Di adiós a las plantillas con hojas de cálculo
El Excel tiene un proceso de entrada de datos muy manual y por ello, es necesario destinar una gran parte del tiempo laboral en ajustar esos flujos de trabajo.
Aunque varias personas puedan acceder a un mismo documento de Excel, no todas pueden colaborar en él a la vez. Las actualizaciones en tiempo real no son posibles con las plantillas de mantenimiento de Excel y si varias personas editan la hoja a la vez, a la hora de guardar, los datos del resto de integrantes pueden verse comprometidos.
Al no integrarse de forma automática con la gestión del inventario, hace que este proceso también sea manual, con lo que es mucho más complicado tanto para el gerente como para el equipo, cuantificar si se dispone de los materiales adecuados a mano para realizar el trabajo que se necesita.
Excel no elabora actualizaciones predictivas basadas en el historial de mantenimiento de activos anterior. Es el gerente o responsable de mantenimiento, el que debe destinar parte de su tiempo a hacer complicadas predicciones manuales que recogerá en informes. Con ellos intentará demostrar que el cronograma necesita actualizarse.
Tu correo no es un gestor de tareas
Como gerentes o planificadores, cuando sentimos la necesidad de ser más organizados, tendemos a utilizar las mismas herramientas que veníamos usando, para otros fines. Utilizar una herramienta para un fin muy diferente del que fue diseñada, implica un coste muy elevado en eficiencia y tiempo. ¿Utilizas Evernote para gestionar tareas? Evernote solo gestiona notas, y ¿Google Calendar? Este es un calendario diseñado para gestionar eventos, una parte mínima de tu actividad diaria.
¿De qué formas inadecuadas utilizamos el correo?
Si te das cuenta, en el correo tenemos tareas impuestas por otras personas. Tú solo reaccionas ante lo que entra. ¿Puedes realmente organizar tus tareas aquí? Además, todas las acciones que nacen de una conversación o de una reunión no quedan reflejadas aquí automáticamente.
El correo electrónico es una gran fuente de distracción.
Si lo tienes abierto, te llegarán multitud de notificaciones que pueden provocar que dejes de hacer una tarea que ya estabas haciendo y si no lo tienes abierto, cada vez que entres perderás mucho tiempo contestando y eliminando mails.
El correo electrónico puede ser muy agobiante y una gran fuente de estrés.
Puedes reducir tu bandeja de entrada, y en poco tiempo, volver a tener una gran cantidad de correos sin leer.
La naturaleza del email, al ser una herramienta de comunicación hace que te enganches.
Recibir muchos emails hace que, en cierta manera, sientas que el equipo te necesita. Sin embargo, responder y eliminar emails constantemente es muy improductivo.
En tus correos las tareas no están bien definidas.
Los asuntos de los correos que te llegan, no están escritos por ti y esto no lo puedes cambiar. Por ello, si la información es ambigua, inexacta o confusa, te costará mucho más organizar las tareas de forma adecuada.
Un correo no equivale a una tarea.
Un correo puede dar lugar a varias tareas o proyectos a la vez. No podrás tener una secuencia clara de lo que hay que hacer, y no podrás eliminarlo hasta que esa tarea o tareas no estén finalizadas.
No dispones de una manera ágil de clasificar, ordenar y encontrar correos.
Para organizar toda esta cantidad de información, tendrás que crear varias listas o carpetas y gestionarlas. Esto te quita tiempo que podrías destinar a otras tareas relacionadas directamente con el correcto funcionamiento de los servicios de mantenimiento en tu empresa.
Aunque cuentes con todo organizado, el orden y agrupación de emails será muy limitado y el seguimiento de fechas límite y prioridades será muy complicado.
Como bien dice, Ricardo Román, Chief Revenue Officer & Europe Territory Manager de Fracttal en España, Un 60% de las tareas de un responsable de mantenimiento son las referidas a la coordinación.
Como te explicamos, las plantillas de mantenimiento de Excel y los correos electrónicos están diseñados para funciones específicas, pero la gestión del mantenimiento de activos físicos no es una de ellas. Si bien se pueden utilizar para algunas de las funciones propias de gestión, para gestionar eficazmente el mantenimiento de los activos físicos, es necesario poder mirar más allá de los datos y comprender el contexto detrás de cada actividad de mantenimiento. Este contexto lo brindan indicadores como, tiempo medio entre fallas, tiempo medio de reparación, disponibilidad y confiabilidad, que surgen a partir de las actividades de mantenimiento, fallas, uso de los operadores, etc.
Un software CMMS/GMAO supone una diferencia crucial y fundamental, pues permite acceder a este contexto con un mínimo esfuerzo y de manera instantánea.
