Órdenes de trabajo: cómo hacer que tu sistema sea más eficiente

¿Qué vas a encontrar en este artículo?

  1. ¿Qué es un sistema de gestión de órdenes de trabajo y por qué lo necesitas?
  2. Ventajas de una gestión eficiente de las órdenes de trabajo
  3. Ejemplos reales de gestión de órdenes de trabajo a nivel industrial
  4. Conclusiones

Hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente es una tarea vital. Por supuesto, esta tarea requiere tiempo, esfuerzo y paciencia para hacerlo bien. Sin embargo, los beneficios de contar con un sistema eficiente merecen la pena.

Una forma de hacerlo es jerarquizar las órdenes de trabajo. Esto significa que se agrupan en categorías según su prioridad o importancia. Esto puede ayudar a garantizar que las órdenes de trabajo más importantes se completen primero. También puede ayudar a evitar cuellos de botella en la línea de producción.

Otra forma de hacer más eficiente la gestión de las órdenes de trabajo es utilizar controles. Se trata de reglas o directrices que ayudan a garantizar que todas las órdenes de trabajo se completen de manera uniforme. Esto puede ayudar a evitar errores y garantizar que todo el trabajo se realice con el mismo nivel de calidad.

Por último, es importante contar con un buen sistema de seguimiento de las órdenes de trabajo. Esto puede ayudarte a controlar lo que se ha hecho y lo que queda por hacer. También puede ayudarte a identificar cualquier problema que pueda surgir en el proceso de producción.

En este artículo, exploraremos algunos métodos con los que puedes hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente.

¿Qué es un sistema de gestión de órdenes de trabajo y por qué lo necesitas?

Como probablemente ya lo sepas, un sistema de gestión de órdenes de trabajo es un proceso formal que las organizaciones utilizan para seguir y gestionar las órdenes de trabajo. 

Los sistemas de gestión de órdenes de trabajo ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, a garantizar que el trabajo se complete a tiempo y a optimizar sus recursos, y son esenciales para las organizaciones que necesitan hacer un seguimiento de múltiples órdenes de trabajo simultáneamente, lo que es vital en el caso de la gestión de mantenimiento.

Dicho esto, veamos en más detalle las ventajas de lograr una gestión de órdenes de trabajo más eficiente.

Nueva llamada a la acción

Ventajas de una gestión eficiente de las órdenes de trabajo

Una de las ventajas de contar con un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero. Las órdenes de trabajo pueden ser rastreadas y supervisadas para garantizar que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Además, los sistemas de gestión de órdenes de trabajo pueden ayudarte a optimizar sus recursos asignándoselos a las tareas más urgentes. Esto puede ayudarte a reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia.

En el caso de la industria hotelera o de transporte, por ejemplo, una ventaja de un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que ayuda a mejorar el servicio al cliente. Al hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, puedes asegurarte de que los clientes están informados de cualquier retraso o cambio en el calendario. Esto puede ayudar a evitar cualquier malentendido y mantener a los clientes contentos.

Por último, un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo ayuda a mejorar la comunicación dentro de tu organización. Al compartir la información sobre las órdenes de trabajo, los empleados están al día de las últimas novedades y asegurarse de que las tareas se completen de forma eficiente. Esto puede ayudar a minimizar la confusión y promover el trabajo en equipo.

Veamos ahora lo más importante, cómo lograr que tu sistema de gestión de órdenes sea realmente más eficiente.

  • Jerarquizar las órdenes de trabajo


Como ya mencionamos antes, lo primero para lograr una mayor eficiencia al gestionar órdenes es jerarquizar. En otras palabras, darle la prioridad correspondiente a cada OT.

Consejos para jerarquizar las OTs

  1. Asigna una prioridad a cada órden de trabajo en función de su urgencia.
  2. Reserva la prioridad más alta para las tareas urgentes.
  3. Agrupa las órdenes de trabajo por prioridad y tipo.
  4. Prioriza las órdenes de trabajo que deban completarse en un orden específico.
  5. Delega las tareas de menor prioridad en el personal subalterno o en los socios de subcontratación.
  6. Supervisa el progreso de cada órden de trabajo y ajuste las prioridades según sea necesario.

Para garantizar que le asignas la prioridad adecuada a cada OT, es recomendable responder las siguientes preguntas:

  1. Si no realizamos este trabajo y el equipo experimenta un fallo, ¿cuál será su impacto al intentar lograr los objetivos de la organización?
  2. Si no realizamos este trabajo, ¿qué tan probable será que el equipo experimente un fallo dentro de X período de tiempo? (el tiempo debe ser predeterminado de acuerdo a los objetivos de la organización)

Al responder ambas preguntas para una misma OT, podrás combinar la probabilidad de fallo y la consecuencia de dicho fallo para determinar la urgencia de la OT. A mayor probabilidad de fallo y mayor criticalidad de la consecuencia, mayor será la prioridad de la OT.

  • Controlar el flujo de trabajo

Controlar el flujo de trabajo es el segundo paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al controlar la secuencia de las tareas, puedes asegurarte de que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Esto evita cualquier retraso o malentendido con los clientes.

Consejos para controlar el flujo de trabajo

El flujo de trabajo es el proceso en el que se completan las órdenes. Para controlar tu flujo de trabajo, necesitas tener un plan sobre cómo se completarán las OTs. Este plan debe incluir:

  • El órden en que se completarán las tareas
  • Quién completará cada tarea
  • Qué recursos se necesitarán para cada tarea
  • Cuánto tiempo llevará cada tarea

Al crear un plan de flujo de trabajo, puedes asegurarte de que tus tareas se completan de manera oportuna y eficiente. Además, al planificar tu flujo de trabajo por adelantado, puedes evitar posibles problemas y retrasos.

  • Gestionar los recursos

La gestión de los recursos es el tercer paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al asignar los recursos a las tareas más urgentes, se puede reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia. Esto puede ayudar a que su negocio funcione sin problemas y a mejorar la satisfacción de los clientes.

Consejos para gestionar los recursos

  1. Ten claro el trabajo que hay que hacer y los recursos que se necesitan para completar la tarea.
  2. Planifica con antelación y asegúrate de que tienes suficientes recursos disponibles para completar la tarea.
  3. Asegúrate de que los recursos se gestionan adecuadamente y se utilizan de forma eficiente.
  4. Utiliza herramientas y programas informáticos que te ayuden a gestionar los recursos de forma más eficaz.
  5. Revisa y actualiza periódicamente su plan de gestión de recursos según sea necesario.

Nueva llamada a la acción

Ejemplos reales de gestión de órdenes de trabajo a nivel industrial

Gran empresa de manufactura fue capaz de reducir el tiempo de inactividad en un 80%

La instalación implementó una plataforma de software que les permitía hacer un seguimiento de cada órden de trabajo desde el principio hasta el final. Esto les dio visibilidad sobre qué órdenes de trabajo estaban tardando más de lo previsto y dónde se producían los cuellos de botella. Cómo resultado, pudieron realizar cambios en su flujo de trabajo y reducir el tiempo de inactividad a más de la mitad.

Planta de procesamiento de alimentos pudo aumentar la productividad en un 10%

La planta implementó una plataforma de software de gestión de mantenimiento que les permitía hacer un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento y priorizarlas en función de la urgencia. Esto les ayudó a garantizar que las tareas de mantenimiento más críticas se realizaban a tiempo. Como resultado, pudieron aumentar la producción en un 10% sin añadir personal adicional ya que aumentaron la disponibilidad de su maquinaria.

Empresa de suministro eléctrico pudo reducir los costes de explotación en un 15%

La empresa implantó una plataforma de mantenimiento que les permitió automatizar su proceso de gestión de órdenes de trabajo. Esto dio lugar a menos errores y mejoró la comunicación entre los departamentos. Como resultado, pudieron reducir sus costes operativos en un 15%.

Cada uno de estos casos prácticos demuestra el potencial que puede tener el software de gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento para mejorar las operaciones industriales. Al agilizar los flujos de trabajo y aumentar la visibilidad de las actividades de mantenimiento, estas plataformas pueden ayudar a las instalaciones a lograr importantes ganancias de eficiencia.

Conclusiones

La gestión de OTs puede ser más eficiente si se jerarquizan las órdenes de trabajo, se utilizan controles con un buen sistema de seguimiento y se asignan los recursos de forma óptima.

Por supuesto, esta tarea puede ser muy complicada y compleja para un gestor de mantenimiento si se realiza de forma manual. Afortunadamente, sistemas como el software CMMS/GMAO Fracttal One y los productos de la Plataforma de Mantenimiento Inteligente de Fracttal, simplifican el trabajo al ofrecer una plataforma visual muy intuitiva y fácil de usar.

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Órdenes de trabajo: cómo hacer que tu sistema sea más eficiente

¿Qué vas a encontrar en este artículo?

  1. ¿Qué es un sistema de gestión de órdenes de trabajo y por qué lo necesitas?
  2. Ventajas de una gestión eficiente de las órdenes de trabajo
  3. Ejemplos reales de gestión de órdenes de trabajo a nivel industrial
  4. Conclusiones

Hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente es una tarea vital. Por supuesto, esta tarea requiere tiempo, esfuerzo y paciencia para hacerlo bien. Sin embargo, los beneficios de contar con un sistema eficiente merecen la pena.

Una forma de hacerlo es jerarquizar las órdenes de trabajo. Esto significa que se agrupan en categorías según su prioridad o importancia. Esto puede ayudar a garantizar que las órdenes de trabajo más importantes se completen primero. También puede ayudar a evitar cuellos de botella en la línea de producción.

Otra forma de hacer más eficiente la gestión de las órdenes de trabajo es utilizar controles. Se trata de reglas o directrices que ayudan a garantizar que todas las órdenes de trabajo se completen de manera uniforme. Esto puede ayudar a evitar errores y garantizar que todo el trabajo se realice con el mismo nivel de calidad.

Por último, es importante contar con un buen sistema de seguimiento de las órdenes de trabajo. Esto puede ayudarte a controlar lo que se ha hecho y lo que queda por hacer. También puede ayudarte a identificar cualquier problema que pueda surgir en el proceso de producción.

En este artículo, exploraremos algunos métodos con los que puedes hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente.

¿Qué es un sistema de gestión de órdenes de trabajo y por qué lo necesitas?

Como probablemente ya lo sepas, un sistema de gestión de órdenes de trabajo es un proceso formal que las organizaciones utilizan para seguir y gestionar las órdenes de trabajo. 

Los sistemas de gestión de órdenes de trabajo ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, a garantizar que el trabajo se complete a tiempo y a optimizar sus recursos, y son esenciales para las organizaciones que necesitan hacer un seguimiento de múltiples órdenes de trabajo simultáneamente, lo que es vital en el caso de la gestión de mantenimiento.

Dicho esto, veamos en más detalle las ventajas de lograr una gestión de órdenes de trabajo más eficiente.

Nueva llamada a la acción

Ventajas de una gestión eficiente de las órdenes de trabajo

Una de las ventajas de contar con un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero. Las órdenes de trabajo pueden ser rastreadas y supervisadas para garantizar que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Además, los sistemas de gestión de órdenes de trabajo pueden ayudarte a optimizar sus recursos asignándoselos a las tareas más urgentes. Esto puede ayudarte a reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia.

En el caso de la industria hotelera o de transporte, por ejemplo, una ventaja de un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que ayuda a mejorar el servicio al cliente. Al hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, puedes asegurarte de que los clientes están informados de cualquier retraso o cambio en el calendario. Esto puede ayudar a evitar cualquier malentendido y mantener a los clientes contentos.

Por último, un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo ayuda a mejorar la comunicación dentro de tu organización. Al compartir la información sobre las órdenes de trabajo, los empleados están al día de las últimas novedades y asegurarse de que las tareas se completen de forma eficiente. Esto puede ayudar a minimizar la confusión y promover el trabajo en equipo.

Veamos ahora lo más importante, cómo lograr que tu sistema de gestión de órdenes sea realmente más eficiente.

  • Jerarquizar las órdenes de trabajo


Como ya mencionamos antes, lo primero para lograr una mayor eficiencia al gestionar órdenes es jerarquizar. En otras palabras, darle la prioridad correspondiente a cada OT.

Consejos para jerarquizar las OTs

  1. Asigna una prioridad a cada órden de trabajo en función de su urgencia.
  2. Reserva la prioridad más alta para las tareas urgentes.
  3. Agrupa las órdenes de trabajo por prioridad y tipo.
  4. Prioriza las órdenes de trabajo que deban completarse en un orden específico.
  5. Delega las tareas de menor prioridad en el personal subalterno o en los socios de subcontratación.
  6. Supervisa el progreso de cada órden de trabajo y ajuste las prioridades según sea necesario.

Para garantizar que le asignas la prioridad adecuada a cada OT, es recomendable responder las siguientes preguntas:

  1. Si no realizamos este trabajo y el equipo experimenta un fallo, ¿cuál será su impacto al intentar lograr los objetivos de la organización?
  2. Si no realizamos este trabajo, ¿qué tan probable será que el equipo experimente un fallo dentro de X período de tiempo? (el tiempo debe ser predeterminado de acuerdo a los objetivos de la organización)

Al responder ambas preguntas para una misma OT, podrás combinar la probabilidad de fallo y la consecuencia de dicho fallo para determinar la urgencia de la OT. A mayor probabilidad de fallo y mayor criticalidad de la consecuencia, mayor será la prioridad de la OT.

  • Controlar el flujo de trabajo

Controlar el flujo de trabajo es el segundo paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al controlar la secuencia de las tareas, puedes asegurarte de que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Esto evita cualquier retraso o malentendido con los clientes.

Consejos para controlar el flujo de trabajo

El flujo de trabajo es el proceso en el que se completan las órdenes. Para controlar tu flujo de trabajo, necesitas tener un plan sobre cómo se completarán las OTs. Este plan debe incluir:

  • El órden en que se completarán las tareas
  • Quién completará cada tarea
  • Qué recursos se necesitarán para cada tarea
  • Cuánto tiempo llevará cada tarea

Al crear un plan de flujo de trabajo, puedes asegurarte de que tus tareas se completan de manera oportuna y eficiente. Además, al planificar tu flujo de trabajo por adelantado, puedes evitar posibles problemas y retrasos.

  • Gestionar los recursos

La gestión de los recursos es el tercer paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al asignar los recursos a las tareas más urgentes, se puede reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia. Esto puede ayudar a que su negocio funcione sin problemas y a mejorar la satisfacción de los clientes.

Consejos para gestionar los recursos

  1. Ten claro el trabajo que hay que hacer y los recursos que se necesitan para completar la tarea.
  2. Planifica con antelación y asegúrate de que tienes suficientes recursos disponibles para completar la tarea.
  3. Asegúrate de que los recursos se gestionan adecuadamente y se utilizan de forma eficiente.
  4. Utiliza herramientas y programas informáticos que te ayuden a gestionar los recursos de forma más eficaz.
  5. Revisa y actualiza periódicamente su plan de gestión de recursos según sea necesario.

Nueva llamada a la acción

Ejemplos reales de gestión de órdenes de trabajo a nivel industrial

Gran empresa de manufactura fue capaz de reducir el tiempo de inactividad en un 80%

La instalación implementó una plataforma de software que les permitía hacer un seguimiento de cada órden de trabajo desde el principio hasta el final. Esto les dio visibilidad sobre qué órdenes de trabajo estaban tardando más de lo previsto y dónde se producían los cuellos de botella. Cómo resultado, pudieron realizar cambios en su flujo de trabajo y reducir el tiempo de inactividad a más de la mitad.

Planta de procesamiento de alimentos pudo aumentar la productividad en un 10%

La planta implementó una plataforma de software de gestión de mantenimiento que les permitía hacer un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento y priorizarlas en función de la urgencia. Esto les ayudó a garantizar que las tareas de mantenimiento más críticas se realizaban a tiempo. Como resultado, pudieron aumentar la producción en un 10% sin añadir personal adicional ya que aumentaron la disponibilidad de su maquinaria.

Empresa de suministro eléctrico pudo reducir los costes de explotación en un 15%

La empresa implantó una plataforma de mantenimiento que les permitió automatizar su proceso de gestión de órdenes de trabajo. Esto dio lugar a menos errores y mejoró la comunicación entre los departamentos. Como resultado, pudieron reducir sus costes operativos en un 15%.

Cada uno de estos casos prácticos demuestra el potencial que puede tener el software de gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento para mejorar las operaciones industriales. Al agilizar los flujos de trabajo y aumentar la visibilidad de las actividades de mantenimiento, estas plataformas pueden ayudar a las instalaciones a lograr importantes ganancias de eficiencia.

Conclusiones

La gestión de OTs puede ser más eficiente si se jerarquizan las órdenes de trabajo, se utilizan controles con un buen sistema de seguimiento y se asignan los recursos de forma óptima.

Por supuesto, esta tarea puede ser muy complicada y compleja para un gestor de mantenimiento si se realiza de forma manual. Afortunadamente, sistemas como el software CMMS/GMAO Fracttal One y los productos de la Plataforma de Mantenimiento Inteligente de Fracttal, simplifican el trabajo al ofrecer una plataforma visual muy intuitiva y fácil de usar.

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