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Cuales son los factores más importantes para la Implementación de un CMMS

Durante más de 15 años he tenido la oportunidad de poder colaborar en la implementación de sistemas de gestión del mantenimiento y activos físicos (CMMS) (EAM) en empresas de diferentes verticales como Hotelería, Farmacéuticas, Manufactura, Producción, Minería, Energía, Restaurantes y muchas más. 

Durante todos y cada uno de estos procesos he podido escuchar y aprender experiencias y conocimientos de directores, gerentes, técnicos y encargados de áreas de mantenimiento, producción, calidad etc.,  Platicando con ellos concordamos que la gran mayoría siempre ha escuchado las mismas excusas del personal a cargo de la implementación (CMMS). Palabras o frases que seguramente tu has escuchado si has estado involucrado en este tipo de procesos, como: Renuencia al cambio, complejidad de los procesos, para qué cambiar si así lo llevamos bien, en esta empresa es muy complicado no es cómo en las demás, esto llevará mucho tiempo, el sistema no se adapta a mis necesidades y un sin fin de frases o pretextos que nos complican las primeras labores y etapas de implementación de un sistema de gestión de activos y/o mantenimiento.

 Déjame compartir contigo mi experiencia y mostrarte que en realidad esto no debe de ser así, y que si bien esta labor requiere de cuidadoso planeamiento y colaboración de todos los involucrados de las diferentes áreas, la implementación de un (CMMS) puede ser tan sencilla o tan complicada como cada uno lo desea ver.

 Existen varios factores clave para una implementación exitosa de un CMMS, desde mi punto de vista los más importantes son los siguientes:

1.- Define tus necesidades ¿que requieres de un CMMS?

La contratación de un CMMS no deberá de tomarse a la ligera y menos cuando estamos iniciando o mejorado los procesos de nuestro departamento o área de mantenimiento, la mala elección de un CMMS puede ser la causa principal de porque nuestra implementación pudiera fracasar, al elegir un CMMS te recomiendo hacerte estas 5 principales preguntas:

 ¿Cuáles son mis necesidades principales y que deseo que cubra un CMMS?

¿Cuáles son los procesos críticos que deseo que mi CMMS cubra?

¿EL CMMS me ofrece 100% Movilidad?

¿El CMMS se puede integrar fácilmente con otras soluciones o herramientas actuales de mi empresa?

¿El CMMS Es transversal, puedo controlar y gestionar cualquier tipo de activos y tipos de mantenimiento?

  2.- Planifica tu Proyecto.

Haz lo posible por no dejar ningún cabo suelto:

Determina cuales son lo alcances de tu proyecto y los tiempos de los responsables de cada uno de los procesos que se asignan.

Ten claro cuales son los indicadores o KPI`s que deseas obtener.

 Define el detalle de los datos a recolectar, por ejemplo, cómo se codifican tus activos (Equipos, Ubicaciones, Vehículos, Herramientas y Suministros)

 Desde mi punto de vista el segundo causante de una mala gestión de activos o fracaso de implementación de un CMMS tiene que ver sin duda con una mala creación de los planes de mantenimiento, por ello es importante que definas el nivel de despiece y detalle al que deseas llegar en la generación de tus planes de mantenimiento, recursos a utilizar, etc.

 Una mala configuración y calendarización de tus planes de mantenimiento te puede llevar a un retraso considerable en tu implementación y a trabajar doble en esta etapa.

3.- Prepara el terreno para tu implementación (Concientizar al personal)

 Es muy importante concientizar al personal de los “BENEFICIOS” que la implementación de un CMMS traerá como consecuencia en sus labores cotidianas, reducción de mantenimientos correctivos, control de tiempos, obtención de información de manera rápida y eficaz, reducción en el cálculo de indicadores, etc. 

4.- Aplica una regla de 3 soluciones para un problema.

Desde mi lugar de trabajo, hasta la intervención en procesos de implementación, cada vez que algún colaborador me presenta un problema o una situación que requiere de una toma de decisión, siempre le pido que además de presentar la necesidad, pueda presentar tres posibles soluciones al problema, esto ayudará en primer lugar a que el responsable se sienta más involucrado, y sobre todo a crear una mentalidad y actitud proactiva.

5.- Define tu calendario de metas, compromisos y responsables.

Procura siempre trabajar con un calendario de actividades (Diagrama de Gantt) este punto es muy importante y te puedo decir que en gran medida es parte del éxito de tu proyecto, todo aquello que no se documenta y se comparte con el personal es información de metas y procesos que se pueden perder en el trayecto, es por eso que siempre es importante mantener notificados a los involucrados de los procesos y metas a cumplir sobre todo si hay cambios durante la implementación, el líder del proyecto será uno de los pilares más importantes al verificar que las actividades planeadas se lleven a cabo, y aplicar las acciones correctivas pertinentes en caso de no lograr las fechas estipuladas.

6.- Levantamiento y carga de información

 El levantamiento de inventario de tus activos físicos es sin duda una labor titánica, de aquí dependerá en gran medida la información con la que puedas trabajar y obtener información de tu CMMS, muchas de las empresas en las que he implementado siempre preguntan cuánto tiempo demora esta tarea, la verdad es que es muy complicado poder definir un tiempo para esta labor, ya que dependerá de diferentes datos como; cantidad de activos, detalle de información a recolectar, cantidad de tiempo disponible para esta tarea, número de personal involucrado,entre otras más.

 Una vez que cuentes con la recolección de tu información siempre sugiero que esta entre en una etapa de revisión por los involucrados, inclusive por el personal técnico que trabajará a diario con el CMMS, el cargar la información sin esta previa revisión pudiera tener consecuencias como recaptura de datos o mal interpretación de conceptos.

 7.- Pruebas en Frío y liberación

Lanzar a operación tu CMMS una vez cargada la información sin haber realizado pruebas de verificación es algo que no recomiendo, siempre es importante que consideres un rango de fechas para pruebas piloto a tu consideración, que te darán la oportunidad de poder ajustar los procesos con deficiencias e información antes de comenzar a generar tus OTs y atender tus primeras tareas con éxito.

8.- Capacitación y Seguimiento.

 Sin duda alguna la capacitación es una de las actividades más importantes y que no puede faltar en la implementación de un CMMS, aunque muchas empresas suponen que pueden implementar y aprender por su propia cuenta la operación de su CMMS, al final se darán cuenta que la curva de aprendizaje y el tiempo de implementación se reduce considerablemente cuando permite que el experto en el manejo del CMMS comparta los conocimientos y experiencias adquiridas, además contar con el respaldo de personal con amplia experiencia garantizará durante la  implementación y el seguimiento constante de su proceso, el éxito del proyecto.

Desde mi punto de vista Fracttal es un CMMS 100% transversal que te facilita la implementación durante todo su proceso, además de ser 100% Móvil y muy intuitivo para los administradores y operadores del área de mantenimiento.

Si actualmente te encuentras en un proceso de selección de un CMMS o simplemente deseas mejorar tu proceso actual, porque cuentas con una solución obsoleta, estoy seguro de que Fracttal te ayudar a lograr tus objetivos en un corto plazo.

 Fabián Mendoza Contreras

Country Manager

Fracttal México

www.fracttal.com