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Diferencias entre gestión de activos físicos y gestión de mantenimiento

La gestión de activos físicos y la gestión de mantenimiento son actividades interdependientes, por lo que a menudo pueden llegar a confundirse.

Parece razonable, pues comparten tanto la responsabilidad por la confiabilidad de los activos, como el objetivo de generar valor a la organización. Sin embargo, se trata de dos disciplinas diferentes, y resulta conveniente comprender por qué se distinguen.

 

Gestión de activos

Los activos de una empresa comprenden todo el conjunto de recursos tangibles e intangibles que tienen valor, actual o potencial, para ayudarle a cumplir con sus objetivos organizacionales.

La gestión de los activos es determinante para el éxito de una organización, pues se encarga de controlar y administrar el valor de los activos tangibles e intangibles, integrándolo al valor propio de la empresa y a su crecimiento, enriqueciéndola en su conjunto.

Entre los activos tangibles se contemplan los recursos económicos de la empresa, todos los equipos y maquinarias, así como los inmuebles, las instalaciones, la materia prima de la producción, los productos, el stock y los recursos naturales entre otros.

En cuanto a los activos intangibles, se hace referencia a todo el conocimiento desarrollado dentro de la organización, sobre sus procesos y métodos de producción, así como las licencias, patentes, franquicias, derechos de autor y el valor de la marca registrada, que depende a su vez de la preferencia y buena opinión de una base de clientes satisfechos y leales al producto. Así mismo, incluye el valor del conocimiento, entrenamiento, experticia e incluso motivación de sus recursos humanos.

 

Gestión de activos físicos

 La gestión de activos físicos administra todo el ciclo de vida útil de los activos tangibles, desde su incorporación hasta su desincorporación. Se ocupa de planificar y controlar todo lo referente a los equipos, maquinarias, vehículos, instalaciones, inmuebles, materia prima, stock, etc., diseñando los planes estratégicos bajo los cuales habrá de operar la organización, y alineando políticas, definiendo procedimientos, organizando y asignando roles, tareas y responsabilidades respecto al uso, manejo y aprovechamiento de los mismos.

Inicia en los niveles generales de dirección, y comprende desde la investigación o diseño previo a la adquisición o construcción de los mismos (ya sea que se trate de equipos, maquinarias, instalaciones o inmuebles), hasta el destino final luego de su desincorporación.

Desde el momento en que el diseño y la adquisición de los activos se ajusta a dichas políticas y planes organizacionales,  comienza la construcción de la confiabilidad de los activos físicos; la vida útil de un activo inicia desde el momento en que se determina cuál de las opciones disponibles es la que mejor se adapta a los estándares de calidad, al rubro, a las necesidades y exigencias de producción de la organización, pero sobre todo, cuál de ellas es la que por su diseño, calidad y confiabilidad puede reducir al mínimo los costos de posesión durante su ciclo de vida.

La gestión de los activos físicos identifica los riesgos y ventajas relacionados a la adquisición y tenencia de los activos, y planifica cada una de las etapas de su ciclo de vida entre los que no solo se cuenta su adquisición, operación y disposición final, sino también su mantenimiento.

Corresponde a la gestión de los activos físicos determinar qué tipo de mantenimiento habrá de implementarse en la organización, ya sea reactivo, preventivo, predictivo o una combinación entre ellos, así como plantear las políticas bajo las que habrá de estructurarse el departamento de gestión de mantenimiento.

 

Gestión de mantenimiento

Evitar y revertir, en la medida de lo posible, los efectos de desgaste por uso y por el paso del tiempo en los activos físicos de la organización, es el núcleo central de la gestión de mantenimiento de una organización. De este núcleo se derivan cuatro objetivos fundamentales:

  • Disponibilidad de los equipos: debe garantizar que las instalaciones, equipos y activos en general, se mantengan en óptimo estado, evitando así paradas no planificadas que pueden generar enormes retrasos y pérdidas a la empresa.
  • Confiabilidad de los equipos: este objetivo se deriva del anterior, y consiste en garantizar que los equipos cumplan con las horas y cuotas de producción previstas para generar valor dentro de la organización.
  • Vida útil de los equipos: a mayor efectividad de la gestión de mantenimiento, evitando el desgaste de los equipos, instalaciones y activos físicos en general, mayor será el tiempo de utilidad para ayudar a alcanzar objetivos de producción y crecimiento de la organización, lo que se traduce finalmente en un mayor retorno de la inversión, y mayor generación de ganancias y de valor.
  • Disminución de los costos: consiste en evitar tanto pérdidas como gastos imprevistos, ya sea por tiempo de parada no programada en la que se pierden materiales, tiempo de trabajo y mano de obra, como por las reparaciones reactivas que, en la mayoría de los casos, pueden resultar mucho mayores al costo del mantenimiento programado y preventivo.

En tal sentido, la gestión de mantenimiento es responsable de definir y asignar las tareas, almacenar y organizar toda la información esencial sobre los activos físicos y colocarla a disposición del equipo de trabajo. Así mismo, controla la ejecución de las tareas y garantiza el cumplimiento regular y programado de las actividades relacionadas al cuidado de los activos físicos.

 

Gestión de mantenimiento no es gestión de activos físicos

 Tal como hemos mencionado al comienzo de este artículo, la gestión de activos físicos y la gestión de mantenimiento se encuentran íntimamente relacionadas, sin embargo, se trata de dos actividades diferentes en vista de que:

  • Los objetivos de la gestión de mantenimiento son más específicos que los de la gestión de los activos físicos. Es correcto decir que, en cierto sentido, la gestión de los activos físicos abarca temporal y conceptualmente a la gestión de mantenimiento. Mientras la gestión de mantenimiento ocurre en un momento intermedio de la vida útil del activo, la gestión de los activos físicos comprende el inicio, el final de la vida útil del activo, su etapa intermedia (que comprende la necesidad de mantenimiento y la generación de valor), e incluso la reposición del activo desincorporado.
  • La confiabilidad de los equipos se construye desde el momento inicial en que la gestión de los activos físicos planifica, diseña y realiza la adquisición o construcción de los activos. En tal sentido, determina la medida del éxito o fracaso de la gestión de mantenimiento.
  • Aunque el departamento de gestión de mantenimiento se encarga de planificar, ejecutar y hacer seguimiento de todas las tareas de mantenimiento que se efectúan sobre los activos, la estrategia general por la que ha de regirse el departamento es diseñada desde la gestión de activos físicos, e inicia en el momento en que se define y diseña el tipo de activos e instalaciones de la organización, así como sus características, materiales, disponibilidad de repuestos, piezas y partes, así como su presupuesto.
  • El diseño y alineación de las políticas de gestión de los activos físicos, determina la manera en que los diferentes departamentos de la organización han de integrarse en el trabajo colaborativo que ayude a la organización al cumplimiento de sus metas. La gestión de mantenimiento, en cambio, es uno de los departamentos a integrarse en dicho cumplimiento de objetivos.

Parece claro entonces que, aunque dichas actividades se ocupan de garantizar la confiabilidad de los activos y la generación de valor para la organización, a través de ellos, ambas se distinguen entre sí claramente, tanto por el alcance como por la extensión de sus objetivos.

 

FRACTTAL para gestión de activos físicos y gestión de mantenimiento

 Tanto la gestión de los activos físicos como la gestión de mantenimiento son actividades complejas. Implican un alto nivel de planificación, el manejo de grandes cantidades de información y el control de los diversos tipos de activo.

FRACTTAL es el software CMMS/EAM diseñado especialmente para ayudar a las empresas de cualquier sector productivo y tamaño, a gestionar sus activos físicos y mantenimiento. Facilita una gestión sencilla y organizada, el trabajo en equipo, la trazabilidad de la data, las auditorías y el uso eficiente de los recursos financieros.

Permite el almacenamiento ordenado de la información, manteniéndola disponible todo el tiempo desde cualquier ubicación, ayudando a organizar, asignar y seguir el cumplimiento de las tareas de mantenimiento. FRACTTAL también genera informes en tiempo real, que resultan de gran utilidad para el seguimiento y la toma de decisiones capitales, tanto para la gestión de activos como para la gestión de mantenimiento.

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