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Cuáles son los factores claves al implementar un GMAO

Durante más de 15 años he tenido la oportunidad de colaborar en la implementación de sistemas de gestión del mantenimiento y activos físicos CMMS/GMAO en empresas de diferentes verticales como Hotelería, Farmacéuticas, Manufactura, Producción, Minería, Energía, Restaurantes y muchas más. 

Durante todos y cada uno de estos procesos he podido escuchar y aprender experiencias y conocimientos de directores, gerentes, técnicos y encargados de áreas de mantenimiento, producción, calidad etc. Platicando con ellos, concordamos que la gran mayoría siempre ha escuchado las mismas excusas del personal a cargo de la implementación GMAO. Palabras o frases que seguramente tu has escuchado si has estado involucrado en este tipo de procesos, como: resistencia  al cambio, complejidad de los procesos, "para qué cambiar si así lo llevamos bien", "en esta empresa es muy complicado no es cómo en las demás", "esto llevará mucho tiempo", "el sistema no se adapta a mis necesidades", y un sin fin de pretextos que nos complican las primeras etapas de implementación de un sistema de gestión de activos y/o mantenimiento.

Déjame compartir contigo mi experiencia y mostrarte que en realidad esto no debe de ser así, y que si bien esta labor requiere de un cuidadoso planeamiento y colaboración de todos los involucrados de las diferentes áreas, la implementación de un CMMS/GMAO puede ser tan sencilla o tan complicada como cada uno lo desea ver.

Pero antes de comenzar, ¿sabes qué es un CMMS/GMAO y cuáles son sus principales ventajas? Si es así, continuamos... Existen varios factores clave para una implementación exitosa de un CMMS/GMAO, desde mi punto de vista los más importantes son los siguientes.

1. Define tus necesidades ¿Qué requieres de un CMMS/GMAO?

La contratación de un CMMS no deberá de tomarse a la ligera y menos cuando estamos iniciando o mejorado los procesos de nuestro departamento o área de mantenimiento. La mala elección de un CMMS/GMAO puede ser la causa principal de porque nuestra implementación pudiera fracasar. Al elegir un CMMS recomiendo hacerte estas 5 principales preguntas:

  • ¿Cuáles son mis necesidades principales?
  • ¿Cuáles son los procesos críticos que deseo que cubra mi CMMS?
  • ¿EL CMMS me ofrece 100% movilidad?
  • ¿El CMMS se puede integrar fácilmente con otras soluciones o herramientas actuales de mi empresa?
  • ¿El CMMS es transversal, puedo controlar y gestionar cualquier tipo de activos y tipos de mantenimiento?

  2. Planifica tu proyecto.

Haz lo posible por no dejar ningún cabo suelto:

  • Determina cuales son los alcances de tu proyecto y los tiempos de los responsables de cada uno de los procesos que se asignan.
  • Ten claro cuales son los indicadores o KPIs que deseas obtener.
  • Define el detalle de los datos a recolectar, por ejemplo: cómo se codifican tus activos (equipos, ubicaciones, vehículos, herramientas y suministros)

Desde mi punto de vista, el segundo causante de una mala gestión de activos o fracaso de implementación de un CMMS tiene que ver sin duda con una mala creación de los planes de mantenimiento, por ello es importante que definas el nivel de despiece y detalle al que deseas llegar en la generación de tus planes, recursos a utilizar, etc. Una mala configuración y calendarización de tus planes de mantenimiento te puede llevar a un retraso considerable en tu implementación y a trabajar doble en esta etapa.

3. Prepara el terreno para tu implementación (Concientizar al personal).

Es muy importante concientizar al personal de los “beneficios” que la implementación de un CMMS traerá como consecuencia en sus labores cotidianas, como reducción de mantenimientos correctivos, control de tiempos, obtención de información de manera rápida y eficaz, reducción en el cálculo de indicadores, etc. 

4. Aplica una regla de 3 soluciones para un problema.

Desde mi lugar de trabajo hasta la intervención en procesos de implementación, cada vez que algún colaborador me presenta un problema o una situación que requiere de una toma de decisión, siempre le pido que además de presentar la necesidad, pueda presentar tres posibles soluciones al problema. Esto ayudará en primer lugar a que el responsable se sienta más involucrado y sobre todo a crear una mentalidad y actitud proactiva.

5. Define tu calendario de metas, compromisos y responsables.

Procura siempre trabajar con un calendario de actividades (diagrama de Gantt). Este punto es muy importante y te puedo decir que en gran medida es parte del éxito de tu proyecto, todo aquello que no se documenta y no se comparte con el personal es información de metas y procesos que se pueden perder en el trayecto. Es por eso que es importante mantener notificados a los involucrados de los procesos y las metas a cumplir, sobre todo si hay cambios durante la implementación, ya que el líder del proyecto será uno de los pilares más importantes al verificar que las actividades planeadas se lleven a cabo y aplicar las acciones correctivas pertinentes en caso de no lograr las fechas estipuladas.

6. Levantamiento y carga de información.

El levantamiento de inventario de tus activos físicos es sin duda una labor titánica. De aquí dependerá en gran medida la información con la que puedas trabajar y obtener información de tu CMMS, muchas de las empresas en las que he implementado siempre preguntan cuánto tiempo demora esta tarea, la verdad es que es muy complicado poder definir un tiempo para esta labor, ya que dependerá de diferentes datos como la cantidad de activos, el detalle de información a recolectar, la cantidad de tiempo disponible para esta tarea, el número de personal involucrado, entre otras.

Una vez que cuentes con la recolección de tu información siempre sugiero que esta entre en una etapa de revisión por los involucrados, inclusive por el personal técnico que trabajará a diario con el CMMS. Cargar la información sin esta previa revisión puede tener consecuencias como recaptura de datos o mal interpretación de conceptos.

7. Pruebas en frío y liberación.

Lanzar a operación tu CMMS una vez cargada la información sin haber realizado pruebas de verificación es algo que no recomiendo, siempre es importante que consideres un rango de fechas para pruebas piloto a tu consideración, que te darán la oportunidad de poder ajustar los procesos con deficiencias e información antes de comenzar a generar tus OTs y atender tus primeras tareas con éxito.

8. Capacitación y seguimiento.

Sin duda alguna la capacitación es una de las actividades más importantes y que no puede faltar en la implementación de un CMMS, aunque muchas empresas suponen que pueden implementar y aprender por su propia cuenta, al final se darán cuenta que la curva de aprendizaje y el tiempo de implementación se reduce considerablemente cuando permite que el experto en el manejo del CMMS comparta los conocimientos y experiencias adquiridas. Además, contar con el respaldo de personal con amplia experiencia garantizará durante la implementación y el seguimiento constante de su proceso, el éxito del proyecto.

Desde mi punto de vista Fracttal One es un CMMS/GMAO 100% transversal que facilita la implementación durante todo su proceso, además de ser 100% móvil y muy intuitivo para los administradores y operadores del área de mantenimiento.

Si actualmente te encuentras en un proceso de selección de un CMMS o simplemente deseas mejorar tu proceso actual porque cuentas con una solución obsoleta, estoy seguro de queFracttal One te ayudará a lograr tus objetivos en un corto plazo.

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