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Software CMMS o Excel®. Cuál elegir como programa de mantenimiento

Si estás utilizando hojas de cálculo como Excel o Google Sheets para la gestión del mantenimiento de tu empresa, déjame decirte que no estás solo. Según Gartner® el 90% de las empresas EN EL MUNDO no cuentan con una solución de gestión de mantenimiento y se ven obligadas a usar esta herramienta de ofimática. 

Por qué debes dejar de utilizar hojas de cálculo para gestionar el mantenimiento de tus activos físicos

Excel o Google Sheets son herramientas fáciles de entender y utilizar, de eso no hay duda, pero cuando se trata de administrar grandes volúmenes de datos, activos, actividades, recursos, un equipo creciente de colaboradores y proveedores, definitivamente se quedan cortas.

Las hojas de cálculo y los correos electrónicos están diseñados para funciones específicas, pero la gestión del mantenimiento de activos físicos no es una de ellas. Para gestionar eficazmente el mantenimiento de los activos físicos, es necesario poder mirar más allá de los datos y comprender el contexto detrás de cada actividad de mantenimiento. Este contexto lo brindan indicadores como, tiempo medio entre fallas, tiempo medio de reparación, disponibilidad y confiabilidad, que surgen a partir de las actividades de mantenimiento, fallas, uso de los operadores, etc.

Un software CMMS hace una diferencia crucial y fundamental, pues permite acceder a este contexto con un mínimo esfuerzo y de manera instantánea.

Software CMMS, Hoja de Cálculo e Email

Las hojas de cálculo y los correos electrónicos son excelentes para ordenar datos y administrar interacciones, pero no del todo para la gestión de mantenimiento de los activos o para la comunicación efectiva con los stakeholders. La siguiente tabla enumera las necesidades básicas de una gestión de mantenimiento, haciendo una clara distinción entre las ventajas de utilizar un CMMS frente a las hojas de cálculo.

Necesidades del departamento de mantenimiento

CMMS

HOJA DE CÁLCULO

CORREO ELECTRÓNICO

Registro ubicaciones, equipos, terceros, RRHH

SI

SI

NO

Ficha técnica de equipos 

SI

SI

NO

Creación de rutinas de mantenimiento

SI

SI

NO

Asignación de Ordenes de Trabajo a equipo en terreno

SI

NO

SI

Gestión de Almacenes

SI

SI

NO

Determinar costos asociados a mantenimientos

SI

NO

NO

Consultar indicadores de negocio en tiempo real

SI

NO

NO

Gestión de solicitudes o reportes de fallas

SI

NO

SI

Ejecución de actividades según activadores predefinidos

SI

NO

NO

 

La gestión de mantenimiento es una actividad que, por su complejidad, requiere la implementación de herramientas especialmente diseñadas para cubrir sus tantas necesidades. Tal es el caso de Fracttal, nuestra solución CMMS/EAM 100% basada en la Nube, que te ayudará a llevar un registro detallado de toda la data correspondiente a los activos físicos, sus historiales y desempeño.

Fracttal es el software de gestión de mantenimiento capaz de disponer, organizar y procesar toda esta data, hasta convertirla en la información relevante que llega a ti en forma de reportes, gráficas y métricas, para facilitar tu toma de decisiones, ayudarte a llevar un control pormenorizado del estado y funcionamiento de los activos, así como del desempeño de tu equipo de trabajo.

Así mismo, facilita el registro automático de órdenes de trabajo, solicitudes o reportes de fallas, la comunicación entre los diferentes miembros del equipo de mantención, el intercambio de documentación relevante, instrucciones, recomendaciones del fabricante, especificaciones técnicas, diagramas y cualquier otra forma de trabajo colaborativo, todo ello en tiempo real.

Si aún no eres usuario Fracttal, te invitamos a solicitar nuestra demo gratis.