¿Qué vas a encontrar en este artículo?
1. ¿Qué es un sistema de órdenes de trabajo y por qué lo necesitas?
2. Ventajas de una gestión eficiente de las órdenes de trabajo
3. Jerarquizar las órdenes de trabajo
4. Controlar el flujo de trabajo
5. Gestionar los recursos
6. Ejemplos reales de gestión de órdenes de trabajo a nivel industrial.
Hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente es una tarea vital. Por supuesto, esta tarea requiere tiempo, esfuerzo y paciencia para hacerlo bien. Sin embargo, los beneficios de contar con un sistema eficiente merecen la pena.
Una forma de hacerlo es jerarquizar las órdenes de trabajo. Esto significa, agruparlas en categorías según su prioridad o importancia. Esto ayuda a garantizar que las órdenes de trabajo más importantes se completen primero. También puede ayudar a evitar cuellos de botella en la línea de producción.
Otra forma de hacer más eficiente la gestión de las órdenes de trabajo es utilizar controles. Se trata de reglas o directrices que ayudan a garantizar que todas las órdenes de trabajo se completen de manera uniforme. Esto puede ayudar a evitar errores y garantizar que todo el trabajo se realice con el mismo nivel de calidad.
Por último, es importante contar con un buen sistema de seguimiento de las órdenes de trabajo. Esto puede ayudarte a controlar lo que se ha hecho y lo que queda por hacer. También puede ayudarte a identificar cualquier problema que surja en el proceso de producción.
En este artículo, exploraremos algunos métodos con los que puedes hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente.
¿Qué es un sistema de gestión de órdenes de trabajo y por qué lo necesitas?
Un sistema de gestión de órdenes de trabajo es un proceso formal que las organizaciones utilizan para seguir y gestionar las órdenes de trabajo.
Los sistemas de gestión de órdenes de trabajo ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, a garantizar que el trabajo se complete a tiempo y a optimizar sus recursos, y son esenciales para las organizaciones que necesitan hacer un seguimiento de múltiples órdenes de trabajo simultáneamente, lo que es vital en el caso de la gestión de mantenimiento.
Dicho esto, veamos en más detalle las ventajas de lograr una gestión de órdenes de trabajo más eficiente.
Ventajas de una gestión eficiente de las órdenes de trabajo
Una de las ventajas de contar con un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero. Las órdenes de trabajo pueden ser rastreadas y supervisadas para garantizar que se completan a tiempo y dentro del presupuesto. Además, los sistemas de gestión de órdenes de trabajo pueden ayudarte a optimizar tus recursos asignándolos a las tareas más urgentes.
En el caso de la industria hotelera o de transporte, por ejemplo, una ventaja de un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que ayuda a mejorar el servicio al cliente. Al hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, puedes asegurarte de que los clientes estén informados de cualquier retraso o cambio en el calendario. Esto evita cualquier malentendido y mantiene a los clientes contentos.
Por último, un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo mejora la comunicación dentro de tu organización. Al compartir la información sobre las órdenes de trabajo, los empleados pueden estar al día de las últimas novedades y asegurarse de que las tareas se completan de forma eficiente. Esto minimiza la confusión y promueve el trabajo en equipo.
Veamos ahora lo más importante, cómo lograr que el sistema de gestión de órdenes sea realmente más eficiente.
Cómo jerarquizar las órdenes de trabajo
Como ya mencionamos antes, lo primero para lograr una mayor eficiencia al gestionar órdenes es jerarquizarlas. En otras palabras, darle la prioridad correspondiente a cada OT.
Consejos para jerarquizar las OTs
- Asigna una prioridad a cada órden de trabajo en función de su urgencia.
- Reserva la prioridad más alta para las tareas urgentes.
- Agrupa las órdenes de trabajo por prioridad y tipo.
- Prioriza las órdenes de trabajo que deban completarse en un órden específico.
- Delegue las tareas de menor prioridad en el personal subalterno o en los socios de subcontratación.
- Supervise el progreso de cada orden de trabajo y ajuste las prioridades según sea necesario.
Para garantizar que le asignas la prioridad adecuada a cada OT, es recomendable responder las siguientes preguntas:
- Si no realizamos este trabajo y el equipo experimenta un fallo, ¿cuál será su impacto al intentar lograr los objetivos de la organización?
- Si no realizamos este trabajo, ¿qué tan probable será que el equipo experimente un fallo dentro de X período de tiempo? (el tiempo debe ser predeterminado de acuerdo a los objetivos de la organización)
Al responder ambas preguntas para una misma OT, podrá combinar la probabilidad de fallo y la consecuencia de dicho fallo para determinar la urgencia de la OT. A mayor probabilidad de fallo y mayor criticidad de la consecuencia, mayor será la prioridad de la OT.
Controlar el flujo de trabajo
Controlar el flujo de trabajo es el segundo paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al controlar la secuencia de las tareas, puede asegurarse de que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Esto puede ayudar a evitar cualquier retraso o malentendido con los clientes.
Consejos para controlar el flujo de trabajo
El flujo de trabajo es la disposición en la que se completan las órdenes. Para controlar tu flujo de trabajo necesitas tener un plan sobre cómo se completarán las OTs. Este plan debe incluir:
- El orden en que se completarán las tareas
- Quién completará cada tarea
- Qué recursos se necesitarán para cada tarea
- Cuánto tiempo llevará cada tarea
Al crear un plan de flujo de trabajo, puedes asegurarte de que tus tareas se completen de manera oportuna y eficiente. Además, al planificar el flujo de trabajo por adelantado, evitas posibles problemas y retrasos.
Gestionar los recursos
La gestión de los recursos es el tercer paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al asignar los recursos a las tareas más urgentes, puedes reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia. Esto puede ayudar a que tu negocio funcione sin problemas y a mejorar la satisfacción de los clientes. Por aquí te dejamos un blog, donde explicamos las claves para una buena gestión de repuestos en mantenimiento.
Consejos para gestionar los recursos
- Ten claro el trabajo que hay que hacer y los recursos que se necesitan para completar la tarea.
- Planifica con antelación y asegúrate de que tienes suficientes recursos disponibles para completar la tarea.
- Asegúrate de que los recursos se gestionan adecuadamente y se utilizan de forma eficiente.
- Utiliza herramientas y programas informáticos, como un software de gestión de mantenimiento, que te ayude a gestionar los recursos de forma más eficaz.
- Revisa y actualiza periódicamente tu plan de gestión de recursos según sea necesario.
Ejemplos reales de gestión de órdenes de trabajo a nivel industrial
Gran instalación de fabricación capaz de reducir el tiempo de inactividad en un 80%
La instalación implementó una plataforma de software que les permitía hacer un seguimiento de cada orden de trabajo desde el principio hasta el final. Esto les dio visibilidad sobre qué órdenes de trabajo estaban tardando más de lo previsto y dónde se producían los cuellos de botella. Como resultado, pudieron realizar cambios en su flujo de trabajo y reducir el tiempo de inactividad a más de la mitad.
Planta de procesamiento de alimentos pudo aumentar la productividad en un 10%
La planta implementó una plataforma de software que les permitía hacer un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento y priorizarlas en función de la urgencia. Esto les ayudó a garantizar que las tareas de mantenimiento más críticas se realizaban a tiempo. Como resultado, pudieron aumentar la producción en un 10% sin añadir personal adicional ya que aumentaron la disponibilidad de su maquinaria.
Empresa de suministro eléctrico pudo reducir los costes de explotación en un 15%
La empresa implantó una plataforma de software que les permitió automatizar su proceso de gestión de órdenes de trabajo. Esto dio lugar a menos errores y mejoró la comunicación entre los departamentos. Como resultado, pudieron reducir sus costes operativos en un 15%.
Cada uno de estos casos prácticos demuestra el potencial que puede tener un software de gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento para mejorar las operaciones industriales. Al agilizar los flujos de trabajo y aumentar la visibilidad de las actividades de mantenimiento, estas herramientas pueden ayudar a las instalaciones a lograr importantes ganancias de eficiencia.
La gestión de las órdenes de trabajo puede ser más eficiente si se jerarquizan las órdenes de trabajo, se utilizan controles con un buen sistema de seguimiento y se asignan los recursos de forma óptima.
Por supuesto, esta tarea puede ser muy complicada y compleja para un gestor de mantenimiento si se realiza de forma manual. Afortunadamente, sistemas como Fracttal One simplifican el trabajo al ofrecer una software 100% en la nube y una interfaz visual muy intuitiva y fácil de usar.