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Preguntas frecuentes antes de contratar un CMMS

La gestión de mantenimiento se centra en lograr que el sistema productivo (SP) de una empresa u organización (dispositivos, instalaciones, equipos y/o edificaciones capaces de producir un producto), continúe desempeñando sus funciones contribuyendo a conservar las actividades productivas de las cuales se obtienen las utilidades económicas, generando así la sostenibilidad. Lo expuesto se sustenta en la premisa de que el SP, a lo largo de su vida útil sufre degradaciones, obsolescencias o desgastes, que ameritan mantenimiento. El no hacerlo de manera preventiva y oportuna genera pérdidas de productividad, lo que se traduce en baja rentabilidad.

En correspondencia con el planteamiento anterior, la organización debe poseer un sistema de información que le permita manejarse de forma óptima y oportuna para la toma de decisiones, con altos niveles de eficacia (capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado) y eficiencia (capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización), aumentando la confiabilidad de los equipos, asegurando la competitividad, disminuyendo la cantidad de fallas que generan interrupciones no programadas y asegurando los estándares de calidad.

En este orden interesa destacar que la gestión de mantenimiento asistida también denominada como CMMS, es una herramienta de software que apoya en la gestión de los servicios de mantenimiento de una empresa. CMMS viene de sus siglas en inglés Computerized Maintenance Management System que significa Sistema de gestión de mantenimiento computarizado y a veces también se le puede denominar (dependiendo de su alcance y funcionalidades) software de gestión de activos empresariales (EAM). El componente principal de un software para la gestión de mantenimiento es que sea aplicable a cualquier tipo de empresa y cuente con módulos integrados de manejo de almacenes, compras, facturas, y algunas aplicaciones de gestión de proyectos, herramientas, presupuestos, catálogos, planos, indicadores, emisión de reportes y control de autorizaciones.

Otra de las funciones de gran importancia de un CMMS, es permitir la planeación y control del mantenimiento, pues debe servir como herramienta para llevar a cabo dichos procesos. En consecuencia, el sistema debe trabajar con datos compartidos e interrelacionados que garanticen que la información fluya entre distintas dependencias en tiempo real, así como permitir que los datos ingresados y almacenados en la base de datos, estén disponibles para cualquier usuario que tenga acceso al sistema.

Ahora bien, si usted ha apreciado que su empresa ha tenido grandes pérdidas por falta de mantenimiento, que se producen paradas no planificadas y daños imprevisibles en la producción que afectan a la planificación, seguridad y confiabilidad del proceso, por lo cual la producción se vuelve impredecible y poco fiable, además evalúa que la vida útil de los equipos se acorta y estima una baja de la calidad de los bienes que produce o los servicios que presta, usted debe decidir invertir en una solución para la Gestión de Mantenimiento.

En este punto debe tomar en cuenta que seleccionar el CMMS más apropiado debe ser un esfuerzo organizado y preciso, dirigido con el objetivo de implementar un sistema que provea planeación efectiva de mantenimiento y registros historiales. Siendo las cosas así, surgen muchas dudas y usted debe estar preguntándose: ¿Cuáles son los pasos básicos para seleccionar el CMMS ms adecuado? ¿Qué tipo de herramienta debemos usar? ¿Debemos adquirir una herramienta SaaS? ¿Qué funcionalidades son más importantes? ¿Tendremos tiempo para capacitación de los usuarios? ¿Existe una solución que consigue administrar el ciclo de vida completo de los proyectos?

Pensando en esas dudas, y considerando la variedad de herramientas en el mercado, con gusto podemos ayudarle a tomar la mejor decisión. ¡Y por favor cualquiera que sea su elección le recomendamos usar un CMMS!!

Los pasos básicos para seleccionar el CMMS adecuado son:

Conformar un equipo para la selección del CMMS.

Este equipo de selección debe estar conformado por el equipo de mantenimiento de sistemas, cuya tarea consistirá en validar la compatibilidad del software en temas de seguridad, infraestructura, soporte entre otras. También el equipo puede estar conformado por la gerencia de compras quienes tomaran en consideración la cotización de menor costo. En síntesis, se deben incluir representantes de cada área funcional de la organización que podrían usar o interactuar con el CMMS.

Determinar las funcionalidades requeridas para suplir con las necesidades.

En este paso, el equipo de selección debe dar respuesta a las siguientes interrogantes en función del CMMS a seleccionar.

¿El CMMS es 100 % web donde no aplique instalaciones complejas.

¿El CMMS Cuenta con aplicaciones móviles?

¿La interfaz es Multiempresa o Multisite?

¿Permite la importación masiva de catálogos?

¿El CMMS cuenta con soporte 24x7x365?

¿El CMMS cuenta con APIs de Integración nativas para integrarse con otras plataformas de la empresa?

¿Cómo se asegura que la data cargada en el CMMS se encuentra segura?

¿Los usuarios son personalizables en sus permisos?

¿El CMMS me permite escalar en mi modelo de negocio?

¿Es simple y muestra las informaciones necesarias para las personas correctas?

¿Ofrece comunicación en tiempo real?

Solicitar propuestas a los proveedores escogidos y revisarlas.

Otra de las tareas importantes a realizar a la hora de seleccionar el CMMS más adecuado, consiste en revisar las propuestas de los proveedores potenciales, lo cual consiste en verificar las especificaciones del CMMS, para lo cual los miembros del grupo deberán documentar cada posible funcionalidad que les gustaría tener en el sistema.

Solicitar a los proponentes finalistas la realización de una demostración del CMMS ofrecido.

Como factor clave para la demostración del proveedor del servicio, lo ideal es incluir en la presentación diferentes escenarios de trabajo en los cuales el proveedor demostraría la habilidad del CMMS para planear y generar órdenes de trabajo, asociar labores y repuestos a éstas, y cerrarlas completamente. En resumen, realizar la gestión de mantenimiento de una forma sencilla y práctica.

Seleccionar el CMMS.

La solución debe ser modular y ofrecer la flexibilidad necesaria para que pueda ampliarse, reducirse e incluso amoldarse a las necesidades del negocio. Ahora bien, si usted quiere seleccionar un CMMS que cumpla con todos los requerimientos anteriormente expuestos y mucho más, le ofrecemos a Fracttal Asset Cloud, como novedosa plataforma de gestión de activos y mantenimiento para el internet de las cosas, 100% en la nube y móvil la cual ofrece la solución para administrar los activos empresariales y gestionar el mantenimiento, en forma preventiva, correctiva y predictiva, controlar la mano de obra interna, los costos de inventario y servicios, ejecutar desde cualquier parte informes gerenciales e indicadores KPI’s para conocer en tiempo real los gastos o rendimiento de equipos.

FRACTTAL es el software CMMS/EAM especialmente diseñado para ayudar a organizaciones e instituciones de cualquier sector productivo o de servicios, a gestionar el mantenimiento de sus activos físicos. Cuenta con características únicas que facilitan la gestión de mantenimiento, y al mismo tiempo, posee una enorme versatilidad que le permite adaptarse a las necesidades de mantenimiento específicas de gestión de flotas, aparatología, equipos e instalaciones médicas, hotelería, smart grid o redes eléctricas inteligentes, y suministro de agua, entre otra otros.

Algunas de las funcionalidades más importantes son:

  1. Fracttal es una plataforma 100 % Web, esta se ejecuta totalmente en la nube, sin necesidad de instalaciones complejas.
  2. Fracttal cuenta con una aplicación móvil nativa Para Android y IOS para gestión y planificación de tareas y órdenes de trabajo en terreno, manejo de inventario, catálogo de activos, indicadores y solicitudes
  3. Fracttal maneja en un solo entorno la gestión de todos los activos: ubicaciones, equipos, repuestos y consumibles, herramientas y digitales.
  4. Además, Fracttal es 100% multiempresa y multisite permitiendo separar y asignar equipos, usuarios, almacenes, proveedores, planes de tareas etc. A una ubicación específica
  5. permite hacer auto implementación con importación masiva vía TXT o Excel tantas veces como desee de ubicaciones, equipos, repuestos, herramienta, recursos humanos, terceros etc.
  6. Cuenta con el respaldo global de una estrella empresa tecnología más grande del mundo, Microsoft.
  7. Conexión directa a sensores y sistemas de monitoreo de variables en tiempo real para realizar un verdadero mantenimiento basado en condición.
  8. Soporte técnico las 24 x 7 x 365 en español inglés y portugués.
  9. Reseñado en el cuadrante mágico del Frontrunners bajo la metodología Gartner como uno de los mejores software del mundo.
  10. Permite generar automáticamente órdenes de trabajo por N mediciones, por ejemplo: fecha, horas, kilómetros, Toneladas, eventos, etc.
  11. Permite configurar para cada tarea diferentes tipos de subtarea entre ellos checklist, validación, georreferencia, lecturas, número y texto.
  12. Fracttal permite generar orden de trabajo de tareas programadas cuando quieras hasta por dos años de antelación sin necesidad de trabajar con una camisa de fuerza de periodos.
  13. Fracttal cuenta con cientos de apps para integraciones nativas a cualquier sistema de tu empresa SAP, ERP, Sistema de Producción o monitoreo.
  14. Fracttal dispone de webinars gratuitos para todos los usuarios con la posibilidad realizar certificaciones sin costo.
  15. Diseñado para cumplir por completo con los requisitos de la norma ISO 55.000
  16. Fracttal cuenta con un modelo de software como servicio SaaS donde solo cancelas un pago recurrente mensual sin compromiso. 100% OPEX

La respuesta indudablemente es que, si una empresa prioriza el mantenimiento preventivo mediante un CMMS, logrará indiscutiblemente optimizar su modelo de negocios. Ahora bien, para ello requiere de un software de gestión de activos y mantenimiento altamente eficiente, 100% en la nube y móvil con la confiabilidad de verdaderos expertos en el área, y con ingenieros de soporte técnico disponibles a tiempo completo. Este servicio sólo lo ofrece Fracttal