Los costos de mantenimiento son todos los gastos asociados a mantener los activos físicos en condiciones óptimas de funcionamiento: mano de obra, repuestos, servicios subcontratados, software, tiempo de inactividad y pérdidas indirectas. En empresas industriales representan entre el 25% y el 35% del presupuesto anual de inventario y, cuando no se controlan, pueden superar los 125.000 USD anuales solo en costos por paradas no planificadas (encuesta ABB).
Esta guía te muestra cómo calcularlos, clasificarlos (CapEx / OpEx), compararlos con benchmarks de tu industria y qué hacer cuando se disparan. Incluye calculadora y dashboard descargable al final.
Los costos de mantenimiento representan todos los gastos que son el resultado de sus esfuerzos por mantener los activos físicos en condiciones óptimas de funcionamiento. Ya sea un motor, una bomba centrifuga, o instalaciones físicas, cualquier activo que demande mantenimiento regular conlleva costos asociados
Mantener bajo control los costos dentro de las operaciones de mantenimiento es importante para garantizar el equilibrio financiero de la empresa. Existen diversos costos de mantenimiento asociados como:
⏱️ Tiempos de inactividad de los equipos.
👷 Mano de obra (Planificadores, supervisores y técnicos).
📦 Almacenamiento y gestión de inventario.
Al final, queremos saber:
Cuánto se gasta en mantenimiento y cómo esto se traduce en términos de disponibilidad de los equipos.
La fórmula base es:
Costo por downtime = (Costo laboral/hora + Costo de reparación/hora + Ingresos perdidos/hora + Costos indirectos/hora) × Tiempo de inactividad
Donde:
Costo laboral/hora: técnicos asignados + supervisión + horas extra
Costo de reparación/hora: repuestos urgentes + herramientas + subcontratación
Ingresos perdidos/hora: producción no realizada valorada a precio de venta
Costos indirectos/hora: penalizaciones contractuales, horas de recuperación, desperdicios, impacto en calidad
Este número se convierte en el argumento maestro para justificar cualquier inversión en mantenimiento predictivo.
El costo por downtime, o tempo de inactividad, implica una evaluación exhaustiva de todos los gastos incurridos durante el tiempo de inactividad de un activo después de que este falla y queda fuera de servicio.
Calcular de manera precisa los costos por tiempo de inactividad implica considerar no solo los gastos directos de reparación, sino también los costos indirectos y factores intangibles que pueden afectar a la organización.
| Tipo | Qué incluye | Cómo se controla |
|---|---|---|
| Directos | Mano de obra, repuestos, herramientas, servicios subcontratados | Registrados por OT en el GMAO |
| Indirectos | Energía, almacenamiento de inventario, software, supervisión | Prorrateados por activo o centro de costo |
| Por tiempo de inactividad | Producción perdida, penalizaciones, horas extra de recuperación | Calculados con coste/hora del activo × tiempo parado |
| Ocultos | Inventario excesivo, compras urgentes, rotación, retrabajos | Visibles solo con trazabilidad en sistema unificado |
A continuación, mencionamos algunos de ellos:
En primer lugar, es importante tener en cuenta los gastos relacionados con el tiempo que los técnicos de mantenimiento dedican a reparar un activo desde el momento en que falla hasta que vuelve a estar en funcionamiento. Para calcular los costos laborales durante el tiempo de inactividad, solo multiplicas el número de horas que cada técnico dedicó a las reparaciones por su salario por hora.
Mano de obra (Downtime) = Cantidad de horas en mantenimiento x Salario / hora del técnico.
En segundo lugar, encontramos los costos por reemplazo o reparación de los equipos. Si vamos a los costos de reparación, estos pueden ser obtenidos de las órdenes de trabajo realizadas específicamente en cada uno de los activos por un periodo específico de tiempo. Es decir, se pueden obtener el costo total por piezas usadas y el valor de la mano de obra.
Por otra parte, si el activo necesita ser reemplazado porque su mantenimiento cada vez es más elevado, el indicador CPMV o Costo Total de Mantenimiento Como Porcentaje del Valor de Reemplazo del Activo, juega un papel importante.
El CPMV es la cantidad de dinero gastada anualmente en el mantenimiento de los activos, dividida por el Valor de Reemplazo del Activo, expresando su valor como un porcentaje. Es decir:
CPMV (%) = (Costo Total de Mantenimiento × 100) / Valor de Reemplazo del Activo.
Si un equipo tiene un CPMV por encima del 6%, su mantenimiento ya no es rentable para la organización.
Finalmente, también podemos tomar en cuenta los costos por servicios de mantenimiento tercerizados. Dependiendo del tamaño y de las necesidades de un departamento de mantenimiento, una organización podría necesitar de servicios de mantenimiento predictivo como:
Además, se pueden incurrir en gastos por servicios de instalación, alineación y balanceo de equipos.
Uno de los elementos más significativos a considerar en el costo real del tiempo de inactividad es la pérdida de ingresos durante el tiempo en que el equipo no está en funcionamiento. Para calcular esta pérdida de ingresos, se debe multiplicar la cantidad de unidades producidas por hora por el número de horas que el equipo permanezca inactivo. Luego, este valor se multiplica por el ingreso promedio generado por cada unidad.
Pérdida de ingresos ($) = Tasa de producción de piezas por hora (Pieza/horas) x Horas de inactividad (horas) x valor promedio por unidad ($/Pieza)
Por otra parte, durante el tiempo de inactividad, las organizaciones pueden requerir que los empleados trabajen horas extras para compensar el tiempo perdido de producción. Calcule los costos de horas extras multiplicando el número de horas extras por la tarifa de pago relacionada a este tipo de hora no regular.
Costo de horas extra ($) = Número de horas extras (horas) x Valor de hora fuera de turno ($/horas)
Los incidentes por tiempo de inactividad pueden generar calificaciones negativas, insatisfacción del cliente y daño a la reputación de la organización. Aunque es difícil cuantificar con precisión, es importante tener en cuenta el daño severo a largo plazo en la imagen de la marca y la lealtad del cliente.
El tiempo de inactividad puede aumentar el riesgo de incidentes de seguridad, lo que conlleva gastos adicionales como reclamaciones de compensación laboral y posibles incrementos en las primas de seguros. Considere estos posibles costos en el cálculo de los costos intangibles.
Es por todo esto, que muchas organizaciones gastan altas cantidades de dinero en certificaciones internacionales para llevar sus procesos de mantenimiento dentro de las normas ISO, para aumentar la confianza entre sus clientes y tener más competitividad y reconocimiento.
Los costos de inventario son despensas en que incurren las empresas para adquirir, almacenar y gestionar sus existencias. En el contexto del mantenimiento, los costos de inventario incluyen elementos asociados con el almacenamiento, la utilización y la reposición de piezas de repuesto y equipos necesarios para las actividades de mantenimiento.
Estos gastos se suman al precio de compra inicial de los artículos del inventario. También se incluyen los gastos de almacenamiento de existencias, manipulación, seguros, depreciación, obsolescencia, pedidos, deterioro y posibles escaseces.
Dentro de los costos de inventario, hay que tener en cuenta los siguientes:
Estos costos pueden incluir el costo del propio inventario, los gastos de envío y manipulación, y los impuestos o aranceles que puedan aplicarse al pedido. Los costes de pedido también pueden incluir los gastos de almacenamiento o depósito en los que se pueda incurrir mientras se mantienen las existencias antes de su envío.
Costos por pedidos ($) = Número de pedidos realizados x Costo por pedido.
Los costos de almacén y seguridad, las primas de seguros, los impuestos sobre la propiedad, la depreciación y otros gastos asociados suelen incluirse en estos costos.
Las organizaciones pueden calcular los costos de mantenimiento tomando el valor medio de las existencias y aplicando una tasa de costos de mantenimiento predeterminada.
Costos de mantenimiento ($) = Valor medio de las existencias x Tasa de costos de mantenimiento.
El cálculo de los costos por desabastecimiento puede ser más complejo e implica la estimación de la pérdida potencial de ingresos por tiempos de inactividad, y el costo de las medidas de emergencia adoptadas para hacer frente al desabastecimiento como envíos de emergencia.
Estos gastos abarcan amortizaciones, tasas de eliminación y la pérdida de valor relacionada con inventarios no utilizados. Al evaluar los costos de obsolescencia, las organizaciones deben considerar tanto el valor de los inventarios obsoletos como los costos asociados con su eliminación.
Además, en dicho cálculo se pueden incorporar los costos de seguros destinados a cubrir situaciones de obsolescencia o posibles daños al inventario.
La clasificación de los costos de mantenimiento en CapEx (Gastos de Capital) y OpEx (Gastos Operativos) se realiza para diferenciar la naturaleza y el impacto financiero de estos costos en la contabilidad y la toma de decisiones empresariales.
Separar correctamente CapEx y OpEx no es un ejercicio contable: es lo que permite justificar inversiones en digitalización (CapEx) frente a un presupuesto de mantenimiento (OpEx) que parece siempre elevado.
| Concepto | CapEx | OpEx |
|---|---|---|
| Qué es | Inversión que aumenta el valor o vida útil del activo | Gasto recurrente para mantenerlo operativo |
| Ejemplos | Gran reparación, modernización, reemplazo de componente crítico, implantación de GMAO | Mano de obra rutinaria, consumibles, PM, repuestos estándar |
| Tratamiento contable | Se capitaliza y deprecia | Se imputa al gasto del período |
| Impacto en balance | Activo del balance | Gasto en P&L |
| Cómo defenderlo | Aumento de disponibilidad o vida útil | Continuidad operativa |
Los costos catalogados como gastos de capital están vinculados a adquisiciones de activos a largo plazo o mejoras/expansiones significativas que se consideran inversiones estratégicas.
Es crucial resaltar que cuando una empresa invierte en un activo a largo plazo bajo CapEx, dicho activo experimenta depreciación con el tiempo. La depreciación constituye el proceso contable de distribuir el costo de un activo tangible a lo largo de su vida útil. En este sentido, todos estos costos se capitalizan en el balance de la empresa y se amortizan durante la vida útil del activo, sin registrarse completamente como gastos en el año de la adquisición.
Dentro de los costos de capital, también se engloban actividades como el mantenimiento overhaul, donde las actualizaciones profundas extienden la vida de un activo y preservan su valor. Asimismo, se incluyen inversiones tecnológicas en plataformas de gestión de mantenimiento, sensores IoT, o herramientas de mantenimiento predictivo impulsadas por inteligencia artificial.
Son los costos de mantenimiento rutinarios y los relacionados con la operación diaria. Dentro de la planificación y programación del mantenimiento, el OpEX cubre las tareas regulares de mantenimiento, desde las preventivas hasta las reactivas. Esta inversión recurrente asegura que los equipos se mantengan en buen estado y que los tiempos de inactividad imprevistos se minimicen.
Estos costos afectan directamente los estados de resultados y se registran completamente como gastos en el periodo en que se incurren. Al clasificarlos como OpEx, se reconoce su impacto inmediato en el flujo de efectivo y la rentabilidad a corto plazo.
En la gestión de activos, el debate entre CapEX y OpEX no es sobre superioridad sino sobre sinergia. Cada uno cumple un rol único:
Informes Financieros: Mientras que los gastos de capital (CapEx) tienen un impacto en el balance general al considerar el valor del activo y la depreciación, los gastos operativos (OpEx) impactan directamente el estado de resultados de la empresa.
Ciclos de Presupuesto: CapEx a menudo implica crear un presupuesto enfocado a varios años, considerando la naturaleza a largo plazo de los activos, mientras que OPEX requiere una presupuestación anual o incluso trimestral, reflejando las necesidades operativas.
Para ofrecer una visión clara y detallada de la inversión necesaria para preservar activos, equipos e instalaciones, el cálculo de los costos de mantenimiento resulta esencial. Este proceso permite a las organizaciones evaluar la eficiencia de sus planes de mantenimiento, identificar áreas en las que se pueden realizar mejoras y tomar decisiones fundamentadas sobre la asignación de recursos.
El análisis de costos también facilita la planificación presupuestaria y contribuye a reducir gastos innecesarios. Sin embargo, es importante señalar que también ejerce influencia sobre el indicador financiero CMF.
El CMF, o Costo de Mantenimiento por Facturación, hace referencia a la proporción del costo de mantenimiento con respecto a la facturación total o los ingresos dentro de una organización. Este indicador reviste gran importancia en cualquier industria donde el mantenimiento de equipos constituye una parte significativa del gasto operativo.
Para calcular el CMF porcentual, se aplica la siguiente fórmula:
CMF (%) = (Costo Total de Mantenimiento / Ingresos Totales) x 100%
Es esencial comparar este indicador con otras empresas del mismo segmento, considerando que un CMF del 5% se considera óptimo y está alineado con las expectativas del modelo de mantenimiento de clase mundial.
Reducir costos de mantenimiento no significa "gastar menos". Significa reasignar el gasto hacia intervenciones que generan más confiabilidad por cada dólar invertido.
5 palancas con impacto medible:
Comparar el costo de mantenimiento con benchmarks sectoriales es lo que convierte un número en una decisión. Estos son los rangos de referencia más utilizados:
| Industria | CMF típico | Ratio PM / Correctivo ideal | Costo hora de parada |
|---|---|---|---|
|
Alimentos y bebidas |
3–5% |
80 / 20 |
USD 5K–15K |
|
Manufactura pesada |
5–8% |
75 / 25 |
USD 10K–30K |
|
Minería |
7–12% |
70 / 30 |
USD 20K–50K |
|
Energía / utilities |
4–7% |
85 / 15 |
USD 15K–40K |
|
Facility management |
2–4% |
70 / 30 |
Variable |
Fuente: consolidado de benchmarks sectoriales públicos y datos de implementaciones Fracttal.
Si tu CMF está sobre el rango de tu industria, el problema no está en "gastar menos". Está en gastar distinto: desplazar mix de correctivo a preventivo, reducir inventario improductivo, o sustituir correctivos recurrentes por predictivo basado en condición.Fracttal One cuenta con un módulo dedicado al análisis de los costos de mantenimiento.
En este módulo se podrán analizar los recursos económicos que han sido ejecutados o planificados en la gestión de mantenimiento (como: inventarios, servicios y recursos humanos) en un periodo de tiempo determinado, por medio de los siguientes submódulos:
En esté submódulo se podrán analizar los distintos tipos de recursos provenientes de la planificación de tareas, en cuanto a las cantidades y costos que serán ejecutados según los tiempos estipulados en su planificación previa. El detalle de estos resultados se mostrará de manera parametrizada en periodos de tiempos como: días, semanas o meses.
En esté submódulo se podrán analizar los distintos tipos de recursos que han sido agregados y ejecutados por medio de las órdenes de trabajo, según las distintas etapas en las que se puedan encontrar (proceso, revisión y finalizada).
Este submódulo está conformado por una tabla dinámica, la cual permite realizar análisis económicos de manera personalizada, ofreciendo diferentes configuraciones que incluyen gran cantidad de parámetros relacionados con las actividades de mantenimiento.
Adicionalmente, también se pueden realizar distintos tipos de gráficos, según las necesidades de la gestión.