir en material y herramientas y externalizan las tareas que requieren el uso de herramientas específicas. 
  

Di adiós a las plantillas con hojas de cálculo

El Excel tiene un proceso de entrada de datos muy manual y por ello, es necesario destinar una gran parte del tiempo laboral en ajustar esos flujos de trabajo. 

Aunque varias personas puedan acceder a un mismo documento de Excel, no todas pueden colaborar en él a la vez. Las actualizaciones en tiempo real no son posibles con las plantillas de mantenimiento de Excel y si varias personas editan la hoja a la vez, a la hora de guardar, los datos del resto de integrantes pueden verse comprometidos. 

Al no integrarse de forma automática con la gestión del inventario, hace que este proceso también sea manual, con lo que es mucho más complicado tanto para el gerente como para el equipo, cuantificar si se dispone de los materiales adecuados a mano para realizar el trabajo que se necesita. 

Excel no elabora actualizaciones predictivas basadas en el historial de mantenimiento de activos anterior. Es el gerente o responsable de mantenimiento, el que debe destinar parte de su tiempo a hacer complicadas predicciones manuales que recogerá en informes. Con ellos intentará demostrar que el cronograma necesita actualizarse. 

Tu correo no es un gestor de tareas 

Como gerentes o planificadores, cuando sentimos la necesidad de ser más organizados, tendemos a utilizar las mismas herramientas que veníamos usando, para otros fines. Utilizar una herramienta para un fin muy diferente del que fue diseñada, implica un coste muy elevado en eficiencia y tiempo. ¿Utilizas Evernote para gestionar tareas? Evernote solo gestiona notas, y ¿Google Calendar? Este es un calendario diseñado para gestionar eventos, una parte mínima de tu actividad diaria. 

¿De qué formas inadecuadas utilizamos el correo? 

Si te das cuenta, en el correo tenemos tareas impuestas por otras personas. Tú solo reaccionas ante lo que entra. ¿Puedes realmente organizar tus tareas aquí? Además, todas las acciones que nacen de una conversación o de una reunión no quedan reflejadas aquí automáticamente. 

El correo electrónico es una gran fuente de distracción. 

Si lo tienes abierto, te llegarán multitud de notificaciones que pueden provocar que dejes de hacer una tarea que ya estabas haciendo y si no lo tienes abierto, cada vez que entres perderás mucho tiempo contestando y eliminando mails. 

El correo electrónico puede ser muy agobiante y una gran fuente de estrés. Puedes reducir tu bandeja de entrada, y en poco tiempo, volver a tener una gran cantidad de correos sin leer. 

La naturaleza del email, al ser una herramienta de comunicación hace que te enganches. Recibir muchos emails hace que, en cierta manera, sientas que el equipo te necesita. Sin embargo, responder y eliminar emails constantemente es muy improductivo. 

En tus correos las tareas no están bien definidas. Los asuntos de los correos que te llegan, no están escritos por ti y esto no lo puedes cambiar. Por ello, si la información es ambigua, inexacta o confusa, te costará mucho más organizar las tareas de forma adecuada. 

Un correo no equivale a una tarea.  Un correo puede dar lugar a varias tareas o proyectos a la vez. No podrás tener una secuencia clara de lo que hay que hacer, y no podrás eliminarlo hasta que esa tarea o tareas no estén finalizadas. 

No dispones de una manera ágil de clasificar, ordenar y encontrar correos. Para organizar toda esta cantidad de información, tendrás que crear varias listas o carpetas y gestionarlas. Esto te quita tiempo que podrías destinar a otras tareas relacionadas directamente con el correcto funcionamiento de los servicios de mantenimiento en tu empresa. 

Aunque cuentes con todo organizado, el orden y agrupación de emails será muy limitado y el seguimiento de fechas límite y prioridades será muy complicado. 

Como bien dice, Ricardo Román, Chief Revenue Officer & Europe Territory Manager de Fracttal en España, Un 60% de las tareas de un responsable de mantenimiento son las referidas a la coordinación. 

Como te explicamos, las plantillas de mantenimiento de Excel y los correos electrónicos están diseñados para funciones específicas, pero la gestión del mantenimiento de activos físicos no es una de ellas. Si bien se pueden utilizar para algunas de las funciones propias de gestión, para gestionar eficazmente el mantenimiento de los activos físicos, es necesario poder mirar más allá de los datos y comprender el contexto detrás de cada actividad de mantenimiento. Este contexto lo brindan indicadores como, tiempo medio entre fallas, tiempo medio de reparación, disponibilidad y confiabilidad, que surgen a partir de las actividades de mantenimiento, fallas, uso de los operadores, etc. 

Un software CMMS/GMAO supone una diferencia crucial y fundamental, pues permite acceder a este contexto con un mínimo esfuerzo y de manera instantánea. 

Comparación: Software CMMS/GMAO vs plantilla de mantenimiento de Excel y correo electrónico 

La siguiente tabla enumera las necesidades básicas en la gestión del mantenimiento. INFOGRAFÍA. (En la web) 

La gestión de mantenimiento es una actividad que, por su complejidad, requiere la implementación de herramientas especialmente diseñadas para cubrir sus tantas necesidades. Tal es el caso de Fracttal, nuestra solución CMMS/GMAO 100% basada en la Nube, que te ayudará a llevar un registro detallado de toda la data correspondiente a los activos físicos, sus historiales y desempeño. 

1. Define tus necesidades, ¿Qué requieres de un GMAO?

Al elegir un GMAO, hazte estas 5 preguntas: 

• ¿Cuáles son mis necesidades principales? 
• ¿Cuáles son los procesos críticos que deseo que cubra mi CMMS/GMAO? 
• ¿El GMAO ofrece 100% movilidad? 
• ¿El GMAO se puede integrar facilmente con otras soluciones o herramientas actuales en mi empresa? 
• ¿El GMAO es transversal? ¿Puedo gestionar cualquier tipo de activos y de mantenimiento? 

2. Planifica tu proyecto.

Sin dejar ningún cabo suelto: 

Determina cuáles son los alcances de tu proyecto y los tiempos de los responsables de los procesos de cada uno de los responsables que se asignan. 

Ten claro cuáles son los KPI’s que deseas obtener. 

Define el detalle de datos a recolectar, por ejemplo: cómo se codifican tus activos (equipos, ubicaciones, vehículos, herramientas y suministros.) 

El segundo causante de una mala implantación de un software del GMAO/CMMS tiene mucho que ver con una mala creación de planes de mantenimiento. 

3. Conciencia al personal, sobre esta implantación.

Es muy importante, concienciar al personal sobre los beneficios, que la implementación de un GMAO, traerá como consecuencia en sus labores cotidianas. 

4. Aplica una regla de tres soluciones a un problema.

Si se presenta una situación que requiere tomar una decisión, además de identificar la necesidad, siempre puedes presentar tres posibles soluciones al problema. 

5. Define tu calendario de metas, compromisos y responsables.

Todo lo que no se documenta y no se comparte con el equipo, es información que puede perderse en el trayecto. Es muy importante mantener notificados a los involucrados en los procesos y las metas que tienen que cumplir. 

6. Levantamiento y carga de la información.

El tiempo que te lleve realizar esta tarea, depende en gran medida de la cantidad de activos con la que cuentes, el detalle de la información a recolectar, la cantidad de tiempo disponible para hacerlo, etc. 

Una vez que cuentes con toda la información recopilada, derívala a una etapa de revisión por parte de los involucrados, incluído el personal técnico que trabajará con el GMAO/CMMS. 

7. Pruebas en frío y liberación.

Considera un rango de fechas para realizar pruebas piloto con tu GMAO/CMMS para poder ajustar los procesos con deficiencias de información. 

8. Capacitación y seguimiento.

Permite que el experto en el GMAO/CMMS comparta los conocimientos y experiencias adquiridas contigo y con tu equipo. Contar con el respaldo del personal con amplia experiencia garantiza la implantación del software con éxito. 

Si quieres conocer en detalle por qué un software GMAO/CMMS es esencial para el mantenimiento de tu empresa, te lo contamos esto y mucho más en esta entrada de blog.