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El rol del planificador de mantenimiento dentro de una empresa

El rol del planificador de mantenimiento depende muchas veces del tamaño de la empresa, de las necesidades de cada equipo de trabajo, de la estrategia de mantenimiento de la organización y, sobre todo, de la forma interna de dividir y distribuir las tareas.

Esto, dificulta el planteamiento de un esquema universal de responsabilidades propias del cargo, y hasta puede generar polémica sobre lo que debería y lo que no debería hacer un planificador de mantenimiento.

Por eso, a veces podemos encontrarlos realizando al mismo tiempo actividades de supervisión, proyectos, ingeniería y confiabilidad, o tareas relativas a compras, adquisición y manejo de inventario, entre muchas otras funciones que podrían considerarse como fuera de su rol. 

Definiendo el rol del planificador de mantenimiento

Lo cierto es que, sin importar las características particulares de cada empresa, el planificador de mantenimiento es el encargado de hacer que las cosas pasen.

Mientras el gerente de mantenimiento fija el curso de acción a seguir dentro del departamento, el planificador de mantenimiento se encarga de aterrizar esa estrategia en la realidad, organizando los elementos tácticos para su ejecución práctica.

Las decisiones estratégicas procedentes de la gerencia deberían ser bastante genéricas, y es el planificador de mantenimiento quien se encarga de diseñar un plan concreto de tareas, que permitan al departamento cumplir con ese curso de acción.

¿Cuáles son las responsabilidades específicas del planificador de mantenimiento?

La responsabilidad medular del planificador de mantenimiento consiste en determinar qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo. En otras palabras, debe saber qué tareas de mantenimiento es necesario ejecutar, cómo hay que ejecutarlas y cuándo es pertinente ejecutarlas.

Definir estos tres aspectos esenciales de la planificación de mantenimiento, requiere el cumplimiento de un conjunto amplio de responsabilidades. A continuación, presentamos algunas de estas responsabilidades enfocadas en el planificador de mantenimiento de una Pyme o de una empresa con un equipo pequeño de mantenimiento:

1.- Estudiar y conocer los activos: el trabajo del planificador de mantenimiento se fundamenta en el conocimiento que tiene de los activos. Este conocimiento se construye desde: el estudio y la observación de los equipos (saber de qué material están hechos, cuáles son las recomendaciones del fabricante, conocer la operación interna de su funcionamiento y sus condiciones operativas, entre otras); la comunicación con los operarios, que deben informarle de cualquier anomalía o falla durante su uso; la realización de diagnósticos, en los que detecta la falla y determina sus causas. 

2.- Diagnosticar los activos físicos de la organización: al realizar el diagnóstico, el planificador de mantenimiento no se limita solo a la detección de la falla o a la determinación de sus causas, sino que debe analizar un conjunto de indicadores clave que le ayuden a conocer la relación entre ocurrencia, condiciones de uso, condiciones ambientales, frecuencia, gravedad y, de ser posible, detectabilidad. Este tipo de información se obtiene mediante la elaboración de diagnósticos como, por ejemplo, el Método de Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF).

3.- Organización y almacenamiento de la información: toda esta información es vital para el planificador de mantenimiento y para el departamento. De ello depende tanto su propia capacidad para determinar qué debe hacerse, sobre qué activo y cuál es la mejor forma de hacerlo.

4.- Elaborar instrucciones de trabajo: sobre la base de esta acumulación de conocimiento, el planificador de mantenimiento está en la capacidad de diseñar instrucciones de trabajo o procedimientos con pasos estructurados, para orientar a los técnicos a la hora de intervenir los activos.

5.- Sincronizar las tareas de mantenimiento con las metas y necesidades de producción: definir el momento oportuno para ejecutar una tarea de mantenimiento, supone tener en cuenta las metas de producción. El planificador de mantenimiento ayuda a articular las necesidades de ambos departamentos. Por eso, debe sostener reuniones diarias o semanales con el equipo de operaciones, para incorporar las metas de producción como un factor más a considerar durante el proceso de programación de tareas. Puesto que ambos departamentos comparten la meta y el interés de garantizar la continuidad operativa de la empresa, deben colaborar también para garantizar el buen estado y funcionamiento de los activos físicos.

6.- Programación de mantenimiento: La programación concreta de las actividades, corresponde a la fase de la gestión de mantenimiento en la que el planificador determina el día y la hora en que éstas deberían efectuarse. Solo es posible programar los esquemas y tareas de mantenimiento, partiendo de la información pormenorizada de las condiciones de los activos físicos, así como del conocimiento de las ventanas de tiempo que ofrece el departamento de producción para entrar en escena y ejecutar las tareas.

7.- Manejo de equipos de trabajo: el planificador de mantenimiento conoce sus activos, pero también conoce y monitorea permanentemente el desempeño de sus técnicos. Por eso, tiene un conocimiento certero de a quién debe asignar cada tarea, dependiendo del nivel de desempeño, conocimiento y experiencia en cada caso. Con base a esto, debe organizar y dirigir los equipos de trabajo, además de ofrecer el apoyo necesario para que puedan coordinarse, integrarse y desempeñarse de manera eficaz.

8.- Suministro de materiales de trabajo: el planificador de mantenimiento sabe cuáles son los materiales, insumos y herramientas requeridas para realizar cada tarea. Por eso puede calcularlos con anticipación, y solicitar a compras todo lo necesario para que los técnicos ejecuten cada tarea. Dependiendo del caso, podría incluso encargarse personalmente de la elaboración del presupuesto y de la adquisición de los repuestos, materiales e insumos para, posteriormente, distribuirlos y controlar su debida utilización.

9.- Manejo de contratistas: la planificación también abarca la coordinación y manejo de recursos humanos externos o contratistas que, dependiendo del tipo de tareas de mantenimiento que se vaya a ejecutar, será imperativo o no integrar al equipo fijo de trabajo del departamento de gestión de mantenimiento.

10.- Elaboración de informes: el panificador de mantenimiento interactúa permanentemente tanto con el gerente como con los técnicos. Sin embargo, toda esta información que se intercambia a través de documentos, órdenes de trabajo e interacción personal, debe recopilarse, organizarse, formalizarse y presentarse a través de informes periódicos. En éstos, se especifican las tareas completadas, las tareas pendientes y las tareas retrasadas, permitiendo al gerente y demás integrantes del equipo de mantenimiento evaluar el desempeño del departamento. Ésto, basados en el volumen de órdenes de trabajo emitidas, en cuántas de ellas fueron completadas de acuerdo con lo planificado, cuántas bien ejecutadas en el primer intento y quién las ejecutó. 

Fracttal para la planificación de mantenimiento

El planificador se mueve esencialmente en tres dimensiones dentro del departamento de gestión de mantenimiento de una Pyme: una es la del programador, que aterriza las estrategias generales en tácticas concretas; la otra es la del facilitador, que organiza y dispone todos los elementos necesarios para la ejecución de las tareas; y finalmente, la dimensión de control, donde hace seguimiento y registro de las tareas completadas y de las tareas por cumplir.

Cada una de estas dimensiones supone habilidades humanas únicas de comunicación, coordinación y planificación. Sin embargo, también requiere cantidades enormes de trabajo práctico, análisis estadístico y organización de data, que deben apoyarse en las herramientas tecnológicas adecuadas.

Fracttal es el software EAM/CMMS especialmente diseñado para ayudar al planificador de mantenimiento a gestionar, de manera eficaz y rápida, cada una de estas tareas. Fracttal le permite:

  • Recopilar y organizar toda la información crítica sobre los activos físicos: esto incluye manuales de uso, instructivos de reparación, historial de fallas, intervenciones y mantenimiento de cada activo físico, su ubicación, sus características, condiciones operativas, recurrencia de fallas, fotos y, en general, cualquier tipo de información, data o documentación que ayude al gerente, a los técnicos y al planificador de mantenimiento a conocer detalladamente el activo.
  • Incorporar esta información a la orden de trabajo: Fracttal permite incorporar toda la información y documentación pertinente a la orden de trabajo. Así, el técnico encargado de ejecutar las tareas sobre el activo físico tendrá mayor claridad al momento de trabajar.
  • Diagnosis de equipos no automatizados: con Fracttal, es posible diagnosticar todos los activos no automatizados o poco prioritarios, a través de la generación de Órdenes de Trabajo. Gracias a la aplicación Fracttal Móvil, el técnico encargado de atender la Orden de Trabajo puede registrar la hora exacta en la que inicia la inspección de los activos, así como las anotaciones de sus impresiones, e incluso documentar su inspección con fotografías del activo, y de las piezas y partes afectadas por la falla.
  • Diagnosis de equipos automatizados: cuando se trata de equipos complejos, críticos y con un alto nivel de automatización, el diagnóstico puede generarse incluso de manera automática. Esto es posible gracias a la implementación de sensores o dispositivos IoT de lectura automática de parámetros, tal como Fracttal Box.
  • · Generación de Órdenes de Trabajo: Fracttal puede generar Órdenes de Trabajo automáticas, asignando responsables y agregando indicaciones precisas sobre procedimientos, garantías, herramientas, piezas, materiales, etc. Así mismo, puede incluir disponibilidad en existencia de cada uno de estos materiales, así como su ubicación geográfica precisa.
  • Incorporar los protocolos de seguridad a las órdenes de trabajo: de esta manera, Fracttal le ayuda al planificador de mantenimiento a asegurarse de que cada uno de los pasos, procedimientos y equipamientos de seguridad, no solo sean puestos a disposición del técnico al momento de ejecutar las tareas, sino que además sean cumplidos y chequeados directamente en la aplicación.
  • Programar las tareas: una actividad crítica para el planificador de mantenimiento es anticipar los recursos necesarios para el cumplimiento de los planes. Esta actividad resulta aún más compleja si tomamos en cuenta los tiempos de entrega y disponibilidad de recursos necesarios para estas operaciones. Con Fracttal se pueden planificar las actividades y coordinar estos recursos hasta con dos años de antelación. Esta es una potencialidad que agrega gran valor a la calidad de la gestión de los planificadores de mantenimiento.
  • Administrar equipos de trabajo: haciendo uso de Fracttal, el planificador de mantenimiento puede manejar la asignación de tareas, mediante la administración de grupos de trabajo. Así, puede organizar equipos dependiendo del tipo de activo, de la experiencia en cierto tipo de fallas o del historial de desempeño. También puede integrar estos equipos de trabajo dependiendo de la importancia de la tarea. Fracttal facilita el trabajo colaborativo, la asistencia remota y el intercambio instantáneo de documentación crítica para el diagnóstico y reparación de los activos físicos.
  • Control de herramientas: Controlar asignación de materiales, herramientas, piezas y equipo de seguridad laboral, es una función importante de la planificación. Fracttal ofrece al planificador de mantenimiento la funcionalidad de control de herramientas, que le permite administrar correctamente los diferentes tipos de recursos y materiales necesarios para la ejecución de tareas y Órdenes de Trabajo. Dicha funcionalidad le ayuda a llevar un registro bastante específico de los materiales y herramientas facilitadas a cada técnico, de a quién fueron entregadas, en qué fecha y para qué tarea.
  • Gestión de terceros: dependiendo del tipo de mantenimiento, tarea o activo, será necesario contratar el servicio de proveedores externos. Al igual que cuando se gestionan recursos humanos internos de la empresa, la gestión de proveedores implica acceso a la información de los activos físicos, asignación de Órdenes de Trabajo y control de pagos y facturación. Con su funcionalidad sobre gestión de terceros, Fracttal ayuda a los planificadores de mantenimiento a coordinar y controlar este préstamo de servicio externo, garantizando su efectividad y transparencia.
  • Elaboración de informes y reportes semanales de mantenimiento: Fracttal genera informes en tiempo real, basándose en la data contenida en Órdenes de Trabajo, tareas completadas, tareas por completar y en el historial de los activos. Estos reportes, que deben ser presentados semanalmente a la gerencia del departamento, son fuente de información confiable para la toma acertada de decisiones.
  • Creación de avisos y notificaciones automáticas: usando Fracttal, el planificador de mantenimiento puede establecer notificaciones y alertas automáticas, con la misma anticipación con que programa sus tareas. De esta manera, los diferentes grupos de trabajo recibirán alertas indicando que se aproxima la fecha de caducidad de las garantías, o que ha llegado el momento de realizar inspecciones rutinarias y ejecutar tareas. También, con la implementación de Fracttal Box, y dependiendo del tipo de activo y de su nivel de automatización, estos avisos pueden alertar al planificador y a los técnicos sobre la ocurrencia de una falla o avería en tiempo real.
  • Visualización gráfica de estadísticas e indicadores clave de desempeño: toda la información que el gerente y el planificador de mantenimiento necesitan para medir el desempeño del departamento o el funcionamiento de los activos físicos se dispone a través de gráficas dinámicas, para ayudarles a llevar el control y monitoreo permanente de todos los aspectos críticos de la mantención. 

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