O objetivo principal de todo departamento de gerenciamento de manutenção é garantir a disponibilidade e confiabilidade dos ativos físicos, diminuindo o tempo de inatividade devido as falhas e até mesmo o tempo de parada para manutenção planejada. É assim que são minimizadas as perdas associadas ao tempo inativo de produção, ao tempo de trabalho perdido, a perda de matéria-prima, a produção defeituosa devido ao mau funcionamento do equipamento, entre outras.
No entanto, a confiabilidade e a disponibilidade de equipamentos e ativos físicos não são alcançadas mantendo uma política reativa, focada no reparo de falhas depois que elas acontecem, mas na combinação dessa política com outras de natureza preventiva e preditiva. Isso implica em altos níveis de planejamento, não apenas das tarefas de manutenção, mas também da disponibilidade e acessibilidade a todas as ferramentas e peças de reposição necessárias para sua execução efetiva e oportuna.
Abaixo, apresentamos uma revisão analítica de alguns dos fatores determinantes para o sucesso do gerenciamento de peças de reposição.
1.- Ajuste de inventário
Muitas vezes, quando os níveis de estoque são definidos, estes são baseados em informações imprecisas ou subjetivas, o que pode levar à ocorrência de dois erros igualmente prejudiciais para o departamento de gerenciamento de manutenção:
- A primeira é aumentar os níveis de estoque, aumentando assim a despesa direcionada aos armazéns de peças de reposição. Quando a necessidade de utilizar essas peças de reposição é superior à sua existência em estoque, o equipamento pode até chegar ao final de sua vida útil, mas vai acabar deixando a empresa com peças de reposição obsoletas que acabam se tornando desperdício, e, portanto, perda de capital que permaneceu imobilizado nos armazéns de peças de reposição por um longo tempo.
- A segunda é reduzir os níveis de estoque e até eliminar peças e suprimentos que, uma vez em falta, podem causar atrasos significativos na execução de tarefas de manutenção e, até mesmo, no reparo e reativação de ativos importantes e até linhas de produção inteiras. Isso também causa perdas significativas, geralmente irrecuperáveis.
Ajustar o estoque consiste em estabelecer um equilíbrio entre interesses técnicos e interesses econômicos, tanto do departamento de gerenciamento de manutenção quanto da organização, reduzindo ambos os tipos de perdas. Isso implica calcular com precisão, com base no conhecimento detalhado da frequência de uso e dos níveis de desgaste dos ativos físicos, a quantidade de peças de reposição necessárias, nem mais nem menos.
2.- Efeito da falta de estoque e risco de indisponibilidade
Um fator essencial na determinação dos níveis de estoque, sem errar por excesso ou falta, é justamente cálculando o efeito da falta de estoque. Consiste na determinação das consequências desencadeadas pela falta das diferentes peças de reposição, resultados da observação de fatores como o tempo que leva para encomendar uma peça de reposição (no caso de não tê-la), recebê-la e instalá-la, assim como as perdas causadas pelo tempo inativo da produção.
Isso identifica quais peças podem ser removidas do estoque permanentemente, seja pela sua facilidade de acesso ou velocidade de entrega, que são curtas o suficiente para serem solicitadas no momento da necessidade, sem causar maiores atrasos, ou porque um longo período de espera não necessariamente afeta a produtividade da empresa ou o funcionamento da linha de produção.
3.- Análise de tarefas e histórico
Para determinar com precisão quantos e quais são os equipamentos que tendem a falhar com mais frequência, assim como quais peças de reposição, partes de equipamentos e suprimentos são mais utilizados. Tanto na manutenção planejada quanto em reparos inesperados, é necessário analisar a manutenção e os recursos para usar dentro das tarefas como um todo.
Conhecer e analisar os padrões estabelecidos na execução de tarefas anteriores, assim como os detalhes de suas necesidades. Também nos ajuda a determinar quais são as peças de reposição importantes para o funcionamento dos ativos, e se a rotatividade dessas peças de reposição é alta ou baixa, assim como os valores a serem mantidos em estoque.
4.- Peças Especiais
Quando as peças específicas que são consideradas na avaliação são as maiores e mais caras (que também são geralmente consideradas as mais importantes), não é aconselhável mantê-las em estoque, apesar de sua importância.
Nesses casos, a aquisição deve estar sujeita, antes, a um sistema preditivo que permita saber antecipadamente quando é hora de substituí-la. Iniciar o processo de pedido de compra e aguardar a entrega, tentando, na medida do possível, não afetar o tempo de produção e planejar antecipadamente todo o processo de substituição da peça e start-up do ativo.
Sistemas automatizados CMMS / EAM para gerenciamento de manutenção e como eles ajudam a gerenciar as peças de reposição
Como mostramos no início do artigo, o sucesso do gerenciamento de peças de reposição depende do alcance de um objetivo essencial; a combinação dos custos implícitos na aquisição das peças de reposição, com os custos dos riscos que a organização corre em não tê-los.
Quando ambos os custos são bem equilibrados, o gerenciamento de estoques é eficiente e então vemos um gerenciamento bem sucedido de peças de reposição. No entanto, embora este objetivo seja apresentado de forma aparentemente simples, estabelecer esse equilíbrio é uma tarefa complexa, envolvendo o gerenciamento de altos níveis de dados e informações.
Sem o suporte das ferramentas tecnológicas e automatizadas dedicadas à coleta, armazenamento e análise dessas informações, o cálculo das quantidades corretas de partes de equipamentos e peças de reposição a serem incluídas no estoque é um trabalho impreciso e difícil, o que implicaria na revisão de enormes quantidades de documentos e investimentos por um bom tempo.
Um software CMMS / EAM, como o FRACTTAL, é projetado para armazenar todas as informações sobre o histórico de ativos e tarefas. O histórico, e todos os dados armazenados nele, nos permitem determinar a frequência de consumo e custo das diferentes peças, frente as perdas causadas pelo possível tempo perdido por parada, assim como o tempo estimado de espera. Com a função de cálculo de recursos do FRACTTAL, uma empresa pode saber todas as requisições de peças de reposição, ferramentas e peças de equipamentos necessárias para cumprir a manutenção, com até dois anos de antecedência, o que é muito útil para os departamentos de compra e fornecimento, e assim chegar o mais próximo possível de ter inventários na hora certa (Just in Time).
O FRACTTAL oferece as ferramentas necessárias para gerenciar eficientemente os inventários de peças de reposição, calculando os riscos para cada nível de componente, a frequência de uso, a rotatividade das peças de reposição e, com base nestas informações, a quantidade recomendada de cada uma delas para incluir no ajuste de estoque. Tudo isso, integrando o banco de dados que ajudará você a gerenciar listas de fornecedores, máquinas, marcas, recursos de peças, etc.
O FRACTTAL não favorece apenas a disponibilidade dos dados, mas também os processa de uma maneira que ajuda nas decisões de compra, melhorando assim a relação custo-desempenho no gerenciamento de peças de reposição.
Ainda não conhece
o Fracttal?
