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    Factores clave de éxito en la gestión de repuestos para mantenimiento

    El objetivo central de todo departamento de gestión de mantenimiento es garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los activos físicos, disminuyendo los tiempos de parada por falla y hasta los de parada por mantenimiento planificado. Es así como se minimizan las pérdidas asociadas al tiempo muerto de producción, al tiempo laborable perdido, a la pérdida de materia prima y a la producción defectuosa por mal funcionamiento de los equipos, entre otros.

    Ahora bien, la confiabilidad y la disponibilidad de los equipos y activos físicos, no se logra conservando un enfoque reactivo, centrado en reparar las averías una vez que han ocurrido, sino en la combinación de dicho enfoque con otros de carácter tanto preventivo como predictivo. Esto implica altos niveles de planificación, no solo de las tareas de mantenimiento, sino de la disponibilidad y accesibilidad a todas las piezas, partes y repuestos necesarios para su ejecución efectiva y oportuna.

    A continuación, presentamos una revisión analítica de algunos de los factores determinantes para el éxito de la gestión de repuestos.

     

    1.- Ajuste de inventario

     Muchas veces, cuando se fijan los niveles de inventario, se hace con base a información histórica imprecisa o subjetiva, lo que puede conducir a la ocurrencia de dos errores igualmente nocivos para el departamento de gestión de mantenimiento:

    • El primero, consiste en aumentar los niveles de existencia, elevando con ello el gasto dirigido a los almacenes de repuestos. Cuando la necesidad real de usar dichos repuestos es superada en gran medida por su existencia en stock, los equipos pueden llegar incluso a finalizar su período de vida útil y alcanzar la etapa de desincorporación, dejando a la empresa con un remanente de repuestos obsoletos que terminan convirtiéndose en desecho y, por lo tanto, en la pérdida de un capital que permaneció inmovilizado en los almacenes de repuestos por mucho tiempo.
    • El segundo, consiste en disminuir los niveles de inventario e incluso eliminar de la existencia piezas y repuestos que, una vez faltantes, pueden ocasionar retrasos importantes en la ejecución de las tareas de mantenimiento e, incluso, en la reparación y reactivación de activos críticos y hasta líneas completas de producción. Esto también ocasiona pérdidas importantes, generalmente irrecuperables.

    Ajustar el inventario, consiste entonces en establecer un equilibrio entre los intereses técnicos y los intereses económicos, tanto del departamento de gestión de mantenimiento como de la organización, disminuyendo ambos tipos de pérdidas. Ello implica calcular precisamente, con base en el conocimiento detallado de la frecuencia de uso y los niveles de desgaste de los activos físicos, la cantidad de repuestos necesarios, ni más ni menos.

     

    2.- Efecto del quiebre de stock y riesgo de indisponibilidad

     Un factor esencial en la determinación de los niveles de stock, sin errar por exceso o defecto, es el cálculo del efecto de quiebre de stock o efecto del faltante. Consiste en determinar las consecuencias desencadenadas por la falta de los diferentes repuestos, derivado de la observación de factores como el tiempo que toma ordenar un repuesto (en caso de no tenerlo), recibirlo e instalarlo, así como las pérdidas ocasionadas por el tiempo muerto de producción.

    De esta manera se identifican qué repuestos pueden eliminarse del stock permanente, ya sea porque su facilidad de acceso o velocidad de entrega es lo suficientemente breve como para ordenarlo en el momento de necesitarlo, sin causar mayores retrasos, o porque un lapso de espera prolongado no afecta necesariamente la productividad de la empresa ni el funcionamiento de la línea de producción.

     

    3.- Análisis de las tareas e históricos

    Para determinar con precisión cuántos y cuáles son los equipos que tienden a fallar con más frecuencia, así como cuáles son los repuestos, partes, piezas y consumibles más utilizados, tanto en los mantenimientos planificados como en las reparaciones imprevistas, es necesario analizar los planes de mantenimiento y los recursos a utilizar dentro de las tareas en su conjunto.

    Conocer y analizar los patrones establecidos en le ejecución de tareas previas, así como los detalles de sus requerimientos, también nos ayuda a determinar cuáles son los repuestos críticos para el funcionamiento de los activos, si la rotación de dichos repuestos es alta o baja, así como las cantidades a mantener en stock.

     

    4.- Piezas especiales

    Cuando los repuestos específicos que se consideran dentro de la evaluación son los más grandes y costosos (que suelen también estar considerados entre los más críticos), no es aconsejable mantenerlos en almacén, a pesar de su importancia.

    En estos casos la adquisición debería encontrarse sujeta, más bien, a un sistema predictivo que permita conocer con antelación cuándo se acerca el momento de reemplazarlo para iniciar el proceso de orden y espera de la entrega, tratando en lo posible de no afectar el tiempo de producción y planificando con antelación todo el proceso de sustitución del repuesto y puesta en marcha del activo.

     

    Sistemas automatizados CMMS/EAM para la gestión de mantenimiento y cómo ayudan a gestionar los repuestos

    Tal como mostramos al inicio del artículo, el éxito de la gestión de repuestos depende de alcanzar un objetivo esencial; la combinación de los costos implícitos en la adquisición de los repuestos, con los costos de los riegos que corre la organización al no tenerlos.

    Cuando ambos costos se encuentran bien balanceados, el manejo de inventarios es eficiente, y nos encontramos en presencia de una gestión de repuestos exitosa. Sin embargo, aunque este objetivo se plantea de manera aparentemente simple, establecer este balance es una tarea compleja, que implica el manejo de altos niveles de data e información.

    Sin el apoyo de las herramientas tecnológicas y automatizadas dedicadas a la recopilación, almacenamiento y análisis de esta información, el cálculo de las cantidades correctas de piezas y partes a incluir dentro del almacén de repuestos es un trabajo impreciso y titánico, que implicaría la revisión de enormes cantidades de documentos y la inversión de mucho tiempo.

    Un software CMMS/EAM como FRACTTAL, está diseñado para almacenar toda la información sobre los históricos de los activos y las tareas. Los históricos, y todos los datos que en ellos se almacenan, nos permiten determinar la frecuencia de consumo y costo de las diferentes piezas, frente a las pérdidas a ocasionarse por el posible tiempo muerto por parada, así como el tiempo estimado de espera mientras se adquieren. Con la función de calculo de recursos de FRACTTAL, una empresa puede conocer al momento todos los requerimientos de repuestos, herramientas y piezas de reposición necesarias para cumplir con el mantenimiento, hasta con dos años de antelación, lo que es de gran utilidad para los departamentos de compra y aprovisionamiento, y así llegar lo mas cerca posible de tener inventarios Justo a Tiempo (Just in Time).

    FRACTTAL ofrece las herramientas necesarias para administrar eficientemente los inventarios de repuestos, calculando los riesgos para cada nivel de componente, la frecuencia de uso, la rotación de los repuestos y, con base en lo anterior, la cantidad recomendada de cada uno de ellos para incluir en el ajuste de inventario. Todo esto, integrando también la base de datos que te ayudará a administrar listas de proveedores, máquinas, marcas, características de piezas, etc.

    FRACTTAL no solo favorece la disponibilidad de los datos, sino que los procesa de manera que ayuda a potenciar las decisiones de adquisición, mejorando con ello la relación costo rendimiento en la gestión de repuestos.

    Si aún no eres usuario FRACTTAL te invitamos a solicitar nuestro demo gratuito aquí.

     

     

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