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Como priorizar ordens de serviço de manutenção

O que é uma prioridade de ordem de serviço?

O Planejador de Manutenção enfrenta um processo diário de equilibrar os recursos disponíveis, com base na demanda de Operações e Manutenção, sobre como alcançar os melhores resultados em termos de risco para produção produtiva, qualidade, segurança, desperdício no gerenciamento diário da planta ou manufatura e facilidade de processo.

A ação inicial para determinar como estabelecer a prioridade para cada ordem de serviço de manutenção é estabelecer o que é uma prioridade de ordem de serviço? Como muitos sistemas informatizados de gerenciamento de manutenção (CMMS), o Fracttal contém um campo em que você pode definir a prioridade da ordem de serviço, mas nem sempre é claro exatamente como deve ser usado (o que, por sua vez, determina o que deve ser).

Embora existam várias interpretações diferentes da Prioridade da Ordem de Serviço, nossa visão é de que a Prioridade da Ordem de Serviço deve representar uma indicação do nível de risco comercial relacionado à condição ou falha que foi levantada por uma Ordem de Serviço. Quanto maior o risco geral associado à falha, maior a prioridade.

O risco é geralmente representado como a combinação de Consequências e Probabilidade, portanto, ao avaliar a prioridade de uma ordem de serviço, as seguintes perguntas devem ser feitas (se não realizarmos esse trabalho):

  • Qual o impacto na qualidade, segurança, condições ambientais, energia e resíduos?
  • O que acontece se o equipamento sofrer uma falha funcional, de que maneira isso afetaria a capacidade de atender à saída ou produção planejada e qual o tamanho desse impacto?
  • Qual a probabilidade de o equipamento sofrer essa falha funcional dentro do próximo período de tempo (pré determinado)?

A primeira e a segunda dessas perguntas avaliam as possíveis consequências da probabilidade de não execução do trabalho; com consideração absoluta de segurança, qualidade etc. Em seguida, o impacto no equipamento, e a terceira pergunta avalia a probabilidade de ocorrência dessas consequências.

Embora deva ser dada prioridade absoluta a essas necessidades, as outras condições podem ser avaliadas usando uma matriz de riscos semelhante à mostrada abaixo.

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Avaliando consequências

A frase “falha funcional” no contexto usado acima vem dos métodos definidos na Manutenção Centrada na Confiabilidade. O que isso significa é que precisamos primeiro entender quais funções provavelmente serão afetadas pela falha ou defeito. O CRM nos diz que o equipamento pode ter muitas funções além de sua função principal. Por exemplo, uma bomba, além de sua função principal de poder bombear fluido de um local para outro a uma taxa mínima especificada, pode ter funções secundárias relacionadas à Segurança, Proteção, Controle, Contenção etc.

Além disso, o CRM nos diz quando esse equipamento pode sofrer uma falha funcional, em alguns casos, não apenas por não funcionar, mas por falhar de tal maneira que, embora ainda esteja em operação, ele não atenda a um ou mais padrões mínimos de desempenho especificados. Portanto, é necessária uma reflexão cuidadosa ao avaliar cada Ordem de Serviço para entender quais funções associadas podem ser afetadas pela falha.

Segundo, para garantir consistência na priorização entre os diferentes itens de equipamento. Precisamos entender o impacto da possível falha funcional nos objetivos gerais de negócios. Tenha em mente aqui que, por "objetivo", estamos usando a definição (ISO 9001: 2015) de um objetivo como sendo um "resultado a ser alcançado". Esses objetivos podem estar relacionados à consecução dos níveis de desempenho pretendidos nas áreas de taxa de transferência de produção (falha no cumprimento das metas de produção), custos (falha no cumprimento das metas de custo) ou risco (falha no cumprimento das metas de segurança, ambientais ou de responsabilidade social).

Portanto, ao avaliar as conseqüências, é importante ser minucioso e também é importante ter uma visão geral da natureza e das consequências nos negócios em geral.

Avaliando a probabilidade

A avaliação da probabilidade de falha requer que você determine, com antecedência e de maneira consistente, o período de tempo durante o qual a probabilidade de falha deve ser avaliada. Por exemplo, estamos avaliando a probabilidade de o equipamento falhar na próxima semana, no próximo mês, no próximo ano ou em algum outro período de tempo? A resposta correta dependerá da sua situação, mas sugerimos que o período seja consistente com o horizonte de programação da ordem de serviço.

Se, por exemplo, você emitir um cronograma de trabalho para que a equipe de execução de manutenção seja concluída uma vez por semana, o prazo para a avaliação da probabilidade também deverá ser semanal. Lembre-se de que, se a natureza da falha é tal que o equipamento continuará a se degradar, a probabilidade de falha aumentará com o passar do tempo e, portanto, a prioridade da ordem de serviço deve ser reavaliada periodicamente para levar isso em consideração. Na nossa experiência, muitas organizações determinam a prioridade da ordem de serviço quando a ordem de serviço é aumentada e nunca reavaliam essa prioridade (pelo menos até que, infelizmente, o equipamento falhe "inesperadamente").

Quem deve definir as prioridades da ordem de serviço?

Como você pode ver na discussão até agora, definir a prioridade de uma ordem de serviço requer conhecimento de:

  • A probabilidade de impacto na segurança, qualidade, meio ambiente, uso de energia, etc.
  • A condição atual do ativo para o qual a ordem de serviço foi levantada
  • A velocidade de probabilidade da progressão da condição atual para um estado com falha funcional
  • O impacto potencial desse estado com falha nos objetivos operacionais e organizacionais, dada a situação atual em relação ao status geral da planta, planos de produção, níveis de estoque, possíveis soluções alternativas, etc.

É improvável que qualquer pessoa tenha conhecimento suficiente de todos esses itens para tomar uma decisão totalmente informada sobre a prioridade da ordem de serviço. Por esse motivo, é altamente recomendável que as prioridades da ordem de serviço sejam estabelecidas em conjunto pelo pessoal de manutenção e produção / operações, cada um dos quais trará diferentes conhecimentos e habilidades ao processo de tomada de decisão.

Muito provavelmente, os representantes de produção e manutenção serão supervisores da linha de frente, pois possuem o conhecimento mais íntimo da planta, mas a supervisão e / ou o envolvimento de nível superior da administração provavelmente também terão valor, a fim de garantir que as decisões estejam alinhadas com as prioridades gerais de gerenciamento.

Prioridades da ordem de serviço e programação de ordens de serviço

A próxima pergunta a ser feita é como as prioridades da Ordem de Serviço são aplicadas? Podemos ou devemos sempre agendar as ordens de serviço de maior prioridade para conclusão primeiro? Lamentavelmente, a resposta é "não".

No entanto, como regra geral, devemos começar o trabalho com as ordens de serviço de prioridade mais alta primeiro, mas quando o trabalho for realmente concluído, dependerá de vários outros fatores. Por exemplo, se a ordem de serviço exigir peças de reposição que não estão em estoque, há pouco sentido em agendar a conclusão da obra até o momento em que as peças estejam realmente disponíveis. Para itens de longo prazo, isso pode levar várias semanas no futuro. Alta prioridade de ordem de serviço pode, no entanto, indicar que a aquisição dessas peças de reposição é agilizada com certa urgência, o que também gera uma consideração de custo.

Da mesma forma, se, para executar o trabalho, o equipamento precisar ser desligado, o trabalho precisará ser agendado para um período que tenha um impacto geral mínimo nos objetivos da planta, e o desempenho desse trabalho poderá ser concluído ao mesmo tempo que vários de outras ordens de serviço que exigem que o equipamento seja desligado. Isso também levanta a questão de contratar parte do trabalho devido à insuficiência de recursos internos.

Às vezes, também podemos agendar trabalhos para conclusão que sejam avaliados como prioridade "mais baixa" usando a abordagem da matriz de risco. Por exemplo, de tempos em tempos, as Ordens de Serviço podem ser levantadas para que o pessoal de Manutenção execute aquelas que não estão diretamente relacionadas a falhas iminentes do equipamento. Geralmente, essas são tarefas pró ativas que se relacionam ao serviço de equipamentos ou a atividades que visam melhorar a confiabilidade geral do equipamento.

Geralmente, essas são tarefas pró ativas que se relacionam ao serviço de equipamentos ou a atividades de melhoria e visam melhorar a confiabilidade geral do equipamento. Porém, observe, por exemplo, que embora a fixação das proteções da máquina geralmente não seja feita para evitar falhas iminentes, se avaliado usando uma matriz de risco, seria definitivamente classificado sempre como alta prioridade, pois afeta a segurança, substituindo outras tarefas de menor prioridade.

Esperamos que você ache os pontos que levantamos úteis no seu planejamento e programação de Ordens de Serviço.

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