El rol del planificador de mantenimiento depende muchas veces del tamaño de la empresa, de las necesidades de cada equipo de trabajo, de la estrategia de mantenimiento de la organización y, sobre todo, de la forma interna de dividir y distribuir las tareas.
Esto, dificulta el planteamiento de un esquema universal de responsabilidades propias del cargo, y hasta puede generar polémica sobre lo que debería y lo que no debería hacer un planificador de mantenimiento.
Por eso, a veces podemos encontrarlos realizando al mismo tiempo actividades de supervisión, proyectos, ingeniería y confiabilidad, o tareas relativas a compras, adquisición y manejo de inventario, entre muchas otras funciones que podrían considerarse como fuera de su rol.
Definiendo el rol del planificador de mantenimiento
Lo cierto es que, sin importar las características particulares de cada empresa, el planificador de mantenimiento es el encargado de hacer que las cosas pasen.
Mientras el gerente de mantenimiento fija el curso de acción a seguir dentro del departamento, el planificador de mantenimiento se encarga de aterrizar esa estrategia en la realidad, organizando los elementos tácticos para su ejecución práctica.
Las decisiones estratégicas procedentes de la gerencia deberían ser bastante genéricas, y es el planificador de mantenimiento quien se encarga de diseñar un plan concreto de tareas, que permitan al departamento cumplir con ese curso de acción.
¿Cuáles son las responsabilidades específicas del planificador de mantenimiento?
La responsabilidad medular del planificador de mantenimiento consiste en determinar qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo. En otras palabras, debe saber qué tareas de mantenimiento es necesario ejecutar, cómo hay que ejecutarlas y cuándo es pertinente ejecutarlas.
Definir estos tres aspectos esenciales de la planificación de mantenimiento, requiere el cumplimiento de un conjunto amplio de responsabilidades. A continuación, presentamos algunas de estas responsabilidades enfocadas en el planificador de mantenimiento de una Pyme o de una empresa con un equipo pequeño de mantenimiento:
- Estudiar y conocer los activos: El trabajo del planificador de mantenimiento se fundamenta en el conocimiento que tiene de los activos. Este conocimiento se construye desde el estudio y la observación de los equipos (saber de qué material están hechos, cuáles son las recomendaciones del fabricante, conocer la operación interna de su funcionamiento y sus condiciones operativas, entre otras); la comunicación con los operarios, que deben informarle de cualquier anomalía o falla durante su uso; la realización de diagnósticos, en los que detecta la falla y determina sus causas.
- Diagnosticar los activos físicos de la organización: Al realizar el diagnóstico, el planificador de mantenimiento no se limita solo a la detección de la falla o a la determinación de sus causas, sino que debe analizar un conjunto de indicadores clave que le ayuden a conocer la relación entre ocurrencia, condiciones de uso, condiciones ambientales, frecuencia, gravedad y, de ser posible, detectabilidad. Este tipo de información se obtiene mediante la elaboración de diagnósticos como, por ejemplo, el Método de Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF).
- Organización y almacenamiento de la información: Toda esta información es vital para el planificador de mantenimiento y para el departamento. De ello depende tanto su propia capacidad para determinar qué debe hacerse, sobre qué activo y cuál es la mejor forma de hacerlo.
- Elaborar instrucciones de trabajo: Sobre la base de esta acumulación de conocimiento, el planificador de mantenimiento está en la capacidad de diseñar instrucciones de trabajo o procedimientos con pasos estructurados, para orientar a los técnicos a la hora de intervenir los activos.
- Sincronizar las tareas de mantenimiento con las metas y necesidades de producción: Definir el momento oportuno para ejecutar una tarea de mantenimiento, supone tener en cuenta las metas de producción. El planificador de mantenimiento ayuda a articular las necesidades de ambos departamentos. Por eso, debe sostener reuniones diarias o semanales con el equipo de operaciones, para incorporar las metas de producción como un factor más a considerar durante el proceso de programación de tareas. Puesto que ambos departamentos comparten la meta y el interés de garantizar la continuidad operativa de la empresa, deben colaborar también para garantizar el buen estado y funcionamiento de los activos físicos.
- Programación de mantenimiento: La programación concreta de las actividades corresponde a la fase de la gestión de mantenimiento en la que el planificador determina el día y la hora en que éstas deberían efectuarse. Solo es posible programar los esquemas y tareas de mantenimiento, partiendo de la información pormenorizada de las condiciones de los activos físicos, así como del conocimiento de las ventanas de tiempo que ofrece el departamento de producción para entrar en escena y ejecutar las tareas.
- Manejo de equipos de trabajo: El planificador de mantenimiento conoce sus activos, pero también conoce y monitorea permanentemente el desempeño de sus técnicos. Por eso, tiene un conocimiento certero de a quién debe asignar cada tarea, dependiendo del nivel de desempeño, conocimiento y experiencia en cada caso. Con base a esto, debe organizar y dirigir los equipos de trabajo, además de ofrecer el apoyo necesario para que puedan coordinarse, integrarse y desempeñarse de manera eficaz.
- Suministro de materiales de trabajo: El planificador de mantenimiento sabe cuáles son los materiales, insumos y herramientas requeridas para realizar cada tarea. Por eso puede calcularlos con anticipación y solicitar a compras todo lo necesario para que los técnicos ejecuten cada tarea. Dependiendo del caso, podría incluso encargarse personalmente de la elaboración del presupuesto y de la adquisición de los repuestos, materiales e insumos para, posteriormente, distribuirlos y controlar su debida utilización.
- Manejo de contratistas: La planificación también abarca la coordinación y manejo de recursos humanos externos o contratistas que, dependiendo del tipo de tareas de mantenimiento que se vaya a ejecutar, será imperativo o no integrar al equipo fijo de trabajo del departamento de gestión de mantenimiento.
- Elaboración de informes: El planificador de mantenimiento interactúa permanentemente tanto con el gerente como con los técnicos. Sin embargo, toda esta información que se intercambia a través de documentos, órdenes de trabajo e interacción personal, debe recopilarse, organizarse, formalizarse y presentarse a través de informes periódicos. En estos, se especifican las tareas completadas, las tareas pendientes y las tareas retrasadas, permitiendo al gerente y demás integrantes del equipo de mantenimiento evaluar el desempeño del departamento. Esto, basado en el volumen de órdenes de trabajo emitidas, en cuántas de ellas fueron completadas de acuerdo con lo planificado, cuántas bien ejecutadas en el primer intento y quién las ejecutó.
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