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6 razones por las que debes implementar un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM)

En tu empresa es común tener estantes llenos de papeles y carpetas, Órdenes de Trabajo perdidas, no tener control sobre las garantías de tus equipos o los de tus clientes, no saber cuales son las tareas pendientes por realizar y como invierten los técnicos su tiempo, no tener control sobre el inventario de repuestos y herramientas, no conocer cuales son las fallas más frecuentes y como evitarlas, ignorar el costo de las paradas imprevistas, desconocer cual es la vida útil de los activos, etc, etc, si te sentiste identificado… ¡No estas solo!. Según Gartner el 90% de las empresas no cuentan con una solución apropiada para la gestión del mantenimiento de sus activos físicos, número que es aún mayor en las pequeñas y medianas empresas. Generalmente, las Pymes se encuentran muy poco tecnificadas en lo que a gestión de mantenimiento se refiere. En el mejor de los casos, utilizan hojas de cálculo o incluso registros manuales en lápiz y papel, lo que claramente les impide cuidar adecuadamente la salud de sus activos físicos.

Esto se debe, en parte, a que los software de gestión de mantenimiento tradicionales requieren instalaciones complejas, son difíciles de usar e implementar y son sumamente costosos. Este escenario, ha cambiado radicalmente en los últimos años, donde la evolución impulsada por la aparición de diversas Startups de software, ha hecho mucho más accesible este tipo de tecnología para las Pymes. Dicha evolución se ha caracterizado por una transformación digital y popularización de software totalmente alojado en la nube, permitiendo ofrecer a los clientes modelos de software como servicio SaaS y no la compra de una licencia.

Es sorprendente presenciar cómo una PYME, que implementa un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM) y aplica un adecuado plan de mantenimiento, comienza rápidamente a evidenciar los beneficios que esto aporta a su negocio.

Un plan de mantenimiento es un conjunto de tareas proactivas que se realizan regularmente a intervalos predeterminados de fechas o lecturas, para evitar fallas en los activos. El plan de mantenimiento es entonces una parte crítica del mantenimiento de cualquier empresa, de hecho, cuidar adecuadamente la salud de los activos puede ayudar a reducir no solo los costos de mantenimiento, sino también a aumentar la rentabilidad del negocio en general.

Un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM) no solo ayuda a configurar un adecuado plan de mantenimiento que permita generar automáticamente las Órdenes de Trabajo y asignarlas a los responsables, sino que además es el cerebro que permite tener un control global del área: registro y control de equipos, localizaciones, proveedores y contratistas, manejo de bodega de repuestos y herramientas, gestión de tareas y solicitudes, administración de garantías, monitoreo de condiciones, entregando finalmente inteligencia con indicadores de gestión para la toma de decisiones.

Un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM) sustituye el control manual y disminuye dramáticamente el margen de error que éste conlleva, puesto que dota de inteligencia a la organización, ayudando a generar índices estadísticos precisos, que permiten llevar a cabo tanto una buena gestión de activos físicos, como la toma de decisiones basadas en evidencias reales y objetivas.

Si una PYME aún lleva ordenes de trabajo en papel y ha dependido siempre del mantenimiento correctivo (es decir, esperando que el equipo falle o muestre signos de daños para realizar reparaciones), estas son solo algunas de las razones por las que debería considerar urgentemente implementar un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM):

1. Mejorar la Seguridad.

La seguridad es un elemento de importancia capital dentro de la industria. Quizás la razón más importante para invertir en un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM), es mejorar la seguridad en los equipos e instalaciones. Las fallas en los activos físicos no solo pueden acarrear reparaciones costosas, sino que, dependiendo del tipo de equipo, una falla catastrófica también podría causar daños físicos al personal de la empresa. Por ejemplo, si una manguera gastada que bombea materiales peligrosos falla repentinamente, esto podría lesionar gravemente a un operador.

Esto no solo causaría daños a las instalaciones y detendría la producción, sino que también estaría expuesta la empresa a ser demandada debido a negligencia. Vemos entonces por qué un adecuado plan de mantenimiento bajo control, se convierte en una necesidad para garantizar que se mantenga un entorno de trabajo seguro y eficiente.

2. Extender la vida útil de los activos.

Una de las razones más importantes que cualquier Pyme ha de contemplar para invertir en un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM) y realizar un adecuado plan de mantenimiento, es que puede ayudar a extender la vida útil de los activos. Cuando el equipo se descuida y no se mantiene adecuadamente, puede disminuir drásticamente su vida útil, lo que implica un incremento inmediato en gastos relacionados a sustitución de equipos y acondicionamiento de plantas productivas. Si bien en muchas Pymes se tiende a pensar que un mantenimiento adecuado no realizado implica un ahorro de dinero, el hecho es que esto puede tener el efecto contrario. El tiempo y el dinero que se invierte en el mantenimiento de los activos extenderán su vida útil, lo que puede ahorrar una gran cantidad de dinero a largo plazo, ya que no tendrán que reemplazar él activo con tanta frecuencia. Así mismo, cuando la vida útil de un activo o equipo se extiende a su máxima expresión, la Pyme se hace mucho más sustentable y amigable con el medio ambiente, puesto que disminuye también la cantidad de activos desincorporados que se convierten automáticamente en desechos.

3. Incrementar la productividad.

No solo las averías inesperadas pueden causar una disminución en la productividad, sino que la falta de mantenimiento regular también puede hacer que el activo pierda su eficiencia con el tiempo. Después de un uso continuo, todos los equipos y dispositivos comenzarán a deteriorarse en su funcionalidad, haciéndolos menos eficientes y confiables. Si bien el deterioro suele ser lo suficientemente lento como para no notar rápidamente cambios significativos, es probable que eventualmente note una caída en la producción. Sin embargo, gran parte de este deterioro puede evitarse invirtiendo en un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM), realizando un plan de mantenimiento preventivo y programando órdenes de trabajo en el momento adecuado. Al cuidar los activos físicos, puede ralentizar este proceso de deterioro, que puede ayudarlo a maximizar la productividad.

4. Evitar retrasos en la producción.

Es posible que, esperar hasta que un activo muestre signos de problemas o se descomponga por completo antes de realizar el mantenimiento necesario, termine ocasionando que un equipo crucial quede inutilizable durante un período de tiempo significativo. Esto puede implicar una caída en la producción generando retrasos importantes, ventas perdidas, pérdida de contratos y la directa disminución de los ingresos. Por lo tanto, si bien la implementación de un plan de mantenimiento puede parecer un gasto innecesario, el mantenimiento preventivo en realidad debe verse como una inversión que ahorra costos en la estabilidad futura de la Pyme. En este punto es importante realizar una aclaración y es que no en todos los casos una estrategia de mantenimiento correctivo es un enfoque negativo, hay situaciones donde operar el activo hasta la falla es una estrategia correcta dependiendo de la relación riesgo/rentabilidad. Por ejemplo, la relación riesgo/rentabilidad de que falle una lámpara en una oficina administrativa, es muy diferente a que falle una lámpara en el quirófano de un hospital en medio de una operación.

5. Evitar reparaciones mayores.

Al implementar un correcto plan de mantenimiento y usar un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM) , se incurrirá en menos reparaciones importantes. El hecho es que todos los problemas de mantenimiento empeoran con el tiempo, y cuanto más tiempo nos demoramos en solucionar un problema, más daño puede causar. Depender del mantenimiento correctivo resultará en realizar el mantenimiento con menos frecuencia, pero esto probablemente también ocasionará que el activo se descomponga y requiera reparaciones costosas y complejas.

Puede ser bastante frustrante tener el activo averiado solo para descubrir que lo que pudo ser una solución menor en su momento, ahora es un problema importante. El mantenimiento preventivo permite abordar pequeños problemas a lo largo del tiempo, lo que puede evitar problemas importantes y hacer que el mantenimiento sea menos costoso y más fácil de manejar a largo plazo.

6. Reducir los costos totales de mantenimiento.

En general, existe la idea errónea de que el mantenimiento preventivo costará mucho dinero y es un gasto innecesario. Sin embargo, el mantenimiento preventivo y proactivo generalmente tiene el efecto contrario, ya que se ha demostrado que reduce los costos de mantenimiento del equipo al permitir detectar problemas pequeños antes de que se conviertan en problemas mayores. Invertir en mantenimiento y reparaciones regulares y de bajo costo puede ayudar a garantizar que los activos no requieran reparaciones costosas en el futuro, y puede ahorrar una gran cantidad de dinero con el tiempo al evitar tener que reemplazar equipos costosos prematuramente. Como se puede apreciar, un plan de mantenimiento adecuado es esencial para garantizar que los activos físicos funcionen de manera eficiente y segura. Además, un enfoque proactivo para el mantenimiento ayudará a ahorrar dinero en reparaciones y reemplazos. Sin embargo, planificar un programa de mantenimiento preventivo y determinar qué se debe hacer y cuándo se debe hacer puede ser extremadamente difícil, ya que tendrá que rastrear los datos manualmente para determinar cuándo se debe realizar el mantenimiento en función del tiempo y los datos de uso. 

Aquí es donde las herramientas de software de Enterprise Asset Management (EAM) son esenciales para las Pymes.

Un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM) no es una pócima mágica que va a resolver todos los problemas del área de mantenimiento de la Pyme, pero sí que le ayudará a planificar, rastrear y optimizar las actividades de mantenimiento para garantizar que el activo permanezca funcionando a máxima capacidad y generando niveles óptimos de productividad. Si su empresa no utiliza aún un Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM) para ayudarlo a administrar sus programas de mantenimiento, es posible que se sorprenda al descubrir los beneficios que estos programas pueden proporcionar.

Hablando de Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS/EAM), en FRACTTAL nos hemos enfocados en desarrollar todas las herramientas necesarias para administrar eficientemente todos los aspectos de la gestión de mantenimiento de una empresa. FRACTTAL se ejecuta 100% en la nube, es fácil de usar y de implementar, elimina completamente el papel con la App móvil para técnicos, clientes y administradores, y además tiene planes de suscripción accesibles para Pymes e incluso contamos con FRACTTAL Community que es una versión completamente gratuita para empresas personales, emprendedores y micro empresas.

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