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¿Cómo elegir y qué debe tener un software de gestión de mantenimiento?

Un software de gestión de mantenimiento -o CMMS, por sus siglas en inglés- es un sistema que nos permite simplificar y automatizar los procesos de mantención de activos, centralizando la información para optimizar la toma de decisiones, y evitar errores o redundancias. 

Estos sistemas son indispensables para optimizar el uso y disponibilidad de equipos y activos físicos, alargando su vida útil. En el mercado hay una amplia gama de ofertas, pero no todas son convenientes. Por lo cual, más allá de saber qué es el sistema CMMS, debemos tener presentes las características que debe poseer:  

CMMS en la nube

Se estima que en 2019, el 90% de las empresas ya estaban en la nube. Cuando optamos por un sistema de gestión de mantenimiento cloud, no solo nos insertamos en dicha tendencia, sino que logramos el acceso a los datos desde cualquier lugar, facilitando la toma de decisiones en cualquier momento y lugar. 

Además, vale la pena acotar que un sistema de gestión de mantenimiento cloud ofrece diversos beneficios, como máxima seguridad informática, optimización de los costos (de desarrollo e infraestructura), y agilización de los procesos, entre otros. 

Diseño responsive

En la actualidad, los dispositivos móviles y las operaciones en terreno forman parte del cotidiano empresarial. Por eso, es indispensable apoyarse en soluciones que puedan operarse desde smartphones y similares. 

Eso permitirá a todos los involucrados en la gestión de mantenimiento ingresar al sistema desde su teléfono, optimizando así la movilidad y ayudando a los equipos a ser más productivos. 

Gestión centralizada de órdenes de trabajo

Para que el sistema CMMSresulte realmente eficiente, tiene que permitirnos planificar, asignar, ejecutar, reportar y monitorear todas las órdenes de trabajo desde una misma interfaz.  

También resulta imprescindible que el sistema nos brinde la posibilidad de obtener toda la información de RRHH, proveedores y clientes sin cambiar de plataforma.

Monitoreo IoT e Inteligencia Artificial (IA)

Actualmente, resulta complejo pensar en un sistema de gestión de mantenimiento que no incorpore el Internet de las Cosas -o IoT, por sus siglas en inglés- y la IA para recopilar y procesar información de la actividad de los equipos y maquinaria. Así, es posible ejecutar mantenciones proactivas con el fin de anticiparnos a eventos y daños, garantizando la continuidad de las operaciones.  

Horas de uso, calidad energética, nivel de lubricante y temperatura de determinadas maquinarias son solo algunos de los factores que deberíamos poder monitorear con nuestro sistema CMMS. 

KPIs, reportes e Informes

Es muy difícil mejorar lo que no se mide. El software CMMS tiene que brindarnos la opción de establecer indicadores de rendimiento del mantenimiento y de generar informes asociados a ellos para optimizar a diario la gestión. 

Automatización

El objetivo central de implementar este software es ahorrar tiempo y recursos en la gestión del mantenimiento. Por eso, como mínimo, debe contar con la posibilidad de automatizar la gestión de notificaciones y determinados procesos.

Registro de activos físicos

Para una buena gestión de las tareas de mantenimiento necesitamos documentar las ubicaciones, equipos, stock de repuestos o materiales, herramientas y demás información clave de los activos físicos.

Integraciones con otros programas o ERP's

El sistema también debe ser fácil de integrar con otros software -como un ERP, por ejemplo-, para optimizar la obtención de datos, como información de bodegas o almacenes, reportar el costo de actividades o recolectar lecturas, entre otras posibilidades. 

A grandes rasgos, esto es lo que es el sistema CMMS/GMAO y las características que debemos considerar a la hora de evaluar alternativas. Por lo demás, solo debemos asegurarnos de que sea fácil de implementar y que la compañía proveedora ofrezca soporte para resolver eventuales dudas en cualquier momento. 

En Fracttal queremos ayudarte a optimizar al máximo los procesos y la gestión de los activos en tu empresa, lo que deriva en una mayor productividad y rentabilidad del negocio. 

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