La gestión del mantenimiento en el ámbito hospitalario es fundamental para garantizar el funcionamiento eficiente de las instalaciones y la seguridad de los pacientes y el personal médico. En un entorno donde la fiabilidad y disponibilidad de equipos médicos son críticas, contar con un software sanitario de gestión del mantenimiento adecuado se convierte en una prioridad para los hospitales.
En este artículo, exploraremos las claves para seleccionar el software sanitario de gestión del mantenimiento más adecuado, destacando las características esenciales que deben tener en cuenta las instituciones de salud al tomar esta importante decisión.
¿Qué características debes buscar en un software de mantenimiento hospitalario?
Cuando se trata de seleccionar el software adecuado para la gestión del mantenimiento en entornos hospitalarios, es fundamental considerar una serie de características clave que garanticen su eficacia y adaptabilidad a las necesidades específicas del sector de la salud. Aquí presentamos algunas de las más importantes:
Interoperabilidad e integración
La capacidad de interoperabilidad e integración es esencial en un software de mantenimiento hospitalario. Esto implica la capacidad del sistema para conectarse con otros dispositivos y sistemas utilizados en el hospital, como equipos médicos, sistemas de información clínica y de gestión hospitalaria. Conectar tu software hospitalario con cualquiera de los sistemas, aplicaciones y ERPs que utilices en tu empresa, será clave, ya que siempre tendrás la información actualizada de tus almacenes, piezas de repuesto, inventario, solicitudes y órdenes de trabajo.
Otra parte de la integración con activos hospitalarios que conviene tener en cuenta es la incorporación de tecnologías de Internet de las Cosas (IoT), que permiten una supervisión continua y en tiempo real de los activos, lo que facilita la detección temprana de problemas y la planificación de mantenimiento preventivo. Contar con dispositivos IoT permite capturar, recopilar y visualizar datos de tus equipos, y crear promedios de tendencias para optimizar tu estrategia de mantenimiento.
Un claro ejemplo de cómo lograr este binomio entre activos hospitalarios y tecnología es el Proyecto del Hospital Cognitivo en la Comunidad de Madrid, que tiene como objetivo desarrollar un modelo integral de gestión de infraestructuras hospitalarias, aprovechando tecnologías de vanguardia.
Seguridad y cumplimiento normativo
La seguridad de los datos y el cumplimiento normativo son aspectos críticos en el entorno hospitalario. El software de mantenimiento adecuado debe cumplir con los estándares de seguridad de la información y estar en conformidad con las regulaciones y normativas específicas del sector de la salud, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) en Estados Unidos o el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea.
En el contexto de España, la seguridad y el cumplimiento normativo son aspectos críticos en la gestión del mantenimiento hospitalario. Los hospitales deben cumplir con una amplia gama de regulaciones y estándares de seguridad establecidos por autoridades como el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social, así como normativas específicas.
Por lo tanto, es imperativo que el software de gestión del mantenimiento garantice el cumplimiento de estas leyes, ofreciendo funcionalidades que permitan documentar y auditar los procesos de mantenimiento de manera rigurosa y transparente.
Personalización y adaptabilidad
Cada hospital tiene sus propios procedimientos y requisitos específicos en cuanto a mantenimiento. Por lo tanto, es importante que el software de gestión del mantenimiento sea altamente personalizable y adaptable a las necesidades particulares de cada institución.
Esto incluye la posibilidad, por ejemplo, de crear informes paneles o informes personalizados que te ayuden a analizar tus propios KPIs, operaciones, gastos, activos y solicitudes de mantenimiento.
Otro punto vital que deberás tener en cuenta a la hora de elegir software es que te permita organizar y jerarquizar tus activos y añadir usuarios en función de tus necesidades y actividades. Por ejemplo, ¿puedes asignar distintos tipos de usuario y concederles accesos personalizados? Hacerte este tipo de preguntas será clave para entender la dimensión que debe tener un software de mantenimiento.
Facilidad de uso y capacitación del personal
La facilidad de uso del software es un factor determinante en su adopción y éxito en el entorno hospitalario. Debe ser intuitivo y fácil de navegar, incluso para usuarios con diferentes niveles de habilidades tecnológicas.
Es fundamental que el software sea responsive y pueda adaptarse a diferentes dispositivos, como teléfonos móviles o tabletas. Esto permite que el personal pueda acceder al sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando la gestión de tareas de mantenimiento incluso cuando están fuera de la oficina o en movimiento dentro del hospital.
La capacidad de utilizar el software en dispositivos móviles no solo mejora la eficiencia y la productividad del personal, sino que también reduce la dependencia de equipos de escritorio, lo que resulta especialmente útil para técnicos y personal de mantenimiento que trabajan en el campo o en áreas remotas del hospital. En este sentido, una funcionalidad muy útil es el “modo offline” para poder seguir trabajando sin estar conectado a una red en todo momento.
Además, la interfaz responsive garantiza una experiencia de usuario consistente y optimizada, independientemente del dispositivo utilizado, lo que simplifica el proceso de capacitación y adopción del software por parte del personal, ya que no requiere aprender interfaces diferentes para diferentes dispositivos. Un software “mobile-firts” te asegurará esta compatibilidad con dispositivos, además de aportarte la tranquilidad de saber que ha sido pensando y creado con el usuario final en mente.
Soporte técnico y mantenimiento
El soporte técnico y el mantenimiento son aspectos críticos para asegurar el funcionamiento continuo y eficiente del software sanitario. Es vital contar con un proveedor confiable que ofrezca un servicio de atención al cliente receptivo y soluciones rápidas a problemas técnicos. Además, las actualizaciones regulares del software garantizan que se mantenga al día con los avances tecnológicos y las necesidades cambiantes del hospital.
El mejor software de gestión del mantenimiento para hospitales
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