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29 June, 2019

Indicadores de desempeño esenciales en un CMMS

Los indicadores claves de desempeño o KPIs (key performance indicators) son instrumentos de cuantificación y valoración, que nos ayudan a medir el rendimiento de diferentes tipos de procesos, para determinar su efectividad y el cumplimiento o no de las metas y objetivos previstos. Ellos definen la métrica que está siendo juzgada, bajo qué criterio y si se ajusta o no a las expectativas de la organización

Estos indicadores ofrecen una visión bastante clara sobre el desempeño y la productividad en diversos aspectos de la organización, y ayudan a los gerentes, a la alta directiva y a cada miembro del equipo de trabajo a tener una visión clara sobre el estado de un departamento, así como sobre la salud general de la empresa.

 

Indicadores de desempeño en la gestión de mantenimiento

La gestión de mantenimiento es una tarea compleja. Su ejecución depende de la integración e interacción oportuna de diversos elementos. La recopilación, almacenamiento y organización de grandes cantidades de datos e información sobre garantías, características, indicaciones del fabricante, diagramas, históricos, planificación, fechas de caducidad de partes y materiales, y asignación y cumplimiento de tareas de mantenimiento, son algunos de los aspectos en los que un software CMMS/EAM resulta indispensable para el desempeño eficiente del departamento de gestión de mantenimiento.

Este proceso de recopilación y organización de toda la información inherente al proceso de gestión de mantenimiento, ofrece al software CMMS/EAM el Input que le permite calcular de manera automática los indicadores claves de desempeño KPIs, basándose en los aspectos económicos, técnicos y organizativos que caracterizan y al mismo tiempo afectan el proceso, y que pueden ayudarnos a medir la efectividad del mantenimiento, así como a mejorar su eficiencia y eficacia.

Los indicadores de desempeño nos sirven para determinar diversas relaciones como los costos inherentes al departamento de mantenimiento, el desempeño de las actividades y tareas relativas a esta, y los beneficios que en términos de ganancia, efectividad y productividad se obtienen de ello. En tal sentido, tienen la capacidad de ilustrar, mediante el cruce de diferentes tipos de datos e información, el nivel de efectividad del departamento, el desempeño de sus integrantes, si los planes y procedimientos establecidos y seguidos son beneficiosos o si, por el contrario, es necesario realizar ajustes en la planificación y procedimientos del departamento.

 

¿Cuáles son los indicadores claves de desempeño esenciales en un software de gestión de activos y mantenimiento CMMS/EAM?

La lista de indicadores de desempeño que pueden emplearse para medir la efectividad del departamento de gestión de mantenimiento, es tan amplia como la cantidad de aspectos de la organización que se ven afectados por su actividad. Uno de varios documentos que puede servir como una guía completa sobre los indicadores claves de desempeño es la Norma Europea EN 15341 denominada Maintenance Key Performance Indicators.

Aunque cada organización y departamento debe contar con un set de indicadores de desempeño, diseñado a la medida de sus necesidades, es posible generalizar un pequeño grupo que ha de resultar de utilidad, en cualquier caso:

 

Disponibilidad: el principal indicador clave de desempeño del mantenimiento es la disponibilidad de los equipos, instalaciones y activos físicos en general. Se define como una medida porcentual del grado en el que un activo físico se encuentra en estado operable y utilizable, en el momento en que se necesita. Esta declaración incorpora todos los aspectos de retrasos relacionados con los equipos, mal funcionamiento y los problemas de las instalaciones. Es decir, en el cálculo de la disponibilidad se toman en cuenta todas las horas de parada por mantenimiento, ya sea planificado o no planificado. Por lo que, por ejemplo, las horas de parada por mantenimiento preventivo impactan negativamente en este indicador.

 

disponibilidad

Abreviaturas
HTP = Horas Totales en el Periodo
Σ HPM = Sumatoria Horas de Parada por Mantenimiento

 

Confiabilidad: La confiabilidad se define como la probabilidad de que el activo físico no falle. Es un sinónimo de la “Disponibilidad por fallas”, es decir que sigue siendo, al igual que la disponibilidad, una medida porcentual del grado en el que un activo físico se encuentra en un estado operable y utilizable, en el momento en que se necesita, pero a diferencia de la disponibilidad en su cálculo solo toma en cuenta las horas de parada por mantenimiento no planificado, es decir: fallas, incidencias o averías que impactan el correcto funcionamiento del activo.

confiabilidadAbreviaturas
HTP = Horas Totales en el Periodo
Σ HPA = Sumatoria Horas de Parada por Averías

 

MTBF o tiempo medio entre fallas: es un indicador que establece la medida de confiabilidad real de un activo físico. Se refiere a la cantidad promedio de tiempo que un equipo funciona correctamente, antes de caer en condición de fallo o avería. Esta unidad de medida, incluye solo el tiempo operativo entre fallas y no incluye el tiempo de reparación (asumiendo que el activo pudo ser reparado y comience a funcionar nuevamente). El MTBF a menudo se usa para proyectar la probabilidad de que un activo falle dentro de un cierto período de tiempo.

mtbfAbreviaturas
HTP = Horas Totales en el Periodo
AP = Nº de Averías en el Período

 

MTTR o tiempo medio para reparación: es el tiempo promedio requerido para reparar un activo físico, luego de una condición de falla o avería, y devolverlo al estado de operación o producción. El tiempo medio de reparación incluye el tiempo que se necesita para conocer la falla, tiempos muertos, tiempos de diagnostico del problema, tiempos de reparación y pruebas. MTTR es una medida básica de cuán sostenible es el activo físico y puede ser un reflejo de cuán eficientemente el departamento de mantenimiento puede solucionar un problema. El tiempo medio por reparación también es un indicador de riesgo, si el tiempo medio de reparación es bajo, indica que ese activo físico se puede reparar de manera rápida y eficiente. Por el contrario, si es alto, es un indicador de riesgo operativo donde se deben crear todas las condiciones para evitar fallas futuras. Este indicador es muy utilizado para medir SLAs (Acuerdos de niveles de servicios).

mttrAbreviaturas
HPA = Horas de Parada por Averías
AP = Nº de Averías en el Período

 

4-kpis-fracttal Ejemplo de visualización de estos 4 KPIs en Fracttal

 

Órdenes de trabajo programadas, completadas o pendientes: este indicador de desempeño muestra el detalle sobre las órdenes de trabajo programadas, sobre cuáles de ellas han sido completadas y cuáles siguen pendientes, incluyendo información sobre las tareas realizadas, la hora en que fue completada y a quién fue asignada e incluso cuánto tiempo transcurrió desde el momento de iniciarse la tarea hasta completarse. El almacenamiento de esta data ocurre de manera automática en un CMMS/EAM, una vez que los técnicos chequean el inicio y la finalización de una tarea en el sistema, y resulta de vital importancia para la toma de decisiones sobre la priorización de ciertas tareas o equipos, así como para mantener la agenda de trabajo al día. Controlar con mayor eficiencia los tiempos de realización de las tareas, ayuda a la empresa a reducir notablemente gastos relacionados a tiempo laboral extra, así como las pérdidas generadas en la producción por el tiempo de parada. Es importante destacar que, si el tiempo laboral comienza a acumularse para ciertos técnicos o equipos específicos, esto puede ser una señal de que alguno de los dos está teniendo problemas. Esta es en sí misma una herramienta esencial para generar reportes de productividad, no solo de los equipos sino también de sus operarios, así como del staff de mantenimiento.

 

tareas-programadas-vs-tareas-realizadas-fracttal Ejemplo de visualización de Tareas programadas vs Tareas Realizadas en Fracttal

 

ot-creadas-ot-finalizadas-fracttal Ejemplo de visualización de OTs creadas vs OTs finalizadas en Fracttal

 

Además de los anteriores, existe una larga lista de indicadores que generan valor a las operaciones de mantenimiento y gestión de activos, tales como: índice de cumplimiento de la planificación, índice de OT’s por emergencia, índice de OT’s con daños, desviación media del tiempo planificado, tiempo medio de resolución de una OT, índices de fallos con lesiones de personal, costo del mantenimiento, valor de reemplazo de los activos, taza de utilización de horas hombres, tareas planificadas vs tareas no planificadas, pareto de fallas, OT’s creadas vs OT’s planificadas, calificación de responsables de OT’s, Solicitudes creadas vs resueltas, etc.

 

analisis-fallas-fracttal Ejemplo de visualización de Análisis de Fallas en Fracttal

 

analisis-solicitudes-fracttal Ejemplo de visualización de Análisis de Solicitudes en Fracttal

 

FRACTTAL es el software CMMS y SaaS 100% basado en la nube, especialmente pensado para ofrecer a sus usuarios, de manera instantánea y con mínimo esfuerzo, todos los indicadores claves de gestión.

El cálculo de un solo indicador puede implicar la inversión de incontables horas, días y hasta semanas de trabajo, pero con FRACTTAL tienes a la distancia de un click todos los indicadores y la información vital para realizar comparaciones y diagnósticos, la identificación de objetivos, la definición de metas a alcanzar, la planificación de acciones y mejoras, así como la medición de cambios en el rendimiento de manera continua a través del tiempo.

Te ofrecemos la herramienta ideal para conocer a profundidad el funcionamiento y la efectividad de tu departamento de gestión de mantenimiento. Este conocimiento te permitirá reajustar tus procesos, para elevar los niveles de productividad y alargar la vida útil de tus activos, minimizar los tiempos de parada y realización de tareas, generando mayor valor a la empresa.

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