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Cómo hacer seguimiento de una orden de trabajo

Una orden de trabajo (OT) es, en líneas generales, es un documento que contiene todas las instrucciones de un servicio a realizar, especificando pasos, insumos, presupuestos, responsables y plazos de ejecución. 

En el ámbito de la gestión de mantenimiento, las generamos para realizar acciones preventivas y/o correctivas, incluyendo información sobre el activo a intervenir. Una vez ejecutadas, se almacenan en un registro histórico.  

La importancia de las órdenes de trabajo radica en que ayudan a mejorar la planificación empresarial y potencian la eficiencia. En la gestión del mantenimiento de activos, brindan la posibilidad de rastrear y monitorear el progreso de las acciones a realizar y entregan información clave para la toma de decisiones, como la causa de la falla en el activo y materiales, piezas, horas y mano de obra necesarios. De ahí, es imprescindible realizar un seguimiento continuo.  

Qué herramientas debemos utilizar

Actualmente es muy sencillo. Solo necesitamos de un software especializado en gestión de mantenimiento (CMMS o GMAO). Este ofrece un módulo de Órdenes de Trabajo en el que encontramos disponibles -para consulta y toma de decisiones- todas las OT activas, pendientes de ejecución, ya ejecutadas y listas para ser archivadas en el registro histórico. 

En el sistema encontramos un panel en el que es posible planificar y asignar tareas pendientes a los técnicos, así como validar su ejecución y administrar las piezas, herramientas o servicios. Además, permite el monitoreo de cada orden de trabajo generada, junto con la posibilidad de automatizar el control del tiempo de cada una de ellas, registrando sus diversas etapas (inicio, pausa, reanudar y finalizar). 

Un control total que se complementa con la automatización de la gestión de notificaciones asociadas a los cambios en el estado de cada una de las órdenes de trabajo activas.  

¿Cómo realizar una orden de trabajo en un sistema CMMS? 

Una vez claro cómo hacer seguimiento de órdenes de trabajo con un buen sistema de gestión de mantenimiento, generarlas es muy fácil. A través de un panel Kanban podemos acceder a una columna de tareas pendientes, en la cual es posible reprogramar y crear OTs mediante unos cuantos clics. 

Esta automatización de las órdenes de trabajo es una aliada estratégica para optimizar los resultados del departamento de mantenimiento, especialmente en lo que respecta a acciones reactivas, lo que deriva en un incremento de la productividad de la empresa. Consideremos que entre más rápido se genere y entregue la OT al responsable, más pronto se pondrá a funcionar el activo intervenido, evitando tiempos de inactividad que merman la capacidad productiva de manera considerable. 

Fracttal: simplificando la gestión del mantenimiento 

Luego de haber revisado cómo realizar una orden de trabajo en un software de mantenimiento, te preguntarás ¿cómo saber qué sistema es el más conveniente? Aquí, debemos considerar características como usabilidad de la herramienta, funcionalidades, integraciones, soporte y, desde luego, que opere en la nube. Esto y mucho más lo encuentras en Fracttal One, el software de gestión de mantenimiento que necesitas en tu empresa. 

Se trata de una plataforma 100% online para la gestión de activos que integra las funcionalidades y beneficios de un software CMMS. Así, permite asignar órdenes de trabajo de forma automática y monitorearlas a lo largo del su ciclo de vida, mientras genera valiosos informes con KPIs previamente determinados.

Adicionalmente, podemos integrarlo con cualquier ERP y apoyarnos en el Internet of Things o Internet de las Cosas (IoT) para optimizar las labores de mantenimiento predictivo, fortaleciendo la toma de decisiones mediante el uso de analítica avanzada. Y puesto que opera en la nube, su instalación y acceso es sumamente simple, potenciando el dinamismo en las operaciones y un rápido acceso a datos de valor, claves para sustentar la toma de decisiones.

¿Quieres conocer más? Solicita una demo gratis y únete a la era del mantenimiento inteligente con Fracttal One.